寫一份助理工作的職責和制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)通用管理準則，結合集團母公司關于企業(yè)內部控制與合規(guī)管理的指導意見，以及公司內部提升管理效能、防控專項風險的迫切需求，旨在規(guī)范助理工作的職責與制度，明確管理邊界，防范業(yè)務風險，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋助理工作的全流程管理，包括但不限于行政助理、項目助理、商務助理等崗位，以及各類輔助性事務處理、決策支持、溝通協調等業(yè)務場景。第三條本制度下列核心術語定義如下：（一）“XX專項管理”：指公司針對特定業(yè)務領域或風險點，制定專項管理制度，明確管理目標、職責分工、操作流程與監(jiān)督機制，實現全過程管控的管理模式。（二）“XX風險”：指在工作中可能引發(fā)損失、舞弊、合規(guī)瑕疵或聲譽損害的不確定性事件，包括但不限于操作風險、合規(guī)風險、信息安全風險等。（三）“XX合規(guī)”：指企業(yè)及員工在業(yè)務活動中嚴格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及內部制度，確保行為合法、合規(guī)、合規(guī)性評價達標的狀態(tài)。第四條專項管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有助理工作場景納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責任到人：明確各級管理主體與執(zhí)行崗位的職責，實現責任閉環(huán)。（三）風險導向：聚焦高風險環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源，強化重點防控。（四）持續(xù)改進：定期評估制度有效性，動態(tài)優(yōu)化管理措施。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司助理工作的專項管理負總責，統(tǒng)籌決策、監(jiān)督落實；分管領導為直接責任人，負責具體組織協調、資源配置與考核督導。第六條設立XX專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括牽頭部門負責人、專責部門負責人及業(yè)務部門代表。領導小組職能包括：（一）統(tǒng)籌協調公司助理工作的專項管理，制定年度管理計劃；（二）審批重大風險事件的處置方案及專項制度的修訂；（三）定期聽取管理報告，評估整體成效并提出改進要求。第七條明確三類主體的職責分工：（一）牽頭部門：1.負責專項管理制度、操作手冊的編制與修訂；2.組織開展助理工作風險識別與評估，建立風險數據庫；3.監(jiān)督各部門制度執(zhí)行情況，定期通報考核結果；4.組織分層級培訓，提升員工合規(guī)意識與操作能力。（二）專責部門：1.負責助理工作相關業(yè)務的合規(guī)審核，出具專業(yè)意見；2.優(yōu)化業(yè)務流程，引入標準化工具，降低操作風險；3.協助處置重大風險事件，提供技術支持與指導。（三）業(yè)務部門/下屬單位：1.落實本領域助理工作的制度要求，開展日常風險防控；2.指派專人負責風險信息收集、上報與處置；3.定期自查，確保員工行為符合合規(guī)標準。第八條基層執(zhí)行崗的責任要求：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人操作底線；（二）主動識別并上報異常情況，包括但不限于流程違規(guī)、數據異常、利益沖突等；（三）拒絕執(zhí)行明顯違反制度或可能引發(fā)風險的指令，并及時向直屬上級反映。第三章專項管理重點內容與要求第九條事務處理環(huán)節(jié)：規(guī)范助理工作的事務性操作，要求：1.嚴格執(zhí)行授權審批流程，禁止越權處理；2.對外溝通需使用公司統(tǒng)一標準用語，避免個人主觀表述；3.重要文件、會議紀要需經復核確認，確保信息準確無誤。第十條信息安全環(huán)節(jié)：明確助理工作中的數據管理要求，包括：1.嚴格區(qū)分涉密與非涉密信息，采取差異化防護措施；2.禁止未經授權的文件復制、外傳或云存儲；3.定期開展設備清查，確保終端安全可控。第十一條預算支持環(huán)節(jié)：規(guī)范助理工作的費用報銷與資源申請，要求：1.費用支出需符合公司預算管理政策，提供完整憑證；2.嚴禁虛列支出或套取公司資源謀取私利；3.大額預算申請需經財務部門前置審核。第十二條關聯交易環(huán)節(jié)：明確助理工作涉及第三方合作的管理要求，包括：1.供應商選擇需遵循公平競爭原則，禁止利益輸送；2.涉及關聯方的合作項目需進行回避評估，并記錄決策過程；3.定期審查合作合同，確保條款合規(guī)。第十三條溝通協調環(huán)節(jié)：規(guī)范助理工作的跨部門協作與對外聯絡，要求：1.內部協調需使用標準化協作工具，并保留工作軌跡；2.對外聯絡需經上級授權，重大事項需會簽審批；3.禁止擅自代表公司做出承諾或披露敏感信息。第十四條決策支持環(huán)節(jié)：明確助理工作為管理層提供的輔助決策要求，包括：1.數據分析需基于真實準確的信息，避免主觀臆斷；2.建議方案需提供多方案比選，并標注潛在風險；3.禁止歪曲事實或隱瞞關鍵信息影響決策。第十五條流程優(yōu)化環(huán)節(jié)：鼓勵助理工作推動業(yè)務流程改進，要求：1.定期梳理工作流程，識別瓶頸與風險點；2.提出標準化建議，提升效率并降低操作風險；3.禁止因循守舊或推諉責任阻礙流程變革。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：1.牽頭部門每年聯合專責部門開展制度復審，根據法規(guī)變化、業(yè)務調整及時修訂；2.遇重大政策變動或風險事件，立即啟動臨時修訂程序；3.新制度需經公司管理層審議通過，并同步發(fā)布執(zhí)行通知。第十七條風險識別預警機制：1.每季度組織專項風險排查，形成風險清單并分級管理；2.對高風險項發(fā)布預警通知，明確整改時限與責任單位；3.建立風險趨勢分析模型，提前預判潛在問題。第十八條合規(guī)審查機制：1.將專項審查嵌入業(yè)務流程關鍵節(jié)點，包括但不限于：（1）重大合同簽訂前，需由專責部門出具合規(guī)意見；（2）項目啟動時，需明確助理工作的合規(guī)要求；（3）費用報銷時，需核對審批權限與憑證合規(guī)性。2.堅持“未經審查不得實施”原則，對違規(guī)操作堅決叫停。第十九條風險應對機制：1.一般風險由業(yè)務部門自行處置，專責部門跟蹤驗證；2.重大風險由領導小組成立專項工作組，協同處置；3.明確應急流程：即時上報→隔離措施→調查處置→恢復常態(tài)。第二十條責任追究機制：1.違規(guī)情形分類處罰：輕微違規(guī)約談誡勉，一般違規(guī)通報批評，重大違規(guī)按《員工手冊》處理；2.追責聯動績效考核，違規(guī)記錄作為評優(yōu)減分依據；3.涉及違法行為的，移交司法機關處理。第二十一條評估改進機制：1.每半年開展專項管理有效性評估，包括制度覆蓋率、風險控制率等指標；2.基于評估結果優(yōu)化制度流程，形成閉環(huán)管理；3.對表現突出的部門或個人予以表彰激勵。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：1.公司主要負責人每年聽取專項管理工作報告，督導落實；2.分管領導每季度召開專題會議，解決重點難點問題；3.牽頭部門配備專職管理人員，確保工作持續(xù)推進。第二十三條考核激勵機制：1.將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，權重不低于10%；2.個人合規(guī)表現與績效評級掛鉤，優(yōu)秀者優(yōu)先晉升；3.設立專項管理進步獎，鼓勵創(chuàng)新與改進。第二十四條培訓宣傳機制：1.每年開展全員合規(guī)培訓，新員工必須考核合格；2.分層級培訓：管理層側重履職要求，基層側重操作規(guī)范；3.制作合規(guī)手冊、案例集，定期推送學習資料。第二十五條信息化支撐：1.開發(fā)XX專項管理平臺，實現流程線上化、風險實時監(jiān)控；2.通過系統(tǒng)強制校驗關鍵節(jié)點，避免人為干預；3.利用數據分析功能，自動識別異常行為模式。第二十六條文化建設：1.每年發(fā)布《XX專項合規(guī)手冊》，明確行為準則與紅黃線標準；2.組織全員簽訂合規(guī)承諾書，并公示簽署情況；3.在辦公區(qū)設置合規(guī)文化宣傳欄，營造氛圍。第二十七條報告制度：1.風險事件上報：即時向直屬上級及牽頭部門匯報，重大事件24小時內提交專項報告；2.年度管理情況：次年1月底前提交分析報告，包括：（1）上年度風險事件匯總與處置情況