PAGE衛(wèi)生院檔案保密制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露，保障衛(wèi)生院工作的正常開(kāi)展，維護(hù)衛(wèi)生院及患者的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體工作人員，包括正式職工、合同制職工、臨時(shí)聘用人員等，以及涉及衛(wèi)生院檔案管理、使用、借閱等相關(guān)活動(dòng)的外部人員。3.基本原則嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及衛(wèi)生院醫(yī)療業(yè)務(wù)、患者隱私、內(nèi)部管理等各類(lèi)檔案信息，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。合法合規(guī)原則：檔案管理與保密工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保制度的合法性與有效性。分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性、敏感性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)管理，采取相應(yīng)的保密措施。預(yù)防為主原則：加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體工作人員的保密意識(shí)，建立健全保密制度和防范機(jī)制，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生院檔案保密制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。建立檔案保密工作臺(tái)賬，記錄檔案的收集、整理、保管、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的保密情況。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.檔案形成部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行保密審查，確保檔案內(nèi)容不涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、使用制度，不得擅自將檔案帶出本部門(mén)或轉(zhuǎn)借他人。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的保密檢查和整改工作。3.檔案使用人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。在使用檔案過(guò)程中，妥善保管檔案，防止丟失、損壞或泄露。使用完畢后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理相關(guān)手續(xù)。發(fā)現(xiàn)檔案存在保密問(wèn)題或安全隱患時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。三、檔案分類(lèi)與保密要求1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案病歷檔案：包括門(mén)診病歷、住院病歷等，記錄患者的基本信息、病情診斷、治療過(guò)程等。病歷檔案屬于患者隱私信息，嚴(yán)格限制查閱和復(fù)印范圍，除患者本人及其授權(quán)代理人外，其他人員查閱需經(jīng)嚴(yán)格審批。醫(yī)療技術(shù)檔案：如手術(shù)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、影像資料等，是醫(yī)療質(zhì)量控制和醫(yī)療糾紛處理的重要依據(jù)。對(duì)涉及患者隱私的部分信息進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行借閱和使用。醫(yī)療科研檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)材料、研究數(shù)據(jù)、成果報(bào)告等。加強(qiáng)對(duì)科研檔案的保密管理，在科研項(xiàng)目合作過(guò)程中，明確各方的保密責(zé)任，防止科研成果提前泄露。2.人事檔案員工基本信息檔案：涵蓋員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、工資待遇等。嚴(yán)格控制人事檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人力資源部門(mén)工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才能查閱，確保員工個(gè)人信息的安全。員工考核檔案：記錄員工的績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲情況等。在考核過(guò)程中，對(duì)考核數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止考核結(jié)果泄露引發(fā)不公平現(xiàn)象。人事任免檔案：涉及衛(wèi)生院干部選拔任用等重要人事決策的相關(guān)材料。對(duì)人事任免檔案進(jìn)行嚴(yán)格密封管理，在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行傳達(dá)和公示，防止提前泄露影響工作秩序。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證檔案：記錄衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)收支情況，包括原始憑證、記賬憑證等。按照財(cái)務(wù)管理制度要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行妥善保管，嚴(yán)格限制查閱人員范圍，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和保密性。財(cái)務(wù)報(bào)表檔案：如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。財(cái)務(wù)報(bào)表檔案在報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，防止報(bào)表信息泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或其他不利方。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：包括內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)的相關(guān)資料。加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)審計(jì)檔案的保密管理，審計(jì)過(guò)程中涉及的敏感信息不得隨意透露，確保審計(jì)工作的獨(dú)立性和公正性。4.行政管理檔案公文檔案：包括衛(wèi)生院的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告等，是傳達(dá)政策、部署工作、溝通信息的重要載體。嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行收發(fā)、傳閱、歸檔，對(duì)涉及重要事項(xiàng)和敏感信息的公文進(jìn)行加密處理，防止文件內(nèi)容泄露。會(huì)議檔案：記錄衛(wèi)生院各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議等。會(huì)議檔案在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，對(duì)會(huì)議中涉及的重要決策和敏感信息進(jìn)行保密，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外公開(kāi)。印章檔案：包括衛(wèi)生院的公章、財(cái)務(wù)章、法人章等。印章檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，對(duì)印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，防止印章被盜用或?yàn)E用導(dǎo)致信息泄露。四、檔案保管與保密措施1.檔案庫(kù)房建設(shè)與管理檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房的出入情況和檔案保管情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)檔案存放架、柜等進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修或更換。2.檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，并按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。對(duì)存儲(chǔ)有檔案信息的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)密碼，并定期更換密碼。嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)和處理涉及衛(wèi)生院機(jī)密的檔案信息。3.檔案保密標(biāo)識(shí)與警示在檔案庫(kù)房、檔案柜、存儲(chǔ)介質(zhì)等顯著位置張貼保密標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意檔案保密。對(duì)涉及保密的檔案文件，應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋“保密”印章，并注明保密期限和密級(jí)。在檔案管理工作場(chǎng)所設(shè)置保密警示標(biāo)語(yǔ)，營(yíng)造保密工作氛圍，提高工作人員的保密意識(shí)。五、檔案借閱與使用管理1.借閱審批制度嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，凡因工作需要借閱檔案的人員，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱用途，決定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱登記與歸還檔案管理人員對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人憑有效證件到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取檔案，并在借閱期限內(nèi)妥善保管。借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如借閱人因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.檔案使用規(guī)范借閱人只能在規(guī)定的場(chǎng)所使用檔案，不得擅自將檔案帶出衛(wèi)生院或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘抄、復(fù)印的檔案資料應(yīng)注明出處，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行保管。在使用檔案過(guò)程中，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自更改、涂抹、刪除檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或需要補(bǔ)充信息，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。使用完畢后，借閱人應(yīng)將檔案整理好，交還給檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后將檔案歸還原位。六、檔案保密監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案保密內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)其工作進(jìn)行考核，確保檔案管理人員嚴(yán)格遵守保密制度。鼓勵(lì)全體工作人員對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案保密問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)舉報(bào)有功人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.定期保密檢查檔案管理部門(mén)每年至少組織一次全面的檔案保密檢查，對(duì)檔案的保管、借閱、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)檢查，重點(diǎn)檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全情況、檔案信息的保密情況等。檢查結(jié)束后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)檢查報(bào)告，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，并提出整改措施和建議。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、整改期限，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。3.違規(guī)處理對(duì)于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告處分；情節(jié)較重的，給予記過(guò)、記大過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)、撤職、開(kāi)除處分，并依法追究法律責(zé)任。因違反檔案保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露，給衛(wèi)生院或患者造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密教育與培訓(xùn)1.保密教育內(nèi)容定期組織全體工作人員參加檔案保密教育培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)中關(guān)于保密工作的規(guī)定、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案保密相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生院檔案保密制度等。加強(qiáng)對(duì)工作人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其保密意識(shí)和責(zé)任感，使其認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性。結(jié)合實(shí)際案例，對(duì)工作人員進(jìn)行保密警示教育，分析檔案信息泄露的原因、后果及防范措施，提高工作人員的保密防范能力。2.培訓(xùn)方式與頻率檔案保密教育培訓(xùn)可采用集中授課、專(zhuān)題講座、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種方式進(jìn)行，確保培訓(xùn)效果。新入職人員應(yīng)在入職后一周內(nèi)接受檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間不少于半天。