PAGE衛(wèi)生行政審批檔案制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生行政審批檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在衛(wèi)生行政審批過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生行政審批檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映衛(wèi)生行政審批的全過程，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定衛(wèi)生行政審批檔案管理的具體辦法和工作流程。2.負責衛(wèi)生行政審批檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，對到期檔案進行鑒定和處置。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生行政審批及相關工作提供服務。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）審批部門職責1.負責本部門在衛(wèi)生行政審批過程中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務指導和協(xié)助。3.嚴格按照檔案管理規(guī)定使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.在檔案利用過程中，及時反饋檔案利用效果和存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.認真履行檔案管理崗位職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力。5.負責檔案管理設備的日常維護和管理，保證設備正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生行政許可申請書及相關材料，包括申請人提交的各類證明文件、申請表、承諾書等。2.受理通知書、補正材料通知書、不予受理決定書等審批過程中形成的各類文書。3.現(xiàn)場審查記錄、檢測報告、專家評審意見等與審批相關的文件材料。4.行政許可決定書、送達回執(zhí)等審批結(jié)果文件。5.其他與衛(wèi)生行政審批有關的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.審批部門應在衛(wèi)生行政審批事項辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)，將相關文件材料收集齊全，并進行初步整理，移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照衛(wèi)生行政審批的流程和類別進行分類整理，便于查找和利用。3.區(qū)分不同保管期限，將檔案分為永久、長期、短期三類進行整理。（四）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生行政許可的類別，如醫(yī)療機構(gòu)設置審批、執(zhí)業(yè)醫(yī)師注冊審批、公共場所衛(wèi)生許可等進行一級分類；在每一類下，再根據(jù)審批流程的不同環(huán)節(jié)進行二級分類，如申請受理、審查、決定等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便檢索。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對完整的檔案材料進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及重大衛(wèi)生行政許可事項、具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案，如重大傳染病防控相關許可檔案、涉及公共衛(wèi)生安全的大型項目審批檔案等，應永久保管。2.長期保管：一般衛(wèi)生行政許可事項的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：臨時性、階段性衛(wèi)生行政許可事項的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。檔案應分類上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：應采用安全可靠的存儲設備進行備份存儲，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應按照與紙質(zhì)檔案相對應的分類方法進行存儲和管理，建立電子檔案目錄和索引，方便檢索。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的消防器材和安全防護設備，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。4.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)、安全。2.檔案利用應遵循保密原則，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。3.檔案利用應本著方便工作、提高效率的原則，為衛(wèi)生行政審批及相關工作提供及時、有效的服務。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、其他相關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、行政復議機關等依法查閱檔案。4.申請人因自身權益需要查閱與其相關的衛(wèi)生行政審批檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部查閱：本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時應保證檔案完好無損。3.外部查閱：上級主管部門、其他相關部門因工作需要查閱檔案的，應出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。司法機關、行政復議機關等依法查閱檔案的，應按照法定程序辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門應積極配合。4.申請人查閱：申請人因自身權益需要查閱與其相關的衛(wèi)生行政審批檔案的，應提交有效身份證明和相關證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱內(nèi)容僅限于與申請人相關的部分，不得查閱其他無關檔案。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批意見、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、審批部門業(yè)務骨干、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案是否已失去保存價值，包括檔案內(nèi)容是否已過時、是否已被新的文件替代等。2.檔案的完整性和準確性，如檔案材料是否齊全、簽字蓋章是否完備、數(shù)據(jù)是否準確等。3.檔案的密級情況，對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應按照保密規(guī)定進行鑒定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，提出檔案的存毀意見。3.鑒定小組形成鑒定報告，經(jīng)公司/組織負責人批準后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（五）銷毀程序1.對已批準銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因