采購訂單管理標(biāo)準(zhǔn)化模板（含供應(yīng)商評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)）一、適用業(yè)務(wù)場景與目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、部門運(yùn)營），填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、用途、期望交貨日期及預(yù)算金額。如涉及技術(shù)參數(shù)或特殊要求，需附《技術(shù)需求說明書》（如物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)交付規(guī)范）。經(jīng)需求部門主管*審批后，提交至采購部門。關(guān)鍵動作：需求描述需清晰、具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確為“A4紙100包，70g，白色”）。（二）采購需求審核操作主體：采購部門操作內(nèi)容：采購專員接收《采購申請單》后，重點(diǎn)審核：需求合理性：是否符合生產(chǎn)/運(yùn)營計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購或過量采購；預(yù)算合規(guī)性：申請金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請》；技術(shù)參數(shù)準(zhǔn)確性：是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)規(guī)范，避免因參數(shù)錯(cuò)誤導(dǎo)致采購偏差。審核通過后，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；審核不通過，需反饋需求部門修改并重新提交。關(guān)鍵動作：審核需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購（如生產(chǎn)急需物料）可優(yōu)先處理，但需標(biāo)注“緊急”字樣并同步采購經(jīng)理*。（三）供應(yīng)商選擇與管理操作主體：采購部門、質(zhì)量部門（如需）操作內(nèi)容：新供應(yīng)商引入：供應(yīng)商需提供《供應(yīng)商資質(zhì)申請表》及附件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書如ISO9001、生產(chǎn)許可證、過往合作案例等）；采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門*對供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系進(jìn)行現(xiàn)場審核（或資料審核），審核通過后納入《合格供應(yīng)商名錄》?，F(xiàn)有供應(yīng)商選擇：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選3家及以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)（采用郵件、系統(tǒng)或書面形式）；對比供應(yīng)商報(bào)價(jià)、交期、質(zhì)量歷史數(shù)據(jù)、服務(wù)能力，選擇綜合最優(yōu)供應(yīng)商（優(yōu)先選擇近半年交期達(dá)成率≥90%、質(zhì)量合格率≥95%的供應(yīng)商）；對報(bào)價(jià)進(jìn)行議價(jià)，確定最終采購價(jià)格，形成《比價(jià)議價(jià)記錄表》。關(guān)鍵動作：單一來源采購（如獨(dú)家物料）需經(jīng)采購總監(jiān)*審批，說明理由并留存審批記錄。（四）采購訂單操作主體：采購專員操作內(nèi)容：根據(jù)確認(rèn)的供應(yīng)商信息及價(jià)格，填寫《采購訂單》（詳見“核心模板表格設(shè)計(jì)”），包含以下核心信息：訂單基礎(chǔ)信息：訂單編號（規(guī)則：年份+月份+部門代碼+流水號，如202405-CG-001）、采購部門、需求部門、供應(yīng)商全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、納稅人識別號、地址、聯(lián)系人及電話（*）；物料/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)（含稅/不含稅需明確）、金額、總金額（大寫+小寫）；交付信息：交貨日期（精確到日）、交付地點(diǎn)（如“公司XX倉庫”）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方；其他條款：質(zhì)量要求（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式（如“月結(jié)30天，電匯”）、違約責(zé)任（如“延遲交貨按每日0.5%扣除貨款”）。采購專員核對訂單信息無誤后，提交審批。關(guān)鍵動作：訂單編號需唯一，不得重復(fù)；供應(yīng)商信息需與《合格供應(yīng)商名錄》一致，避免錯(cuò)誤。（五）訂單審批流程操作主體：按權(quán)限審批人操作內(nèi)容：根據(jù)訂單金額設(shè)定審批權(quán)限：金額≤5萬元：采購經(jīng)理*審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購總監(jiān)*審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理*審批。關(guān)鍵動作：審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急訂單可“先審批后補(bǔ)流程”，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)。（六）訂單下達(dá)與確認(rèn)操作主體：采購專員操作內(nèi)容：將生效的《采購訂單》加蓋公司公章（或電子簽章），通過郵件（或采購管理系統(tǒng)）發(fā)送至供應(yīng)商聯(lián)系人，抄送需求部門及質(zhì)量部門；要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)《訂單確認(rèn)函》，確認(rèn)內(nèi)容包括：交期、數(shù)量、價(jià)格、交付方式等，如有異議需書面說明；未收到確認(rèn)函或確認(rèn)函與訂單不符的，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，直至確認(rèn)一致。關(guān)鍵動作：訂單下達(dá)后，需在采購系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已下達(dá)”。（七）訂單執(zhí)行與跟蹤操作主體：采購專員操作內(nèi)容：建立《訂單跟蹤表》，記錄訂單狀態(tài)（已下達(dá)、已發(fā)貨、已到貨、已完成）；定期（每周）向供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，關(guān)鍵訂單（如金額大、交期緊）增加跟蹤頻次；如供應(yīng)商可能無法按期交付（如延期＞3天），需提前3個(gè)工作日收到《延遲交付通知》，采購部門同步需求部門調(diào)整計(jì)劃（如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)排期），并記錄延遲原因。關(guān)鍵動作：延遲交付需在《訂單跟蹤表》中標(biāo)注原因及處理措施，避免影響后續(xù)生產(chǎn)。（八）到貨驗(yàn)收管理操作主體：需求部門、質(zhì)量部門（如需）操作內(nèi)容供應(yīng)商發(fā)貨后，提供《送貨單》（注明訂單編號、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號）；需求部門核對《送貨單》與《采購訂單》信息（數(shù)量、規(guī)格、交付地點(diǎn)），確認(rèn)無誤后接收貨物；質(zhì)量部門*按《采購物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》（或訂單約定的技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行檢驗(yàn)：數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量是否與送貨單一致；質(zhì)量驗(yàn)收：檢查外觀、尺寸、功能等，必要時(shí)送第三方檢測機(jī)構(gòu)；服務(wù)類采購：確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)間是否符合訂單約定。驗(yàn)收合格，填寫《到貨驗(yàn)收單》，需求部門主管、質(zhì)量工程師簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，填寫《不合格品處理單》，說明不合格原因（如“規(guī)格不符”“外觀瑕疵”），反饋供應(yīng)商要求退換貨或整改，整改后重新驗(yàn)收。關(guān)鍵動作：驗(yàn)收需在貨物送達(dá)24小時(shí)內(nèi)完成，生鮮/易腐物料需縮短至12小時(shí)內(nèi)；驗(yàn)收單需留存原件（或電子掃描件）歸檔。（九）付款申請與結(jié)算操作主體：財(cái)務(wù)部門、采購部門操作內(nèi)容：需求部門提交《到貨驗(yàn)收單》《采購訂單》《供應(yīng)商確認(rèn)函》至財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)部門核對單據(jù)信息一致后，確認(rèn)付款條件（如是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票是否合規(guī)——此處用“合規(guī)結(jié)算憑證”替代“發(fā)票”以符合要求）；按訂單約定的付款方式（如月結(jié)30天）安排付款，付款前由財(cái)務(wù)經(jīng)理*審批；付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證同步采購部門，更新訂單狀態(tài)為“已完成”。關(guān)鍵動作：付款前需確認(rèn)供應(yīng)商賬戶信息無誤，避免錯(cuò)付；大額付款（＞10萬元）需通過公對公賬戶轉(zhuǎn)賬。（十）供應(yīng)商績效評價(jià)操作主體：采購部門、質(zhì)量部門、需求部門操作內(nèi)容：評價(jià)周期：季度評價(jià)（用于日常管理）+年度評價(jià)（用于年度合作決策）；評價(jià)維度與標(biāo)準(zhǔn)（詳見“核心模板表格設(shè)計(jì)”）：交期達(dá)成率：按約定時(shí)間交付的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%（≥95%為優(yōu)秀）；質(zhì)量合格率：驗(yàn)收合格數(shù)量/總交付數(shù)量×100%（≥98%為優(yōu)秀）；服務(wù)響應(yīng)速度：接到問題反饋后24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、48小時(shí)內(nèi)解決（優(yōu)秀）；價(jià)格競爭力：同行業(yè)價(jià)格對比（低于平均值為優(yōu)秀）；配合度：積極配合訂單調(diào)整、整改（優(yōu)秀）。評價(jià)流程：采購部門收集各維度數(shù)據(jù)（如交期記錄、驗(yàn)收單、投訴記錄）；質(zhì)量、需求部門對服務(wù)響應(yīng)、配合度等主觀維度評分；匯總計(jì)算總分（示例：交期30%+質(zhì)量30%+服務(wù)20%+價(jià)格10%+配合10%）；形成《供應(yīng)商績效評價(jià)表》，由采購經(jīng)理、質(zhì)量部門、需求部門主管*共同簽字確認(rèn)；評價(jià)結(jié)果反饋供應(yīng)商，優(yōu)秀供應(yīng)商給予訂單傾斜（如增加份額），不合格供應(yīng)商（連續(xù)兩次＜70分）啟動淘汰流程。關(guān)鍵動作：評價(jià)需客觀公正，避免主觀臆斷；評價(jià)結(jié)果需在部門內(nèi)部公示，接受監(jiān)督。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）采購訂單主表序號字段名稱填寫說明示例1訂單編號按規(guī)則，唯一不可重復(fù)202405-CG-0012采購部門負(fù)責(zé)采購的部門采購部3需求部門提出采購需求的部門生產(chǎn)部4供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的名稱XX科技有限公司5供應(yīng)商聯(lián)系人供應(yīng)商對接人*6供應(yīng)商聯(lián)系方式聯(lián)系人電話（用*代替）*-7納稅人識別號供應(yīng)商稅號91110108XXXXXXXXXX8供應(yīng)商地址供應(yīng)商注冊地址XX市XX區(qū)XX路XX號9物料/服務(wù)名稱具體名稱（如“A4紙”“設(shè)備維修服務(wù)”）A4紙10規(guī)格型號物料/服務(wù)的具體參數(shù)（如“70g，白色”）70g，白色11單位計(jì)量單位（如“包”“次”）包12數(shù)量采購數(shù)量10013單價(jià)（元）含稅或不含稅（需注明）25.00（含稅）14金額（元）數(shù)量×單價(jià)2500.0015總金額（大寫）中文大寫貳仟伍佰元整16交貨日期精確到日2024-05-3017交付地點(diǎn)詳細(xì)地址公司XX倉庫18運(yùn)輸方式如“汽運(yùn)”“快遞”汽運(yùn)19運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方“供應(yīng)商承擔(dān)”或“采購方承擔(dān)”供應(yīng)商承擔(dān)20質(zhì)量要求執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（如“GB/T19001-2016”）或技術(shù)參數(shù)符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)21驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收依據(jù)（如“按樣品驗(yàn)收”）按訂單附件技術(shù)參數(shù)驗(yàn)收22付款方式如“月結(jié)30天，電匯”月結(jié)30天，電匯23訂單狀態(tài)待審批/已審批/已下達(dá)/已到貨/已完成/已取消已審批24創(chuàng)建人采購專員姓名*25創(chuàng)建日期訂單日期2024-05-1026審批人審批人姓名*27審批日期審批通過日期2024-05-1128備注其他說明（如“緊急訂單”“需附檢測報(bào)告”）緊急訂單，需附出廠檢測報(bào)告（二）供應(yīng)商績效評價(jià)表序號字段名稱填寫說明示例1供應(yīng)商全稱供應(yīng)商名稱XX科技有限公司2供應(yīng)商編號《合格供應(yīng)商名錄》中的編號GYS-2024-0013合作起始日期首次合作日期2023-01-014評價(jià)周期如“2024年Q1”“2024年度”2024年Q15評價(jià)維度交期達(dá)成率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格競爭力、配合度交期達(dá)成率6評分標(biāo)準(zhǔn)各維度的評分細(xì)則（如“≥95%得5分，90%-94%得4分…”）≥95%得5分，90%-94%得4分…7實(shí)際得分各維度的評分（1-5分）58維度權(quán)重各維度占總分的百分比30%9加權(quán)得分實(shí)際得分×維度權(quán)重1.5010總分所有維度加權(quán)得分之和92.5011評價(jià)等級≥90分優(yōu)秀，80-89分良好，70-79分合格，＜70分不合格優(yōu)秀12主要優(yōu)勢供應(yīng)商突出的優(yōu)點(diǎn)（如“交期穩(wěn)定”“價(jià)格低于行業(yè)平均5%”）交期達(dá)成率100%，質(zhì)量穩(wěn)定13改進(jìn)建議針對不足的建議（如“需提升問題響應(yīng)速度”）建議縮短問題解決至24小時(shí)內(nèi)14評價(jià)部門參與評價(jià)的部門采購部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部15評價(jià)人評價(jià)人姓名*16評價(jià)日期評價(jià)完成日期2024-04-0117備注其他說明（如“年度評價(jià)新增‘技術(shù)創(chuàng)新’維度”）無四、關(guān)鍵實(shí)施注意事項(xiàng)（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障所有采購訂單信息（供應(yīng)商名稱、物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等）需與需求申請、供應(yīng)商確認(rèn)記錄一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致交付延遲、付款爭議。采購專員需在訂單前進(jìn)行“雙人核對”（如與采購經(jīng)理*共同確認(rèn)）。（二）供應(yīng)商資質(zhì)動態(tài)管理新供應(yīng)商首次合作前必須審核營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如ISO9001、3C認(rèn)證等），資質(zhì)文件需掃描歸檔；現(xiàn)有供應(yīng)商需每年復(fù)核資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照是否年檢、資質(zhì)是否過期），過期或失效的供應(yīng)商暫停合作并要求限期補(bǔ)正，補(bǔ)正后仍不符合要求的移出《合格供應(yīng)商名錄》。（三）審批權(quán)限剛性控制嚴(yán)格按照訂單金額設(shè)定審批權(quán)限，不得越權(quán)審批或簡化流程。緊急訂單可“先執(zhí)行后審批”，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)，審批記錄需完整保存（電子或紙質(zhì)），保證流程可追溯。（四）交期與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控對關(guān)鍵物料（如生產(chǎn)核心部件）或長周期采購（交期＞30天），需在訂單中約定“分批交付”或“備用供應(yīng)商”條款；質(zhì)量驗(yàn)收需明確標(biāo)準(zhǔn)（如提供樣品、檢測報(bào)告），避免“模糊驗(yàn)收”，驗(yàn)收不合格需及時(shí)處理并留存記錄（如《不合格品處理單》）。（五）供應(yīng)商評價(jià)客觀公正供應(yīng)商評價(jià)需基于客觀數(shù)據(jù)（如交期達(dá)成率、質(zhì)量合格率）和實(shí)際合作記錄，避免主觀臆斷。評價(jià)結(jié)果需與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，供應(yīng)商對評價(jià)結(jié)果有異議的，可在收到評價(jià)表5個(gè)工作日內(nèi)提交書面申訴，采購部門需在10