采購流程標準化管理模板供應(yīng)商選擇與合同簽訂指南一、適用范圍與典型場景本指南適用于各類企業(yè)及組織的采購活動，涵蓋物料采購、服務(wù)外包、工程采購等多種類型，旨在規(guī)范供應(yīng)商選擇與合同簽訂全流程，保證采購合規(guī)性、經(jīng)濟性及風(fēng)險可控性。典型場景包括：企業(yè)生產(chǎn)所需原材料、零部件的常規(guī)采購；辦公用品、IT設(shè)備等非生產(chǎn)物資的采購；咨詢服務(wù)、運維支持等服務(wù)的外包采購；小型工程項目或改造項目的供應(yīng)商合作。二、供應(yīng)商選擇與合同簽訂標準化操作流程（一）階段一：采購需求確認與準備需求提報與審核業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際需求填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、交付時間、預(yù)算金額等核心信息。采購部門會同財務(wù)部門、使用部門對需求進行合規(guī)性審核（如是否符合年度采購計劃、預(yù)算是否充足等），需求部門根據(jù)審核意見完善需求描述。采購方式確定根據(jù)采購金額、標的性質(zhì)及公司制度，選擇合適的采購方式：公開招標：適用于金額較大（如超過50萬元）、通用性強的采購項目；邀請招標：適用于技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較少的項目，需邀請3家及以上合格供應(yīng)商；詢價采購：適用于標準化物料、金額較?。ㄈ绲陀?0萬元）的項目，需向3家及以上供應(yīng)商詢價；單一來源采購：僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購或發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況等特殊情形，需履行審批程序。（二）階段二：供應(yīng)商尋源與資格預(yù)審供應(yīng)商信息收集采購部門通過公開渠道（如采購網(wǎng)、行業(yè)招標平臺、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商信息，建立《潛在供應(yīng)商名錄》。對于長期合作供應(yīng)商，定期更新其資質(zhì)、業(yè)績等動態(tài)信息。資格預(yù)審向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資格預(yù)審申請表》，要求提供以下材料（復(fù)印件需加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一證照）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO質(zhì)量體系認證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）；近三年類似項目業(yè)績證明（如合同復(fù)印件、用戶評價等）；財務(wù)狀況報告（如審計報告、財務(wù)報表）；供應(yīng)商承諾書（如無重大違法記錄、廉潔投標承諾等）。采購部門組織評審小組（由采購、技術(shù)、質(zhì)量等部門人員組成）對供應(yīng)商資質(zhì)進行審核，篩選出符合資格的供應(yīng)商，形成《合格供應(yīng)商名單》。（三）階段三：供應(yīng)商評估與選定編制采購文件根據(jù)采購需求，向合格供應(yīng)商發(fā)放采購文件（如招標文件、詢價單），內(nèi)容包括：采購項目基本信息、技術(shù)要求、商務(wù)條款（如付款方式、交付地點）；投標/報價要求（如報價格式、響應(yīng)時間、有效期）；評審標準（如價格權(quán)重、技術(shù)方案權(quán)重、服務(wù)承諾權(quán)重等）。響應(yīng)文件收集與評審按照采購文件要求，在規(guī)定時間內(nèi)收集供應(yīng)商響應(yīng)文件（如投標書、報價單）。評審小組根據(jù)評審標準對供應(yīng)商進行綜合評分，評分維度可包括：價格（如最低評標價法或綜合評分法中的價格占比，一般不超過40%）；技術(shù)能力（如技術(shù)參數(shù)匹配度、方案可行性）；商務(wù)實力（如企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、財務(wù)狀況）；服務(wù)保障（如交付周期、售后響應(yīng)、培訓(xùn)支持）。評審結(jié)果經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，向選定供應(yīng)商發(fā)出《中標通知書》或《成交通知書》，同時通知未中選供應(yīng)商。（四）階段四：合同談判與簽訂合同起草采購部門根據(jù)采購結(jié)果及雙方溝通情況，起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包含以下核心條款：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人等）；采購標的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及總價；質(zhì)量標準與驗收方法（如依據(jù)國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；交付時間、地點及方式（如分批交付、運輸責(zé)任承擔(dān)）；付款方式與周期（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金及支付節(jié)點）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標等情形的賠償標準）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款及其他特殊約定。合同評審起草的合同需提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、使用部門及采購部門聯(lián)合會審，重點審核：合同條款的合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)及公司制度）；權(quán)利義務(wù)對等性（如雙方責(zé)任、風(fēng)險劃分是否明確）；經(jīng)濟條款的合理性（如價格、付款方式是否符合預(yù)算及財務(wù)流程）。根據(jù)評審意見修改合同，直至所有部門確認無異議。合同簽署與生效合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效，授權(quán)委托書需作為合同附件。采購部門將合同原件分送至財務(wù)部門、使用部門及檔案室存檔，同時向供應(yīng)商提供合同副本。（五）階段五：合同履行與后續(xù)管理交付與驗收供應(yīng)商按照合同約定交付采購標的，使用部門會同采購部門、質(zhì)量部門進行驗收，填寫《驗收報告》，明確驗收結(jié)果（合格/不合格）。若驗收不合格，供應(yīng)商需在規(guī)定期限內(nèi)整改，整改后重新驗收。付款結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)《驗收報告》、合同約定的付款節(jié)點及供應(yīng)商開具的有效發(fā)票（發(fā)票類型需符合公司財務(wù)規(guī)定），辦理付款手續(xù)。供應(yīng)商績效評價合同履行完成后，采購部門組織使用部門、質(zhì)量部門對供應(yīng)商的履約情況（如質(zhì)量、交付、服務(wù)、配合度等）進行評價，填寫《供應(yīng)商績效評價表》，評價結(jié)果作為后續(xù)供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。三、常用配套工具模板模板1：供應(yīng)商資格預(yù)審申請表序號預(yù)審項目提交材料要求審核結(jié)果（合格/不合格）1營業(yè)資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照副本（加蓋公章復(fù)印件）2行業(yè)資質(zhì)相關(guān)行業(yè)許可證或認證證書（如ISO9001）3業(yè)績證明近三年類似項目合同復(fù)印件（至少3份）4財務(wù)狀況上一年度審計報告或財務(wù)報表5廉潔承諾供應(yīng)商廉潔投標承諾書（簽字蓋章）審核意見：審核人：*日期：*模板2：供應(yīng)商評估打分表評估維度評分細則分值得分價格（30%）報價最低者得30分，每高于最低價1%扣1分30技術(shù)（30%）技術(shù)參數(shù)完全匹配30分，每缺1項扣5分30業(yè)績（20%）每提供一個有效業(yè)績合同得5分，最高20分20服務(wù)（20%）交付周期≤7天得10分，售后響應(yīng)≤24小時得10分20總分100評審意見：評審人：*日期：*模板3：采購合同核心條款模板（簡化版）合同編號：[采購年份]XX采字第XXX號甲方（采購方）：[公司名稱]法定代表人：*地址：*乙方（供應(yīng)商）：[公司名稱]法定代表人：*地址：*采購標的名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）[示例：辦公電腦][示例：i5/8G/256G]臺10500050000質(zhì)量標準乙方交付的標的物需符合國家GB/T9833-2013標準及甲方技術(shù)參數(shù)要求，提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)檢報告。交付交付時間：年月*日前；交付地點：甲方指定倉庫；運輸方式：乙方負責(zé)運輸并承擔(dān)運費，貨物毀損滅失風(fēng)險由乙方承擔(dān)至交付完成。付款方式合同簽訂后3個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預(yù)付款30%（即15000元）；貨物驗收合格后7個工作日內(nèi)，支付至合同總額的70%（即35000元）；質(zhì)保金為合同總額的10%（即5000元），質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后15個工作日內(nèi)無息支付。違約責(zé)任乙方逾期交貨，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。爭議解決本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他本合同一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：*乙方（蓋章）：*法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：年月日日期：年月日四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提示合規(guī)性風(fēng)險防控采購方式及流程必須符合《_________采購法》（如適用）及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴禁化整為零規(guī)避招標。涉及國有資金的項目，需嚴格執(zhí)行招投標程序，留存完整的招標、評標、中標文件備查。供應(yīng)商信息真實性資格預(yù)審階段需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照及經(jīng)營異常情況，避免虛假資質(zhì)參與采購。對供應(yīng)商提供的業(yè)績證明，必要時可聯(lián)系合作單位進行核實。合同條款嚴謹性避免使用“大約”“左右”等模糊表述，技術(shù)參數(shù)、交付時間、付款節(jié)點等需量化明確。違約責(zé)任條款需對等，避免出現(xiàn)“甲方單方面約束乙方權(quán)利”或“乙方責(zé)任免除”的顯失公平條款。溝通記錄留