PAGE衛(wèi)生院檔案借查閱制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范衛(wèi)生院檔案的借查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，保障衛(wèi)生院業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常開展。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體員工、因工作需要查閱或借閱衛(wèi)生院檔案的外部單位及個(gè)人。3.檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案借閱管理1.借閱申請內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。外部單位及個(gè)人借閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，說明借閱目的和范圍，并填寫《檔案借閱申請表》。2.審批流程申請表由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見，確認(rèn)借閱用途合理后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱目的、范圍及預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，需經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門在申請表上加蓋“同意借閱”章，并留存?zhèn)浒浮?.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，須提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱數(shù)量原則上每次借閱檔案數(shù)量不得超過[X]卷（冊），確因工作需要大量查閱的，須經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱歸還借閱人憑《檔案借閱申請表》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在檔案交接登記簿上簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況，確認(rèn)無誤后在檔案交接登記簿上簽字注銷。三、檔案查閱管理1.查閱申請內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。外部單位及個(gè)人查閱檔案，參照借閱申請流程，提交單位介紹信或相關(guān)證明文件及《檔案查閱申請表》。2.審批流程同檔案借閱審批流程，由申請人所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)依次審批。3.查閱方式檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于與申請用途無關(guān)的其他目的。4.查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、檔案保密管理1.保密責(zé)任所有接觸檔案的人員均負(fù)有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)及衛(wèi)生院的保密制度。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案保密工作的管理，確保檔案信息不被泄露。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。對涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，嚴(yán)格控制知悉范圍。檔案管理人員在借閱、查閱檔案過程中，應(yīng)提醒借閱、查閱人員注意保密事項(xiàng)，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)檔案借閱、查閱人員違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施，停止其借閱、查閱行為，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。對于因泄露檔案信息給衛(wèi)生院造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案歸還與驗(yàn)收1.歸還要求借閱人應(yīng)按照約定的歸還日期及時(shí)歸還檔案，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因并辦理延期手續(xù)。歸還的檔案應(yīng)保持整潔、完好，無涂改、污損、缺頁等情況。2.驗(yàn)收流程檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、是否有損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。驗(yàn)收合格后，檔案管理人員應(yīng)在檔案交接登記簿上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還原位。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制衛(wèi)生院應(yīng)建立健全檔案借查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案借查閱情況進(jìn)行檢查。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案借查閱過程的日常監(jiān)督，確保借閱、查閱行為符合制度規(guī)定。2.檢查內(nèi)容檢查檔案借閱、查閱申請表的填寫及審批情況是否規(guī)范。核實(shí)檔案借閱、查閱人員是否按時(shí)歸還檔案，歸還檔案是否完整、無損。檢查檔案查閱記錄是否準(zhǔn)確、完整，是否符合保密規(guī)定。3.問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情