物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理規(guī)定一、總則（一）目的為了加強物業(yè)管理公司檔案的科學管理，提高檔案利用效率，更好地為公司各項工作服務，根據國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結合本公司實際情況，特制定本檔案管理規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于物業(yè)管理公司內部所有部門及員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本規(guī)定所指檔案是物業(yè)管理公司在物業(yè)管理服務、經營管理、行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的開發(fā)利用。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門（以下簡稱“檔案室”），負責公司檔案的集中管理工作。檔案室應配備具有專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門形成的檔案及時、完整地移交檔案室。2.各部門在工作過程中應嚴格按照檔案管理的要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理工作，保證文件材料的質量。（三）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理規(guī)定，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和業(yè)務流程。2.負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高員工的檔案意識。4.負責檔案信息化建設工作，推進檔案管理的現代化和數字化進程。5.定期向公司領導匯報檔案管理工作情況，為公司決策提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司的章程、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結、人事檔案、財務檔案等。2.物業(yè)管理檔案：包括物業(yè)項目的接管驗收檔案、業(yè)主檔案、房屋檔案、設備設施檔案、維修養(yǎng)護檔案、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。3.經營管理檔案：包括公司的經營合同、市場調研資料、營銷策劃方案、客戶投訴處理記錄等。4.工程技術檔案：包括物業(yè)項目的規(guī)劃設計圖紙、施工圖紙、竣工圖紙、設備技術資料、工程維修記錄等。5.聲像檔案：包括公司在工作活動中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，并進行初步整理。2.文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復和復制，確保文件材料的質量。（三）收集時間1.行政管理檔案、經營管理檔案等應在文件材料形成后的一個月內移交檔案室。2.物業(yè)管理檔案應在物業(yè)項目接管驗收后的三個月內移交檔案室。3.工程技術檔案應在工程竣工后的六個月內移交檔案室。4.聲像檔案應在拍攝或錄制后的一周內移交檔案室。（四）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類、編號、裝訂、編目等步驟進行。3.檔案分類應根據檔案的內容和性質，采用年度組織機構保管期限或年度問題保管期限等分類方法。4.檔案編號應按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。5.檔案裝訂應采用線裝或膠裝等方式，確保檔案裝訂的牢固和整齊。6.檔案編目應編制檔案目錄和卷內文件目錄，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管條件1.檔案室應具備良好的保管條件，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全。2.檔案室的溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案室應定期進行清潔和消毒，保持室內環(huán)境的整潔和衛(wèi)生。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號的順序存放在檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.對珍貴、重要的檔案應采用特殊的保管方式，如密封保存、專柜存放等。3.對電子檔案應采用磁盤、光盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份，確保電子檔案的安全和完整。（三）保護措施1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的質量。3.對檔案進行搬運和移動時，應采取必要的保護措施，避免檔案受到損壞。（四）安全管理1.檔案室應建立嚴格的安全管理制度，加強對檔案的安全管理。2.檔案室應安裝監(jiān)控設備，對檔案室進行24小時監(jiān)控，確保檔案的安全。3.檔案室應配備消防器材，定期進行消防演練，提高應對火災等突發(fā)事件的能力。4.非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室，如有特殊情況需要進入檔案室，應經檔案管理人員同意，并在檔案管理人員的陪同下進入。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由公司領導、檔案管理人員和相關部門人員組成，負責對檔案的保管期限進行鑒定。（二）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面、歷史、科學的原則，根據檔案的價值和保存期限，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。（三）鑒定方法檔案鑒定應采用直接鑒定法，逐卷逐件地對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。（四）鑒定時間檔案鑒定工作應每35年進行一次，對保管期限已滿的檔案進行鑒定。（五）銷毀程序1.對經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、數量等信息，并由檔案鑒定小組負責人簽字確認。2.《檔案銷毀清冊》應報公司領導審批，經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案銷毀徹底，不泄露檔案信息。4.檔案銷毀時，應有檔案管理人員和監(jiān)銷人員在場監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案的數量和動態(tài)變化。2.檔案統(tǒng)計應采用統(tǒng)一的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計方法，確保統(tǒng)計數據的準確和可靠。3.檔案統(tǒng)計報表應定期報送公司領導和上級檔案管理部門，為公司決策和檔案管理工作提供數據支持。（二）利用方式1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案，應持單位介紹信或本人有效身份證件，經公司領導批準后，到檔案室查閱。3.檔案查閱應在檔案室指定的查閱場所進行，不得將檔案帶出檔案室。如需復制檔案，應經檔案管理人員同意，并辦理復制手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案人員應遵守檔案管理的規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、損壞等。2.查閱檔案人員應嚴格保密檔案內容，不得泄露檔案信息。3.檔案管理人員應積極為檔案利用者提供服務，及時準確地提供檔案信息，提高檔案利用效率。七、檔案的信息化建設（一）建設目標推進檔案管理的信息化建設，實現檔案的數字化存儲、管理和利用，提高檔案管理的現代化水平和服務質量。（二）建設內容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的在線收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等功能。2.對紙質檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的數字化存儲和管理。3.建立電子檔案數據庫，對電子檔案進行分類、編號、存儲和檢索，方便檔案的查詢和利用。4.加強檔案信息安全管理，采取必要的技術手段和管理措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和實施步驟。2.選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)和數字化處理設備，進行系統(tǒng)的安裝和調試。3.組織檔案管理人員進行信息化培訓，提高檔案管理人員的信息化技能和水平。4.開展紙質檔案的數字化處理工作，按照檔案數字化的標準和規(guī)范，對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據錄入等工作。5.將數字化處理后的電子檔案導入檔案管理信息系統(tǒng)，進行分類、編號、存儲和檢索，建立電子檔案數據庫。6.加強檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數據安全。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等方面，重點檢查檔案管理工作的規(guī)范性和檔案的安全完整性。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.公司應建立檔案管理考核評價制度，將檔案管理工作納入各部門的績效考