建筑施工招采流程及合同管理手冊前言本手冊旨在為建筑施工企業(yè)提供一套系統(tǒng)、規(guī)范的招采流程及合同管理操作指引。建筑工程的復(fù)雜性與高風(fēng)險(xiǎn)性，決定了科學(xué)的招采管理和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾硎琼?xiàng)目成功實(shí)施、企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與品牌價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本手冊立足于建筑施工行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，力求內(nèi)容專業(yè)、實(shí)用，以期幫助企業(yè)提升招采效率、控制成本、防范風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的順利履行。本手冊適用于公司及各項(xiàng)目部的招采活動與合同管理工作，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵照執(zhí)行。第一章建筑施工招采流程1.1招采策劃與準(zhǔn)備階段招采工作的科學(xué)性始于周密的策劃與充分的準(zhǔn)備。此階段的核心目標(biāo)是明確采購需求、制定采購計(jì)劃，并為后續(xù)的招標(biāo)過程奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。1.1.1需求提出與確認(rèn)：由項(xiàng)目部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)及項(xiàng)目總體計(jì)劃，提出具體的物資、設(shè)備或服務(wù)采購需求。需求應(yīng)明確規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、供貨周期（或服務(wù)期限）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵要素，并形成書面的《采購需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至招采管理部門。1.1.2采購計(jì)劃編制：招采管理部門接到采購需求后，結(jié)合項(xiàng)目整體進(jìn)度計(jì)劃、資金狀況以及市場行情，統(tǒng)籌編制《項(xiàng)目采購總計(jì)劃》及階段性《采購實(shí)施計(jì)劃》。計(jì)劃應(yīng)明確各采購包的名稱、采購內(nèi)容、估算金額、擬采用的采購方式、招標(biāo)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。采購計(jì)劃需經(jīng)過公司相關(guān)層級審批。1.1.3采購方式選擇：根據(jù)采購內(nèi)容的性質(zhì)、金額、市場競爭程度以及相關(guān)法律法規(guī)（如《招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例）的規(guī)定，合理選擇采購方式。主要采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)采購、單一來源采購等。對于達(dá)到國家或地方規(guī)定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的，必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)程序。1.1.4招標(biāo)文件（或采購文件）編制：這是招采工作的核心環(huán)節(jié)。文件編制應(yīng)遵循合法合規(guī)、公平公正、完整清晰、嚴(yán)謹(jǐn)周密的原則。招標(biāo)文件通常包含以下主要內(nèi)容：*招標(biāo)公告/投標(biāo)邀請書：明確招標(biāo)項(xiàng)目概況、投標(biāo)人資格要求、獲取招標(biāo)文件的方式和時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間等。*投標(biāo)人須知：詳細(xì)說明投標(biāo)流程、注意事項(xiàng)、投標(biāo)文件的組成與遞交要求等。*評標(biāo)辦法：明確評審的標(biāo)準(zhǔn)和方法，如經(jīng)評審的最低投標(biāo)價(jià)法、綜合評估法等，該辦法應(yīng)具有可操作性和客觀性。*合同條款及格式：明確擬簽訂合同的主要條款，包括但不限于工程范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同價(jià)款及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。*技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求：詳細(xì)列明采購物資、設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、施工工藝、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。*投標(biāo)文件格式：提供統(tǒng)一的投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、資格證明文件等格式模板。文件編制完成后，應(yīng)組織內(nèi)部相關(guān)部門（如技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程等）進(jìn)行審核，必要時(shí)可聘請外部專家進(jìn)行評審，確保文件的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)歧義或重大疏漏。1.2招標(biāo)采購實(shí)施階段完成策劃與準(zhǔn)備后，即進(jìn)入招標(biāo)采購的具體實(shí)施環(huán)節(jié)，此階段強(qiáng)調(diào)程序的規(guī)范性和過程的透明度。1.2.1發(fā)布招標(biāo)公告/發(fā)出投標(biāo)邀請書：采用公開招標(biāo)方式的，應(yīng)在國家指定的媒介（如中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺）發(fā)布招標(biāo)公告；采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)向三家以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。1.2.2招標(biāo)文件發(fā)售與澄清、答疑：潛在投標(biāo)人按規(guī)定獲取招標(biāo)文件。招采部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)解答潛在投標(biāo)人提出的疑問。如對招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清或修改，應(yīng)在投標(biāo)截止時(shí)間至少十五日前（采用電子招投標(biāo)的可適當(dāng)縮短，但需符合相關(guān)規(guī)定），以書面形式通知所有已獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人，澄清或修改的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。1.2.3組織現(xiàn)場踏勘與投標(biāo)預(yù)備會：根據(jù)項(xiàng)目需要，招采部門可組織潛在投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場踏勘，使投標(biāo)人充分了解項(xiàng)目現(xiàn)場及周邊環(huán)境。必要時(shí)可召開投標(biāo)預(yù)備會，集中解答投標(biāo)人提出的共性問題。踏勘和答疑的情況應(yīng)形成書面記錄，并向所有投標(biāo)人通報(bào)。1.2.4投標(biāo)文件的遞交與接收：投標(biāo)人應(yīng)在規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間前，將密封完好的投標(biāo)文件送達(dá)指定地點(diǎn)。招采部門應(yīng)做好投標(biāo)文件的接收登記工作，對逾期送達(dá)或未按規(guī)定密封的投標(biāo)文件，應(yīng)當(dāng)拒收。1.2.5開標(biāo)：開標(biāo)應(yīng)在招標(biāo)文件確定的投標(biāo)截止時(shí)間的同一時(shí)間公開進(jìn)行，地點(diǎn)應(yīng)為招標(biāo)文件中預(yù)先確定的地點(diǎn)。開標(biāo)由招采部門主持，邀請所有投標(biāo)人參加。開標(biāo)過程應(yīng)記錄并存檔，主要包括檢查投標(biāo)文件密封情況、當(dāng)眾拆封、宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格等主要內(nèi)容。1.2.6評標(biāo)：評標(biāo)是決定采購結(jié)果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)依法組建評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由招標(biāo)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標(biāo)委員會應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件確定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審和比較。評審過程應(yīng)保密，評委獨(dú)立打分并出具評審意見。招采部門應(yīng)做好評標(biāo)過程的組織與服務(wù)工作，但不得干預(yù)評標(biāo)委員會的獨(dú)立評審。1.2.7定標(biāo)與中標(biāo)公示：評標(biāo)委員會完成評標(biāo)后，應(yīng)向招標(biāo)人提交書面評標(biāo)報(bào)告，并推薦合格的中標(biāo)候選人。招標(biāo)人根據(jù)評標(biāo)委員會提出的書面評標(biāo)報(bào)告和推薦的中標(biāo)候選人確定中標(biāo)人，也可授權(quán)評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人。中標(biāo)人確定后，應(yīng)在規(guī)定媒介上進(jìn)行中標(biāo)公示，公示期不得少于三日。公示期間無異議或異議不成立的，方可發(fā)出中標(biāo)通知書。1.3合同授予與簽約階段1.3.1發(fā)出中標(biāo)通知書：公示結(jié)束且無異議后，招采部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。中標(biāo)通知書對招標(biāo)人和中標(biāo)人具有法律效力。1.3.2合同談判與簽訂：中標(biāo)通知書發(fā)出后，招采部門應(yīng)組織與中標(biāo)人依據(jù)招標(biāo)文件、中標(biāo)人的投標(biāo)文件以及評標(biāo)過程中的澄清、說明或補(bǔ)正文件進(jìn)行合同談判。談判的重點(diǎn)通常在于合同細(xì)節(jié)的完善和某些未盡事宜的明確，但不得實(shí)質(zhì)性改變招標(biāo)文件和中標(biāo)人投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。合同談判達(dá)成一致后，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定，及時(shí)簽訂書面合同。合同簽訂前，需履行必要的法律審核和審批程序。1.3.3履約擔(dān)保：根據(jù)招標(biāo)文件約定，中標(biāo)人在簽訂合同前應(yīng)提交履約擔(dān)保，形式可采用銀行保函、履約保證金等。招采部門應(yīng)確保履約擔(dān)保的有效性。第二章合同管理合同管理是貫穿于合同從簽訂到履行完畢全過程的動態(tài)管理，旨在確保合同目的的實(shí)現(xiàn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。2.1合同簽訂前管理（合同策劃與評審）合同簽訂前的管理是源頭控制，直接關(guān)系到合同的質(zhì)量和后續(xù)履行的順暢性。2.1.1合同策劃：在招采策劃階段即應(yīng)開始合同策劃工作，明確合同類型（如固定總價(jià)合同、可調(diào)價(jià)合同、成本加酬金合同等）、合同計(jì)價(jià)模式、主要合同條款的設(shè)置思路、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原則等，確保合同策劃與項(xiàng)目目標(biāo)、招采策略相匹配。2.1.2合同文本選擇與起草：優(yōu)先選用國家或行業(yè)發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本，如《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》、《標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購招標(biāo)文件》中的合同條款等。對于非標(biāo)準(zhǔn)合同或示范文本未涵蓋的特殊條款，應(yīng)由專業(yè)人員（公司法務(wù)或外聘律師）進(jìn)行起草，確保條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可操作性。2.1.3合同評審：這是合同簽訂前的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。合同文本形成后，必須經(jīng)過公司內(nèi)部評審程序。評審部門通常包括但不限于：招采部門（商務(wù)條款、價(jià)格）、技術(shù)部門（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝要求）、工程管理部門（工期、質(zhì)量、現(xiàn)場協(xié)調(diào)）、財(cái)務(wù)部門（支付方式、稅務(wù)條款）、法務(wù)部門（法律合規(guī)性、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決）等。評審人員應(yīng)簽署明確的評審意見，對發(fā)現(xiàn)的問題提出修改建議。招采部門負(fù)責(zé)匯總評審意見，并組織修改完善，直至所有評審意見得到妥善處理。重大或復(fù)雜合同，應(yīng)邀請外部法律專家參與評審。2.2合同履行過程管理合同簽訂后，即進(jìn)入履行階段，這是合同管理的核心，需要各相關(guān)部門密切配合，確保合同約定得到切實(shí)執(zhí)行。2.2.1合同交底：合同簽訂后，招采部門應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目部及其他相關(guān)履約部門進(jìn)行合同交底。交底內(nèi)容包括合同的主要條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、工期節(jié)點(diǎn)、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及控制措施、索賠程序等。確保相關(guān)人員全面理解合同內(nèi)容，明確自身職責(zé)。2.2.2合同臺賬管理：建立健全合同臺賬，對合同的基本信息（合同編號、名稱、簽訂方、標(biāo)的、金額、簽訂日期、履行期限等）、履行情況（進(jìn)度、付款、變更、簽證、索賠等）進(jìn)行動態(tài)記錄和跟蹤，確保合同管理的系統(tǒng)性和可追溯性。建議采用信息化手段進(jìn)行臺賬管理，提高效率。2.2.3合同履行跟蹤與檢查：項(xiàng)目部是合同履行的主要責(zé)任單位，應(yīng)根據(jù)合同約定，對承包方的履約行為（如工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、材料設(shè)備供應(yīng)、安全文明施工等）進(jìn)行日常監(jiān)督、檢查和記錄。招采、工程、技術(shù)等職能部門應(yīng)定期或不定期對項(xiàng)目合同履行情況進(jìn)行抽查和指導(dǎo)。對發(fā)現(xiàn)的偏差或問題，應(yīng)及時(shí)與對方溝通，督促其整改。2.2.4工程變更與簽證管理：建筑工程變更是常見現(xiàn)象。對于工程變更，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的程序進(jìn)行審批。變更指令的發(fā)出、變更工程量的確認(rèn)、變更價(jià)款的調(diào)整等，都應(yīng)有書面依據(jù)，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。工程簽證是對合同外發(fā)生的工作內(nèi)容或費(fèi)用的確認(rèn)，必須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章確認(rèn)，作為工程結(jié)算的依據(jù)。2.2.5進(jìn)度款支付管理：嚴(yán)格按照合同約定的付款周期和付款條件，審核承包方提交的進(jìn)度款支付申請。支付申請應(yīng)附詳細(xì)的工程量完成證明、質(zhì)量驗(yàn)收合格證明等支撐材料。相關(guān)部門（工程、財(cái)務(wù)）應(yīng)進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確、合規(guī)，符合合同約定。2.2.6合同爭議與索賠管理：在合同履行過程中，如發(fā)生爭議或出現(xiàn)索賠事件（如工期延誤、質(zhì)量缺陷、費(fèi)用增加等），應(yīng)首先依據(jù)合同約定，本著公平合理、友好協(xié)商的原則進(jìn)行解決。協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）處理。無論是提出索賠還是應(yīng)對索賠，都應(yīng)注意收集和保存充分的證據(jù)材料（如合同文件、會議紀(jì)要、通知函件、現(xiàn)場記錄、照片視頻、檢測報(bào)告等），并在合同約定的時(shí)效內(nèi)提出或響應(yīng)。2.2.7合同檔案管理：合同簽訂后，招采部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議等）進(jìn)行整理、編號、歸檔。合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件（如變更單、簽證單、付款憑證、函件往來、驗(yàn)收報(bào)告等）也應(yīng)及時(shí)收集、整理，作為合同檔案的組成部分妥善保管，確保檔案的完整性和安全性，便于查閱和追溯。2.3合同收尾管理合同履行完畢并不意味著合同管理的終結(jié)，收尾階段的工作同樣重要。2.3.1竣工驗(yàn)收與結(jié)算：工程完工后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序組織竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，及時(shí)辦理工程竣工結(jié)算。結(jié)算審核應(yīng)依據(jù)合同約定、竣工圖紙、變更簽證、現(xiàn)場記錄等資料，做到客觀、公正、準(zhǔn)確。2.3.2合同評價(jià)與總結(jié)：合同全部履行完畢后，招采部門可組織相關(guān)部門對合同的簽訂、履行全過程進(jìn)行評價(jià)與總結(jié)。分析合同條款的合理性、履行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、合作方的履約能力與信譽(yù)等，形成合同管理評價(jià)報(bào)告，為今后的招采和合同管理工作提供改進(jìn)依據(jù)。2.3.3質(zhì)保期管理：對于有質(zhì)保期約定的合同，在質(zhì)保期內(nèi)，仍需對工程質(zhì)量或產(chǎn)品性能進(jìn)行跟蹤，督促承包方履行保修義務(wù)。質(zhì)保期滿，無質(zhì)量問題或問題已妥善解決的，應(yīng)及時(shí)辦理質(zhì)保金的返還手續(xù)。第三章招采與合同管理的通用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范3.1制度建設(shè)與人員素養(yǎng)3.1.1健全規(guī)章制度：企業(yè)應(yīng)建立健全覆蓋招采計(jì)劃、招標(biāo)實(shí)施、合同評審、履約管理、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度和操作流程，確保各項(xiàng)工作有章可循。3.1.2提升人員專業(yè)素養(yǎng)：加強(qiáng)對招采與合同管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、風(fēng)險(xiǎn)意識、職業(yè)道德等方面，打造一支高素質(zhì)的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。3.2風(fēng)險(xiǎn)防范意識3.2.1合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格遵守國家及地方關(guān)于招投標(biāo)、政府采購、合同管理等方面的法律法規(guī)，杜絕規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)、圍標(biāo)串標(biāo)、違法分包轉(zhuǎn)包等行為。3.2.2合同風(fēng)險(xiǎn)：重點(diǎn)防范合同主體不合格、條款不明確、權(quán)利義務(wù)不對等、違約責(zé)任不清、付款條件設(shè)置不合理、爭議解決方式不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)。3.2.3履約風(fēng)險(xiǎn)：對合作方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評估和監(jiān)控，防范其因資金、技術(shù)、管理等原因?qū)е碌穆募s不能或履約瑕疵風(fēng)險(xiǎn)。3.2.4廉潔風(fēng)險(xiǎn)：招采與合同管理環(huán)節(jié)是廉潔風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)，必須加強(qiáng)廉潔教育，完善監(jiān)督機(jī)制，杜絕利益輸送、收受回扣等腐敗行為。3.3信息化管理積極推行招采與合同管理信息化建設(shè)，利用專業(yè)的管理軟件或平臺，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃、招標(biāo)流程、合同評審、履約跟蹤