服裝公司銷售合同監(jiān)督制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)法規(guī)（如《服裝行業(yè)采購銷售管理辦法》）、國際公約（如《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》CISG）、ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及公司《合規(guī)經(jīng)營管理辦法》《數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃》等制定。針對(duì)服裝公司銷售合同管理中存在的合同評(píng)審不規(guī)范、履約風(fēng)險(xiǎn)高、跨境業(yè)務(wù)合規(guī)性不足、流程效率低下等問題，旨在規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防控法律、財(cái)務(wù)、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率與客戶滿意度，支撐公司國際化戰(zhàn)略實(shí)施。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有涉及銷售業(yè)務(wù)的合同管理活動(dòng)，覆蓋部門包括銷售部、市場(chǎng)部、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)控部及各區(qū)域運(yùn)營中心；崗位包括銷售代表、區(qū)域經(jīng)理、合同專員、法務(wù)顧問、內(nèi)控專員及合同審批人。適用合同類型涵蓋經(jīng)銷合同、批發(fā)合同、零售合同、跨境電商合同及國際采購合同等。例外場(chǎng)景包括金額低于人民幣1萬元的緊急小額合同（需部門負(fù)責(zé)人審批備案）、內(nèi)部協(xié)議及勞務(wù)外包合同（參照《人力資源管理辦法》執(zhí)行）。重大合同（金額超過人民幣500萬元或涉及跨境業(yè)務(wù)）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有合同條款符合國家法律法規(guī)及國際商業(yè)慣例，跨境業(yè)務(wù)需遵守目標(biāo)市場(chǎng)法律及WTO規(guī)則。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則：合同發(fā)起、評(píng)審、審批、履行、歸檔各環(huán)節(jié)責(zé)任主體明確，權(quán)力與義務(wù)相匹配。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)管控高金額、長周期、涉外業(yè)務(wù)合同，實(shí)施差異化風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管理。

1.3.4效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具優(yōu)化審批流程，壓縮審批時(shí)限，保障業(yè)務(wù)快速響應(yīng)。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：基于內(nèi)外部審計(jì)、業(yè)務(wù)反饋及政策變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程。

1.3.6平等自愿原則：合同條款協(xié)商一致，保護(hù)買賣雙方合法權(quán)益。

1.4制度地位與銜接

本制度為專項(xiàng)性管理制度，處于公司制度體系第二層級(jí)，需與《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》《內(nèi)控手冊(cè)》《績(jī)效考核制度》等銜接。沖突時(shí)，優(yōu)先適用本制度；若與上級(jí)制度沖突，由法務(wù)部協(xié)調(diào)后報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理實(shí)行“董事會(huì)-總經(jīng)理辦公會(huì)-業(yè)務(wù)部門-內(nèi)控監(jiān)督”四級(jí)管理架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同戰(zhàn)略審批；總經(jīng)理辦公會(huì)決策金額超過人民幣1000萬元的合同及跨境業(yè)務(wù)規(guī)則；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行與日常管理；內(nèi)控部、審計(jì)部實(shí)施全過程監(jiān)督，確保制度有效落地。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)：審議年度合同管理制度及重大合同風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。

2.2.2董事會(huì)：審批金額超過人民幣2000萬元或涉及海外并購的合同，制定跨境業(yè)務(wù)合規(guī)指引。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)：審批金額超過人民幣1000萬元至2000萬元的合同，決策特殊條款（如付款方式、違約責(zé)任）及爭(zhēng)議解決方式。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部：

-合同專員（主責(zé)）：負(fù)責(zé)合同模板管理、條款審核、履約跟蹤；對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（中）：條款遺漏需法務(wù)復(fù)核。

-區(qū)域經(jīng)理（配合）：提供市場(chǎng)合規(guī)要求，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（高）：跨境合同需本地法務(wù)預(yù)審。

2.3.2法務(wù)部：

-合規(guī)顧問（主責(zé)）：出具合同法律意見書，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（高）：涉外合同需符合CISG及目標(biāo)國法律。

-合同管理員（配合）：歸檔合同文本，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（低）：電子合同需符合《電子簽名法》。

2.3.3財(cái)務(wù)部：

-信用管理崗（主責(zé)）：審核付款條件，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（中）：應(yīng)收賬款賬齡超過30天需銷售部說明。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：

-內(nèi)控專員（主責(zé)）：抽取合同樣本（每年不低于合同總量10%）進(jìn)行流程合規(guī)性檢查，對(duì)應(yīng)內(nèi)控環(huán)節(jié)（采購控制、履約控制）。

2.4.2審計(jì)部：

-審計(jì)專員（主責(zé)）：每年開展合同專項(xiàng)審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)應(yīng)內(nèi)控環(huán)節(jié)（財(cái)務(wù)報(bào)告控制）。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度合同管理聯(lián)席會(huì)”，銷售、法務(wù)、內(nèi)控每月首周協(xié)調(diào)爭(zhēng)議事項(xiàng)?？缇硺I(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”機(jī)制，駐外代表需配合本地律師預(yù)審合同。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

-合同簽訂及時(shí)率≥95%（統(tǒng)計(jì)口徑：合同評(píng)審?fù)ㄟ^后3日內(nèi)簽訂）

-合同履約率≥98%（統(tǒng)計(jì)口徑：按合同金額計(jì)算逾期交付率）

-合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日（特殊審批≤5個(gè)工作日）

-法律合規(guī)差錯(cuò)率≤0.5%（統(tǒng)計(jì)口徑：因條款問題導(dǎo)致訴訟或仲裁）

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1合同模板庫建設(shè)：

-基礎(chǔ)模板：包含質(zhì)量條款、售后條款、爭(zhēng)議解決條款，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（中）：涉外合同需調(diào)整管轄法院。

-行業(yè)適配模板：跨境電商合同需增加物流保險(xiǎn)條款。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控：

-高風(fēng)險(xiǎn)合同（金額≥500萬元/涉外/定制款）：需雙方法務(wù)預(yù)審，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（高）。

-中風(fēng)險(xiǎn)合同（金額10-500萬元）：銷售部+法務(wù)部聯(lián)合評(píng)審。

-低風(fēng)險(xiǎn)合同（金額＜10萬元）：部門負(fù)責(zé)人審批。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：從合同意向到歸檔分5階段（意向-評(píng)審-簽訂-履行-歸檔）。

-風(fēng)險(xiǎn)矩陣法：按金額（X軸）與復(fù)雜度（Y軸）劃分管控等級(jí)。

3.3.2管理工具：

-ERP系統(tǒng)：自動(dòng)帶出客戶信用額度、付款條件。

-OA協(xié)同平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)合同電子簽章與審批流跟蹤。

-CRM系統(tǒng)：記錄合同執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)應(yīng)內(nèi)控環(huán)節(jié)（信息質(zhì)量控制）。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

銷售部填寫《合同意向書》（責(zé)任主體：銷售代表，時(shí)限：2個(gè)工作日）→法務(wù)部出具法律意見（責(zé)任主體：合規(guī)顧問，時(shí)限：3個(gè)工作日，對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（高）需外部律師參與）→銷售部提交《合同評(píng)審單》（責(zé)任主體：區(qū)域經(jīng)理，時(shí)限：1個(gè)工作日）→多級(jí)審批（總經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理辦公會(huì)）→法務(wù)部終審（責(zé)任主體：合同管理員，時(shí)限：1個(gè)工作日）→簽訂與歸檔（責(zé)任主體：銷售部+法務(wù)部，時(shí)限：1個(gè)工作日）。

4.2子流程說明

4.2.1跨境合同預(yù)審流程：

-銷售部提交《跨境合同預(yù)審申請(qǐng)》（責(zé)任主體：區(qū)域經(jīng)理，時(shí)限：3個(gè)工作日）→外部律師出具意見（責(zé)任主體：本地律師，時(shí)限：5個(gè)工作日）→內(nèi)控部復(fù)核（責(zé)任主體：內(nèi)控專員，時(shí)限：2個(gè)工作日）。

4.2.2履約變更流程：

-履約變更需簽訂補(bǔ)充協(xié)議（責(zé)任主體：銷售部，時(shí)限：7個(gè)工作日）→法務(wù)部審核（責(zé)任主體：合規(guī)顧問，時(shí)限：3個(gè)工作日）。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

-評(píng)審環(huán)節(jié)：法務(wù)部需核查質(zhì)量條款完整性（核查標(biāo)準(zhǔn)：參照《質(zhì)量管理體系要求》）。

-審批環(huán)節(jié)：金額超過200萬元的合同需總經(jīng)理辦公會(huì)審議（責(zé)任主體：總經(jīng)理辦秘書）。

-歸檔環(huán)節(jié)：電子合同需符合《電子簽名法》第4條要求（責(zé)任主體：檔案管理員）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年第四季度由內(nèi)控部組織流程復(fù)盤，通過“流程挖掘工具+業(yè)務(wù)訪談”識(shí)別瓶頸，優(yōu)化后提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按金額/業(yè)務(wù)類型/崗位層級(jí)分配權(quán)限：

-金額≤50萬元：銷售部經(jīng)理審批（操作權(quán)限+審批權(quán)限）。

-50萬元＜金額≤200萬元：法務(wù)部+銷售部雙簽（審批權(quán)限）。

-200萬元＜金額≤500萬元：總經(jīng)理審批（審批權(quán)限）。

-金額＞500萬元/涉外：總經(jīng)理辦公會(huì)審議（審批權(quán)限）。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

審批路徑按金額分級(jí)：

-50萬元以下：銷售部經(jīng)理直接審批。

-50-200萬元：銷售部經(jīng)理→法務(wù)部專員。

-200-500萬元：銷售部經(jīng)理→法務(wù)部主管→總經(jīng)理。

-超過500萬元：銷售部經(jīng)理→法務(wù)部總監(jiān)→總經(jīng)理辦公會(huì)。

禁止越權(quán)審批，審批記錄需在ERP系統(tǒng)留痕。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需填寫《授權(quán)委托書》（責(zé)任主體：授權(quán)人，審批人：部門負(fù)責(zé)人），授權(quán)期限不超過1年。臨時(shí)代理需提供授權(quán)書，授權(quán)期限不超過15個(gè)工作日。

5.4異常審批流程

緊急合同需加急通道，但金額超過100萬元的需附《風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》（責(zé)任主體：內(nèi)控部，時(shí)限：1個(gè)工作日）。補(bǔ)批合同需說明原因，審批層級(jí)提升一級(jí)。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范：

-合同條款必須與報(bào)價(jià)單一致（責(zé)任主體：銷售代表）。

-電子合同需符合《電子簽名法》第4條（責(zé)任主體：法務(wù)部）。

6.1.2痕跡留存：

-紙質(zhì)合同歸檔于檔案室，電子合同存檔于OA系統(tǒng)。

-審批記錄需完整，對(duì)應(yīng)內(nèi)控環(huán)節(jié)（交易記錄控制）。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

建立“三位一體”監(jiān)督：

-日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查合同模板使用情況（檢查標(biāo)準(zhǔn)：覆蓋率≥90%）。

-專項(xiàng)監(jiān)督：審計(jì)部每季度抽取履約異常合同（抽樣比例：異常合同30%）。

-突擊檢查：內(nèi)控部每月5日前檢查合同歸檔完整性。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查方式：

-文檔檢查：核查合同編號(hào)連續(xù)性（責(zé)任主體：檔案管理員）。

-現(xiàn)場(chǎng)核查：審計(jì)部需驗(yàn)證合同簽訂真實(shí)性（責(zé)任主體：審計(jì)專員）。

6.3.2審計(jì)頻次：

-專項(xiàng)審計(jì)每年至少1次（責(zé)任主體：審計(jì)部）。

-日常檢查每月不少于1次（責(zé)任主體：內(nèi)控部）。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

銷售部每月5日前提交《合同管理月報(bào)》，含：

-合同簽訂數(shù)量與金額（按區(qū)域、客戶類型統(tǒng)計(jì)）。

-違約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警（責(zé)任主體：法務(wù)部）。

-制度執(zhí)行問題（責(zé)任主體：內(nèi)控部）。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1銷售部KPI：

-合同簽訂及時(shí)率（權(quán)重20%）。

-履約問題發(fā)生率（權(quán)重30%，負(fù)向指標(biāo)）。

7.1.2法務(wù)部KPI：

-合同合規(guī)差錯(cuò)率（權(quán)重40%）。

7.2評(píng)估周期與方法

考核周期：季度考核+年度總評(píng)。方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（ERP系統(tǒng)導(dǎo)出）+現(xiàn)場(chǎng)訪談（內(nèi)控部主導(dǎo)）。

7.3問題整改機(jī)制

建立“五步閉環(huán)”：

-發(fā)現(xiàn)問題：內(nèi)控部每月15日前提交《問題清單》（責(zé)任主體：內(nèi)控專員）。

-立項(xiàng)整改：業(yè)務(wù)部門提交《整改計(jì)劃》（時(shí)限≤7個(gè)工作日）。

-整改實(shí)施：責(zé)任部門按計(jì)劃執(zhí)行（時(shí)限≤30個(gè)工作日）。

-復(fù)核驗(yàn)收：內(nèi)控部現(xiàn)場(chǎng)核查（責(zé)任主體：內(nèi)控主管）。

-銷號(hào)歸檔：?jiǎn)栴}銷號(hào)需總經(jīng)理審批。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于“PDCA循環(huán)”：

-Plan：業(yè)務(wù)部門提交優(yōu)化建議（每年6月30日前）。

-Do：內(nèi)控部評(píng)估（時(shí)限≤15個(gè)工作日）。

-Check：總經(jīng)理辦公會(huì)審議（時(shí)限≤10個(gè)工作日）。

-Act：發(fā)布修訂版并培訓(xùn)。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形：

-提前完成高價(jià)值合同簽訂（獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)：金額×0.1%）。

-合同履約率連續(xù)季度≥99%（精神獎(jiǎng)勵(lì)+年度評(píng)優(yōu)）。

8.1.2程序：申報(bào)→部門審核→法務(wù)部復(fù)核→總經(jīng)理審批。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：合同條款遺漏（處罰：通報(bào)批評(píng)）。

8.2.2較重違規(guī)：未使用標(biāo)準(zhǔn)模板（處罰：部門通報(bào)+培訓(xùn)）。

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)：簽訂無效合同（處罰：降級(jí)或解雇）。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

處罰分三級(jí)：

-一般違規(guī)：書面警告（責(zé)任主體：法務(wù)部）。

-較重違規(guī)：罰款1000-5000元（責(zé)任主體：人力資源部）。

-嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動(dòng)合同（責(zé)任主體：總經(jīng)理）。

8.4申訴與復(fù)議

員工收到處罰決定3個(gè)工作日內(nèi)可向人力資源部申訴，人力資源部5個(gè)工作日內(nèi)組織復(fù)議，復(fù)議結(jié)果書面通知。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

制定《重大合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案》：

-組織機(jī)構(gòu)：成立合同危機(jī)小組（組長：總經(jīng)理，成員：銷售總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)）。

-響應(yīng)流程：?jiǎn)栴}上報(bào)→風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估→啟動(dòng)預(yù)案。

-資源保障：設(shè)立應(yīng)急法律費(fèi)專項(xiàng)賬戶（額度：合同金額的5%）。

9.2例外情況處理

例外場(chǎng)景包括：

-不可抗力（需提供證明材料，審批人：法務(wù)總監(jiān)）。

-緊急訂單（金額＜5萬元，審批人：銷售部經(jīng)理）。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

跨境糾紛需遵循“屬地優(yōu)先”原則：

-溝通口徑：由駐外代表配合本地律師制定方案。

-善后措施：每月10日前提交《危機(jī)處理報(bào)告》（責(zé)任主體：法務(wù)部）。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)。

10.2相關(guān)制度索引

-《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法》（文號(hào)：FZ-FY-003）第5.2條

-《合規(guī)經(jīng)營管理辦法》（文號(hào)：FZ-CO-005）第3.3條

條款對(duì)應(yīng)關(guān)系：本制度3.2.2與《合規(guī)經(jīng)營管理辦法》3.3條銜接。

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議