PAGE應付財務制度一、總則（一）目的本財務制度旨在規(guī)范公司在應付賬款管理方面的各項操作，確保公司財務活動的合法、合規(guī)、有序進行，保障公司資金安全，維護公司良好的商業(yè)信譽，提高財務管理效率，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在涉及應付賬款業(yè)務時的操作與管理，包括但不限于采購部門、銷售部門、倉庫管理部門、財務部門等與應付賬款相關的業(yè)務流程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、會計準則以及相關行業(yè)規(guī)范，確保應付賬款管理活動在法律框架內進行。2.準確性原則：各項應付賬款數(shù)據(jù)記錄準確、完整，賬實相符，保證財務信息的真實性和可靠性。3.及時性原則：及時處理應付賬款業(yè)務，按時支付款項，避免逾期付款產生的不良影響，維護公司良好信用。4.內部控制原則：建立健全內部控制機制，明確各部門職責權限，加強對應付賬款業(yè)務的全過程監(jiān)督與管理，防范財務風險。二、應付賬款的確認與計量（一）采購業(yè)務應付賬款的確認1.采購部門在簽訂采購合同后，應及時將合同副本提交給財務部門。財務部門依據(jù)采購合同條款，對應付賬款進行初步確認。2.當所采購的貨物驗收入庫或服務已經提供且符合合同約定時，倉庫管理部門應出具驗收報告，采購部門應將驗收報告及相關發(fā)票提交給財務部門。財務部門根據(jù)驗收報告、發(fā)票等憑證，對應付賬款進行最終確認，并按照合同約定的金額和付款期限進行準確計量。3.對于存在質量爭議或其他特殊情況的采購業(yè)務，財務部門應在與相關部門溝通協(xié)調后，根據(jù)實際情況合理確認應付賬款金額，并做好相應記錄。（二）銷售業(yè)務相關應付賬款的確認1.銷售部門在銷售商品或提供服務過程中，涉及到需要向客戶支付返利、折扣、退款等情況時，應及時與財務部門溝通，并提供相關依據(jù)。2.財務部門根據(jù)銷售部門提供的資料，按照相關規(guī)定和合同約定，對應付客戶的款項進行確認和計量。如銷售返利應根據(jù)銷售業(yè)績和返利政策準確計算金額；銷售折扣應在符合條件時及時確認并沖減應收賬款，同時確認相應的應付賬款調整金額；對于客戶退款，應在核實情況后及時確認應付退款金額。（三）其他應付賬款的確認1.公司因接受勞務、租賃資產、取得借款等其他經濟業(yè)務產生的應付賬款，相關業(yè)務部門應在業(yè)務發(fā)生時及時向財務部門提供業(yè)務資料。2.財務部門依據(jù)業(yè)務資料和相關合同協(xié)議，按照規(guī)定的會計核算方法對應付賬款進行確認和計量。例如，對于勞務費用，應根據(jù)勞務合同約定的計價方式和實際完成的工作量計算應付金額；對于租賃費用，應按照租賃合同規(guī)定的租金支付周期和金額進行確認；對于借款利息等，應根據(jù)借款合同約定的利率和計息方式準確計算應付利息金額并確認為應付賬款。三、應付賬款的審批流程（一）采購業(yè)務應付賬款審批1.采購部門經辦人員在收到供應商發(fā)票、驗收報告等相關憑證后，填寫付款申請單，詳細注明采購業(yè)務信息、應付賬款金額、付款期限等內容。2.付款申請單依次提交采購部門負責人、財務部門負責人進行審核。采購部門負責人主要審核采購業(yè)務的真實性、合理性，包括采購合同執(zhí)行情況、貨物驗收情況等；財務部門負責人重點審核付款金額的準確性、付款時間的合規(guī)性以及相關憑證的完整性。3.經采購部門負責人和財務部門負責人審核通過后，付款申請單提交至公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司整體資金狀況、業(yè)務需求等因素，對付款申請進行最終審批。4.對于金額較大或存在特殊情況的采購業(yè)務應付賬款，可能還需提交公司總經理或董事會審批。（二）銷售業(yè)務相關應付賬款審批1.銷售部門經辦人員在處理銷售業(yè)務涉及的應付客戶款項時，如銷售返利、折扣、退款等，填寫相應的付款申請單，說明業(yè)務情況、應付金額及計算依據(jù)等。2.付款申請單先由銷售部門負責人審核，重點審核業(yè)務的真實性、合規(guī)性以及與銷售政策的一致性。3.然后提交財務部門負責人審核，財務部門負責人主要審核應付金額的準確性、相關財務處理的合規(guī)性以及對公司財務狀況的影響。4.最后由公司分管領導審批，確保付款符合公司整體利益和財務安排。（三）其他應付賬款審批1.因其他經濟業(yè)務產生應付賬款時，相關業(yè)務部門經辦人員填寫付款申請單，詳細說明業(yè)務內容、應付賬款金額、付款依據(jù)等。2.付款申請單按照業(yè)務流程依次經過業(yè)務部門負責人、財務部門負責人審核。業(yè)務部門負責人審核業(yè)務的真實性和必要性；財務部門負責人審核付款金額和時間的合理性以及相關憑證的合規(guī)性。3.根據(jù)應付賬款金額大小和重要性，可能提交公司分管領導或總經理審批。四、應付賬款的支付管理（一）支付計劃制定1.財務部門應根據(jù)應付賬款的到期情況、公司資金狀況等因素，每月末制定下月應付賬款支付計劃。支付計劃應明確各項應付賬款的支付時間、金額，并確保公司資金能夠合理安排，滿足支付需求。2.在制定支付計劃時，財務部門應與采購部門、銷售部門等相關部門溝通協(xié)調，了解業(yè)務進展和資金需求情況，避免因資金安排不當導致逾期付款或資金閑置。（二）支付方式選擇1.公司應根據(jù)與供應商的合同約定、資金流動性以及支付安全性等因素，合理選擇應付賬款的支付方式。常見的支付方式包括銀行轉賬、支票、商業(yè)匯票等。2.對于金額較大、信用狀況良好的供應商，可優(yōu)先考慮銀行轉賬方式，確保資金支付的及時性和準確性；對于一些小額、臨時性的應付賬款，可根據(jù)實際情況選擇支票或商業(yè)匯票等支付方式。3.在選擇支付方式時，應充分考慮支付成本、資金到賬時間以及可能存在的風險等因素，確保支付方式符合公司利益最大化原則。（三）支付操作流程1.財務部門根據(jù)審批通過的付款申請單和支付計劃，安排資金進行支付操作。對于銀行轉賬支付，應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，并確保轉賬金額與付款申請單一致。2.在支付支票時，應嚴格按照支票管理規(guī)定填寫支票內容，確保支票的真實性和有效性。支票簽發(fā)后，應及時登記支票使用情況，并跟蹤支票的兌付情況。3.對于商業(yè)匯票支付，應按照商業(yè)匯票的相關規(guī)定進行出票、背書、承兌等操作，確保票據(jù)的流轉合規(guī)、安全。財務部門應建立商業(yè)匯票臺賬，詳細記錄匯票的出票日期、到期日、金額、收款人等信息，及時跟蹤匯票的到期兌付情況。4.在支付完成后，財務部門應及時更新應付賬款明細賬，確保賬實相符，并將支付憑證妥善保管，作為財務核算和審計的依據(jù)。五、應付賬款的賬齡分析與監(jiān)控（一）賬齡分析1.財務部門每月末對應付賬款進行賬齡分析，按照應付賬款的入賬時間，將其劃分為不同的賬齡區(qū)間，如1個月以內、13個月、36個月、6個月以上等。2.通過賬齡分析，了解應付賬款的分布情況，掌握公司應付賬款的逾期狀況，為公司資金管理和供應商管理提供數(shù)據(jù)支持。3.賬齡分析結果應形成詳細的報告，包括各賬齡區(qū)間的應付賬款金額、占比、變動趨勢等信息，并提交給公司管理層和相關部門負責人。（二）監(jiān)控措施1.建立應付賬款監(jiān)控預警機制，設定不同賬齡區(qū)間的預警指標。例如，對于逾期13個月的應付賬款，財務部門應及時向采購部門和相關領導發(fā)出預警通知，提醒關注逾期情況并采取措施解決。2.采購部門應針對預警的應付賬款，及時與供應商溝通協(xié)調，了解原因，協(xié)商解決方案。如因質量問題導致的逾期付款，應督促供應商解決質量問題后再行付款；因資金周轉困難導致的逾期付款，應與供應商協(xié)商延期付款或調整付款方式等。3.財務部門應持續(xù)跟蹤應付賬款的賬齡變化情況，對于逾期時間較長的應付賬款，應加強監(jiān)控力度，分析可能存在的風險，并及時向公司管理層匯報，以便采取相應的風險應對措施。4.定期對應付賬款監(jiān)控情況進行總結分析，評估監(jiān)控措施的有效性，不斷完善應付賬款監(jiān)控體系，提高公司應付賬款管理水平。六、應付賬款的核對與清理（一）定期核對1.財務部門應定期與供應商進行應付賬款的核對工作，原則上每季度至少進行一次全面核對。核對內容包括應付賬款余額、交易明細、付款記錄等。2.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，應及時與供應商溝通，查找原因并進行調整。對于因記賬錯誤、未達賬項等原因導致的差異，應及時進行賬務處理，確保雙方賬目一致。3.核對完成后，應形成應付賬款核對報告，記錄核對情況、差異原因及處理結果，并由財務部門和供應商雙方簽字確認。（二）清理工作1.每年年末，公司應對應付賬款進行全面清理。財務部門會同采購部門等相關部門，對長期掛賬的應付賬款進行逐一排查，分析原因，確定是否需要繼續(xù)支付。2.對于因供應商注銷、破產等原因無法支付的應付賬款，應按照相關法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定，進行賬務處理，如確認為營業(yè)外收入等。3.對于因合同糾紛、質量問題等暫時無法支付的應付賬款，應積極與供應商協(xié)商解決，待問題解決后及時支付款項。4.在應付賬款清理過程中，應做好相關記錄，形成清理報告，詳細說明清理情況、處理結果及對公司財務狀況的影響，并提交公司管理層審核。七、與供應商的溝通與合作（一）日常溝通1.采購部門應與供應商保持密切的日常溝通，及時了解供應商的生產、供貨情況，確保采購業(yè)務的順利進行。對于可能影響應付賬款支付的事項，如供應商交貨延遲、質量問題等，應及時與供應商協(xié)商解決，并及時反饋給財務部門。2.財務部門在處理應付賬款業(yè)務過程中，如遇疑問或需要與供應商溝通付款事宜時，應與采購部門協(xié)同合作，共同與供應商進行溝通。溝通方式可包括電話、郵件、面談等，確保信息傳遞準確、及時。（二）合作關系維護1.公司應重視與供應商的合作關系維護，通過按時支付款項、合理協(xié)商價格和條款等方式，增強供應商對公司的信任度和忠誠度。2.定期對供應商進行評價，評價內容包括供貨質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等方面。根據(jù)評價結果，調整與供應商的合作策略，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可考慮給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于存在問題的供應商，應及時溝通改進，如問題嚴重可考慮更換供應商。3.在與供應商合作過程中，如發(fā)生糾紛或爭議，應秉持公平、公正、合法的原則，通過友好協(xié)商或法律途徑解決，避免影響公司正常的采購業(yè)務和應付賬款管理。八、附則（一）解釋權本財務制度由公司財務部門負責解