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文檔簡介
1、2020/6/16,1,歡迎參加寧波中華,EXCEL培訓(xùn),主講:楊長生,第1章中文電子表格Excel2003的功能和使用,1.1熟悉Excel20031.2編輯工作表1.3格式化工作表1.4公式與函數(shù)1.5Excel高級操作1.6圖表和圖形,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),本章學(xué)習(xí)目標(biāo)l啟動(dòng)和退出Excel、Excel的基本界面組成、工具欄操作l輸入數(shù)據(jù)、工作簿操作、工作表操作l編輯數(shù)據(jù)的操作、單元格范圍的命名、復(fù)制、移動(dòng)和刪除數(shù)據(jù)l改變數(shù)字、文本、單元格、自動(dòng)套用、復(fù)制、條件格式化、改變行寬和列高l公式計(jì)算、函數(shù)計(jì)算l頁面設(shè)置、打印設(shè)置、打印預(yù)覽、打印工作薄l數(shù)據(jù)排序與篩選、創(chuàng)建圖表,1.1熟悉Excel20
2、03,1.1.1Excel2003的啟動(dòng)與退出1.1.2Excel2003的用戶界面與操作,返回目錄,1.1.1Excel2003的啟動(dòng)與退出,1Excel2003的啟動(dòng),(1)在“開始”中選擇“程序MicrosoftExcel”。(2)在“開始”菜單中選擇“程序Windows資源管理器”。(3)在桌面上雙擊Excel2003中文版的快捷圖標(biāo)。(4)在“啟動(dòng)”文件夾中添加Excel2003中文版的快捷方式。Excel2003中文版啟動(dòng)后,屏幕顯示Excel2003應(yīng)用程序窗口,如圖6-1所示。,2退出Excel2003,(1)在Excel2003菜單欄上選擇“文件退出”選項(xiàng)。(2)在Excel
3、2003窗口左上角雙擊窗口控制菜單按鈕。(3)在Excel2003窗口左上角單擊窗口控制菜單按鈕,在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)。(4)按Alt+F4鍵,或單擊Excel2003中文版窗口右上角的關(guān)閉按鈕。,圖6-1Excel2003應(yīng)用程序窗口,返回本節(jié),1.1.2Excel2003的用戶界面與操作,1工作簿、工作表和單元格,(1)工作簿。(2)工作表。(3)單元格。(4)活動(dòng)單元格。,2Excel2003的用戶界面,(1)工作區(qū)窗口(2)工作簿窗口(3)標(biāo)題欄(見圖6-1)(4)菜單欄(5)工具欄(如圖6-2、6-3所示)(6)編輯欄(如圖6-4所示)(7)狀態(tài)欄(8)工作表標(biāo)簽(見圖
4、6-1)(9)工作表拆分框,圖6-2“常用”工具欄按鈕功能說明,圖6-3“格式”工具欄按鈕功能說明,圖6-4編輯欄,3菜單欄和工具欄的操作,(1)菜單欄的操作。(2)工具欄的操作。(3)移動(dòng)菜單或工具欄(如圖6-6、6-7所示)。,圖6-5“自定義”對話框,圖6-6工具欄的移動(dòng)柄,圖6-7工具欄的移動(dòng)柄,返回本節(jié),1.2編輯工作表,1.2.1編輯單元格數(shù)據(jù)1.2.2復(fù)制和移動(dòng)單元格的內(nèi)容1.2.3填充單元格區(qū)域1.2.4刪除與清除1.2.5查找與替換1.2.6插入1.2.7單元格區(qū)域命名1.2.8其他編輯操作1.2.9工作表的操作1.2.10頁面設(shè)置1.2.11打印工作表,返回目錄,1.2.1
5、編輯單元格數(shù)據(jù),1在編輯欄中編輯單元格的內(nèi)容2在單元格內(nèi)編輯3替換單元格的內(nèi)容,返回本節(jié),1.2.2復(fù)制和移動(dòng)單元格的內(nèi)容,(如圖6-8、6-9、6-10所示)。1單個(gè)單元格內(nèi)容復(fù)制2用剪貼板復(fù)制和移動(dòng)單元格內(nèi)容3用拖動(dòng)鼠標(biāo)的方法復(fù)制和移動(dòng)單元格的內(nèi)容,圖6-8“剪貼板”工具欄,圖6-9“選擇性粘貼”對話框,演示各選項(xiàng)的妙用!,圖6-10“選擇性粘貼”對話框,返回本節(jié),1.2.3填充單元格區(qū)域,1填充數(shù)據(jù)2填充公式3在當(dāng)前工作表中自動(dòng)填充4自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)序列(如圖6-11所示)。5自定義序列(見圖6-12),圖6-11“序列”對話框,圖6-12建立自定義序列,返回本節(jié),1.2.4刪除與清除,1清
6、除單元格中的信息選定單元格區(qū)域,在菜單欄上選擇“編輯清除”選項(xiàng),彈出“清除”子菜單。2刪除單元格中的信息(1)刪除整行或整列。(2)刪除單元格或單元格區(qū)域。,返回本節(jié),1.2.5查找與替換,1查找如圖6-13所示可通過對話框上的選項(xiàng)確定查找范圍及查找內(nèi)容。,圖6-13“查找”對話框,2替換,圖6-14“替換”對話框,搜索和替換的字符可以包括文字、數(shù)字、公式或公式的部分。在菜單欄上選擇“編輯選項(xiàng)”或按Ctrl+H鍵,彈出“替換”對話框,如圖6-14所示。,返回本節(jié),1.2.6插入,1插入單元格2插入行列,返回本節(jié),1.2.7單元格區(qū)域命名,1定義名稱(如圖6-15所示)2粘貼名稱3指定名稱4應(yīng)用
7、名稱5標(biāo)志區(qū)域(如圖6-16所示),圖6-15“定義名稱”對話框,圖6-16“標(biāo)志區(qū)域”對話框,返回本節(jié),1.2.8其他編輯操作,1單元格的批注2用“對象”命令訪問其他應(yīng)用程序3插入圖片,返回本節(jié),1.2.9工作表的操作,1工作表的選擇與翻動(dòng),同時(shí)選擇一組工作表的方法如下:(1)選擇相鄰的一組工作表(2)選擇不相鄰的一組工作表(3)選擇全部工作表(4)可以用以下任意一種方法取消工作表組的設(shè)置,2移動(dòng)或復(fù)制工作表,(1)用鼠標(biāo)直接移動(dòng)或復(fù)制工作表。(2)用菜單命令移動(dòng)或復(fù)制工作表。1)“工作簿”2)“下列選定工作表之前”3)“建立副本”,3刪除工作表4插入工作表5隱藏和取消隱藏工作表6設(shè)定工作簿
8、中的工作表數(shù),7窗口的拆分與凍結(jié),(1)拆分窗口。1)用菜單命令拆分窗口2)用鼠標(biāo)進(jìn)行拆分3)撤消拆分窗口(2)凍結(jié)拆分窗口。(3)放大或縮小窗口。,返回本節(jié),1.2.10頁面設(shè)置,圖6-17“頁面設(shè)置”對話框,在菜單欄上選擇“文件頁面設(shè)置”選項(xiàng)、彈出“頁面設(shè)置”對話框,如圖6-17所示。,1設(shè)置頁面2設(shè)置頁邊距(如圖6-18所示)3設(shè)置頁眉和頁腳4設(shè)置工作表的選項(xiàng)5插入分頁符(1)插入分頁符。(2)刪除分頁符。,圖6-18“頁邊距”選項(xiàng)卡,圖6-19“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡,返回本節(jié),1.2.11打印工作表,1打印預(yù)覽在菜單欄上選擇“文件打印預(yù)覽”選項(xiàng),在預(yù)覽窗口頂部單擊“關(guān)閉”按鈕,可返回工作
9、表。2設(shè)置打印機(jī)和打印在菜單欄上選擇“文件打印”選項(xiàng),彈出“打印”對話框。單擊“確定”按鈕開始打印。,返回本節(jié),1.3格式化工作表,1.3.1列寬和行高的調(diào)整1.3.2設(shè)置單元格的字體1.3.3單元格內(nèi)容的對齊1.3.4表格線與邊框線1.3.5設(shè)置單元格的顏色和圖案1.3.6設(shè)置單元格的數(shù)字格式1.3.7使用條件格式1.3.8使用格式刷1.3.9保護(hù)單元格或單元格區(qū)域1.3.10自動(dòng)套用格式1.3.11使用樣式1.3.12設(shè)置工作表背景圖案,返回目錄,1.3.1列寬和行高的調(diào)整,1設(shè)置工作表的列寬,(1)在菜單欄上選擇“格式列列寬”選項(xiàng),單擊“確定”按鈕。(2)在菜單欄上選擇“格式列最適合的列
10、寬”選項(xiàng),單擊“確定”按鈕。(3)將鼠標(biāo)移到所選列標(biāo)的右邊框,拖動(dòng)該邊框。,2設(shè)置工作表行高,(1)在菜單欄上選擇“格式行行高”選項(xiàng),單擊“確定”按鈕。(2)在菜單欄上選擇“格式行最適合的行高”選項(xiàng),單擊“確定”按鈕。(3)將鼠標(biāo)移到所選行標(biāo)的下邊框,該行的高度自動(dòng)設(shè)置為最高項(xiàng)的高度。,返回本節(jié),1.3.2設(shè)置單元格的字體,1用菜單命令設(shè)置字體方法為:選定單元格區(qū)域;在菜單欄上選擇“格式單元格”選項(xiàng),完成設(shè)置后,可在“預(yù)覽”框預(yù)覽當(dāng)前選定的字體及其格式式樣。2用工具欄上的按鈕設(shè)置字體格式工具欄上有字體、字號等按鈕,可對選定的單元格區(qū)域設(shè)置字體。,返回本節(jié),1.3.3單元格內(nèi)容的對齊,1用菜單命
11、令設(shè)置對齊方式(1)“水平對齊”框(2)“垂直對齊”框(3)“文本控制”框(4)“方向”框2用“格式”工具欄設(shè)置對齊方式“格式”工具欄上有四個(gè)常用的單元格對齊方式按鈕:左對齊、居中、右對齊、合并及居中。,返回本節(jié),1.3.4表格線與邊框線,1在單元格區(qū)域周圍加邊框2刪除邊框3取消網(wǎng)格線,返回本節(jié),1.3.5設(shè)置單元格的顏色和圖案,選定單元格區(qū)域;在菜單欄上選“格式單元格”選項(xiàng),彈出“單元格格式”對話框;在“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋顏色和圖案,在“示例”顯示框中預(yù)覽設(shè)置的效果;單擊“確定”按鈕。,返回本節(jié),1.3.6設(shè)置單元格的數(shù)字格式,1數(shù)字格式概述,Excel提供的數(shù)字格式有:常規(guī)、數(shù)值、貨幣
12、、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、自定義等。默認(rèn)的數(shù)字格式是“常規(guī)”格式。輸入時(shí),系統(tǒng)根據(jù)單元格中輸入的數(shù)值進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷交?2設(shè)置單元格數(shù)字格式,(1)用菜單設(shè)置單元格的數(shù)字格式(如圖6-20所示);(2)用工具欄設(shè)置單元格的數(shù)字格式。,圖6-20“單元格格式”對話框,3創(chuàng)建自定義格式,在“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡中,在“分類”列表中選擇“自定義”選項(xiàng),在“類型”列表中選擇一個(gè)最接近需要的自定義格式并進(jìn)行修改;單擊“確定”按鈕或按回車鍵,保存新的數(shù)字格式。,返回本節(jié),1.3.7使用條件格式,1設(shè)置條件格式(如圖6-21所示)2刪除條件3更改條件格式,圖6-21
13、“條件格式”對話框,圖6-22在“條件格式”對話框中設(shè)置條件,圖6-23設(shè)置條件格式示例,返回本節(jié),1.3.8使用格式刷,選定要復(fù)制的單元格區(qū)域;在“常用”工具欄上單擊“格式刷”按鈕,單元格區(qū)域的選中標(biāo)記由黑實(shí)線框變?yōu)闈L動(dòng)的短虛線框;單擊鼠標(biāo)左鍵,則該單元格區(qū)域設(shè)置為相同的格式,格式刷恢復(fù)原狀。,返回本節(jié),1.3.9保護(hù)單元格或單元格區(qū)域,(1)選定要鎖定、隱藏的單元格區(qū)域。(2)在菜單欄上選擇“格式單元格”選項(xiàng),彈出“單元格格式”對話框,在“保護(hù)”選項(xiàng)卡上選擇相應(yīng)的選項(xiàng)。(3)單擊“確定”。(4)在菜單欄上選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作表”選項(xiàng),彈出“保護(hù)工作表”對話框。(5)輸入保護(hù)口令并設(shè)置相應(yīng)
14、的選項(xiàng)。(6)單擊“確定”,并在“確認(rèn)口令”對話框中再次輸入口令。,返回本節(jié),1.3.10自動(dòng)套用格式,選定要套用自動(dòng)格式的單元格區(qū)域,在菜單欄上選擇“格式自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),彈出“自動(dòng)套用格式”對話框;在“格式”列表框中選擇一個(gè)格式。單擊“確定”。,返回本節(jié),1.3.11使用樣式,1使用內(nèi)部樣式(如圖6-24所示)。2創(chuàng)建樣式3修改樣式4刪除樣式5合并樣式,圖6-24“樣式”對話框,返回本節(jié),1.3.12設(shè)置工作表背景圖案,將要添加背景圖案的工作表設(shè)為當(dāng)前活動(dòng)工作表;在菜單欄上選擇“格式工作表背景”選項(xiàng),彈出“工作表背景”對話框,如圖6-25所示;選擇圖形文件(可在對話框右邊瀏覽),單擊“插
15、入”按鈕,將圖形填入工作表中。,圖6-25“工作表背景”對話框,返回本節(jié),1.4公式與函數(shù),1.4.1公式的使用1.4.2函數(shù)的使用,返回目錄,1.4.1公式的使用,1公式中的運(yùn)算符,(1)算術(shù)運(yùn)算符。(2)比較運(yùn)算符。(3)文本運(yùn)算符。(4)引用運(yùn)算符。引用運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并運(yùn)算,包括冒號(:)、逗號(,)和空格。其中:1)冒號(:)是區(qū)域運(yùn)算符。2)逗號(,)是聯(lián)合運(yùn)算符。3)空格是交叉運(yùn)算符。,2運(yùn)算符的運(yùn)算順序如圖6-26所示。,冒號(:)逗號(,)空格負(fù)號百分號冪乘除加減比較。括號可以改變運(yùn)算的先后順序。,3公式選項(xiàng)板的使用,單擊編輯欄中的“=”,即可顯示公式選項(xiàng)板。公式選項(xiàng)
16、板中顯示函數(shù)的名稱、參數(shù)和計(jì)算結(jié)果,以及整個(gè)公式的計(jì)算結(jié)果和該函數(shù)的簡單說明。,圖6-26使用公式選項(xiàng)板輸入數(shù)據(jù),4在公式中引用其他單元格,(1)引用的類型(圖6-27所示)。1)相對引用2)絕對引用3)混合引用(2)引用同一工作簿中其他工作表的單元格。(3)引用其他工作簿的單元格。(4)引用名稱。(5)循環(huán)引用。,5公式編輯,(1)修改公式。(2)移動(dòng)和復(fù)制公式。,6顯示公式7復(fù)雜公式的使用,(1)公式的數(shù)值轉(zhuǎn)換(表6-1)。(2)日期和時(shí)間的使用。(3)公式返回錯(cuò)誤值及其產(chǎn)生原因。,表6-1數(shù)值轉(zhuǎn)換示例,表6-2公式返回的錯(cuò)誤值及其產(chǎn)生的原因,8使用數(shù)組公式,(1)創(chuàng)建數(shù)組公式。1)如果希
17、望數(shù)組公式返回一個(gè)結(jié)果,則單擊輸入數(shù)組公式的單元格;如果希望數(shù)組公式返回多個(gè)結(jié)果,則選定輸入數(shù)組公式的單元格區(qū)域。2)輸入公式的內(nèi)容,按Ctrl+Shift+Enter鍵。(2)應(yīng)用公式(見圖6-28)1)選定要用公式計(jì)算結(jié)果的單元格區(qū)域E2:E7。2輸入公式=B2:B7+C2:C7+D2:D7,按Ctrl+Shift+Enter鍵結(jié)束輸入并返回計(jì)算結(jié)果,如圖6-28所示。,圖6-28公式應(yīng)用舉例,返回本節(jié),1.4.2函數(shù)的使用,1函數(shù)的語法,(1)公式必須以“=”開頭。(2)函數(shù)的參數(shù)用圓括號“()”括起來。(3)函數(shù)的參數(shù)多于一個(gè)時(shí),要用“,”號分隔。(4)參數(shù)的文本要用英文的雙引號括起來
18、。(5)參數(shù)可以是已定義的單元格名或區(qū)域名。(6)函數(shù)中使用數(shù)組參數(shù)可以由數(shù)值、文本和邏輯值組成。(7)可以混合使用區(qū)域名、單元格引用和數(shù)值作為函數(shù)的參數(shù)。,2函數(shù)的參數(shù)類型,(1)數(shù)字,如21、-7、37.25等。(2)文字,如“a”、“Word”、“Excel”等。若在文字中使用雙引號,則在每個(gè)雙引號處用兩個(gè)雙引號,如“TEXT”。(3)邏輯值,如TRUE、FALSE或者計(jì)算時(shí)產(chǎn)生邏輯值的語句(如A1035)。(4)錯(cuò)誤值,如#REF!。(5)引用,如D11、C5:C10。,3組合函數(shù)組合函數(shù)可以充分利用工作表中的數(shù)據(jù),還可以充分發(fā)揮Excel快速計(jì)算和重復(fù)計(jì)算公式的能力。函數(shù)被用作參數(shù)時(shí)
19、,不需要前置“=”號。4函數(shù)的輸入方法(1)用粘貼函數(shù)法輸入函數(shù)。(2)直接輸入函數(shù)。5使用“自動(dòng)求和”工具按鈕,圖6-29“粘貼函數(shù)”對話框,圖6-30函數(shù)參數(shù)輸入對話框,圖6-31“自動(dòng)求和”功能示例,返回本節(jié),1.5Excel高級操作,1.5.1數(shù)據(jù)庫的建立和編輯1.5.2數(shù)據(jù)庫的排序1.5.3數(shù)據(jù)篩選1.5.4分類匯總1.5.5數(shù)據(jù)庫函數(shù)的使用1.5.6數(shù)據(jù)透視表,返回目錄,1.5.1數(shù)據(jù)庫的建立和編輯,(1)數(shù)據(jù)由若干列組成,每一列有一個(gè)列標(biāo)題,相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫的字段名,如“學(xué)號”、“姓名”等。表中每一行構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的一個(gè)記錄,每個(gè)記錄存放一組相關(guān)的數(shù)據(jù)。(2)在工作表中,數(shù)據(jù)列表與其他數(shù)
20、據(jù)之間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行。數(shù)據(jù)列表中應(yīng)避免空白行和空白列,單元格不要以空格開頭。如圖6-32所示。,圖6-32學(xué)生成績單數(shù)據(jù)庫,圖6-33記錄單sheet1對話框,圖6-34設(shè)置條件對話框,返回本節(jié),1.5.2數(shù)據(jù)庫的排序,(圖6-35所示操作步驟如下):(1)選擇單元格G3,或選擇成績單數(shù)據(jù)庫中的任一單元格。(2)在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)排序”選項(xiàng),彈出“排序”對話框。(3)在“排序”對話框中指定排序的主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字、遞增或遞減排序選項(xiàng),單擊“遞減”按鈕。(4)選擇排序區(qū)域。(5)單擊“確認(rèn)”按鈕。,圖6-35“排序”對話框,返回本節(jié),1.5.3數(shù)據(jù)篩選,(圖6-36、6-3
21、7、6-38、6-39所示)1自動(dòng)篩選2高級篩選數(shù)據(jù)的抽取,圖6-36“自定義自動(dòng)篩選方式”對話框,圖6-37自動(dòng)篩選的結(jié)果,圖6-38“高級篩選”對話框,圖6-39篩選總分大于等于240的女學(xué)生記錄,返回本節(jié),1.5.4分類匯總,(1)選擇要進(jìn)行分類匯總的單元格區(qū)域。(2)在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)分類匯總”選項(xiàng),彈出“分類匯總”對話框如圖6-40所示。(3)在“分類匯總”對話框上進(jìn)行選擇。(4)單擊“確定”(如圖6-41所示)。,圖6-41分類匯總結(jié)果示意圖,圖6-40“分類匯總”對話框,返回本節(jié),1.5.5數(shù)據(jù)庫函數(shù)的使用,數(shù)據(jù)庫函數(shù)包括三個(gè)參數(shù):數(shù)據(jù)庫單元格區(qū)域,要處理的列或字段,條件區(qū)域。
22、在條件區(qū)可以指定要處理數(shù)據(jù)的條件范圍。,返回本節(jié),1.5.6數(shù)據(jù)透視表,(1)創(chuàng)建匯總表格。(2)重新組織表格。(3)篩選數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)和創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)組。(4)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表圖表。,1建立數(shù)據(jù)透視表(如圖6-42-47所示),(1)在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告”選項(xiàng),彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒?。?)指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型和需創(chuàng)建的報(bào)表類型,單擊“下一步”。(3)選擇要建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域,單擊“下一步”按鈕。(4)單擊“新建工作表”單選項(xiàng),再單擊“完成”。(5)根據(jù)需要用鼠標(biāo)分別將“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的字段按鈕拖放到透視表的相應(yīng)位置。,圖6-42
23、數(shù)據(jù)透視表示例,圖6-43“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之1”對話框,圖6-44“數(shù)據(jù)透視表和透視圖向?qū)?步驟之2”對話框,圖6-45“數(shù)據(jù)透視表和透視圖向?qū)?步驟之3”對話框,圖6-46“數(shù)據(jù)透視表”工具欄,圖6-47新建立的數(shù)據(jù)透視表,圖6-48“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)О媸健睂υ捒?圖6-49“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框,2編輯數(shù)據(jù)透視表,(1)更改數(shù)據(jù)透視表的布局。1)行、列字段互換2)在字段內(nèi)移動(dòng)數(shù)據(jù)3)隱藏和顯示數(shù)據(jù)4)添加字段5)刪除字段6)設(shè)置數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng),圖6-51“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對話框,(2)更新數(shù)據(jù)。在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)更新數(shù)據(jù)”選項(xiàng);在數(shù)據(jù)區(qū)域的快捷菜單中選擇“更新數(shù)據(jù)”選項(xiàng);在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上單擊“更新數(shù)據(jù)”按鈕,在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上單擊“數(shù)據(jù)透視表”按鈕,在彈出的菜單中選擇“更新數(shù)據(jù)”選項(xiàng)。,3數(shù)據(jù)透視圖(如圖6-52所示),(1)在菜單欄上選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告”選項(xiàng)。
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