1、.銀河電氣公司訪問接收信息政策劃槳書物流服務(wù)第一組2010年6月23日目錄|contents一、準(zhǔn)備接待.3二、接待日程和人員.5三、接待后期工作.14四、費(fèi)用預(yù)算.14銀河家電將于2013年8月6日上午率領(lǐng)王剛總經(jīng)理的下一行7人對我們公司進(jìn)行為期3天的訪問。主要是為了加強(qiáng)更多的理解。為了促進(jìn)銀河家電公司和我們公司的進(jìn)一步合作，樹立良好的公司形象，促進(jìn)我們公司的好、快發(fā)展，公司各部門員工要重視這次接待工作，做好萬全的準(zhǔn)備。為此，此次商務(wù)接待節(jié)目特別精心安排和準(zhǔn)備。一、準(zhǔn)備招待會(a)收到信息：1.接收對象：銀河電氣公司總經(jīng)理一行7人收到時(shí)間：2013年8月6日-8月8日接待地點(diǎn)：接送地點(diǎn)-揚(yáng)州

2、臺州機(jī)場；送貨地點(diǎn)-南京路口機(jī)場；宿舍酒店-硬化酒店參觀地點(diǎn)：(1)公司總部；(2)公司工廠接待規(guī)格：對等接待接待原則：溫暖友好；細(xì)心周到。禮節(jié)適當(dāng)6.接收組：接收部承擔(dān)總責(zé)任，辦公室和關(guān)部、后勤部聯(lián)合工作(人員詳細(xì)分配見附表1)(b)收到前的安排：1.信息收集。A galaxy電子公司的基本信息、未來發(fā)展趨勢以及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人對此次合作的意向；B galaxy electric company的訪客基本情況(有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱schedule 2)；c過去的訪問；d到達(dá)時(shí)間和車輛；e訪問期間的天氣狀況；(負(fù)責(zé)部門：接待部門)2.是否需要預(yù)訂機(jī)票，如果需要，根據(jù)要求的時(shí)間和地點(diǎn)詢問意見。(負(fù)

3、責(zé)部門：辦公室)3.住宿準(zhǔn)備。提前預(yù)訂房間。(負(fù)責(zé)部門：接待部門)4.歡迎車輛調(diào)配。7輛商務(wù)車輛，1輛商務(wù)轎車，同時(shí)確保車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛根據(jù)主要接收人的調(diào)整安排，統(tǒng)一的日程；(負(fù)責(zé)部門：辦公室)5.公司歡迎。在觀察員到達(dá)前5-10分鐘提醒有關(guān)人員做好歡迎工作。(負(fù)責(zé)部門：公共關(guān)系科)填寫會議通知和會議議程，并發(fā)送給與會者。(負(fù)責(zé)部門：辦公室)7.會場布置。準(zhǔn)備會議室花、水果、車、音頻設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)座位簽名、橫幅、制作歡迎卡、導(dǎo)游標(biāo)志、禮儀人員安排、拍照等；(負(fù)責(zé)部門：辦公室，出席部)8.準(zhǔn)備資料。歡迎詞、送別詞、公司宣傳資料、會議協(xié)商資料；(負(fù)責(zé)部門：辦公室)9.事先連接

4、好，訪問大運(yùn)河和薄薄的西湖。(負(fù)責(zé)部門：辦公室，接待處)日程表：1、接收日任務(wù)分配部門人事項(xiàng)領(lǐng)銜部李燕，提前預(yù)訂酒店，幫助來賓辦理酒店入住手續(xù)王元、吳華、許安、姬梅宴會(歡迎客人、決定菜單、環(huán)境檢查、整理費(fèi)用)李紅收集來賓信息，加快腳步，承諾人數(shù)官署孫小陽，鄭官公司迎接客人洋洋聯(lián)系工廠調(diào)整參觀辦公室張俊、郭黃、蔡京會議通知和會議議程、會議記錄摘要、會場布置、會議項(xiàng)目準(zhǔn)備、會議間服務(wù)孫舍照相照相機(jī)王松車輛調(diào)整安排羅子樺(秘書)接送、大廳集合、旅游景點(diǎn)(購票、導(dǎo)游聯(lián)系方式)后根部錢潔蓮，蔣亞雷貨物采購處理2、訪問員工詳細(xì)信息和準(zhǔn)備名字職位年齡城堡房間號碼喜歡禁忌王剛老板42男性1606不喜歡甜食劉

5、榮總經(jīng)理秘書29女人1610劉明源副總裁37男性1604書法居民韓營銷經(jīng)理35男性1516趙文濤研發(fā)經(jīng)理36男性1516李明營銷經(jīng)理助理32男性1518孫堅(jiān)研發(fā)經(jīng)理助理30男性1518二、接待日程和工作人員(a)日程表接待日程和工作人員日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)同行人員負(fù)責(zé)人8月6日8: 20接機(jī)楊泰機(jī)場徐副總裁，秘書接待部長103360 00-113360 20入住京華酒店113360 30-13:0吳燕京華酒店一樓牡丹館總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、秘書13: 00-14: 30午飯時(shí)間酒店房間14:40集合酒店大堂秘書15: 00-1733600參觀公司光明公司總部徐副部長、公共關(guān)系部職

6、員、秘書政府部長18:0-20:0晚餐京華酒店5樓的晚宴場總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、各部門經(jīng)理和優(yōu)秀代表接待部長203336920-21336930腳部治療揚(yáng)州六金發(fā)藝術(shù)西副部長、市場營銷經(jīng)理、研究和開發(fā)經(jīng)理8月7日8: 00大廳集合秘書8 333630-93336930品嘗揚(yáng)州特色早餐富春多薩徐副總裁，秘書接待部長93336950-12:0參觀工廠光明公司工廠經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、工廠經(jīng)理、政府部長12:0-13:0吳燕工廠接待大廳接待部長133336920-143336930午飯時(shí)間酒店房間14:40集合酒店大堂秘書15:0-1733600協(xié)商會議總部第二層會議室總經(jīng)

7、理、徐副總經(jīng)理、秘書、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、營銷經(jīng)理助理、研發(fā)經(jīng)理助理辦公室主任18:0-19:晚餐書院酒店宴會廳總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、營銷經(jīng)理助理、研發(fā)經(jīng)理助理接待部長20:0-2133600游弋古代運(yùn)河本益門廣場出席宴會人員辦公室主任8月8日7:30-8: 00早餐京華酒店餐廳接待部長8:10集合酒店大堂秘書83336930-11336920暢游超薄西湖超薄西湖風(fēng)景區(qū)徐副總裁，秘書辦公室主任11336030-13: 30送午餐日化院總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理接待部長14:00集合酒店大堂秘書15:00發(fā)射機(jī)南京祿口機(jī)場徐副總裁，秘書辦公室主任(

8、b)安排每日特定活動8月6日第一，迎接來賓時(shí)間：上午83336920地點(diǎn)：揚(yáng)州臺州機(jī)場職員：徐副總經(jīng)理、秘書、2名司機(jī)準(zhǔn)備：1張卡，2朵花，7輛商務(wù)車，1輛商務(wù)車。注意事項(xiàng)：1.副總經(jīng)理、秘書、兩名司機(jī)8點(diǎn)半出發(fā)，9點(diǎn)10分前到達(dá)揚(yáng)州楊泰機(jī)場。迎接客人后，幫助客人搬運(yùn)行李，但注意不要帶手提包等貴重的行李。2.引導(dǎo)客人上車。其中，對方總經(jīng)理、副總經(jīng)理和我方副總經(jīng)理坐轎車，徐次長坐副駕駛員，后座右側(cè)是對方總經(jīng)理，左側(cè)是對方副所長。我們秘書和其他人坐7輛商務(wù)車。3.招待部派人在酒店提前等候，來賓幫助辦理入住手續(xù)。4.請把客人送到硬化飯店，準(zhǔn)備好的房間。我方人員不要久留，要讓客人及時(shí)休息，消除疲勞。第

9、二，午餐會時(shí)間：11336030 - 13: 00地點(diǎn)：京華酒店一樓牡丹館與會者：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、秘書；對方所有的來賓。(12人)宴會規(guī)格：2500元/桌取水：特許權(quán)藍(lán)經(jīng)典天藍(lán)色42度480毫升(2瓶)92玉潔百納干紅葡萄酒(2瓶)注意事項(xiàng)：1.秘書事先向?qū)Ψ矫貢鴧⒖剂宋绮烷_始前準(zhǔn)備的菜單，根據(jù)客人的喜好和習(xí)慣做好了準(zhǔn)備。要多介紹特色菜。午飯時(shí)間盡量不喝酒，以免耽誤下午的日程。2.座位安排：主人由總經(jīng)理陪同，副總經(jīng)理由徐副總經(jīng)理陪同。主要陪同右側(cè)是客戶方總經(jīng)理，左側(cè)是客戶方總經(jīng)理，副總經(jīng)理是客戶方營銷經(jīng)理，右側(cè)是客戶方研發(fā)經(jīng)理。其余人員按職務(wù)依次安排。圖1:第三，訪問公

10、司時(shí)間：15:0 - 1733600地點(diǎn)：光明公司總部與會者：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、宣傳部職員、秘書；對方所有的來賓進(jìn)程：1.143336930給我們公司接客人，把車送到酒店。2.徐副總經(jīng)理和宣傳部長全程陪同，詳細(xì)介紹了公司各部門和工作過程。各部門經(jīng)理向客人介紹了這個(gè)部門的情況。3.向來賓表示我們公司多年來獲得的榮譽(yù)。參觀的時(shí)候要注意雙方拍照留念。4.參觀后請到接待室休息。注意事項(xiàng)：宣傳部提前派好迎賓工作，部署了“熱烈歡迎和指導(dǎo)銀河家電公司的領(lǐng)導(dǎo)能力”的站牌。時(shí)間：18:0-20:0地點(diǎn)：京華酒店5樓晚宴場主題：攜手創(chuàng)造未來銀河電子公司歡迎招待會。與會者：我方總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、各部門負(fù)責(zé)

11、人、公司優(yōu)秀代表和一名攝影師；對方所有的來賓。(共30人)格式：涼食宴會規(guī)格：200元/人準(zhǔn)備工作：1.接待部職員提前30分鐘進(jìn)入考場，歡迎橫幅，海報(bào)，花，煤氣球、絲帶、葡萄酒、茶點(diǎn)(酒店負(fù)責(zé)準(zhǔn)備)；2.徐副總經(jīng)理主持活動，我們總經(jīng)理致歡迎詞，營造愉快和諧的氣氛。攝影師擅長全過程攝影工作。四、飯后休閑時(shí)間：203336920-21:30地點(diǎn)：揚(yáng)州魯欽腳藝術(shù)與會者：徐副總經(jīng)理、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理；對方所有的來賓費(fèi)用：99元/人8月7日第一，早餐時(shí)間：8:0名來賓聚集在酒店大廳83336930-93336930用餐時(shí)間地點(diǎn)：富春茶社(廣陵區(qū)勝利大橋路35號)與會者：徐副部長、秘書及對方的所有客人規(guī)

12、格：“魁北克龍珠”車(960/表)二、訪問生產(chǎn)工廠的活動時(shí)間：933369050-12:0地點(diǎn)：光明公司生產(chǎn)廠隨行人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、工廠經(jīng)理特定于活動的準(zhǔn)備：9:30-9:50從富春出發(fā)，乘車20分鐘到生產(chǎn)工廠9:50-11:30工廠訪問(工廠環(huán)境，生產(chǎn)流程訪問)11: 30-12: 00會議室工廠簡介(工廠海報(bào)，PPT簡介)b技術(shù)交流(技術(shù)人員PPT說明，交互)c場所服務(wù)(準(zhǔn)備汽車和相關(guān)材料)d照片拍攝(根據(jù)重要性的照片文件)會議后整理(場所整理、客戶要求、包包禮物)12: 00-13: 00午飯(工廠接待大廳)13: 00-13: 20回到酒店注意事項(xiàng)：1

13、.定好日程后，提前通知工廠準(zhǔn)備好了，并通知工廠相關(guān)負(fù)責(zé)人訪問問題及注意事項(xiàng)。參觀工廠的過程中，講師陪同說明整個(gè)過程。3.會議室要提前布置會場，準(zhǔn)備汽車、紙巾、必要的文件資料、麥克風(fēng)、投影等。準(zhǔn)備專家回答客人提出的問題。午飯按照接待重要顧客的規(guī)格準(zhǔn)備。宴會規(guī)格：1500元/桌取水：特許權(quán)藍(lán)經(jīng)典天藍(lán)色42度480毫升(2瓶)92玉潔百納干紅葡萄酒(2瓶)三、會議談判活動時(shí)間：143336940賓客聚集在酒店大堂15:0-1733600協(xié)商會議地點(diǎn)：燈光電子組第二層會議室主題：促進(jìn)雙方公司的友好交流，推進(jìn)雙方進(jìn)一步合作主持人：光明電子公司徐副局長參加人員：Galaxy electric:總經(jīng)理、副總

14、裁、總經(jīng)理、市場營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、市場營銷經(jīng)理助理、研發(fā)經(jīng)理助理光明電子：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、秘書、營銷經(jīng)理、研發(fā)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、宣傳部經(jīng)理會議議程：時(shí)間議程發(fā)言人15:00宣布會議開始主持人15:05光明公司表示歡迎光明公司總經(jīng)理15:15銀河電氣公司代表致辭銀河電氣公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹我公司2013年產(chǎn)品開發(fā)現(xiàn)狀及2014年最新產(chǎn)品現(xiàn)狀照明公司研發(fā)經(jīng)理15:45客戶代表發(fā)言銀河電氣公司研發(fā)經(jīng)理16:00光明公司介紹2013年產(chǎn)品銷售及2014年市場調(diào)查前景光明公司營銷經(jīng)理16:25客戶聯(lián)系人的問題銀河電氣公司營銷經(jīng)理16:40雙方就有關(guān)協(xié)議的內(nèi)容進(jìn)行了協(xié)商17:00回合照紀(jì)念

15、攝影會議布局：橫向會議座位：左右排列方法，長桌。第一位是銀河電氣總負(fù)責(zé)人，第一位是銀河電氣副負(fù)責(zé)人，右一位是總經(jīng)理秘書，其馀人員按左右順序往下坐。光明電子方面根據(jù)對方的座位坐了等席。圖2:a是當(dāng)事人b的主體會議準(zhǔn)備：會議項(xiàng)目的準(zhǔn)備和地點(diǎn)布局：1.會場入口放著兩盆綠色的花盆，會場桌子中間放著花。2.在每個(gè)座位前面放一瓶礦泉水，放在小碟子里的濕毛巾，兩個(gè)座位之間放一盒紙巾。3.按順序布置桌子，兩邊各放兩個(gè)麥克風(fēng)(雙方總經(jīng)理各一個(gè)，另外兩個(gè)是移動麥克風(fēng))；4.在將所需資料文件(會議議程、公司手冊、2013年上半年產(chǎn)品數(shù)據(jù)、2013年產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告、2013年上半年客戶反饋資料、2014年預(yù)計(jì)新產(chǎn)品概要資料、2014年市場預(yù)計(jì)調(diào)查報(bào)告)分發(fā)到各個(gè)座位之前；5.掛標(biāo)有“光明電子公司和銀河家電公司交流博覽會”的橫幅在窗簾上；在窗簾上。準(zhǔn)備照片、相機(jī)位置。會話前