1、工作實(shí)務(wù)題,背景說明： 你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)任務(wù)。,便 條 鐘苗： 江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進(jìn)行考察，請你按公司慣例做出接待計(jì)劃與安排，計(jì)劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體事宜。 謝謝！ 行政經(jīng)理 蘇明 2003年11月21日,參考答案,1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容： （1）接待規(guī)格； （2）日程安排； （3）經(jīng)費(fèi)列支。 2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明； （1）主要陪同人員； （2）主要工作人員； （3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量； （4）宴請時間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)； （5）會見、會談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。,3、日程安

2、排計(jì)劃： （1）日期、時間、地點(diǎn)； （2）活動內(nèi)容； （3）陪同人員。 4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）； （1）工作經(jīng)費(fèi)； （2）餐飲費(fèi)； （3）住宿費(fèi)； （4）交通費(fèi)； （5）參觀費(fèi)； （6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。,備 忘 錄 發(fā)自：行政經(jīng)理 蘇明 發(fā)給：秘書 鐘苗 日期：2003.11.21 內(nèi)容： 公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。 謝謝！,參考答案：,我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟是： 1、申請人提交費(fèi)用申請報告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。 2、該

3、報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。 3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報告或費(fèi)用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作后核銷。 4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。 5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。 6、如果實(shí)施商務(wù)工作時，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在

4、得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報銷。,便 條 鐘苗： 一些員工對信息存儲過程不 太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。 行政經(jīng)理 蘇明 2003年11月21日,參考答案：,1、登記： （1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。 （2）登記分為兩種類型； 總括登記，對存儲信息按批分類登記； 個別登記，按信息存儲順序逐件登記。 （3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。 2、編碼： （1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。 （2）

5、編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù) （3）編碼的兩種方法： 順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼； 分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。,背景說明：您是宏遠(yuǎn)公司行政部秘書，下面是行政經(jīng)理謝飛需要您完成的幾項(xiàng)任務(wù)。,我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請你列出發(fā)送會議通知應(yīng)注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。 行政經(jīng)理謝飛 2007.5.22,發(fā)送通知應(yīng)注意檢查所有的通知中是否已附上了會議日程，然后再封口。檢查寄送通知的信封上地址、姓名、郵編是否齊全，有無錯寄、漏寄。如某些客戶不熟悉燕豐賓館的確切地點(diǎn)，應(yīng)附上一張簡明的交

6、通路線圖。,答題提示（一）,會議通知(邀請函) 尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2007年8月15日在上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請惠顧。 附：會議日程/路線圖 公司 年月日,答題提示（二）,回 執(zhí) 請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部蘇萌小姐，郵編：100110，電話：87654321 我公司參加此次會議，參加人數(shù)： 我公司不能參加此次會議。 姓名： 公司：,答題提示（三）,公司收到顧客的來信，反映公司產(chǎn)品售后服務(wù)的有關(guān)問題。但信中反映的一些情況不具體，請你與顧客進(jìn)行電話溝通

7、了解相應(yīng)的信息。請列出你利用電話來收集公司產(chǎn)品售后服務(wù)方面有價值信息的主要步驟。 行政經(jīng)理謝飛 2007.5.22,（1）信息收集前的準(zhǔn)備。能列出具體的準(zhǔn)備事項(xiàng)，如認(rèn)真閱讀來信、明確來信反映的問題、確定需要的信息內(nèi)容，設(shè)計(jì)具體問題 （2）正確地進(jìn)行電話信息交流。能列出進(jìn)行信息交流時應(yīng)注意的問題，如報出本人的姓名和單位名稱、禮貌用語、提問表述清楚、注意談話語氣、語言簡潔 （3）引導(dǎo)對方提供信息。能提出開放性的問題引導(dǎo)顧客，提出的問題具體、明確。 （4）做好信息的記錄。 （5）記錄的重要內(nèi)容重復(fù)一遍，請顧客復(fù)核。,答題提示,2007年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察

8、內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)述職（上午9：0011：00在公司主樓第二會議室）；中午11：3012：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共2人）、辦公室主任、公關(guān)部部長、經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共6人；出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（在本公司禮堂舉行，下午13：3015：00）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)情況（15：2016：20在工地現(xiàn)場）；晚餐在17：0019：00舉行（地點(diǎn)同中午）。此次活動主陪人為我公司總經(jīng)理、兩位副總經(jīng)理、辦公室主任及秘書。請你寫出一份接待計(jì)劃，并列出日程安排表。 行政經(jīng)理謝飛 2007.5.22,答題提示,1、標(biāo)題，寫出具體事宜。 2、確定本次接待

9、屬低規(guī)格接待。 3、日程安排表。表格應(yīng)包括日期、時間、活動內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員、備注幾項(xiàng)內(nèi)容，表格整體清晰。 4、接待經(jīng)費(fèi)列支：（1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）紀(jì)念品費(fèi)；（4）宣傳、公關(guān)費(fèi)；（5）其他費(fèi)用。自擬具體數(shù)目。,背景：您是宏遠(yuǎn)有限責(zé)任公司的行政主管高葉，下面是行政總監(jiān)要您完成的幾項(xiàng)任務(wù)。,第一題,便 條 高葉： 為了促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，經(jīng)研究決定成立公司信息部。請你今天下午兩點(diǎn)在公司培訓(xùn)教室，向信息部全體工作人員介紹一下信息開發(fā)工作中應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)。 謝謝。 行政總監(jiān)：蘇明 年月日,參考答案,答：信息開發(fā)工作中的注意事項(xiàng)：P151 信息開發(fā)的特點(diǎn)； 信息開發(fā)的類型； 信息開發(fā)的主

10、要形式； 信息編寫的類型； 信息開發(fā)的要求。,第二題,便 條 高葉： 前兩周你部門在處理收到的文件時出現(xiàn)了多次泄密情況，特別是負(fù)責(zé)處理,新項(xiàng)目進(jìn)展報告和資料的趙大明將文件帶回家，被其妻子看到（趙妻恰巧在我們的競爭對手公司工作），結(jié)果致使我們公司的秘密被泄露。請你向我說明： 在處理保密文件時應(yīng)注意什么？ 趙大明錯在哪里？ 這類秘密以何種形式存在？ 你應(yīng)從中接受吸取哪些教訓(xùn)？ 謝謝。 行政總監(jiān)：蘇明 年月日,參考答案,蘇明總監(jiān)： 現(xiàn)將您詢問的問題說明如下： 1、在處理保密文件時應(yīng)注意： 2、趙大明錯在不應(yīng)將項(xiàng)目資料帶回家，特別是讓在公司競爭對手單位工作的妻子看到。保密意識差。 3、這類秘密一般以紙

11、質(zhì)或電子信息等形式存在。 4、我應(yīng)該從中接受以下教訓(xùn)：提高保密意識，切實(shí)做好保密文件、資料的接受、傳遞、保管工作，明確專人負(fù)責(zé)保密工作，不該看的堅(jiān)決不看、不該說的堅(jiān)決不說。,第三題,便 條 高葉： 公司即將召開2005年年會，會期是2005年12月22日至25日，與會人員是公司部門經(jīng)理以上管理人員，共計(jì)100人。會議將要討論通過2005年的決算報告和2006年的預(yù)算報告，并研究2006年公司人力資源管理戰(zhàn)略計(jì)劃。請為此次會議擬寫一個籌備方案。 謝謝。 行政總監(jiān)：蘇明 年月日,參考答案,宏遠(yuǎn)公司2005年年會籌備方案 宏遠(yuǎn)公司董事會： 根據(jù)公司董事會的決定，為總結(jié)工作，推動2006年公司各項(xiàng)工作

12、再上新臺階，公司決定，于2005年12月22日-25日，在公司行政樓會議中心召開2005年年會?，F(xiàn)將籌備方案報告如下： 1、會議任務(wù)?？偨Y(jié)2005年公司的全面工作，討論并通過公司2005年決算報告和2006年預(yù)算報告；研究2006年公司人力資源管理戰(zhàn)略計(jì)劃。 2、與會人員。公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理，計(jì)100人。,參考答案（續(xù)）,3、會議議程。12月22日，由公司總經(jīng)理王總作“宏遠(yuǎn)公司2005年工作總結(jié)報告”，交大會討論審議。12月23日，由公司財務(wù)總監(jiān)李軍作“宏遠(yuǎn)公司2005年財務(wù)決算報告”和“宏遠(yuǎn)公司2006年財務(wù)預(yù)算報告”，并提交大會討論通過。12月24日，研討公司2006年人力資源管理戰(zhàn)略，分

13、組討論，進(jìn)行大會交流發(fā)言。12月25日，大會總結(jié)，會議結(jié)束。 4、會議召開辦法。開幕式、閉幕式為大會主要形式，討論分大會討論和小組討論。 5、會議的籌備。擬成立會務(wù)組、接待組、秘書組三個精干工作小組。分別負(fù)責(zé)會議文件的起草、印刷、分發(fā)、會議記錄、會議宣傳；會場布置、經(jīng)費(fèi)管理；食宿安排、交通服務(wù)、生活服務(wù)等。會務(wù)籌備工作于12月20日以前完成。,參考答案（續(xù)）,6、會議經(jīng)費(fèi)。會議預(yù)算總經(jīng)費(fèi)為25萬元，由公司專門撥付。（經(jīng)費(fèi)預(yù)算見附件）。 7、會議后勤保障。會議代表統(tǒng)一安排在公司招待所住宿，伙食標(biāo)準(zhǔn)為：100元/人天，自助餐形式。25日晚舉辦招待宴會。公司車隊(duì)安排5輛轎車和2輛大轎車供大會使用。

14、8、在開幕式上擬請黨委書記劉明同志講話。公司總裁高林在閉幕式上作總結(jié)報告。 以上報告，當(dāng)否，請批示。 宏遠(yuǎn)公司辦公室 XX年X月X日,根據(jù)下文提供的材料，擬寫公文,要求：1.文種使用正確；2.標(biāo)題規(guī)范；3.正文內(nèi)容前后有序 事由：北京市公安局公安交通管理局準(zhǔn)備對108國道部分路段采取交通管理措施 序號：二四年第16號 正文主要內(nèi)容： 108國道進(jìn)京方向（賈史路口至辛莊路口）晝夜禁止20噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動車通行；108國道出京方向（辛莊路口至賈史路口）晝夜禁止5噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動車通行。為了保障108國道的交通安全暢通，根據(jù)中華人民共和國道路交通安全法的有關(guān)規(guī)定，決定從2004年9月29日起，對108國道部分路段（辛莊路口至賈史路口）采取以下交通管理措施。發(fā)布時間：二四年九月二十三日,參考答案,北京市公安局公安交通管理局 關(guān)于對108國道部