1、秘書的主要工作,事務(wù)性工作 辦公室事務(wù)管理 時(shí)間管理 公務(wù)旅行管理 業(yè)務(wù)性工作 撰寫各類公文 會務(wù)安排 立卷、歸檔、檔案管理 政務(wù)性工作 調(diào)查研究 信息處理,第四講 秘書的事務(wù)性工作,辦公室事務(wù)管理 時(shí)間管理 公務(wù)旅行管理,事務(wù)性工作1辦公室事務(wù)管理,辦公環(huán)境管理 電話事務(wù) 接待工作 值班工作,一、辦公室環(huán)境管理,優(yōu)化辦公環(huán)境的基本原則： 1、舒適 2、和諧 3、實(shí)用 4、安全,室溫：22-26度 相對濕度：40-60% 光線：距地80cm的水平面上需有50度 辦公桌臺燈：20-25瓦為宜 現(xiàn)代“文明”與辦公室綜合征 室內(nèi)研究機(jī)構(gòu)測定：現(xiàn)代辦公室內(nèi)空氣中化學(xué)毒物的成分要比室外高出數(shù)十倍。,1、

2、辦公環(huán)境,文件： 常用的政策規(guī)定、條令、制度等。 如果某些政策規(guī)定文件不能個(gè)人保存,則分類記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號,用的時(shí)候很快就能借到。 表格：與本職工作有關(guān)的表格。,2、辦公室工作常備用品,文具 筆：準(zhǔn)備2支以上，經(jīng)常帶在身上。 *各種顏色的筆各備一支，鉛筆3支以上，事先削好。 訂書機(jī)：選用質(zhì)量較好的并注意維護(hù)。 區(qū)別針、大頭針、訂書釘：放在隨手可取的固定地方。 剪刀：剪刀、裁紙刀：放在順手地方。 *辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開。 紙張、文件：信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方，并標(biāo)明好。,其他： 各種實(shí)用的“表”、“手冊” 時(shí)刻表：飛機(jī)、火車、

3、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的手冊。 地圖：中國地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊。 年表：中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。 知識手冊：計(jì)量單位簡表,節(jié)氣、氣象方面的知識手冊。 漢語拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號用法簡表、數(shù)字用法規(guī)定。,通訊錄： 有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。 鑰匙： 辦公室、會議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上。 *辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。 *出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。,二、秘書人員的電話禮儀,接電話的禮節(jié) 打電話的禮節(jié) 特殊電話處理技巧,1、使用電話處理公務(wù)時(shí)要注意的事項(xiàng)：,按照保密

4、制度的要求使用電話。 重要電話通話，發(fā)、接話機(jī)關(guān)要有完備的電話記錄。 重要電話記錄要和其他公文一樣，平時(shí)立卷備查，年終清理歸檔。,2、接電話的禮節(jié),接聽要迅速：一般在第二遍鈴響后就要接聽 暫時(shí)離開辦公室：要委請別人代接電話。 請對方等候：要注意時(shí)間。 *傳呼電話時(shí)，一定要先告訴對方你去干什么。,重要內(nèi)容： 電話機(jī)旁應(yīng)有紙和筆等文具，及時(shí)記錄。 內(nèi)容重要而復(fù)雜的電話，可要求對方復(fù)述一遍。 如有他人在場不便讓他聽到，應(yīng)只請對方重說，自己則不要透露。 留言：對方要找的人若不再時(shí)，應(yīng)問對方是否愿意留話，以便轉(zhuǎn)達(dá)。 結(jié)束電話：待對方掛斷電話后，再放話筒。,電話記錄表,時(shí)間：年月日時(shí)分 來電話人：先生（女

5、士、小姐） 單位： 電話號碼： 電話內(nèi)容： 處理結(jié)果： 接電話人：,3、打電話的禮節(jié),電話號碼：查出正確號碼。 接通后：先報(bào)自己的單位姓名。 交談時(shí)間較長：要先征求對方意見。 留言：當(dāng)自己要找的人不在時(shí)，要視情況留言或再作聯(lián)系。 *留言時(shí)，最好能記下接聽人所屬部門和姓名，有利于事后確認(rèn)。 信號中斷：要由打入的一方重新?lián)芴枴?*特殊電話處理技巧,上級來電（傳達(dá)指示或布置工作） 認(rèn)真記錄，必要時(shí)要核對，確保準(zhǔn)確無誤。 及時(shí)把有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)告上司或通知有關(guān)部門和人員。 直接找上司的電話 上司正在開會或會客 *便條：單位、姓名、身份、事由 上司不想接的電話,三、接待工作,日常一般性的個(gè)體接待 有約接待 無

6、約接待 團(tuán)體接待,1、日常一般性個(gè)體接待,有約接待 事先準(zhǔn)備 適時(shí)提醒上司 禮貌引領(lǐng) 適時(shí)告退 無約接待 了解來賓身份及來意 分流 婉拒,2、團(tuán)體接待,接待準(zhǔn)備 信息資料準(zhǔn)備 方案準(zhǔn)備： *接待方針、規(guī)格、計(jì)劃、接待責(zé)任、接待經(jīng)費(fèi)、其它事宜。 環(huán)境準(zhǔn)備 物資準(zhǔn)備 迎送 接站牌、獻(xiàn)花 介紹：先我方后對方；按職位高低一一介紹（姓名職位）,*忌菊花、杜鵑花、石竹花和黃色花卉,石竹花 黃色的花,杜鵑花,菊花,陪車座次示意圖,司機(jī),來賓,上司,秘書,秘書,司機(jī),來賓2 上司 來賓1,上司兼司機(jī),來賓1,來賓3 秘書 來賓2,宴會桌次示意圖,1,5,4,3,2,1,2,2,1,宴會席位示意圖 主人 主人

7、3 1 2 7 5 6 6 8 7 4 2 4 3 女主人 女主人 5 1 主人 3 7 9 5 1 主人 3 7 11 8 4 主賓 2 6 12 8 4 女主人 2 6 10,合影示意圖 紅色為客方,攝影師,四、安排領(lǐng)導(dǎo)的約會,安排領(lǐng)導(dǎo)約會的原則： 配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表 分辨輕重緩急 *特殊會以及全國性大會 *各種例會： 周議：部門會議 月會：領(lǐng)導(dǎo)成員會議 年會：股東會議 *在安排其他約會前，必須先把這些項(xiàng)目記在日程表上。 酌留彈性：約會時(shí)間要錯(cuò)開進(jìn)行，不可太緊或太松。 處理好變更了的約會,安排約會要注意的細(xì)節(jié) 盡量錯(cuò)開領(lǐng)導(dǎo)出差回來的當(dāng)天、周末、假日或臨近下班時(shí)間安排。注意對方的假日（如國外圣誕節(jié)，元旦） 及早備妥約會所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請領(lǐng)導(dǎo)過目。 在接近特別重要的約會前，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以