1、第十一章 會(huì)議管理,學(xué)習(xí)目標(biāo) 重點(diǎn)難點(diǎn) 職場經(jīng)驗(yàn) 職場忠告 主要內(nèi)容 實(shí)踐課堂,【學(xué)習(xí)目標(biāo)】,一、知識(shí) （一）熟悉會(huì)議的種類、會(huì)議程序、會(huì)議接待的流程 （二）熟練掌握會(huì)議記錄和會(huì)后整理的方法 二、技能 （一）會(huì)前準(zhǔn)備工作 （二）會(huì)議進(jìn)行中的注意事項(xiàng) （三）會(huì)后整理,（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作 （二）會(huì)議進(jìn)行中的注意事項(xiàng) （三）會(huì)后整理,【職場經(jīng)驗(yàn)】,2分鐘閱讀時(shí)間 3分鐘表演 主要人物：趙剛、小王、工作人員甲、乙、丙、丁 分組討論：5分鐘 會(huì)議為什么失?。?換個(gè)角度思考：哪里的錯(cuò)誤能糾正 要求：記錄討論過程和結(jié)果,【職場忠告】,高效率會(huì)議應(yīng)具備的特征是： 在絕大多數(shù)與會(huì)者感到滿意的情況下，以最短的時(shí)間

2、實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。 這個(gè)特征有三個(gè)關(guān)鍵要素： 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、時(shí)間、與會(huì)者滿意。,主要內(nèi)容,第十一章 會(huì)議管理 第一節(jié) 會(huì)議的種類 第二節(jié) 會(huì)議策劃 第三節(jié) 會(huì)議議程和通知 第四節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備 第五節(jié) 會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要 第六節(jié) 如何對待會(huì)議中的意外情況,第一節(jié) 會(huì)議的種類,一、按開會(huì)的不同方式區(qū)分會(huì)議的種類 二、企業(yè)的會(huì)議,一、按開會(huì)的不同方式區(qū)分會(huì)議的種類,表11-1,二、企業(yè)的會(huì)議,常規(guī)會(huì)議 特種會(huì)議 專業(yè)會(huì)議 表11-2,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,米尼公司將舉辦職工代表大會(huì)，小組討論這屬于哪一種會(huì)議。,第二節(jié) 會(huì)議策劃,一、會(huì)議目標(biāo) 二、會(huì)議流程,一、會(huì)議目標(biāo),1.讓團(tuán)隊(duì)成員獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、匯聚集體的智慧。 2

3、.向團(tuán)隊(duì)成員宣布消息、說明情況。 3.確定具體的行動(dòng)方案。 4.明確各自的角色和所需承擔(dān)的責(zé)任。 5.協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策。,二、會(huì)議流程,（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作 （二）組織開會(huì)工作 （三）會(huì)后整理工作,（一）會(huì)議前準(zhǔn)備工作,1.確定會(huì)議主題。 2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)、主持人、記錄員、參會(huì)人員、所需物品。 3.擬定會(huì)議通知、議程、演講稿、收集相關(guān)信息資料，如果不需保密可發(fā)送給每個(gè)參會(huì)人。 4.制訂會(huì)議紀(jì)律（包括不準(zhǔn)遲到、早退、不準(zhǔn)帶入會(huì)場的物品、禁止事項(xiàng)、手機(jī)調(diào)成靜音、到會(huì)人服裝要求等）。 5.申請會(huì)議場地，并布置會(huì)場和清掃、飲食等相關(guān)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。 6.發(fā)布會(huì)議消息：通知參會(huì)人會(huì)

4、議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程和會(huì)議紀(jì)律，落實(shí)外部參會(huì)人員接送、食宿、演講、會(huì)見、禮品等事項(xiàng)。 7.會(huì)議組織人于會(huì)議當(dāng)天提前到達(dá)會(huì)議場地，最后一次檢查會(huì)議裝置和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作情況。,（二）組織開會(huì)工作,1.參會(huì)人員簽到，檢查人員是否到齊，提醒手機(jī)調(diào)為靜音、不得在會(huì)場吸煙等事項(xiàng)。 2.維護(hù)會(huì)議秩序和安全。 3.控制會(huì)議進(jìn)程，對影響進(jìn)程的事項(xiàng)提醒主持人加一制止，或?qū)ψh程做適當(dāng)調(diào)整。 4.為會(huì)議提供服務(wù)，包括飲料、茶歇、路徑指引、醫(yī)療服務(wù)等。 5.會(huì)議記錄，包括錄音、錄像、照相。 6.其他事項(xiàng)。,（三）會(huì)后整理工作,1.整理會(huì)議記錄，根據(jù)會(huì)議記錄撰寫會(huì)議紀(jì)要。 2.領(lǐng)導(dǎo)審批會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。 3.

5、下發(fā)會(huì)議紀(jì)要到各參會(huì)人，參會(huì)人執(zhí)行工作。 4.會(huì)議記錄存檔。,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,小組合作：召開一個(gè)會(huì)議 議題：討論“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法” 設(shè)計(jì)：會(huì)議的流程,第三節(jié) 會(huì)議議程和通知,一、設(shè)計(jì)會(huì)議議程 二、派發(fā)通知,一、設(shè)計(jì)會(huì)議議程,（一）會(huì)議議程的內(nèi)容 （二）安排會(huì)議議程的原則 （三）安排會(huì)議議程的步驟,（一）會(huì)議議程的內(nèi)容,1.會(huì)議名稱； 2.會(huì)議期望的目標(biāo)或結(jié)果； 3.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及食宿情況； 4.參會(huì)人員名單及聯(lián)絡(luò)方式； 5.分組情況； 6.會(huì)議主持人； 7.會(huì)議所要討論的每一個(gè)議題、相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和時(shí)間安排； 8.有關(guān)會(huì)外活動(dòng)安排、返程定票、機(jī)場、車站、碼頭接送等事宜； 9.任

6、何外來參加者的姓名和角色。,（二）安排會(huì)議議程的原則,1.依照議題的輕重緩急安排先后順序 2.標(biāo)明每一個(gè)議題的起止時(shí)間 3.要求與會(huì)者預(yù)先思考所要討論的問題,（三）安排會(huì)議議程的步驟,1.列出需要討論的所有議題； 2.依照輕重緩急的程度安排先后順序； 3.給每一項(xiàng)議題分配合適的時(shí)間； 4.補(bǔ)充其他信息包括會(huì)議的名稱、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、交通、食宿、要求等； 5.將議程初稿分發(fā)給與會(huì)者完善。,【案例11-1】會(huì)議議程表,表11-3,二、派發(fā)通知,（一）會(huì)議通知的內(nèi)容 （二）會(huì)議通知送達(dá)時(shí)間,（一）會(huì)議通知的內(nèi)容,1.開會(huì)的時(shí)間（包括日期及起止時(shí)間）； 2.開會(huì)地點(diǎn)（如果開會(huì)地點(diǎn)與會(huì)

7、者不熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖）； 3.會(huì)議的目標(biāo)； 4.參會(huì)者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)； 5.其他參會(huì)者的姓名。,（二）會(huì)議通知送達(dá)時(shí)間,1.提前一周送達(dá)。 2.開會(huì)前兩、三天再次提醒。 【案例11-2】,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,米尼公司在最近招聘技術(shù)人員15名，公司總經(jīng)理要求進(jìn)行一次新員工入職歡迎會(huì)。 要求：寫出會(huì)議議程和會(huì)議通知。,第四節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備,一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間 二、選擇適宜的地點(diǎn) 三、預(yù)算經(jīng)費(fèi)開支 四、布置會(huì)場,一、選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間,（一）預(yù)留充分的準(zhǔn)備時(shí)間 （二）確保決策者出席的時(shí)間 （三）需要快速得出結(jié)論的會(huì)議不容拖延 （四）考慮會(huì)議召開期間的自然因素 （五）嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)限,二

8、、選擇適宜的地點(diǎn),（一）會(huì)議地點(diǎn)的選擇要素 （二）會(huì)場考察,（一）會(huì)議地點(diǎn)的選擇要素,1.會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合； 2.考慮會(huì)議費(fèi)用預(yù)算； 3.選擇適度舒服的環(huán)境； 5.交通要便于與會(huì)者抵達(dá)會(huì)場； 6.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。,（二）會(huì)場考察,三、預(yù)算經(jīng)費(fèi)開支,會(huì)議經(jīng)費(fèi)包括 場地租賃、 設(shè)備租金、 資料、 食宿、 交通、 娛樂活動(dòng)、 其他經(jīng)費(fèi)等項(xiàng)目開支。,四、布置會(huì)場,（一）會(huì)場布置類型 （二）會(huì)場布置中座位的編排 （三）環(huán)境控制,（一）會(huì)場布置類型,禮堂式（劇院式） 教室式（課堂式） 弦月式（研討式） 方形中空式（口字形） 馬蹄形或“U”形 宴會(huì)式 雞尾酒式 T形 E形 多U形,（

9、二）會(huì)場布置中座位的編排,環(huán)繞式 散座式 圓桌式 方桌式 主席臺(tái)式 主持人、主人和主賓安排在一起就坐 主席臺(tái)必須排座次、放座次牌,（三）環(huán)境控制,表11-5會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)表,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,設(shè)計(jì)新員工入職歡迎會(huì)的會(huì)前準(zhǔn)備工作內(nèi)容。 由小組合作完成 要求記錄所有討論的經(jīng)過,第五節(jié) 會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要,一、會(huì)議記錄 二、會(huì)議紀(jì)要 三、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的安全保密,一、會(huì)議記錄,（一）記錄人員 （二）會(huì)議記錄的準(zhǔn)備 （三）會(huì)議記錄的基本要求 （四）會(huì)議記錄的內(nèi)容 （五）會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理,（一）記錄人員,反應(yīng)快 寫字快 知識(shí)面廣（能清楚專業(yè)術(shù)語） 記憶力特別強(qiáng) 組織、傾聽、總結(jié)能力強(qiáng),（二）會(huì)

10、議記錄的準(zhǔn)備,1.準(zhǔn)備會(huì)議記錄的用品和設(shè)備 2.了解會(huì)議的細(xì)節(jié) 3.了解會(huì)議的術(shù)語 4.閱讀會(huì)議議程和相關(guān)文件 5.記錄齊全議程開始前的基本信息,（三）會(huì)議記錄的基本要求,1.規(guī)范 2.全面 3.整潔,（四）會(huì)議記錄的內(nèi)容,1.真實(shí)記錄會(huì)議所執(zhí)行的各項(xiàng)議程和內(nèi)容 2.準(zhǔn)確、清楚、完整地記錄會(huì)議結(jié)論、決定、決議及其他重要問題,（五）會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理,1.整理會(huì)議記錄和會(huì)議文件的時(shí)間要求 2.會(huì)議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求 3.會(huì)議文件的整理,（五）會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理,1.整理會(huì)議記錄和會(huì)議文件的時(shí)間要求 （1）根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的要求確定時(shí)間。 （2）根據(jù)會(huì)議的具體情況確定時(shí)間。 （3）根據(jù)單

11、位的規(guī)章制度確定時(shí)間。 （4）根據(jù)檔案管理規(guī)定確定時(shí)間。 （5）除了上述四種情況之外的會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理時(shí)間，應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)完成。,（五）會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理,2.會(huì)議記錄整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求 （1）會(huì)議記錄格式的整理。 （2）會(huì)議記錄文字整理。 （3）會(huì)議內(nèi)容的整理。,（五）會(huì)議記錄和會(huì)議文件的整理,3.會(huì)議文件的整理 （1）會(huì)議準(zhǔn)備階段形成的文件 （2）會(huì)議舉行過程中形成的文件 （3）會(huì)后形成的文件,二、會(huì)議紀(jì)要,（一）會(huì)議紀(jì)要的特征 （二）會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題 （三）會(huì)議紀(jì)要的開頭 （四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法 （五）結(jié)尾部分 （六）會(huì)議紀(jì)要的印發(fā),二、會(huì)議紀(jì)要,（一）會(huì)議紀(jì)

12、要的特征 1.紀(jì)實(shí)性。 2.概括性。 3.條理性。,（二）會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題,1.會(huì)議名稱加紀(jì)要 如：鋼鐵集團(tuán)工會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要 2.把會(huì)議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。 如：關(guān)于加強(qiáng)質(zhì)量管理工作座談會(huì)紀(jì)要,（三）會(huì)議紀(jì)要的開頭,1.會(huì)議召開的形勢和背景； 2.會(huì)議的指導(dǎo)思想和目的要求； 3.會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持者； 4.會(huì)議的主要議題； 5.對會(huì)議的評價(jià)。,（四）正文部分的寫作的要領(lǐng)與方法,1要從會(huì)議的客觀實(shí)際和具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。 2.概括寫作要如實(shí)反映情況。 （1）必須概括會(huì)議的共同決定，反映會(huì)議的全貌。 （2）凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論

13、述并寫明分歧之所在。 3.眉目清楚。常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“與會(huì)人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。 4.引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改 5.決議事項(xiàng) （1）小型會(huì)議，側(cè)重于綜合會(huì)議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項(xiàng)。 （2）大型會(huì)議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。 （3）常見的有三種：概括敘述式、分列標(biāo)題式、發(fā)言記錄式。 6.會(huì)議紀(jì)要必須確保會(huì)議紀(jì)要的使用者能夠正確理解會(huì)議的宗旨和意圖，正確的執(zhí)行會(huì)議的結(jié)論、決定、決議，以推動(dòng)會(huì)議要求事項(xiàng)的順利進(jìn)行,（五）結(jié)尾部分,提出號(hào)召和希望。 根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求： 以會(huì)議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號(hào)召，要求認(rèn)

14、真貫徹執(zhí)行會(huì)議精神； 突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問題； 對會(huì)議做出簡要評價(jià)，提出希望和要求。,（六）會(huì)議紀(jì)要的印發(fā),會(huì)議紀(jì)要是文書 1.會(huì)議紀(jì)要是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為生效標(biāo)識(shí)。 2.會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)范圍，是由單位領(lǐng)導(dǎo)確定的。 3.會(huì)議紀(jì)要可以多向行文。,三、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的安全保密,（一）會(huì)議記錄的保密 （二）會(huì)議紀(jì)要的保密,三、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的安全保密,（一）會(huì)議記錄的保密 1.不對會(huì)議之外的任何人透漏會(huì)議內(nèi)容； 2.會(huì)議記錄本，要專人專柜保管。會(huì)議記錄本必須保管在專用、加鎖的文件柜或辦公桌抽屜里。記錄本不使用時(shí)，存放記錄本的文件柜或辦公桌抽屜必須處于鎖閉狀態(tài)。存放會(huì)議記錄本的文件柜或辦

15、公桌抽屜門鎖的鑰匙，專人保管。 3.未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得給任何人翻閱會(huì)議記錄本。 4.會(huì)議記錄，要按機(jī)密檔案管理的要求及時(shí)送入檔案室保管。 5.重要例會(huì)，如黨委會(huì)議、董事會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)議等應(yīng)設(shè)置專職記錄員。,三、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的安全保密,（二）會(huì)議紀(jì)要的保密 1.正確把握會(huì)議紀(jì)要寫作的保密尺度。 2.對參與印發(fā)會(huì)議紀(jì)要人員進(jìn)行保密教育，宣布保密紀(jì)律，明確提出防泄密的要求。 3.嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。 4.嚴(yán)格履行領(lǐng)取文件的手續(xù)。 5.加強(qiáng)對使用紀(jì)要單位和人員的保密教育、檢查和管理，確保會(huì)議紀(jì)要涉密事項(xiàng)不外傳、不泄漏。 6.如發(fā)生會(huì)議紀(jì)要丟失、被盜或泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，采取措施，及時(shí)追

16、查，設(shè)法補(bǔ)救。,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,以“關(guān)于辦公室安全隱患的防范方法”為主題開會(huì)，并做會(huì)議記錄，制成會(huì)議紀(jì)要。,第六節(jié) 如何對待會(huì)議中的意外情況,一、針對意外的與會(huì)者的對策 二、主持人的守則與責(zé)任 三、參會(huì)者的守則與責(zé)任 四、面對沖突時(shí)人們的反應(yīng),第六節(jié) 如何對待會(huì)議中的意外情況,閱讀【案例11-3】 分組進(jìn)行角色扮演：“蟬”、“鯊魚”“兔子”、“驢”、“螃蟹” 分析案例中的人物，對比會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)當(dāng)主持人，控制會(huì)議中的各種情況,一、針對意外的與會(huì)者的對策,表11-6五種類型的意外處理辦法,二、主持人的守則與責(zé)任,（一）營造和諧氣氛 （二）按照議程進(jìn)行 （三）正確總結(jié)討論內(nèi)容 （四）引導(dǎo)發(fā)言者解

17、釋令人困惑的發(fā)言 （五）幫助與會(huì)者理清不暇思索的想法 （六）尊重別人，避免會(huì)中已經(jīng)一邊倒的情況 （七）減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 （八）保持中立態(tài)度,三、參會(huì)者的守則與責(zé)任,（一）參會(huì)者守則 1.認(rèn)真準(zhǔn)備 2.中全情投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 3.以解決問題為己任 4.開發(fā)心態(tài)，摒除部門之見 5.盡可能多地獲取信息 6.耐心聆聽，尊重他人意見 7.勇于發(fā)言，不搞人身攻擊 8.不隱惡揚(yáng)善，言之有物 9.避免不當(dāng)?shù)闹w語言 10.會(huì)后總結(jié) （二）參會(huì)者的責(zé)任。,四、面對沖突時(shí)人們的反應(yīng),（一）暴力型 （二）遷就型 （三）回避型 （四）協(xié)作型 （五）妥協(xié)型,【本節(jié)任務(wù)訓(xùn)練】,寫一篇600字的短文，說明

18、面對會(huì)議中的沖突作為主持人你是如何處理的。,【實(shí)踐課堂】,一、任務(wù)模塊 你受雇于一家大型制造公司米尼公司，組織一個(gè)大型會(huì)議。 （一）會(huì)議目的 1決策性會(huì)議；2交流性會(huì)議。 （二）參會(huì)人員范圍： 1.單位內(nèi)部；2.單位外部,二、目的和要求,目的：培訓(xùn)和檢驗(yàn)完成會(huì)議記錄和撰寫會(huì)議紀(jì)要的職業(yè)能力， 要求：掌握與以下職業(yè)能力相關(guān)的知識(shí)和操作要領(lǐng)： 1.根據(jù)會(huì)議要求充分準(zhǔn)備進(jìn)行會(huì)議記錄的用品和必要的設(shè)備。 2.閱讀會(huì)議議程和相關(guān)文件，力求對會(huì)議內(nèi)容和有關(guān)術(shù)語有一定了解。 3.按照規(guī)范的會(huì)議記錄格式和會(huì)議的要求記錄齊全議程開始前的基本信息。 4.根據(jù)會(huì)議要求，真實(shí)記錄會(huì)議所執(zhí)行的各項(xiàng)議程和內(nèi)容。 5.準(zhǔn)確、清楚、完整地記錄會(huì)議結(jié)論、決定、決議及其他重要問題。 6.在會(huì)議結(jié)束后認(rèn)真查看記錄和簽字，并及時(shí)請會(huì)議主持人審閱簽名。 7.按照會(huì)議要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議記錄及其他會(huì)議文件，并歸檔備存。 8.按照會(huì)議要求和會(huì)議紀(jì)要格式在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)編制會(huì)議紀(jì)要。 9.對會(huì)議提出的要點(diǎn)和要求準(zhǔn)確地表述在會(huì)議紀(jì)要中，以便于指導(dǎo)和推進(jìn)會(huì)議決定的事項(xiàng)。 10.在會(huì)議