1、1、高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料管理方法，山西省記錄局經(jīng)濟(jì)、科技文件工作指導(dǎo)處陳曉峰電話13513635676臺(tái)運(yùn)行團(tuán)20090414，2，第一部分公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基本要求，3，1，公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重視文件法實(shí)施方法山西省文件管理?xiàng)l例山西省文件管理?xiàng)l例檔案局交通部1992年交通文件資料入券保管方法發(fā)行交通部2001年道路工程竣工文件資料入券保管管理方法，6，3，認(rèn)真貫徹相關(guān)法律法規(guī)，7，4，建立合理的文件工作體制，8，5，制定完善的文件工作法規(guī)，9，6 7，檔案工作者應(yīng)具備良好的素質(zhì)。第十一部分，第二部分，公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)采集，12，1，公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)

2、據(jù)采集范圍，公路建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的重要活動(dòng)，形成具有檢查利用價(jià)值的各種載體的文件資料，都要收集整理。13，2，高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)采集和整理責(zé)任分擔(dān)，項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目審批階段建設(shè)單位工程準(zhǔn)備階段和竣工驗(yàn)收階段文件數(shù)據(jù)采集和整理工作。設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)階段工程勘察設(shè)計(jì)文件的數(shù)據(jù)采集和整理工作。14，2，高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)采集和整理責(zé)任分擔(dān)、建設(shè)和教練單位負(fù)責(zé)施工階段的文件數(shù)據(jù)采集和整理工作。15，3，根據(jù)收集整理的基本原則、工程文件材料的自然形成過(guò)程和成套原則對(duì)科學(xué)進(jìn)行分類，容易找到。16，4，收集整理的要求，公路建設(shè)項(xiàng)目文件資料應(yīng)按照文件資料的先后順序或公路工程建設(shè)項(xiàng)目完成進(jìn)度及時(shí)積累

3、、收集、整理。17，5，項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求，字跡清楚，圖案清楚，圖表整潔，簽名手續(xù)完備，長(zhǎng)期保存的文件要不寫容易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、原子筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)。文檔和照片的復(fù)印、打印、筆跡、線條和圖像的清晰度和健壯性必須滿足設(shè)備校準(zhǔn)質(zhì)量的要求。錄音，視頻文件必須保證載體的有效性。長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文檔應(yīng)使用不可擦除的光盤。18，3部分高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件資料的收集和歸檔范圍，19，1，項(xiàng)目批準(zhǔn)，準(zhǔn)備階段，-項(xiàng)目批準(zhǔn)文件-土地，土地收購(gòu)-設(shè)計(jì)基本文件-初步設(shè)計(jì)和批準(zhǔn)文件-施工設(shè)計(jì)和批準(zhǔn)文件，21，3，施工階段，開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)記錄各種觀察記錄、事故處理報(bào)告和缺陷糾正記錄竣工圖研究

4、、新技術(shù)運(yùn)用、22、4、完成驗(yàn)收階段、完成驗(yàn)收階段完成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)計(jì)、建設(shè)、教練工作總結(jié)項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估文件各種特殊驗(yàn)收文件項(xiàng)目評(píng)價(jià)賠償申報(bào)材料、批準(zhǔn)文件和證書、23，5、一般管理文件和完成文件區(qū)分、公路工程竣工設(shè)計(jì)施工及竣工驗(yàn)收各基本建設(shè)程序的工作內(nèi)容，竣工后工程管理，24，5，一般行政文件和竣工文件的劃分，一般行政文件反映了工程過(guò)程中各建設(shè)機(jī)關(guān)在日常行政和黨務(wù)活動(dòng)中生產(chǎn)的文件資料，按上述文件整理要求整理，無(wú)需移交建設(shè)單位和運(yùn)營(yíng)管理機(jī)關(guān)。25，6，以施工單位和監(jiān)理單位重復(fù)保管問(wèn)題、監(jiān)理和施工單位同時(shí)形成的相同內(nèi)容的重復(fù)文件、施工單位保管為主。開工令、施工機(jī)關(guān)對(duì)監(jiān)督發(fā)出的相關(guān)指示的具體答復(fù)及整改情況

5、報(bào)告、檢查批準(zhǔn)文件申請(qǐng)等，26，7、計(jì)量支付文件歸檔、計(jì)量支付文件應(yīng)當(dāng)區(qū)別工程技術(shù)文件資料，分別收集整理。27，第四部分公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件材料的編制要求，28，1，竣工文件材料的編制要求，完善。收集完成、完整記錄、記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)反映提取頻率和質(zhì)量指標(biāo)的可靠性?，F(xiàn)場(chǎng)記錄，同步進(jìn)行。準(zhǔn)確度。施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)格，圖片一致。規(guī)范性。實(shí)驗(yàn)檢查西餐的編寫要按照規(guī)范進(jìn)行，自檢意見、監(jiān)理意見要明確，簽名程序要完整，字跡清晰，復(fù)印效果好，筆跡資料要能滿足器官保存要求。29，2，竣工圖編制要求，項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工機(jī)關(guān)準(zhǔn)備?？⒐D要完整、準(zhǔn)確、明確、規(guī)范、修改，如實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收當(dāng)時(shí)的實(shí)際情

6、況。結(jié)構(gòu)形式、過(guò)程、布局、項(xiàng)目等重大變更和圖形變更面積超過(guò)10的竣工圖章、30可以變更、蓋印和簽名?？⒐D需要重新繪制。重畫可能不包括在竣工圖中，但必須在圖形目錄中列出地物編號(hào)，以表示該地物的位置并在新圖標(biāo)中顯示“竣工階段”，在竣工圖中簽名的同一建筑物、結(jié)構(gòu)重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖也可能不包括在竣工圖中。徐璐其他建筑物、結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編制，第三十一條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)或委托合格單位的項(xiàng)目總體規(guī)劃和綜合管線竣工圖編制竣工圖編制竣工圖總說(shuō)明及各專業(yè)的編制說(shuō)明?？⒐D編制原則，各專業(yè)目錄及編制情況，32，2，竣工圖變更方法，文字，數(shù)字變更一般都是交替的。線條變更通常是筆畫。部分圖面變更必須圈出變更的部分，將營(yíng)造圖面

7、變更重繪為空白，根據(jù)變更，以檔案的名稱、日期、號(hào)碼和條款編號(hào)在圖紙上表示不清楚，標(biāo)題欄框上方或左側(cè)的文字描述，33，變更較多時(shí)，應(yīng)參考說(shuō)明新添加的文字說(shuō)明，并對(duì)相關(guān)竣工圖進(jìn)行相應(yīng)的追加和更改，34，3，使用竣工圖，一張一張地蓋章，簽署竣工圖，內(nèi)容完整、明確，取代竣工圖時(shí)應(yīng)使用紅色印章，標(biāo)題欄附近空白空間，35，4，教練單位應(yīng)當(dāng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位，檢查竣工圖編制情況?？⒐D內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、協(xié)商、材料變更、施工及質(zhì)量檢查記錄一致的竣工圖，專業(yè)編制為單位工程、專業(yè)編制。和詳細(xì)的準(zhǔn)備指導(dǎo)和目錄，36，5，竣工圖的圖紙數(shù)，37，5部分公路建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案配置，38，文件由卷皮，卷內(nèi)目

8、錄，卷內(nèi)文件和準(zhǔn)備表1，卷皮：封面，屋脊，封面組成，是“卷內(nèi)筆跡材料”(威廉莎士比亞，溫斯頓，著作)2，入權(quán)單位。填寫負(fù)責(zé)文件資料調(diào)權(quán)的部門或負(fù)責(zé)項(xiàng)目的部門。43，3，開始日期和結(jié)束日期。填寫卷內(nèi)文檔資料的開始和結(jié)束日期。4、保管期限。填寫牙齒文件中規(guī)定的保管期限。5、秘密級(jí)別。按照保密規(guī)定，按卷內(nèi)科學(xué)文件資料的最高密級(jí)編制。44、6、編號(hào)。填寫分類號(hào)碼和文件順序號(hào)碼。45，檔案標(biāo)題檔案標(biāo)題包括建設(shè)項(xiàng)目名稱、開始和結(jié)束里程、單位工程(包括分部、部分)名稱和文檔名稱。屬于橋梁隧道等工程項(xiàng)目的話，結(jié)構(gòu)和部位的名稱也要同時(shí)標(biāo)明。46，1)項(xiàng)目技術(shù)文檔標(biāo)題格式X X X高速公路X樁號(hào)X項(xiàng)目X結(jié)構(gòu)X X

9、檔案名稱，47，2)可管理性文檔標(biāo)題顯示格式建設(shè)項(xiàng)目名稱所有者問(wèn)題檔案名稱，48，2卷內(nèi)部目錄，49，3卷，卷內(nèi)文檔資料卷內(nèi)準(zhǔn)備考試應(yīng)排列在卷內(nèi)文檔資料標(biāo)簽頁(yè)后面填寫文件，寫準(zhǔn)備考試表，字要整齊，清晰，整潔，簽名完整。52，準(zhǔn)備表中所列內(nèi)容包括卷內(nèi)科學(xué)文件資料的數(shù)量、頁(yè)數(shù)和載體形式。說(shuō)明圈內(nèi)文件材料缺陷修正、補(bǔ)充、包裝、文件材料完備度、入住者姓名、入住時(shí)間等。53，第六部分公路建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案清理，54，1，檔案清理工作，檔案清理，主要需要分段和進(jìn)一步合理化的文檔或檔案，基本分類，組合，排列，編目，有序的工作流程。，55，1，完成檔案整理要求，分類科學(xué)組卷合理排序系統(tǒng)，56，2多個(gè)階段形成的文

10、件材料不能做交叉試卷。58，3，對(duì)施工階段文檔的分類整理，將部門子項(xiàng)目?jī)?nèi)容按單位、分部、子項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)劃分為施工階段文檔分類組卷的依據(jù)。同一單個(gè)工程先區(qū)分單位工程，同一單位工程再區(qū)分項(xiàng)目工程，同一項(xiàng)目工程再根據(jù)不同的工程和專業(yè)區(qū)分。59，4，合同部分施工文檔材料的分組體積方法，區(qū)分綜合文檔和施工原始記錄，分別對(duì)綜合文檔的分組體積要求：合同段的開始報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，方案，圖紙審核和技術(shù)交底，設(shè)計(jì)變更，教員接受和工程總結(jié)，將分組體積集中到合同段單位。原材料和產(chǎn)品合格證書：如果合同段共享，則可以集中組卷。整體單位工程及分部工程質(zhì)量評(píng)價(jià)表及項(xiàng)目工程統(tǒng)計(jì)表集中配售權(quán)。60，施工原始記錄文件中的組體積要

11、求：按每個(gè)部分項(xiàng)目對(duì)體積進(jìn)行分組。徐璐其他部門部分的施工記錄文件渡邊杏交試卷。61，5，施工單位和業(yè)主、監(jiān)理往來(lái)文件應(yīng)根據(jù)針對(duì)問(wèn)題的相關(guān)單位、事業(yè)部及項(xiàng)目工程另行保管。62，6，對(duì)卷內(nèi)文件系統(tǒng)進(jìn)行排序，對(duì)卷內(nèi)文件系統(tǒng)進(jìn)行排序基本要求：根據(jù)卷內(nèi)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系對(duì)問(wèn)題的重要性進(jìn)行組合排序，通常在批準(zhǔn)前、申請(qǐng)后。施工原始記錄文件的排列方式：按照文件的自然形成過(guò)程進(jìn)行排列?？⒐D可以按照設(shè)計(jì)圖形目錄確定的順序進(jìn)行排序。63，7，卷內(nèi)文檔資料的頁(yè)碼或編號(hào)的創(chuàng)建方法，(1)裝訂的檔案，(2)未裝訂的檔案，(64)，(1)裝訂的文件必須按順序填寫每頁(yè)上有寫入內(nèi)容的文檔資料頁(yè)面的頁(yè)碼，以固定卷內(nèi)科學(xué)文檔資料

12、的順序。卷中的文檔資料頁(yè)碼為65、(1)，如果卷中的文檔資料最初是連續(xù)編排的頁(yè)碼，則無(wú)需重新編號(hào)。(2)，如果沒有統(tǒng)一、連續(xù)編制的頁(yè)碼，必須按照卷內(nèi)文檔資料的順序?qū)?yè)碼進(jìn)行編號(hào)。(3)，頁(yè)碼是用鉛筆寫的。66，頁(yè)碼創(chuàng)建位置：?jiǎn)蚊嫖臋n資料在右下角創(chuàng)建頁(yè)碼。正面是右下角，背面是左下角寫頁(yè)碼的雙面文檔資料。如果圖案材料正面沒有位置，可以在背面寫頁(yè)碼。文件里的卷內(nèi)目錄和準(zhǔn)備表不編頁(yè)碼。67，(2)未裝訂的文件要按照文件資料的順序編件號(hào)和頁(yè)碼。68，(1)，創(chuàng)建引出序號(hào)。未裝訂的文件要在卷內(nèi)各文件資料主頁(yè)右上角貼上“號(hào)手”，一份一份地編號(hào)。69，(2)，準(zhǔn)備頁(yè)碼。未裝訂的文件除了按編號(hào)順序編號(hào)外，還可以

13、使用裝訂案編號(hào)方法，在筆記前右下角、后左下角各寫一張頁(yè)碼。(威廉莎士比亞，泰晤士報(bào)，書) (威廉莎士比亞，泰晤士報(bào)，書)引出序號(hào)和頁(yè)碼都有，保管和使用都很方便。70，7，卷內(nèi)文檔目錄，序列號(hào)，文檔編號(hào)或模式編號(hào)，所有者，文檔標(biāo)題，日期，頁(yè)面。71，創(chuàng)建卷內(nèi)目錄卷內(nèi)的檔案材料目錄，并將其放在卷內(nèi)檔案材料主頁(yè)的前面，是卷內(nèi)材料性能的記錄列表。卷中的目錄項(xiàng)和創(chuàng)建要求為、72、(1)序列號(hào)。圈內(nèi)科學(xué)技術(shù)文件資料的先后順序從“1”開始順序顯示序號(hào)。(b)文件材料標(biāo)題。也稱為文件標(biāo)題，填寫科學(xué)文件資料標(biāo)題的全名。(c)文件編號(hào)。填充文檔中字符或圖案的圖片編號(hào)。73，(4)負(fù)責(zé)人。編寫科技文獻(xiàn)資料的直接編制部門或主要負(fù)責(zé)人。(5)日期。填寫科技文獻(xiàn)資料的年月日。(6)第頁(yè)。填寫每個(gè)知識(shí)庫(kù)主頁(yè)上顯示的頁(yè)碼。但是卷內(nèi)最后的