1、函、紀(jì)要性公文,才益資訊 韓曉瑋,第一節(jié) 函,適用情境 函是平行機(jī)關(guān)或部門，以及不相隸屬單位之間聯(lián)系、商洽、詢問(wèn)事宜，乃至提出請(qǐng)求的公文。 函對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基層單位；黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，均可發(fā)函，函的內(nèi)容和格式也比較靈活，所以運(yùn)用得十分廣泛。,1,第一節(jié) 函,函的寫作技巧 1、標(biāo)題 通常要求寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容與文種，如：?jiǎn)挝魂P(guān)于聯(lián)系臨時(shí)借房問(wèn)題的函，如屬回復(fù)問(wèn)題的函，則多在“函”字前加“復(fù)”字，如關(guān)于單位為動(dòng)遷戶建房問(wèn)題的復(fù)函。,2,第一節(jié) 函,函的寫作技巧 2、發(fā)文字號(hào) 函要有正規(guī)的發(fā)文字號(hào)，寫法與一般公文相同，由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成，大機(jī)關(guān)的函，可

2、以在發(fā)文字號(hào)中顯示“函”字。,3,第一節(jié) 函,函的寫作技巧 3、主送機(jī)關(guān) 函的行文對(duì)象一般是明確的，單一的，所以多數(shù)函的主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)。極少數(shù)情況下，也有排列多個(gè)主送機(jī)關(guān)的情況。,4,第一節(jié) 函,函的寫作技巧 4、正文 需寫明下述三部分內(nèi)容：,5,（1）制復(fù)函的根據(jù)與理由 如：“根據(jù)國(guó)務(wù)院國(guó)發(fā)19*號(hào)文件關(guān)于凡新建（包括 統(tǒng)建和自建）、擴(kuò)建宿舍，都應(yīng)把必須的生活服務(wù)設(shè)施 包括進(jìn)去，商業(yè)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)占新建擴(kuò)建面積的7%左右的 規(guī)定，請(qǐng)你單位,第一節(jié) 函,二、函的寫作技巧 4、正文 需寫明下述三部分內(nèi)容：,6,（2）商洽或詢問(wèn)（答案）以及請(qǐng)求批準(zhǔn)的具體事項(xiàng) 要求中心明確內(nèi)容具體、方便對(duì)方辦理或答復(fù)

3、。,第一節(jié) 函,二、函的寫作技巧 4、正文 需寫明下述三部分內(nèi)容：,7,（3）結(jié)尾 通常適宜使用致意性詞語(yǔ)，如“致以敬禮”、“謹(jǐn)致謝憂”， 或以“特此函告”、“為盼”、“為荷”等專用語(yǔ)結(jié)束上文。,函的寫作要求,1、以簡(jiǎn)要的文字，將需要商洽、詢問(wèn)（答復(fù)）、申請(qǐng)、知照的事項(xiàng)（問(wèn)題）明確具體地交待清楚。 2、用語(yǔ)謙和、講究分寸,8,函，應(yīng)用于平行機(jī)關(guān)之間相互協(xié)商、配合與互通信息，因此，用 語(yǔ)要講究禮節(jié)，不使用告誡、命令性的詞語(yǔ)，語(yǔ)氣應(yīng)委婉得體。 涉外公函或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公函，必要時(shí)還要使用尊稱與致意 性詞語(yǔ)。但是公函與私人信件有嚴(yán)格區(qū)別，機(jī)關(guān)之間的誠(chéng)懇致意是 必要的，但不要形成客套；尊重對(duì)方是應(yīng)

4、當(dāng)?shù)?，但不可過(guò)分，形成 恭維奉迎，用語(yǔ)應(yīng)當(dāng)適度，掌握分寸。,函的寫作要求,3、函，主要用于說(shuō)明有關(guān)事項(xiàng)與提出協(xié)商。 4、函，是正式公文的文種，必須具備正式公文的規(guī)范格式，使用印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的信函，擬定標(biāo)題，編制發(fā)文字號(hào)，結(jié)構(gòu)要求完整。,9,函的種類,詢問(wèn)問(wèn)題的函 詢問(wèn)問(wèn)題的函，亦稱問(wèn)函，要求集中詢問(wèn)一個(gè)問(wèn)題，方便對(duì)方盡快答復(fù)，所詢內(nèi)容應(yīng)屬本單位或部門職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)予以解決或回答的但又確實(shí)無(wú)據(jù)可查難以回答（解決）的問(wèn)題，不要把本屬于自己可以解決（回答）的問(wèn)題，不經(jīng)認(rèn)真調(diào)查或思考隨意加給對(duì)方，徒增對(duì)方的負(fù)擔(dān)。,10,函的種類,告知的函 告知函是主要用于把某些具體事項(xiàng)告知有關(guān)單位，僅讓對(duì)方知道或協(xié)

5、助辦理，而無(wú)須回復(fù)的主動(dòng)函。 請(qǐng)求批準(zhǔn)的函 請(qǐng)求批準(zhǔn)的函，主要用于向平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)經(jīng)費(fèi)、物資、人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)配干部、稅收、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、專業(yè)增減等事項(xiàng)，屬于平行文。,11,請(qǐng)求批準(zhǔn)的函,撰寫這種公函，要求理由充分，請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)明確清楚；一文一事，即一些公函集中請(qǐng)求批準(zhǔn)一件事情；用語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)明得體，力求征得對(duì)方的支持。在結(jié)尾還應(yīng)進(jìn)一步明確行文目的，表明“請(qǐng) 予批準(zhǔn)”、“請(qǐng)予回復(fù)”或“請(qǐng)予協(xié)調(diào)解決”的具體請(qǐng)求。,函的種類,審批函 審批函是主管部門對(duì)來(lái)文請(qǐng)批的事項(xiàng)審批后所作出答復(fù)的函。,12,函的種類,答復(fù)問(wèn)題的函 要求針對(duì)來(lái)函內(nèi)容給予確切答復(fù)，首先應(yīng)表明是否同意的明確意見(jiàn)，然后

6、說(shuō)明理由或提出具體的處理辦法，切忌發(fā)表無(wú)針對(duì)性的議論。要求用語(yǔ)準(zhǔn)確，對(duì)策明確可行，結(jié)尾處，可以寫“特此復(fù)函”或“此復(fù)”。,13,函的種類,商洽公務(wù)的函 在正文中首先寫明制發(fā)函的要求或理由，即說(shuō)明來(lái)函的意圖，而后陳述需要商洽的具體事項(xiàng)，要求觀點(diǎn)明確、意見(jiàn)具體，詞語(yǔ)得體、清楚、方便對(duì)方理解與答復(fù)，在下文的結(jié)尾處予以復(fù)函或予以盡快辦理的具體要求，加“上述要求，請(qǐng)予答復(fù)”或“煩請(qǐng)盡快函復(fù)為盼”、“請(qǐng)予大力協(xié)調(diào)為盼”。,14,函的種類,便函,15,第二節(jié) 會(huì)議紀(jì)要,適用情境 當(dāng)需要根據(jù)會(huì)議的指導(dǎo)思想和會(huì)議記錄、會(huì)議文件及其他有關(guān)資料，對(duì)會(huì)議召開(kāi)的基本情況進(jìn)行提練整理時(shí)，查看此技能。,會(huì)議紀(jì)要,技能描述

7、會(huì)議紀(jì)要是對(duì)原始材料的會(huì)議記錄進(jìn)行加工提煉、概括、整理而形成的文字材料。要求“如實(shí)記載”“扼要反映”，反映會(huì)議基本情況、主要精神和成果。 凡是會(huì)議都要記錄，但只有比較重大的會(huì)議才要求寫會(huì)議紀(jì)要，因而會(huì)議紀(jì)要具有會(huì)議記錄不具備的權(quán)威性,會(huì)議紀(jì)要的種類,一、工作會(huì)議紀(jì)要：指研究中心工作或業(yè)務(wù)性工作的會(huì)議，通常較為集中地研究一些重大的實(shí)際問(wèn)題，部署中心工作，又可以細(xì)分為： （1）專題工作會(huì)議紀(jì)要，專門為研究或 解決某一項(xiàng)，某一方面工作，內(nèi)容集 中，議程單一，一般只把會(huì)議概況、宗 旨、討論和決議事項(xiàng)加以概括說(shuō)明。,會(huì)議紀(jì)要的種類,（2）例行工作會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容較為復(fù)雜、議程較多，要把做出的決定和決議，按

8、討論順序或重要程度，逐項(xiàng)或分若干部分概述。 2、行政例會(huì)紀(jì)要：是企事業(yè)單位的行政機(jī)構(gòu)在召 開(kāi)辦公會(huì)議或行政例會(huì)時(shí)，根據(jù)會(huì)議研究決 定的問(wèn)題所形成的紀(jì)要，具有極強(qiáng)的權(quán)威性 和指導(dǎo)性，一般只寫出與會(huì)者通過(guò)會(huì)議達(dá)成 的統(tǒng)一看法，人稱必須用“會(huì)議”，不必寫出 發(fā)言者姓名。,會(huì)議紀(jì)要的種類,3、座談會(huì)議紀(jì)要：是為了解決某一重要問(wèn)題，召集某些代表性的人員參加，通過(guò)座談?dòng)懻?，形成多?shù)人同意的意見(jiàn)時(shí)所要整理出來(lái)的會(huì)議紀(jì)要，只起到一定的指導(dǎo)或通報(bào)作用，允許記錄不同意見(jiàn)。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題、正文和落款三部分構(gòu)成 一 標(biāo)題 完整格式包括會(huì)議召集單位名稱，會(huì) 議內(nèi)容和文種三部分。必要時(shí)可以附 上副標(biāo)題，

9、副標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種 組成。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),二、正文包括：會(huì)議概括，會(huì)議事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ) 會(huì)議概括：寫明會(huì)議議題、宗旨、召開(kāi)依 據(jù)（有時(shí)還有評(píng)價(jià)）以及會(huì)議召 集單位，時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議主持 人， 與會(huì)者等，簡(jiǎn)明扼要。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),會(huì)議事項(xiàng)：包括對(duì)議題討論研究、內(nèi)容摘要和做出的決議決定，這一部分是會(huì)議紀(jì)要的核心，也就是“要”之所在，一般說(shuō)來(lái)，有三種寫作方式：,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),綜合概括式。把會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言和討論的情況加以綜述，適合議題比較集中，意見(jiàn)比較一致的中、小型會(huì)議。 分項(xiàng)列舉式。圍繞會(huì)議的中心目的，將諸多問(wèn)題、意見(jiàn)加以分類整理，條理分明。適合規(guī)模較大，議題較多的會(huì)議。 發(fā)言記錄式。按發(fā)言順序

10、寫出各種主要意見(jiàn)，或是根據(jù)發(fā)言內(nèi)容歸類，多用于座談會(huì)議紀(jì)要類型。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),結(jié)語(yǔ)部分主要寫會(huì)議的號(hào)召、希望、或者交代有關(guān)的事宜，提醒有關(guān)單位、個(gè)人注意并遵照?qǐng)?zhí)行；又或者對(duì)會(huì)議召開(kāi)做貢獻(xiàn)的單位、個(gè)人表示感謝。也可以酌情省略結(jié)語(yǔ)部分。如果有結(jié)語(yǔ)，就一定要注意簡(jiǎn)約。,會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu),三、落款 寫明會(huì)議紀(jì)要的作者和時(shí)間，作者署名可以是單位，也可以是個(gè)人。 在寫作會(huì)議紀(jì)要前，一定要對(duì)會(huì)議情況 做全面的了解，合理地處理會(huì)議材料，然 后根據(jù)情況適當(dāng)?shù)卣{(diào)整寫作形式。,實(shí)踐練習(xí),會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄同是對(duì)于會(huì)議的記錄性文書，它們有什么不同？ _ _ _,答案,會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者或主持人指定專人如實(shí)記載會(huì)

11、議進(jìn)行情況、報(bào)告、發(fā)言和決議事項(xiàng)的公文，一般不會(huì)蓋章簽發(fā)，但是卻反映會(huì)議真實(shí)情況的第一手材料，具有一定的實(shí)用和保存價(jià)值。 會(huì)議紀(jì)要是在作為原始材料的會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工提煉、概括、整理而形成的文字材料。強(qiáng)調(diào)用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言，準(zhǔn)確反映基本情況。凡是會(huì)議都要記錄，但只有比較重大的會(huì)議才要求寫會(huì)議紀(jì)要，因而會(huì)議紀(jì)要具有會(huì)議記錄不具備的權(quán)威性,補(bǔ)充課程一 證明,證明：是以機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位或個(gè)人證明一個(gè)人的身份或一件事情，供接受單位或人員作為處理和解決某人某事的根據(jù)的信函。是一種專用書信。,證明的寫作,標(biāo)題：居中，字體大一些，以別 于下文。 稱謂：和一般書信一樣，頂格 寫：?jiǎn)挝换蛞?lián)系的人的 姓名 正文

12、：填寫證明人的姓名及所聯(lián)系或 辦理的事項(xiàng)。 結(jié)語(yǔ)：特此證明 落款：?jiǎn)挝?、時(shí)間、公章。,證明的規(guī)范管理,證明應(yīng)是打印出的帶有存根的規(guī)范格式的信函。 按規(guī)定格式填寫相應(yīng)需證明的人或事項(xiàng)。 在存根與證明正文間蓋章，開(kāi)出的證明聯(lián)上再次蓋章。,補(bǔ)充課程二 述職報(bào)告,一般工作人員 稱工作總結(jié) 述職報(bào)告：是領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)自己的職務(wù)要求，就一定時(shí)期內(nèi)的任職目標(biāo)，向選舉或任命機(jī)構(gòu)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、主管部門以及本單位的干部群眾，匯報(bào)自己履行崗位責(zé)任的情況的書面報(bào)告。是干部管理考核專用的一種文體。,述職報(bào)告的寫作,從德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面進(jìn)行撰寫和匯報(bào)。 另外要分析出工作中存在的問(wèn)題和表明今后的打算。,補(bǔ)充課程三 公文處理,發(fā)文辦理：指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。,公文處理,公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)總經(jīng)辦進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。,公文處理,復(fù)核。公文印制前應(yīng)由機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)總經(jīng)辦或文秘部門復(fù)核。重點(diǎn)是：簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 簽發(fā)。,收文辦理,收文辦理：是對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括：簽收、登記、審核、擬