1、第8章 常用辦公設(shè)備,（時間：2次課，4學(xué)時）,第8章 常用辦公設(shè)備,【教學(xué)目標(biāo)】： 除了計算機(jī)以外，辦公室里還有很多其他的辦公設(shè)備。通過學(xué)習(xí)本章內(nèi)容，要求讀者掌握打印機(jī)的安裝、使用和簡單維護(hù)方法，掃描儀和投影機(jī)的安裝和使用方法；了解傳真機(jī)的分類、安裝和使用方法、使用中的注意事項等；掌握復(fù)印機(jī)的使用方法、操作注意事項和保養(yǎng)方法。,第8章 常用辦公設(shè)備,【本章要點】： 掌握打印機(jī)的安裝、使用和簡單維護(hù)方法 了解掃描儀和投影機(jī)的安裝及使用注意事項 了解傳真機(jī)的分類、安裝與使用注意事項 掌握復(fù)印機(jī)的簡單使用方法,8.1 輸入/輸出設(shè)備 8.2 傳真機(jī)與復(fù)印機(jī) 8.3 上機(jī)實訓(xùn)使用傳真機(jī)進(jìn)行查詢發(fā)送和

2、查詢接收,第8章 常用辦公設(shè)備,8.1 輸入/輸出設(shè)備,8.1.1 打印機(jī) 8.1.2 掃描儀 8.1.3 投影機(jī),8.1.1 打印機(jī),安裝打印機(jī) (1) 連接電源線和數(shù)據(jù)線 打印機(jī)耗電量較大，需要獨立的電源供應(yīng)，所以必須要連接好電源線，注意在接通電源之前一定要保證打印機(jī)開關(guān)處于關(guān)閉狀態(tài)。打印機(jī)需要從計算機(jī)接收打印數(shù)據(jù)，所以必須連接好數(shù)據(jù)線，打印機(jī)與計算機(jī)的連接方式主要有并口(打印口)連接、USB口連接和網(wǎng)絡(luò)連接幾種情況，相應(yīng)的數(shù)據(jù)線為并口(打印)線、USB線和網(wǎng)線，無論哪種情況都很容易識別相應(yīng)的插口。,8.1.1 打印機(jī),安裝打印機(jī) (1) 連接電源線和數(shù)據(jù)線 打印機(jī)耗電量較大，需要獨立的電

3、源供應(yīng)，所以必須要連接好電源線，注意在接通電源之前一定要保證打印機(jī)開關(guān)處于關(guān)閉狀態(tài)。打印機(jī)需要從計算機(jī)接收打印數(shù)據(jù)，所以必須連接好數(shù)據(jù)線，打印機(jī)與計算機(jī)的連接方式主要有并口(打印口)連接、USB口連接和網(wǎng)絡(luò)連接幾種情況，相應(yīng)的數(shù)據(jù)線為并口(打印)線、USB線和網(wǎng)線，無論哪種情況都很容易識別相應(yīng)的插口。,8.1.1 打印機(jī),安裝打印機(jī) (2) 安裝驅(qū)動程序 連接好線路后，還需要在操作系統(tǒng)上安裝打印機(jī)驅(qū)動程序，打印機(jī)驅(qū)動程序提供了打印機(jī)與計算機(jī)進(jìn)行通信的途徑，只有安裝了驅(qū)動程序才能使用打印機(jī)。 安裝驅(qū)動程序的最簡單方法是使用驅(qū)動光盤，購買打印機(jī)時大都隨機(jī)帶有軟件光盤，其中有驅(qū)動程序和使用手冊等。將

4、光盤插入到計算機(jī)的光盤驅(qū)動器中，光盤會自動運行并彈出安裝界面，只要按照屏幕指示即可進(jìn)行安裝，通常操作都很簡單。如果光盤沒有自動運行，那么可以通過資源管理器中打開該光盤。,8.1.1 打印機(jī),2. 使用打印機(jī) 打印機(jī)安裝完成后即可使用，在使用打印機(jī)前，要給打印機(jī)裝好打印紙。正常打印應(yīng)使用主進(jìn)紙盤，主進(jìn)紙盤通?？扇菁{一定數(shù)量或重量的紙或其他打印介質(zhì)。大部分打印機(jī)在主進(jìn)紙盤之外還提供一個優(yōu)先進(jìn)紙槽，在送入單張打印紙、信封、明信片、標(biāo)簽或投影膠片時，應(yīng)當(dāng)使用優(yōu)先進(jìn)紙槽。要將文檔的第1頁打印在與文檔其余部分不同的介質(zhì)上，也可以使用優(yōu)先進(jìn)紙槽。 在任何有打印功能的程序中選擇【打印】命令即可打印文檔。例如，

5、在Word 2007中單擊【Office按鈕】 ，如果在彈出的菜單中選擇【打印】【快速打印】命令，可以直接使用默認(rèn)的打印機(jī)打印當(dāng)前文檔；如果在彈出的菜單中選擇【打印】【打印】命令，則可以彈出如圖8-2所示的【打印】對話框，在這里可以設(shè)置使用哪個打印機(jī)、文檔的打印范圍和打印份數(shù)等，設(shè)置完成之后，單擊【確定】按鈕即開始打印?？傊蛴C(jī)的使用不需要用戶做任何特定的操作，一切都是自動完成的。,8.1.1 打印機(jī),圖8-2 Word 2007的【打印】對話框,8.1.1 打印機(jī),3. 維護(hù)打印機(jī) 激光打印機(jī)是精密的光機(jī)電一體化設(shè)備，在使用中難免會出現(xiàn)問題，一般可以通過售后服務(wù)解決，不過對于一些常見的問

6、題，可以自己動手解決，即使只是能夠識別問題，也有利于提高維修效率。 測試頁當(dāng)遇到打印問題時，首先打印一張測試頁。如果沒有問題，需要確認(rèn)是否是軟件的問題。例如，是否需要重新安裝驅(qū)動程序、重新配置或安裝應(yīng)用程序等。 打印質(zhì)量下降如果打印的文件有一條或者多條平行白線出現(xiàn)，打印質(zhì)量驟然下降，通常是由于硒鼓中的墨粉余量不多或者墨粉不均勻引起的。將硒鼓取出左右晃動，再放入打印機(jī)中，如果打印正常，說明的確是硒鼓內(nèi)的墨粉不多了；還有另外一種可能性就是打印機(jī)的感光元件灰塵積累過多，也會出現(xiàn)這種故障。,8.1.1 打印機(jī),3. 維護(hù)打印機(jī) 卡紙卡紙故障對于打印機(jī)很常見?？堃话阌袃煞N原因：一是紙張的問題，紙張過分

7、潮濕和過分干燥都會造成卡紙；二是打印機(jī)搓紙部件老化或者過臟。為了避免卡紙，在打印紙放入打印機(jī)之前可以用手打散；在放置紙張時將紙邊用手抹平，用卡紙片卡住紙張兩邊；不要一次在打印機(jī)中放置過多的打印紙；打印紙張不要總暴露在辦公環(huán)境中。 如果發(fā)生了卡紙，可以取出硒鼓，將打印機(jī)開關(guān)向上扳，再用雙手輕輕拽出被卡住的紙張，注意不要用力過猛，以免拉斷紙張；更不能用尖利的東西去取，以免造成打印機(jī)損壞。 激光打印機(jī)卡紙后，常常會有一些墨粉散落在打印機(jī)內(nèi)，這時只需要多打印幾張測試頁，帶出這些墨粉就可恢復(fù)正常。,8.1.2 掃描儀,掃描儀是一種輸入設(shè)備，可以用來捕獲圖像并將其轉(zhuǎn)換成計算機(jī)可以顯示、編輯、儲存和輸出的數(shù)

8、據(jù)。掃描儀可分為3種類型：滾筒式掃描儀、平板式掃描儀和筆式掃描儀。其中平板式掃描儀是最為常見的掃描儀，平板掃描儀獲取圖像的方式是先將光線照射到要掃描的材料上，反射或透射的光線由CCD光敏元件接收并通過光電轉(zhuǎn)換功能將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像。典型的平板掃描儀如圖8-3所示。,8.1.2 掃描儀,1. 安裝和使用掃描儀 和打印機(jī)一樣，掃描儀通常也有電源線和數(shù)據(jù)線兩條線，它們的連接也很簡單。掃描儀的驅(qū)動程序安裝通常不需要用戶干預(yù)。 掃描儀的使用需要圖像處理軟件配合，例如，Photoshop或OCR軟件等。要使用掃描儀輸入圖像，只要把要掃描的材料(例如，照片、文件等)放在掃描儀的玻璃臺面上并壓住蓋板，然后在軟

9、件中選擇通過掃描儀輸入圖像，掃描儀就將圖像掃描到圖像處理軟件中，之后就可以對圖像進(jìn)行進(jìn)一步的加工處理和保存。例如，在Photoshop軟件中，選擇菜單欄中的【文件】【輸入】【Uniscan B600】命令，如圖8-4所示。即可從Uniscan B600掃描儀輸入圖像，當(dāng)然，不同的掃描儀在菜單中的名字也不一樣。,8.1.2 掃描儀,2. 掃描儀使用注意事項 為了讓掃描儀能順利工作，在日常使用中需要注意以下事項。 使用掃描儀時的機(jī)器溫度保持在10至40范圍內(nèi)。 避免在灰塵多的環(huán)境下操作掃描儀?；覊m或異物可能會對機(jī)件造成損壞。 不用掃描儀時，將蓋板蓋上。 不要讓掃描儀受到過于劇烈的震動，否則可能會損

10、壞內(nèi)部零件。 另外，掃描儀玻璃面板不干凈會直接影響掃描質(zhì)量。如果要清潔玻璃面板，可以找一塊柔軟無棉絮的布，噴上一些溫和的玻璃清潔劑，然后輕輕地擦拭玻璃面板。不要將清潔劑直接噴在掃描儀的玻璃面板上，勿使液體流入掃描儀內(nèi)部。過量的溶劑殘留會弄花玻璃面板或使之起霧，甚至?xí)p壞掃描儀組件。,8.1.3 投影機(jī),投影機(jī)是顯示器的延伸，是公開演示的重要工具。按照工作原理，投影機(jī)分為CRT投影機(jī)、LCD投影機(jī)和DLP投影機(jī)3種。一臺典型的投影機(jī)如圖8-5所示。,圖8-5 投影機(jī),8.1.3 投影機(jī),1. 安裝與使用投影機(jī) 投影機(jī)最常用的安裝使用方式有兩種：一種是桌上正投安裝，選擇此位置時，投影機(jī)位于屏幕的正

11、前方，如圖8-6(a)所示，這是最常用方式，安裝快速、移動方便；二是倒掛正投安裝，選擇此位置時，投影機(jī)倒掛于屏幕正前方的天花板上，如圖8-6(b)所示，在會議室、教室等固定使用投影機(jī)的場所經(jīng)常采用這種安裝方式。,(a) 桌上正投安裝 (b) 倒掛正投安裝 圖8-6 兩種典型的投影機(jī)安裝方式,8.1.3 投影機(jī),1. 安裝與使用投影機(jī) 投影機(jī)與電腦的連接最常用的就是使用VGA連接線，一端連接到電腦的D-Sub 輸出插口，另一端連接到投影機(jī)的D-SUB/COMP IN輸入端口，這樣投影機(jī)的功能就相當(dāng)于顯示器。 如果要連接到DVD等視頻設(shè)備，則要使用分量視頻連接線、DVI連接線、S-視頻連接線、復(fù)合

12、視頻連接線等，其中使用分量視頻連接線可以獲得最佳效果。 投影機(jī)的使用很簡單，只要打開投影機(jī)(可以使用投影機(jī)本身的按鈕，也可以使用遙控器)，在預(yù)熱片刻后即可正常顯示。使用中可以調(diào)節(jié)畫面大小、焦距和顯示模式等，詳情可以查閱相應(yīng)型號的說明書。,8.1.3 投影機(jī),2. 投影機(jī)使用注意事項 投影機(jī)的燈泡在使用時發(fā)熱量很高，在關(guān)機(jī)后需要繼續(xù)散熱一段時間，此時不能拔掉電源和移動投影機(jī)。 投影機(jī)的燈泡有壽命限制，使用超過壽命限制的燈泡可能會出現(xiàn)燈泡爆裂等意外情況，所以燈泡壽命到期應(yīng)及時更換。 投影機(jī)鏡頭應(yīng)保持清潔，否則直接影響顯示效果，如果發(fā)覺鏡頭表面有污點或灰塵時可以使用壓縮空氣罐來清除，也可以用拭鏡紙或

13、濕軟布蘸清潔劑輕輕擦拭鏡頭表面。 如果要清潔投影機(jī)外殼，應(yīng)先關(guān)閉投影機(jī)并在充分散熱后拔掉電源線，然后用軟布蘸水和中性清潔劑進(jìn)行擦拭。,8.2 傳真機(jī)與復(fù)印機(jī),8.2.1 傳真機(jī) 8.2.2 復(fù)印機(jī),8.2.1 傳真機(jī),1. 傳真機(jī)的分類 目前市場上常見的傳真機(jī)可以分為4類：熱敏紙傳真機(jī)(也稱為卷筒紙傳真機(jī))、熱轉(zhuǎn)印式普通紙傳真機(jī)、激光式普通紙傳真機(jī)(也稱為激光一體機(jī))、噴墨式普通紙傳真機(jī)(也稱為噴墨一體機(jī))。市場上最常見的就是熱敏紙傳真機(jī)和噴墨/激光一體機(jī)。 傳真機(jī)的工作原理很簡單，即先掃描即將需要發(fā)送的文件并將其轉(zhuǎn)化為一系列點信息，該信息再被轉(zhuǎn)化為聲頻信號并通過傳統(tǒng)電話線進(jìn)行傳送。接收方的傳

14、真機(jī)接收信號后，將相應(yīng)的點信息打印出來，這樣，接收方就會收到一份原發(fā)送文件的復(fù)印件。上述4種傳真機(jī)的主要區(qū)別在于接收到信號后的打印方式不同。如圖8-7所示為一臺噴墨式普通紙傳真機(jī)。,8.2.1 傳真機(jī),8.2.1 傳真機(jī),2. 安裝與使用傳真機(jī) 傳真機(jī)的安裝很簡單，只要接好電話線和電源線就可以了(當(dāng)然還有傳真紙)，電話線用于通過電話網(wǎng)絡(luò)傳送圖像數(shù)據(jù)，電源線則為傳真機(jī)提供獨立電源。 傳真機(jī)的使用包括發(fā)送傳真和接收傳真，二者都有手動和自動兩種工作模式。 (1) 手動發(fā)送 首先確保傳真機(jī)處于就緒狀態(tài)，然后放置好要發(fā)送的稿件；摘下電話機(jī)撥叫對方號碼，聽到對方傳真機(jī)的應(yīng)答信號(長鳴聲)后按啟動鍵開始發(fā)送

15、傳真，然后掛機(jī)等待發(fā)送完成。發(fā)送完畢后若對方報告差錯，則根據(jù)實際情況進(jìn)行重發(fā)，直至全部無誤。,8.2.1 傳真機(jī),2. 安裝與使用傳真機(jī) (2) 自動發(fā)送 很多傳真機(jī)可以根據(jù)用戶的設(shè)置自動發(fā)送傳真，具體操作請參閱相應(yīng)的操作手冊。 (3) 手動接收 首先確保傳真機(jī)處于就緒狀態(tài)。當(dāng)有電話撥入時，摘電話機(jī)接聽電話，溝通情況后按啟動鍵開始接收傳真，然后掛機(jī)等待接收結(jié)束。如果接收有問題可聯(lián)絡(luò)對方重發(fā)。 (4) 自動接收 自動接收傳真不需要人為的干預(yù)，為提高辦公效率提供了方便。如果傳真機(jī)設(shè)置為自動接收，則當(dāng)有電話撥入時，傳真機(jī)會自動啟動接收，接收完成會自動返回就緒狀態(tài)。,8.2.1 傳真機(jī),2. 安裝與使

16、用傳真機(jī) 另外，還有一種特殊的傳真方式查詢方式，這種方式由接收方控制發(fā)送方自動發(fā)送傳真。這種方式需要雙方設(shè)置的配合：在發(fā)送方，需要設(shè)置查詢密碼(防止他人誤接收)并按查詢鍵；在接收方，需要設(shè)置好相同的查詢密碼，然后撥叫對方電話，在聽到應(yīng)答信號后按查詢鍵開始接收。,8.2.1 傳真機(jī),3. 傳真機(jī)使用注意事項 不宜在高溫、強(qiáng)磁或含有強(qiáng)腐蝕性氣體的環(huán)境中使用。高溫、強(qiáng)腐蝕性氣體不但會影響傳真機(jī)記錄紙的印字質(zhì)量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強(qiáng)磁場不僅會干擾通話，還會令傳送的圖像失真。 熱敏紙傳真機(jī)不要使用非標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙。劣質(zhì)的傳真紙光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化

17、學(xué)染料配方不合理，會造成印字質(zhì)量不佳，保存時間變短。 有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未干的稿件不宜發(fā)送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其他裝置，引起傳真機(jī)故障。而稿件上的墨跡或膠水未干則易弄臟掃描玻璃，造成傳真機(jī)發(fā)送質(zhì)量下降。,8.2.1 傳真機(jī),3. 傳真機(jī)使用注意事項 發(fā)送過程中若發(fā)生卡紙時不要強(qiáng)抽文稿，要先按下停止鍵，然后掀開蓋板再小心取出紙，并清理干凈殘片。 不要把熱敏紙傳真機(jī)的傳真件存檔，重要資料要用靜電復(fù)印機(jī)復(fù)印后保存。這是因為熱敏傳真紙上的化學(xué)染料不穩(wěn)定，時間長了或受陽光照射后，傳真紙上的字跡會逐漸褪色。 非專業(yè)人員不要自己處理傳真機(jī)故障?，F(xiàn)代的傳真機(jī)無論

18、電路還是機(jī)械結(jié)構(gòu)，都比較復(fù)雜和精密，一旦出現(xiàn)故障一般不宜自己修理，應(yīng)送到專業(yè)維修部門處理，否則一旦處理不當(dāng)容易擴(kuò)大故障造成更大損失。,8.2.2 復(fù)印機(jī),復(fù)印機(jī)是一種使用率很高的自動化辦公設(shè)備，它可以提高公文形成的速度，節(jié)省大量的等待時間，給辦公工作帶來極大的方便。復(fù)印機(jī)分為數(shù)字復(fù)印機(jī)與模擬復(fù)印機(jī)兩種類型。數(shù)字復(fù)印機(jī)由于使用了數(shù)字圖像技術(shù)，使得在功能和性能上全面超越模擬復(fù)印機(jī)，現(xiàn)在已經(jīng)是市場主流，但由于歷史和價格等原因，很多地方還在使用模擬復(fù)印機(jī)。如圖8-8所示為一臺臺式數(shù)字復(fù)印機(jī)。,8.2.2 復(fù)印機(jī),使用復(fù)印機(jī) (1) 預(yù)熱。按電源開關(guān)后開始預(yù)熱，面板上應(yīng)有指示燈顯示，并出現(xiàn)等待信號。當(dāng)預(yù)

19、熱時間結(jié)束，機(jī)器即可開始復(fù)印，這時會出現(xiàn)可以復(fù)印的信號或以音頻信號告知。 (2) 放置原稿。在玻璃稿臺上放好原稿，將復(fù)印面向下。需要注意的是，復(fù)印有順序的原稿時，應(yīng)從最后一頁開始，這樣復(fù)印出來的復(fù)印品順序無需調(diào)整就是正確的。 (3) 設(shè)定復(fù)印份數(shù)。按【數(shù)字】鍵設(shè)定復(fù)印份數(shù)，若設(shè)定有誤可按【取消】鍵取消后重新設(shè)定。 (4) 設(shè)定復(fù)印倍率。根據(jù)復(fù)印要求和稿件大小設(shè)定放大或縮小，如果無需放大、縮小則不必按任何鍵。,8.2.2 復(fù)印機(jī),使用復(fù)印機(jī) (5) 選擇復(fù)印紙尺寸。按【紙盒選取】鍵，如機(jī)內(nèi)裝有所需尺寸紙盒，即可在面板上顯示出來；如無顯示，則需更換紙盒。如需添加復(fù)印紙則添加相應(yīng)尺寸的復(fù)印紙，添加復(fù)

20、印紙前先要檢查一下紙張是否干爽、潔凈，然后理順復(fù)印紙，再將其放到紙張大小規(guī)格一致的紙盤里，放錯紙盤會造成卡紙。 (6) 按【復(fù)印開始】鍵開始復(fù)印，數(shù)秒鐘后紙張進(jìn)入機(jī)內(nèi)，經(jīng)過充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影等工序即可復(fù)印出復(fù)印品。,8.2.2 復(fù)印機(jī),2. 復(fù)印機(jī)使用注意事項及其保養(yǎng) (1) 復(fù)印機(jī)使用注意事項 靜電復(fù)印機(jī)是一種消耗性設(shè)備，隨著機(jī)器工作時間的延長，各部件都會出現(xiàn)一定程度的磨損、老化、失效，因此要求操作人員能對機(jī)器的原理、性能和結(jié)構(gòu)有個大致的了解，特別是能夠解決一些問題。 卡紙復(fù)印機(jī)卡紙有機(jī)器本身元件故障所造成的因素，也有復(fù)印環(huán)境及人為使用因素?？纯磸?fù)印紙是否受潮皺折，如有就應(yīng)換用新的

21、復(fù)印紙?；蚩纯礄C(jī)器顯示卡紙的位置是否有殘余的紙張未清理干凈。如經(jīng)檢查正常，關(guān)掉機(jī)器電源重新復(fù)印一張，如仍然造成卡紙，則應(yīng)聯(lián)系維修人員。 碳粉不足當(dāng)復(fù)印機(jī)面板顯示紅燈加粉信號時，用戶應(yīng)及時為復(fù)印機(jī)添加碳粉，如加粉不及時可造成復(fù)印機(jī)故障或產(chǎn)生加粉撞擊噪音。加碳粉時應(yīng)搖松碳粉并按照加粉說明操作，也可以通知維修人員上門服務(wù)。,8.2.2 復(fù)印機(jī),2. 復(fù)印機(jī)使用注意事項及其保養(yǎng) 復(fù)印稿顏色過淺碳粉不足、原稿色淡、復(fù)印紙受潮、使用代用碳粉等都可能造成復(fù)印稿顏色過淺，如果排除這些原因則可能屬于器件故障，要通知維修人員上門檢查。 出現(xiàn)故障代碼當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障代碼時要記下代碼數(shù)字，關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源并及時通知維修人員。 (2) 復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)注意事項 復(fù)印機(jī)平常要注意防塵、防潮、防震，盡量減少搬動，要搬的話一定要水平移動，不可傾斜。 復(fù)印