1、MTP中層管理技能提升訓(xùn)練,主講：謝 斌,MTP中層管理技能提升訓(xùn)練（基礎(chǔ)班）,課程須知,【課程名稱(chēng)】MTP中層管理技能提升訓(xùn)練（基礎(chǔ)班） 【課程背景】MTP（英文全稱(chēng)Management Training Program， 原義為管理訓(xùn)練計(jì)劃）是美國(guó)企業(yè)管理研究機(jī)構(gòu)與世界10余家著名跨國(guó)公司的企業(yè)管理人員合作，為有效提高企業(yè)管理水平而研究開(kāi)發(fā)的一套訓(xùn)練課程。 【培訓(xùn)課時(shí)】12課時(shí)（2天） 【培訓(xùn)對(duì)象】副經(jīng)理級(jí)以上管理人員,MTP中層管理技能提升訓(xùn)練（基礎(chǔ)） 第三章,主講：謝 斌,時(shí)間管理,時(shí)間對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平的， 我們?cè)撊绾胃行У毓芾頃r(shí)間， 讓工作變得更有價(jià)值， 讓生活變得更加幸福！,

2、5,目錄,一、引言 二、時(shí)間管理的盲點(diǎn) 三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用 四、結(jié)束語(yǔ),一、引言,7,一、引言,什么是絕對(duì)平均、不用花費(fèi)、被每個(gè)人無(wú)償使用的稀缺資源？ 是時(shí)間！ 可是，在使用完全一樣多的時(shí)間時(shí)，不同的人卻有不同的結(jié)果：有效率的人，一天做了兩天的事；低效率的人，一天的事情卻做了好幾天；還有的人，工作雜亂無(wú)章，毫無(wú)計(jì)劃，整天東一榔頭西一錘頭,8,一、引言,在工作常遇到以下的問(wèn)題：,電話(huà)又響了！這個(gè)來(lái)電話(huà)，那個(gè)來(lái)電話(huà)，急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊天的都是不得不不接的電話(huà)。可是，手頭上正在寫(xiě)的一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午了，還沒(méi)寫(xiě)幾個(gè)字 工作毫無(wú)計(jì)劃，或者計(jì)劃趕不上變化，或者做的計(jì)劃從來(lái)沒(méi)有兌現(xiàn)過(guò)。工作

3、由著性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。結(jié)果，事沒(méi)少干，手頭上的工作卻越來(lái)越多，越干越亂，越干越?jīng)]有章法了 辦事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不檢查工作進(jìn)度，不規(guī)定完成期限，吹毛求疵。結(jié)果常常時(shí)間比預(yù)計(jì)的要長(zhǎng)，導(dǎo)致重要的工作一拖再拖，別的部門(mén)也不得不停下來(lái)等進(jìn)度。 工作不抓重點(diǎn)，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作卻抓住不放，經(jīng)常是撿了芝麻丟了西瓜,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),10,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),如果你還停留在被動(dòng)時(shí)間操作上，如果你的時(shí)間每天安排的滿(mǎn)滿(mǎn)的、效率不高；如果你感覺(jué)時(shí)間真的不夠用，請(qǐng)你對(duì)自己的工作時(shí)間做以下的分析： 你的時(shí)間到底

4、是屬于誰(shuí)的？ 你有什么樣的時(shí)間使用模式？ 時(shí)間不夠用你想辦法解決了嗎？ 你愿意這樣一直持續(xù)下去嗎？,11,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),在對(duì)自己時(shí)間管理過(guò)程中，常會(huì)有以下幾點(diǎn)的盲點(diǎn)：,（一）忙就好 （二）“時(shí)間管理有多大用” （三）“身不由己 （四）“江山易改，本性難移”,12,二、員工時(shí)間管理的盲點(diǎn),（一）忙就好,許多員工，過(guò)于注重活動(dòng)本身，過(guò)程本身，卻不太注重時(shí)間效果，往往認(rèn)為自己“盡職盡責(zé)”了，而不注重求得結(jié)果，往往認(rèn)為自己正確地做事了，忙碌了，卻忘記事情對(duì)于組織目標(biāo)的意義。 這種忙忙碌碌的員工一般不輕易改變他們自己的行為和習(xí)慣模式。但是有時(shí)從一開(kāi)始計(jì)劃或目標(biāo)就錯(cuò)了，卻因不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改變而不能適

5、應(yīng)變化。 這種人，只不過(guò)是有一定計(jì)劃而已，離出色的時(shí)間管理還有很大的差距。,13,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),在這種觀念下進(jìn)行工作的人，大多被時(shí)間所控制。他們認(rèn)為自己把握不了時(shí)間的腳步，只能讓時(shí)間牽著自己的鼻子走，他們不愿意接受新的管理觀念、新的管理技巧；他們不相信有什么辦法能夠?qū)r(shí)間實(shí)施控制；他們固守著自己的一套理念。,（二）“時(shí)間管理有多大用”,14,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),像中層經(jīng)理往往受制于外界環(huán)境，總會(huì)覺(jué)得自己沒(méi)有時(shí)間，時(shí)間是掌握在上司、下級(jí)、同事、客戶(hù)的手里，自己要為上司的命令去工作，要為下屬的主意想辦法，哪里有時(shí)間和精力去進(jìn)行時(shí)間管理，能夠讓時(shí)間按照自己的意志去行事呢？ 這樣下去的后果是中層

6、經(jīng)理永遠(yuǎn)沒(méi)有屬于自己的時(shí)間，永遠(yuǎn)被動(dòng)地為他人服務(wù)，永遠(yuǎn)處于一個(gè)事務(wù)性的操作過(guò)程中。,（三）“身不由己”,15,二、時(shí)間管理的盲點(diǎn),這些障礙都是長(zhǎng)期行為習(xí)慣養(yǎng)成的，有的已經(jīng)嚴(yán)重地影響了個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展，影響了公司及部門(mén)的效率。其實(shí)有很多的失敗和錯(cuò)誤都是由于習(xí)慣和舊有的模式限制著我們，由于不愿意改變或認(rèn)為本性難移，就一直放縱和任其發(fā)展，結(jié)果使你無(wú)法成為一個(gè)完全成功的人士、達(dá)到人生的終極。 而有的人由于善于捕捉變化和掌握自己的命運(yùn)，他們凡事都掌握主動(dòng)，從來(lái)都是他們操縱著生活和控制著時(shí)間，他們是自己命運(yùn)和時(shí)間的真正主人。,（四）“江山易改、本性難移”,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,17,三、時(shí)間管理的原則

7、及運(yùn)用,時(shí)間在使用過(guò)程中，確實(shí)存在著一些不可抗拒的原則，如果我們了解并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時(shí)間管理的原則就會(huì)盲目地將時(shí)間浪費(fèi)。,時(shí)間管理具有以下五個(gè)原則：,80/20原則,目標(biāo)ABC原則,第二限工作法,計(jì)劃原則,習(xí)慣原則,18,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80%的價(jià)值來(lái)自于20%的項(xiàng)目，而剩下的20%的價(jià)值則來(lái)自于80%的項(xiàng)目。 當(dāng)然有可能會(huì)稍微多一些，有時(shí)也可能會(huì)少一些，但是如果你認(rèn)真去實(shí)踐這個(gè)原則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)原則是正確的。,（一）80/20原則,所謂80/20原則是：,19,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,80%的銷(xiāo)售量

8、來(lái)自于20%的客戶(hù)； 80%的電視時(shí)間用來(lái)收看20%的你最喜歡的電視節(jié)目； 80%的電話(huà)是由20%的外人打進(jìn)來(lái)的； 80%的請(qǐng)假是20%的員工請(qǐng)的； 80%的閱讀時(shí)間用在20%的報(bào)刊和雜志上。,（一）80/20原則,我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)以下一些現(xiàn)象：,20,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,案例：,你一天的工作有15件事項(xiàng)要完成，依據(jù)80/20的原則，其中只有3件事實(shí)需要你80%精力和時(shí)間完成的，這樣你就可以取得80%的價(jià)值，也就是最大的價(jià)值。所以你要認(rèn)真地挑選價(jià)值80%的3件事項(xiàng)，然后就去做。而其他的12件事可以慢慢去做或沒(méi)有時(shí)間就不做，因?yàn)檫@八項(xiàng)工作所取得價(jià)值，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你所挑選的3個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值。,（一）

9、80/20原則,21,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,步驟一：將每天的工作全部列出,步驟二：對(duì)工作進(jìn)行如下的分類(lèi)：,如何運(yùn)用呢？,（一）80/20原則,22,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,步驟三：時(shí)間和精力的分配,（一）80/20原則,23,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,例：依據(jù)80/20原則安排某經(jīng)理一天的工作,1例會(huì) 2審閱文件、資料 3輔導(dǎo)下屬 4與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論費(fèi)用預(yù)算問(wèn)題 5會(huì)見(jiàn)客戶(hù) 6準(zhǔn)備工作總結(jié) 7向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào)工作,8、與人事經(jīng)理談獎(jiǎng)金問(wèn)題 9、準(zhǔn)備招聘計(jì)劃 10、處理應(yīng)急事項(xiàng) 11、接聽(tīng)電話(huà)并處理 12、老總召見(jiàn) 13、 聊天等溝通關(guān)系,（一）80/20原則,24,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,

10、步驟四：工作價(jià)值的分類(lèi),（一）80/20原則,25,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,步驟五：時(shí)間和精力分配,（一）80/20原則,26,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,下面是按照一般做法和按照80/20原則處理不同事物的結(jié)果：,接聽(tīng)所有電話(huà) 會(huì)見(jiàn)所有客戶(hù) 閱讀所有文件 出席所有會(huì)議 接受所有下屬意見(jiàn) 每天做完所有工作 結(jié)果：忙碌,由秘書(shū)過(guò)濾接聽(tīng)電話(huà)只處理重要電話(huà) 只會(huì)見(jiàn)占銷(xiāo)售量80%的20%的客戶(hù) 只批閱80%信息量的20%的文件 只聽(tīng)取20%下屬80%的建議 出席起80%作用的20%的會(huì)議 結(jié)果：充裕,效果體現(xiàn),（一）80/20原則,我們會(huì)認(rèn)為所有的電話(huà)都是重要的，平等對(duì)待銷(xiāo)售量不同的客戶(hù)等等。按照80

11、/20原則我們就會(huì)有目的地去分配時(shí)間愛(ài)你，進(jìn)行分類(lèi)，找尋最佳點(diǎn)。,一般做法,按照80/20原則,27,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,（二）目標(biāo)ABC原則,在最有價(jià)值的那些項(xiàng)目旁邊，表上大寫(xiě)的A字，在稍低價(jià)值的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上大寫(xiě)的B字，在價(jià)值最低的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上C字。,目標(biāo)ABC原則是：,簡(jiǎn)單地說(shuō)，目標(biāo)A、B、C原則就是首先要將工作目標(biāo)分成三類(lèi)：,A=必須做的,B=應(yīng)該做的,C=不值得做,28,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,如何使用呢？,例：一個(gè)銷(xiāo)售部的經(jīng)理的工作范圍是十分廣泛的，他要負(fù)責(zé)籌劃一種產(chǎn)品或一類(lèi)產(chǎn)品的市場(chǎng)銷(xiāo)售計(jì)劃，他要確立銷(xiāo)售目標(biāo)、做預(yù)算計(jì)劃、策劃廣告和實(shí)地銷(xiāo)售等。,根據(jù)目標(biāo)ABC原則將銷(xiāo)售經(jīng)理

12、的工作分為：,A=準(zhǔn)備資料向營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)匯報(bào) 撰寫(xiě)招聘計(jì)劃 討論和計(jì)劃費(fèi)用預(yù)算,B=核定文件和資料 處理緊急事項(xiàng) 少量的輔導(dǎo)下屬,C=不必要的部門(mén)會(huì)議 會(huì)見(jiàn)不重要的客戶(hù) 與人事部的獎(jiǎng)金問(wèn)題討論,（二）目標(biāo)ABC原則,29,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,注意事項(xiàng),1、A、B、C的優(yōu)先序列一般是通過(guò)比較確定的，A項(xiàng)與B、C項(xiàng)對(duì)照以后，他們的重要性就會(huì)逐步顯露出來(lái)。 2、計(jì)劃A、B、C的優(yōu)先順序是可以改變的，今天看來(lái)重要的事項(xiàng)明天可能就變得不那么重要，反過(guò)來(lái)也是一樣，今天不那么重要的事項(xiàng)明天就很可能變成重要的事項(xiàng)了。 3、在實(shí)際中可能出現(xiàn)這種情況：在計(jì)劃中屬于C項(xiàng)，用兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間去完成它就可以取得上司和同

13、事的滿(mǎn)意，但為了把這項(xiàng)工作做得更好、更出色，為了加深上司和同事對(duì)你的認(rèn)識(shí)和理解，你可能花費(fèi)4個(gè)小時(shí)的時(shí)間去完成它，使這項(xiàng)工作就上升到了B項(xiàng)。 4、設(shè)定一項(xiàng)工作的A、B、項(xiàng)，究竟是項(xiàng)，還是、C項(xiàng)，要根據(jù)在這件事項(xiàng)中所花費(fèi)的時(shí)間的多少對(duì)你的工作、職位等帶來(lái)影響的大小來(lái)具體確定。,（二）目標(biāo)ABC原則,30,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,（三）第二象限工作法,在實(shí)際工作中，許多工作都可以從兩個(gè)方面分析：,有些工作是需要特別緊急處理的，因此優(yōu)先順序的原則就是緊急在前；有些事不太緊急或不緊急的，可以往后緩一緩?fù)埔煌?，因此根?jù)優(yōu)先順序原則就是不緊急在后。,例：某銷(xiāo)售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分,第一個(gè)方面：緊急程

14、度,31,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,工作也可以按照重要程度來(lái)劃分，對(duì)于重要的工作要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，對(duì)于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費(fèi)很少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要在前，不重要在后。,例：某銷(xiāo)售經(jīng)理某天工作重要程度劃分,（三）第二象限工作法,第二方面：重要程度,32,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,所有的工作都既有緊急程度的不同，同時(shí)也有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)維度，我們可以將工作分解到四個(gè)象限里。,緊急,不緊急,重要,不重要,（三）第二象限工作法,33,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,如何運(yùn)用呢？,第象限：既緊急又重要的事項(xiàng),某某經(jīng)理要處理客戶(hù)的投訴。當(dāng)遇到既緊急又重要的事項(xiàng)

15、，就需要他根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和指示技能來(lái)處理顧客的投訴，不使事情擴(kuò)大化，又要使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿(mǎn)意。,（三）第二象限工作法,說(shuō)緊急是指必須馬上就要做的事項(xiàng)；說(shuō)重要是指對(duì)公司、部門(mén)或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。,例：,34,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，能處理得很好。但是在事務(wù)處理過(guò)程中，由于每天忙于瑣碎的事務(wù)，經(jīng)常把重要的事項(xiàng)擱置起來(lái)或認(rèn)為反正還有的是時(shí)間，結(jié)果是做了次要的事將重要的事項(xiàng)一直推到最后一刻，不僅時(shí)間上非常倉(cāng)促，工作質(zhì)量和效果也不能得到滿(mǎn)意。,（三）第二象限工作法,第象限：重要但不緊急的事項(xiàng),35

16、,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,第象限：緊急但不重要的事項(xiàng),銷(xiāo)售經(jīng)理要為下屬解決客戶(hù)投訴問(wèn)題，上司找了解工作等是緊急的事項(xiàng)。下屬不停地請(qǐng)示工作讓你做決定，不斷地“救火”、危機(jī)處理使將自己綁在了每日的緊急事項(xiàng)上，電話(huà)、會(huì)議、來(lái)訪等基本上也屬于這一象限。,既不重要也不緊急，那就可以不用去做。,（三）第二象限工作法,例：,第象限：不重要和不緊急的事項(xiàng),36,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,注意事項(xiàng)：,1、合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中。 2、先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作。 3、許多第一象限的工作，實(shí)際上也是由于沒(méi)有按照第二象限工作法去做而產(chǎn)生的，并注意糾正。 4、不要

17、被第三象限中一些工作的假象所迷惑。 5、根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。 6、80%的時(shí)間做第二象限的工作；20%的時(shí)間做其它象限的工作。,（三）第二象限工作法,37,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,（四）計(jì)劃原則,所謂計(jì)劃：,就是事先對(duì)時(shí)間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時(shí)間的利用效能，充當(dāng)時(shí)間的主人。計(jì)劃地目的就是幫助自己獲得清楚地想法，以便獲得清晰地行動(dòng)。,簡(jiǎn)單的說(shuō)，計(jì)劃原則就是：,必須事先對(duì)工作作出計(jì)劃,必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施,必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間,38,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,計(jì)劃依據(jù)時(shí)間可分為：日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃 不管是日計(jì)劃、周計(jì)劃還是月計(jì)劃，都要落實(shí)在紙上； 不要一次做的計(jì)劃太多

18、，也不要想的太多，要充分考慮到一些無(wú)法預(yù)知的情況； 要考慮所花費(fèi)的時(shí)間，計(jì)劃地目標(biāo)不要太籠統(tǒng)。,如果不去執(zhí)行計(jì)劃，什么樣的時(shí)間管理的原則和方法都是沒(méi)有用的。,（四）計(jì)劃原則,必須制定計(jì)劃,必須執(zhí)行計(jì)劃,1,2,39,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,下面具體對(duì)日計(jì)劃進(jìn)行說(shuō)明：,（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃有5個(gè)步驟：,列出工作任務(wù),估計(jì)工作需要時(shí)間,預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外的工作,決定優(yōu)先順序,事后的檢查,40,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,周計(jì)劃、月計(jì)劃所列出的工作任務(wù) 前一日未完成的工作任務(wù) 新考慮到的工作任務(wù) 其他的工作任務(wù),（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃第一步：列出工作任務(wù),在每日日計(jì)劃表格相應(yīng)欄目中填上第二天或當(dāng)天

19、想要完成的工作任務(wù)，那么這些工作任務(wù)里面包括：,41,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,在每個(gè)工作任務(wù)后面，記下估計(jì)需要完成的時(shí)間，通過(guò)計(jì)算得出總時(shí)間：,（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃第二步：估計(jì)所需要的工作時(shí)間,42,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,如果一天的工作時(shí)間按照8小時(shí)來(lái)算，意味著在計(jì)劃當(dāng)中所控制的時(shí)間不得超過(guò)5個(gè)小時(shí)，也就是日計(jì)劃是對(duì)5個(gè)小時(shí)進(jìn)行的計(jì)劃，那么另外3個(gè)小時(shí)可以作為機(jī)動(dòng)時(shí)間處理突發(fā)性事件。,（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃第三步：保留彈性工作時(shí)間,保留機(jī)動(dòng)時(shí)間，不能將工作排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，安排工作任務(wù)的時(shí)間不得超過(guò)60%的總時(shí)間，要用40%的機(jī)動(dòng)時(shí)間去處理突發(fā)事情。,例：,43,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,如果排出的第二天工作任務(wù)很多，預(yù)算也超過(guò)了預(yù)定的5個(gè)小時(shí)，那么就要通過(guò)優(yōu)先順序的方法來(lái)把工作需要的時(shí)間壓縮在、限定在5個(gè)小時(shí)以?xún)?nèi)，并且在這5個(gè)小時(shí)內(nèi)對(duì)工作排出優(yōu)先順序，首先要有時(shí)間保證屬于當(dāng)天最為重要的時(shí)間。,（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃第四步：決定優(yōu)先順序,44,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用,每做一件事情后就在該工作事項(xiàng)后面打記號(hào)，表明這件事已做，并且做完了。如果不能再每天之內(nèi)完成當(dāng)日最重要的工作，那么就會(huì)導(dǎo)致工作會(huì)被多次拖延，在以后的工作當(dāng)中就變成了又緊急又重要的工作了。,（四）計(jì)劃原則,日計(jì)劃第五步：事后檢查,45,三、時(shí)間管理的原則及運(yùn)用