1、會(huì)議管理,Gavin/高中良 2011.06.24,調(diào)查一：聯(lián)想,聽到會(huì)議管理 你想學(xué)到什么？你聯(lián)想到什么？,Page 2,“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。,調(diào)查二：分享,Page 3,分享： 你印象中 比較深刻的會(huì)議？,Page 4,

2、課程目的,明白會(huì)議管理的重要性,開會(huì)到底重不重要,失敗的會(huì)議會(huì)帶來哪些惡果。,明白無效會(huì)議的原因,哪些因素影響會(huì)議,為什么會(huì)產(chǎn)生無效會(huì)議。,學(xué)會(huì)并組織高效會(huì)議,高效會(huì)議的效果,個(gè)人如何在會(huì)議表現(xiàn)、發(fā)言。,Page 5,會(huì)議，會(huì)議，還是會(huì)議,1,組織會(huì)議的基本要求,2,影響會(huì)議的原因，會(huì)議可能產(chǎn)生的利弊,3,如何組織高效會(huì)議，在會(huì)議中如何承擔(dān)角色,4,目錄,從組織形式上分類,Page 6,面對(duì)面的會(huì)議 簡(jiǎn)短非正式的資料收集會(huì)議 腦力風(fēng)暴會(huì)議 問題解決和收集會(huì)議 普通正常會(huì)議 正式會(huì)議 演講呈獻(xiàn) 公開會(huì)議,Page 7,會(huì)議的產(chǎn)生,溝通,會(huì)議,論壇,議題,重要性,話題,影響力,人數(shù),人數(shù),知名的會(huì)

3、議,Page 8,溝通會(huì) 茶話會(huì) 黨代會(huì) 二會(huì)：全國人民代表大會(huì)、中國人民政治協(xié)商會(huì)議 遵義會(huì)議會(huì)毛澤東 六方會(huì)談 聯(lián)大聯(lián)合國大會(huì)議 哥根哈根氣候大會(huì) 三亞論壇 廣交會(huì),Page 9,工作中常見,解決問題 尋找方法,溝通類型,增加了解 互動(dòng)溝通,合作類型,洽談合作 組織活動(dòng),職場(chǎng)會(huì)議：形式與種類,Page 10,定義,功能,要求,認(rèn)識(shí)會(huì)議的功能,會(huì)議定義,會(huì)議是由一些相關(guān)的，經(jīng)選擇的人員參加，他們需貢獻(xiàn)自己的才智，討論與他們的興趣和工作相關(guān)的問題，并形成一定的決定。,提供信息 收集信息 解決問題 宣傳政策 培育訓(xùn)練,Page 11,結(jié)果，共識(shí)、 執(zhí)行落實(shí)，責(zé)任人,時(shí)間、地點(diǎn)、人物、 器材設(shè)備，

4、相關(guān)文件,具體要求,目標(biāo)，議程、議題,組織會(huì)議的要求,Page 12,實(shí)施,結(jié)束,準(zhǔn)備,1、確定會(huì)議主題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、議程和相關(guān)安排； 2、參加人員的范圍或人員（主持人、領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、參會(huì)者，記錄人員） 3、預(yù)定好會(huì)議室、布置會(huì)議室，打印相關(guān)文件，準(zhǔn)備相關(guān)器材。 4、發(fā)布會(huì)議通知，郵件、電話、短信。,1、簽到及發(fā)放相關(guān)材料。遲到處理。 2、安議程逐步進(jìn)行。維持秩序，做好會(huì)議記錄。 3、注意后勤保障，防止空發(fā)情況。 4、及時(shí)提問，確認(rèn)具體情況，相關(guān)重要內(nèi)容簽字證明。 5、注意掌控時(shí)間。,1、離開的時(shí)間及交通。 2、清理會(huì)場(chǎng)，統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)并報(bào)銷； 3、整理會(huì)議材料并公告。 4、相關(guān)工作的

5、責(zé)任人。相關(guān)工作的截止日期。,會(huì)議的全程,判斷：不開會(huì),Page 13,已經(jīng)按慣例每周強(qiáng)調(diào),如果,沒什么特別的事情要討論,會(huì)議成本太大,你是唯一做決策并且知道應(yīng)該怎么做的人（開會(huì)只會(huì)讓人參者把問題弄亂）,還有比開會(huì)更好方法,判斷：開會(huì),要讓別人參與決策以集思廣益,如果,給小組委派任務(wù),有些特定的事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng),必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人,聽取部門匯報(bào)工作,Page 15,會(huì)議室的布置,如何布置會(huì)場(chǎng),音響設(shè)備,桌位名牌,文件準(zhǔn)備,桌位排列,花草氣味,飲品習(xí)慣,Page 16,主持人的四個(gè)準(zhǔn)備,四個(gè)準(zhǔn)備,1、設(shè)定溝通的目標(biāo) 2、制定行動(dòng)計(jì)劃 3、預(yù)測(cè)可能的爭(zhēng)執(zhí) 4、進(jìn)行SWOT分析,Swo

6、t:刻苦的人，努力工作的人,SWOT分析,Page 17,Strength 優(yōu)勢(shì),Opportunity 機(jī)會(huì),Weakness 劣勢(shì),Threat 威脅,自 身,環(huán)境,會(huì)議主席的角色,批評(píng)教育,解決問題,提供信息,宣傳政策,收集信息,會(huì)議主席的素質(zhì)及要求,Page 19,思考清晰敏銳 善于言辭表達(dá)，溝通的技巧 良好的分析能力 對(duì)事、不對(duì)人的態(tài)度 公正，營造輕松的氛圍 不挑刺、不反問、多引導(dǎo) 能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物 避免一言堂，壟斷 具有幽默感,Page 20,時(shí)間觀念 個(gè)人角色 責(zé)任感 避免情緒的變化 保持積極的心態(tài),先聽，仔細(xì)聽 學(xué)會(huì)傾聽 聽完進(jìn)行思考 了解全部 少打斷別人 心到，眼到，

7、手到 虛心接受 記錄,傾聽要點(diǎn),參與心態(tài),參與心態(tài),傾聽要點(diǎn),會(huì)議中的我應(yīng)該怎么做,個(gè)人在會(huì)議中的角色,如何回答,如何提問,結(jié)束要點(diǎn),個(gè)人責(zé)任,如何表現(xiàn),個(gè)人在會(huì)議中的角色,Page 21,不要隨便提問 避免走題 避免指責(zé)口氣 避免反問句 建設(shè)性發(fā)言 少給判斷題 少出現(xiàn)否定詞 語氣語調(diào) 聽別人講完再說 講別人聽的懂的話 優(yōu)秀的表達(dá)能力 言簡(jiǎn)意賅 要發(fā)言，多發(fā)言 避免弱智性的提問,領(lǐng)導(dǎo)者的回答 其它成員的回答 發(fā)者的回答 不要反問回去 陳述式語氣 不要不懂裝懂 虛心請(qǐng)教 語氣語調(diào) 感謝 避免否定詞的出現(xiàn) 選擇性語句 思考清楚再回答,傾聽要點(diǎn),參與心態(tài),如何提問,如何回答,會(huì)議中的我應(yīng)該怎么做,如

8、何回答,如何提問,結(jié)束要點(diǎn),個(gè)人責(zé)任,如何表現(xiàn),個(gè)人在會(huì)議中的角色,Page 22,積極發(fā)言 是支持者 拍馬屁？ 人才的產(chǎn)生,任務(wù)的接收 任務(wù)的時(shí)限 任務(wù)的執(zhí)行方式 避免流產(chǎn) 確認(rèn)，反復(fù)確認(rèn),傾聽要點(diǎn),參與心態(tài),如何表現(xiàn),個(gè)人責(zé)任,會(huì)議中的我應(yīng)該怎么做,如何回答,如何提問,結(jié)束要點(diǎn),個(gè)人責(zé)任,如何表現(xiàn),個(gè)人在會(huì)議中的角色,Page 23,Page 23,確認(rèn)工作內(nèi)容 簽字（畫押） 明確自己的任務(wù),傾聽要點(diǎn),參與心態(tài),結(jié)束要點(diǎn),會(huì)議中的我應(yīng)該怎么做,如何回答,如何提問,結(jié)束要點(diǎn),個(gè)人責(zé)任,如何表現(xiàn),Page 24,有效會(huì)議如何實(shí)施,群眾基礎(chǔ)，同理性，認(rèn)同感,中堅(jiān)力量,領(lǐng)導(dǎo)方向,價(jià)值觀,目標(biāo)能被實(shí)

9、現(xiàn),把握方向，能及時(shí)走題拉回來，講究效率,骨干力量的支持，避免過多分歧，預(yù)測(cè)。,共同的文化，共同的目標(biāo)，共同的話題，共同的價(jià)值觀,Page 25,練習(xí)題：3min,描述 接公司總部要求，討論研究給予交通津貼補(bǔ)助，需要開會(huì)研究，要求各部門，各級(jí)別都有代表參加。請(qǐng)寫出以下內(nèi)容 準(zhǔn)備的器材、物品 準(zhǔn)備發(fā)出會(huì)議通知的郵件,練習(xí)題,1、器材 2、通知,無效會(huì)議,Page 26,無效會(huì)議,無效會(huì)議的危害,Page 27,告訴他人自己能力不足 參加者下次不再來 影響發(fā)展 破壞了信任 浪費(fèi)所有人的時(shí)間 教壞了新人 與會(huì)者感到不滿 破壞了團(tuán)結(jié)，形成小團(tuán)體,領(lǐng)導(dǎo)，組織者,主持人,代表一,支持,代表二,反對(duì),代表三

10、,支持誰,代表四,反對(duì)誰,代表五,棄權(quán),支持與反對(duì),Page 29,無效會(huì)議的主要原因,主題？ 議程？,遲到 拖延,沒有主持人，領(lǐng)導(dǎo),會(huì)議氣氛,壟斷 一言堂,參加者的心態(tài),無效會(huì)議的原因分析,Page 30,為滿足無聊的愿望,為符合慣例或傳統(tǒng),為攀比,為表功,為推卸責(zé)任,為逃避,Page 31,欠缺目標(biāo)，目標(biāo)不明確，為開會(huì)而開會(huì),沒有權(quán)威或沒有能力組織（高水平）會(huì)議,突發(fā)情況，會(huì)議失控,欠缺記錄，沒有跟蹤，沒有執(zhí)行力,會(huì)議前,為什么會(huì)議沒有實(shí)效,會(huì)議中,會(huì)議后,會(huì)議中可能出現(xiàn)的情況,Page 32,與會(huì)者發(fā)難 與會(huì)者分心 與會(huì)者爭(zhēng)議 與會(huì)者拒絕參與,與會(huì)者情緒變化 少數(shù)人壟斷會(huì)議 主席自己離題,現(xiàn)象一：,Page 33,批評(píng)與表揚(yáng),現(xiàn)象二,Page 34,拍馬屁,現(xiàn)象三,Page 35,沉默、安靜,現(xiàn)象四,Pag