1、,高效會議管理技巧,1,學(xué)習(xí)交流PPT,課程目標,了解會議的目的、種類和體系 了解會議效率不高的原因及對策 掌握有效為會議做準備的要領(lǐng) 掌握會議中的溝通和反饋技巧 掌握會議主持人的會議管理技巧 學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧,2,學(xué)習(xí)交流PPT,會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？,3,學(xué)習(xí)交流PPT,整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！,4,學(xué)習(xí)交流PPT,第一講 當(dāng)今會議面面觀,會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻繁 會議成本的計算,5,學(xué)習(xí)交流PPT,集思廣益圖,想法,想法,想法

2、,好創(chuàng)意 好點子,甲,乙,丙,6,學(xué)習(xí)交流PPT,會議的意義,會議是一個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議是一種群體溝通的方式,7,學(xué)習(xí)交流PPT,會議的目的,開展有效的溝通 傳達資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固主管地位,8,學(xué)習(xí)交流PPT,達成協(xié)議與解決問題,點明困 難所在,發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法,衡量問 題的輕 重緩急,想出新 點子,評議新 點子,確定行 動綱領(lǐng),9,學(xué)習(xí)交流PPT,會議的種類,10,學(xué)習(xí)交流PPT,會議的頻率,固定的部門會議：,建議頻率：至少每月一次 注意事項：不能多與每周一次， 否則容易形成 拖沓

3、的不良習(xí)慣； 將會議時間記錄在筆記本上， 以防因一時疏忽造成工作上的被動。,11,學(xué)習(xí)交流PPT,建議頻率：至少每兩月一次 注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔(dān)。,全體會議,12,學(xué)習(xí)交流PPT,建議頻率：隨時 注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。,處理突發(fā)事件的會議,13,學(xué)習(xí)交流PPT,建議頻率：按需要 注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。,一對一會議,14,學(xué)習(xí)交流PPT,會議成本的計算,會議的時間成本 直接的會議成本 效率損失成本,15,學(xué)習(xí)交流PPT,第二講 會議效率不高的原因及

4、解決方案,會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范,16,學(xué)習(xí)交流PPT,高效會議的預(yù)防性管理（二）,5.參會者要有聽的技能 6.要充分作好準備工作 7.明確開會原因及目的,17,學(xué)習(xí)交流PPT,高效會議的八大特征,只有必要時才召集 好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負責(zé)人,18,學(xué)習(xí)交流PPT,會議規(guī)范種類,時間安排方面的規(guī)范 固定的會議流程規(guī)范 會議本身要遵守的規(guī)則,19,學(xué)習(xí)交流PPT,固定的會議流程規(guī)范,開始 歡迎 會議目的 議程 具體時間 安排 規(guī)章制度,3,議程1 分享話

5、題和目標 交換信息 產(chǎn)生生意/做決定/確認行動 總結(jié),2,結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次會議,跟蹤 備忘錄 跟蹤計劃,20,學(xué)習(xí)交流PPT,會議本身要遵守的規(guī)則（一）,1.參會者要將工作安排交給會議主席 2.超過1小時的會議要有書面的通知 3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài) 4.會議要能準時開始、準時結(jié)束 5.負責(zé)人對決議能否達成負主要責(zé)任,21,學(xué)習(xí)交流PPT,會議本身要遵守的規(guī)則（二）,6.在會上要維護別人的尊嚴 7.要有人提出不同的意見 8.會后要能拿到書面的記錄 9.參會者要履行反饋職責(zé) 10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量,22,學(xué)習(xí)交流PPT,第三講 開會前的準備工作,是否要開會 準備工作的作用

6、 1H5W 準備工作核對單 主持人的準備工作,23,學(xué)習(xí)交流PPT,如果,已經(jīng)按慣例每周聚會,會議成本太大,還有比開會更好的方法,沒什么特別的事情要討論,你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會 讓他人參與只能把問題 弄糟）,無需開會的五個如果,24,學(xué)習(xí)交流PPT,如果,必須把信息同 時傳達給很多人,有些事情需要當(dāng) 眾表揚或批評,要讓別人參與決 策以集思廣益,聽取部門匯報工作,給小組委派任務(wù),必須開會的五個如果,25,學(xué)習(xí)交流PPT,準備工作的作用,選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會者能對討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時間與減少沖突,26,學(xué)習(xí)交流PPT,會議準備的

7、5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,27,學(xué)習(xí)交流PPT,會議準備工作核對單 1.了解會議的目的 3.確定會議的形式 5.決定會議的時間 7.決定會議的地點 9.確定出席人數(shù) 11.是否準備會議名簽 13.是否安排與會者住宿 15.確定視聽教材 17.準備會場周邊位置圖 19.確定自己人的相關(guān)資料,2.是否一定要開會 4.安排會議的議程 6.確定會議的主持人 8.研究會場如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會者準備資料 20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知,28,學(xué)習(xí)交流PPT

8、,主持人的4個準備,設(shè)定溝通目標 制訂行動計劃 預(yù)備可能的爭執(zhí) 進行SWOT分析,29,學(xué)習(xí)交流PPT,SWOT分析,自身,環(huán)境,30,學(xué)習(xí)交流PPT,第四講 成功會議的五種策略,如何做開場白 如何分配發(fā)言時間 如何掌握議事進度 如何達成決議決策方式 如何圓滿結(jié)束會議,31,學(xué)習(xí)交流PPT,如何做開場白,定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)則等。 程序： 概觀會議進行程序； 提供與會議有關(guān)的資訊； 規(guī)范議程； 指定會議記錄者； 征求對議程設(shè)計的意見。,32,學(xué)習(xí)交流PPT,如何分配發(fā)言時間,主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言

9、機會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。,主持人發(fā)言最多的原因,對會議的議題特別熟 地位最高而且聲音較大 負擔(dān)較多的行政責(zé)任,33,學(xué)習(xí)交流PPT,如何掌握議事進度,語言方式 非語言方式,34,學(xué)習(xí)交流PPT,如何達成決議決策方式,彼德德魯克決議法： 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識 列舉或圖示各提案并開始討論 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭 估計各提案之獲益律 估計有無采集更多參考資料的需要 征求反對意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各題案之認同 對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié) 確認議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。,35,學(xué)習(xí)交流PPT,4種群體決策,權(quán)威決策,少數(shù)

10、服從多數(shù)決策,共識決策,無異議決策,36,學(xué)習(xí)交流PPT,4種團隊決策法,頭腦風(fēng)暴法 德爾菲法 思路轉(zhuǎn)換法 易地思考法,37,學(xué)習(xí)交流PPT,第五講 會議中的溝通與反饋技巧,會議中的溝通 會議中的反饋技巧,38,學(xué)習(xí)交流PPT,溝通的漏斗,別人行動的 20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,你嘴上說的 80%,你心理想的 100%,溝通,漏斗,39,學(xué)習(xí)交流PPT,溝通的定義,為了設(shè)定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協(xié)議的過程,40,學(xué)習(xí)交流PPT,溝通金三角,自己,對方,設(shè)身處地,41,學(xué)習(xí)交流PPT,溝通的冰山模式,環(huán) 境,話題,5%20%工作層面,80%95%關(guān)

11、系層面,42,學(xué)習(xí)交流PPT,有效溝通原則,有明確的溝通目標 有明確的時間約束 重視每一個細節(jié) 積極傾聽 努力達成目標,43,學(xué)習(xí)交流PPT,造成溝通困難的因素,缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差,44,學(xué)習(xí)交流PPT,如何建立信任,找共同點 適當(dāng)展示自己的能力和水平 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方 不必說出所有的真相,45,學(xué)習(xí)交流PPT,會議中的反饋技巧,反饋的兩種類型,正面指導(dǎo)反饋,建設(shè)性

12、反饋,46,學(xué)習(xí)交流PPT,批評三部曲,1.首先表揚特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持結(jié)束,47,學(xué)習(xí)交流PPT,第六講 主持人的會議管理技巧,傾聽的技巧 實際的說話技巧,48,學(xué)習(xí)交流PPT,傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。,49,學(xué)習(xí)交流PPT,傾聽的禮節(jié),聽聽別人的故事 聽聽別人完整的故事 先聽聽別人完整的故事,50,學(xué)習(xí)交流PPT,傾聽的技巧,點頭且微笑 眼神的接觸 發(fā)出傾聽的聲音 身體向前傾 重復(fù)和總結(jié) 必要時做記錄,51,學(xué)習(xí)交流PPT,傾聽的誤區(qū)

13、,別人說話時你在想你自己的事 邊聽邊與自己的不同觀點比較 經(jīng)常打斷別人的談話 為演講者結(jié)束他的演講 忽略過程只要結(jié)果 僅聽自己想聽或愿聽的東西 精力不集中，易被其他東西干擾,52,學(xué)習(xí)交流PPT,表達感受的兩句話,我也有過相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺一樣,53,學(xué)習(xí)交流PPT,說話技巧,展示 探詢 評論 建立 測試理解情況,總結(jié) 排除 引進 就程序提出建議,54,學(xué)習(xí)交流PPT,第七講 如何對待會議中的意外情況,與“cicada蟬”相遇 與“shark鯊魚”相遇 與“donkey驢”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤” 與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,55,學(xué)習(xí)交流P

14、PT,與“cicada蟬”相遇,講故事（和討論的主題無關(guān)） 講了很長才進入主題 講的太模糊，沒有具體事例 拒絕傾聽別人的主要觀點,56,學(xué)習(xí)交流PPT,對于“cicada蟬”的解決,可用話語或非語言的暗示 事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制 用總結(jié)的方式結(jié)束,57,學(xué)習(xí)交流PPT,與“shark鯊魚”相遇,有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見,58,學(xué)習(xí)交流PPT,對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法,非語言性打斷 重申會議規(guī)范 反問法,59,學(xué)習(xí)交流PPT,與“donkey驢”相遇,過于敏感 防衛(wèi)性很強，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題,60,學(xué)習(xí)交流PPT,對付“donkey驢”

15、型發(fā)言者的辦法,點名發(fā)言 重復(fù)問題 突出他的貢獻,61,學(xué)習(xí)交流PPT,遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”,質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 解決的方法： 1.肯定他的貢獻 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序,62,學(xué)習(xí)交流PPT,與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,開會的同時一并做別的工作 私自進入小團體討論 時常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等,63,學(xué)習(xí)交流PPT,對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法,強調(diào)時間壓力 重申會議規(guī)范 帶入別人 短暫沉默,64,學(xué)習(xí)交流PPT,第八講 主持人與參會者的守則與責(zé)任,主持人的守則與責(zé)任 參會者的守則與責(zé)任 如何處理

16、會議中的沖突,65,學(xué)習(xí)交流PPT,主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛 按照議程進行 正確討論總結(jié)內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言 幫助參會者理清不假思索的想法 尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保證中立態(tài)度,66,學(xué)習(xí)交流PPT,主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn),聽完陳述后，就沒詞了 向雙方之一表示贊同 阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談 認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題 建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議 引導(dǎo)雙方攻擊你 縮小問題的嚴重性 換話題 當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達不愉快的情緒,67,學(xué)習(xí)交流PPT,參會者的守則和責(zé)任,會前充分準備 會中全情投

17、入，貢獻自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多的獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不隱善揚惡，不人身攻擊 避免不當(dāng)?shù)闹w語言 會后總結(jié),68,學(xué)習(xí)交流PPT,如何處理會議中的沖突,決斷：滿足自己的要求,回避,遷就（適應(yīng)）,不合作,合作,妥協(xié),競爭（暴力）,協(xié)作,決斷,不決斷,69,學(xué)習(xí)交流PPT,第九講 會議記錄,會議記錄者的功能 誰能勝任會議記錄者 對會議記錄的10大建議,70,學(xué)習(xí)交流PPT,會議記錄者的功能,僅次于主持人 記錄及維持議程所設(shè)計的 順序 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納,71,學(xué)習(xí)交流PPT,會議記錄者的才能,反應(yīng)快 寫字快 知識面

18、廣 記憶力特別強 組織能力強 傾聽能力強 總結(jié)能力強,72,學(xué)習(xí)交流PPT,會議記錄的10大建議,重要的會議應(yīng)該進行錄音 定期召開的會議不用錄音 多數(shù)會議指定記錄者 記錄者的筆記流暢不失真 會議記錄者的責(zé)任更全面,會議記錄內(nèi)容全面而準確 會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容 會議記錄應(yīng)有組織的整理 與主席共同修正錯誤部分 將會議記錄發(fā)送給與會者,73,學(xué)習(xí)交流PPT,團隊會議的誤區(qū),社會性懈怠 團體思維 團體極化,74,學(xué)習(xí)交流PPT,第十講 會后跟進,作參為者的會后跟進 作為主持人的會后跟進 自我評定 怎樣提高下次會議的質(zhì)量 關(guān)于習(xí)慣,75,學(xué)習(xí)交流PPT,參會者會后跟進的內(nèi)容,拿到會議記錄以后要細讀 分析不同參會者的眾生相 考慮自己任務(wù)的完成方法 會議是一項新任務(wù)的開始,76,學(xué)習(xí)交流PPT,主持人的會后跟進,請大家填寫會議評估