1、1,第3章 重要的表操作,2,ACCESS包括表、查詢、窗體、報(bào)表、宏、數(shù)據(jù)訪問頁、模塊共七個(gè)對象，表是整個(gè)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是其它對象的數(shù)據(jù)來源。,3,3.1創(chuàng)建表,CCESS可以先創(chuàng)建不包含任何對象的空數(shù)據(jù)庫，這就像建好了一個(gè)空的倉庫，里面還沒有貨物，要想存放和管理數(shù)據(jù)必需先建立數(shù)據(jù)表。下面將介紹如何在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表和在表中存入數(shù)據(jù)。 創(chuàng)建表常用的方法有：使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)表、使用向?qū)?chuàng)建表和通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表等三種。,4,3.1.1通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表,通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表，就是利用數(shù)據(jù)表視圖，完成的創(chuàng)建和數(shù)據(jù)的輸入。 通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建“課程”表的步驟為： 打開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫窗口的對象欄中選

2、擇表對象單擊工具欄上的“新建” 選擇“數(shù)據(jù)表視圖”或是直接雙擊“通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”選項(xiàng) 確定。 將數(shù)據(jù)直接填入數(shù)據(jù)表中，然后保存對表的設(shè)計(jì)的更改。 系統(tǒng)提示尚未定義主鍵時(shí)，單擊“是”按鈕，系統(tǒng)將自動為表創(chuàng)建一個(gè)主鍵；單擊“否”按鈕，可以在以后另行為表設(shè)置一個(gè)主鍵。,5,3.1.2使用向?qū)?chuàng)建表,啟動表向?qū)?選擇合適的表,選擇需要的字段,重命名字段,指定表名,設(shè)置主鍵,確定 表的關(guān)系,6,3.1.使用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表,1.表設(shè)計(jì)器,如圖所示表設(shè)計(jì)視圖的上半部分是字段定義區(qū)，“字段名稱”、“數(shù)據(jù)類型”、“說明”3列構(gòu)成。下半部分的左邊為字段屬性設(shè)置區(qū)，用于設(shè)置字段的屬性，右邊為提示信息區(qū)。,7,2

3、字段名稱命名規(guī)則,（1）可用于字段名字符：中文、英文大寫、 小寫字母、數(shù)字，除了點(diǎn)號“.”、感嘆 號“！”、方括號“ ”和不可打印的字符 不能用之外，還可以用其他的一切特殊 字符。 （2）字段名可以用164個(gè)字符。 （3）不能以空格開頭。,8,3.數(shù)據(jù)類型,9,4.“說明”項(xiàng)的作用,在表設(shè)計(jì)視圖的右上部的“說明”項(xiàng)可以輸入對字段 的說明，如字段的用途等，也可以為空。,5.設(shè)置字段的屬性,不同數(shù)據(jù)類型的字段有不同的常規(guī)屬性，下面介紹 其中幾種主要的屬性： 字段大小和小數(shù)位數(shù) “格式”屬性 “輸入掩碼”屬性 “標(biāo)題”屬性 “默認(rèn)值”屬性 有效性規(guī)則 有效文本 “必填字段” “索引”,10,修改表結(jié)

4、構(gòu),數(shù)據(jù)表創(chuàng)建以后，有時(shí)需要修改數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)， 如更改字段名稱、字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性，移 動、復(fù)制、增加或刪除字段和更改主鍵等。無論用 哪種方法創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表，上述操作都可以在表設(shè)計(jì) 視圖中通過對表結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改來完成。請注意：正 在打開的表是不能修改其結(jié)構(gòu)的，必須先將表關(guān)閉 后，才能修改它的結(jié)構(gòu)。關(guān)系表中互相關(guān)聯(lián)的字段 是無法修改的，如果需要修改，必須先將關(guān)聯(lián)刪掉。 常見的表結(jié)構(gòu)修改操作有：修改字段、插入新字段、移動字段、刪除字段等。,11,3.1.3表的導(dǎo)入與鏈接,為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交流，Access 2003提供了數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與鏈接、導(dǎo)出的操作，這些功能使不同的程序之間可以相互傳遞數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的導(dǎo)

5、入與鏈接功能可以將其他格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到Access數(shù)據(jù)庫中，可以充分利用已有的數(shù)據(jù)資源，減少用戶的數(shù)據(jù)輸入時(shí)間，是創(chuàng)建表的最快捷的方式。,12,表的導(dǎo)入操作方法： 打開準(zhǔn)備接收數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫 “新建表”對話框中選擇“導(dǎo)入表”。 選擇“文件”“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入”項(xiàng) 選擇文件類型選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的文檔完成導(dǎo)入。,2.表的導(dǎo)入,13,2.表的鏈接, 操作方法：在“新建表”對話框中選擇“鏈接表”或選擇“文件”“獲取外部數(shù)據(jù)”“鏈接表”項(xiàng) 。 表的導(dǎo)入和表的鏈接得到的數(shù)據(jù)表的區(qū)別。,表的導(dǎo)入,表的連接,相當(dāng)于將數(shù)據(jù)復(fù)制到一個(gè)新建的數(shù)據(jù)表中， 以后對新表內(nèi)容的修改等操作和源表沒有任何 關(guān)系，二者是互

6、相獨(dú)立的。,并不復(fù)制源數(shù)據(jù)，也沒有改變源數(shù)據(jù)的位 置，僅僅通過鏈接使用這些數(shù)據(jù)，所以二者實(shí) 際上就是同一套數(shù)據(jù)，對源數(shù)據(jù)表的修改會反 映在鏈接表中，反之亦然。,14,3.3.3復(fù)制數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù),1.選取數(shù)據(jù),用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)的主要方法有： 選擇部分?jǐn)?shù)據(jù)：在該數(shù)據(jù)開始處單擊并拖動到該數(shù)據(jù)的尾部。 選擇整個(gè)字段：單擊該字段的列選擇區(qū)。 選擇相鄰多個(gè)字段：單擊擬選擇的第一字段的列選擇區(qū)并拖 過擬選定的字段。 選擇一條記錄：單擊該記錄的行選擇區(qū)，當(dāng)行選擇區(qū)出現(xiàn)右 三角標(biāo)記時(shí)，表示選中該條記錄。 選擇連續(xù)多條記錄：單擊第一條記錄的行選擇區(qū)并按住鼠標(biāo) 左鍵向下拖動鼠標(biāo)至最后一條記錄的位置為止。 選擇所有記錄

7、：單擊菜單欄的“編輯”“選擇所有記錄”，或按快捷鍵+A或單擊表左上角的表選擇區(qū)。,15,2.復(fù)制和移動數(shù)據(jù),復(fù)制（移動）數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的操作如下： （1）進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，選中要復(fù)制（移動）的字段， 然后選擇菜單欄的“編輯”“復(fù)制”（剪切）命令，或按+C（+X）鍵，將選定的字段復(fù)制（移動）到剪貼板上。 （2）切換到要粘貼數(shù)據(jù)的對象中，選擇粘貼的位置， 單擊菜單欄的“編輯”“粘貼”命令，或者按+V鍵，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到該處。,16,3.4 使用數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù) 3.4.1數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的排序,對沒有設(shè)置主鍵的數(shù)據(jù)表，將按記錄輸入的順序排列記錄；否則，Access將按主鍵的順序排列記錄。但是在實(shí)際應(yīng)用

8、中，常常希望按照某種順序來排列數(shù)據(jù)?？梢岳肁ccess提供的排序功能，將表中的記錄根據(jù)某一字段的數(shù)據(jù)按升序或降序來排列。,例： 對表“選課成績”按“考試成績”字段的值從高到 低排序。 （1）在“教學(xué)管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)庫窗口中，雙擊“選課成 績”表，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。 （2）在數(shù)據(jù)表視圖中，選定“考試成績”字段，或?qū)⒐鈽?biāo) 定位于“考試成績”字段的任一個(gè)記錄中，然后單擊工具 欄上的“降序” 按鈕，就可以將表中的記錄按“考試成績”字段降序排列。,17,3.4.2數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)的篩選,在實(shí)際工作中，經(jīng)常需要僅顯示感興趣的記錄即符合某種條件的記錄，暫時(shí)隱藏其他大量的記錄，以便對特定的記錄進(jìn)行分析或某種編輯操作

9、，這時(shí)可以利用記錄篩選功能來實(shí)現(xiàn)。 Access 2003提供了多種篩選功能，包括“按窗體篩選”、“按選定內(nèi)容篩選”、“內(nèi)容排除篩選”以及“高級篩選/排序”等功能，操作都非常簡便。它們的功能如下： 當(dāng)選擇“按窗體篩選”時(shí)，將打開“按窗體篩選”窗口，再由用戶指定字段的篩選條件，滿足條件的記錄就顯示來。 當(dāng)選擇“按選定內(nèi)容篩選”時(shí)，選定內(nèi)容的記錄就顯示出來。 當(dāng)選擇“內(nèi)容排除篩選”時(shí)，沒有選定內(nèi)容的記錄就顯示 出來。 當(dāng)選擇“高級篩選/排序”時(shí)，將打開“篩選”窗口，再 由用戶指定字段的篩選條件，滿足條件的記錄就顯示出來。,18,3.5 更改數(shù)據(jù)表的顯示方式,1更改行高和列寬 2隱藏列和取消隱藏列

10、3凍結(jié)列和取消凍結(jié)列 4改變字體、字形、字號 5改變數(shù)據(jù)表效果,19,3.6創(chuàng)建表關(guān)系,1.表關(guān)系的作用 在Access數(shù)據(jù)庫中，每個(gè)表都是一個(gè)獨(dú)立的部分，都有各自的“主題”信息，代表著一類事物即一個(gè)實(shí)體集。但是，每個(gè)表又不是完全孤立的部分，表與表之間存在著相互的聯(lián)系。如“學(xué)生”表和“選課成績”表就存在著聯(lián)系。 如果要在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中表間建立關(guān)系，前提是擬建立關(guān)系的表要具有相同的字段（也稱為關(guān)聯(lián)字段）。一般情況下，字段的數(shù)據(jù)類型必須相同，并且每個(gè)表都要為關(guān)聯(lián)字段建立索引或者將關(guān)聯(lián)字段設(shè)為主鍵。,20,2.關(guān)聯(lián)字段設(shè)置的具體規(guī)則,根據(jù)表間關(guān)聯(lián)關(guān)系的類型，對關(guān)聯(lián)字段進(jìn)行設(shè)置的 具體規(guī)則如下： （1）兩個(gè)表之間若要建立“一對一”的關(guān)系，則兩表的 關(guān)聯(lián)字段都必須被設(shè)為主鍵或者有索引（無重復(fù)）； （2）兩個(gè)表之間若要建立“一對多”的關(guān)系，則代表“一”的表的關(guān)聯(lián)字段必須被定義為主鍵或者有索引（無重復(fù)），代表“多”的表的關(guān)聯(lián)字段都必須被設(shè)為有索引（有重復(fù)）； （3）兩個(gè)表之間若要建立“多對一”的關(guān)系，則代表“多