1、第4章 采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理,采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同管理,采購(gòu)訂單和采購(gòu)合同管理是采購(gòu)管理中的 重要內(nèi)容。一般企業(yè)在確定了需要量和供應(yīng) 商之后，向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，作為日后 雙方簽訂合同的一個(gè)依據(jù)。而采購(gòu)合同是在 雙方協(xié)商取得一致的基礎(chǔ)上所簽訂的一種經(jīng) 濟(jì)合同。 4.1 采購(gòu)訂單管理 4.2 采購(gòu)合同管理,4.1 采購(gòu)訂單管理,一、采購(gòu)訂單的制定 二、 采購(gòu)訂單的管理 三、 采購(gòu)訂單的跟蹤,一、采購(gòu)訂單的制定,1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃 2、評(píng)估訂單需求 3、計(jì)算訂單容量 4、制訂訂單計(jì)劃,1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃,1）市場(chǎng)部門(mén)提交的要貨計(jì)劃(銷(xiāo)售計(jì)劃) 2）生產(chǎn)部門(mén)提交的生產(chǎn)物料需求計(jì)劃 （MRP）， MRP

2、來(lái)源主生產(chǎn)計(jì)劃，物料清單 文件和庫(kù)存文件。 3）供應(yīng)商群體供應(yīng)信息資料訂單環(huán)境資料 4）擬訂訂單計(jì)劃說(shuō)明書(shū)（物料名稱(chēng)、需求數(shù)量、到貨日期等）并附有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生長(zhǎng)計(jì)劃和訂單環(huán)境資料。,2、評(píng)估訂單需求,1）分析市場(chǎng)需求 全面考慮要貨計(jì)劃的全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性 2）分析生產(chǎn)需求 分析不同生產(chǎn)時(shí)期產(chǎn)生不同生產(chǎn)需求 3）確定訂單需求 分析市場(chǎng)需求和生長(zhǎng)需求的結(jié)果作為訂單 需求。,3、計(jì)算訂單容量,1）分析項(xiàng)目物料供應(yīng)資料所需采購(gòu)物料 的供應(yīng)商信息 2）計(jì)算總體訂單容量多個(gè)供應(yīng)商可供給 的物料數(shù)量和可供給的到貨時(shí)間。 3）計(jì)算已承接的訂單量某供應(yīng)商在指定 的時(shí)間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量 4）確定剩余訂單容量物料

3、供應(yīng)商群體總 體訂單容量-已承接訂單量,4、制訂訂單計(jì)劃,1）對(duì)比訂單需求量和訂單容量 如果需求小于容量，則無(wú)論需求有多大，容量總 能滿足需求，企業(yè)可根據(jù)物料需求來(lái)制訂訂單計(jì) 劃； 如果容量小于需求，則會(huì)產(chǎn)生剩余物料需求，則 需要對(duì)剩余物料需求重新制訂認(rèn)證計(jì)劃； 2）綜合平衡 綜合考慮各種要素，必要時(shí)調(diào)整訂單計(jì)劃，計(jì)算 剩余訂單需求。,3）確定余量認(rèn)證計(jì)劃 對(duì)于剩余需求，要提交認(rèn)證計(jì)劃制定者處 理，要確定能否按照物料需求規(guī)定的時(shí)間及 數(shù)量交貨。 4）制訂訂單計(jì)劃 下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計(jì)劃入庫(kù)量-現(xiàn)有庫(kù) 存量+安全庫(kù)存量； 下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周 期-緩沖時(shí)間。,二、 采購(gòu)訂

4、單的管理,1、采購(gòu)訂單明細(xì)管理 2、采購(gòu)訂單的主要內(nèi)容,1、采購(gòu)訂單的明細(xì)管理,采購(gòu)訂單的明細(xì)管理指通過(guò)對(duì)采購(gòu)訂單各 項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門(mén)能夠明確掌握 材料訂購(gòu)的情況。 1）訂購(gòu)單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨 日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等,2）按用途不同分為： 第一聯(lián)：供應(yīng)商聯(lián)，供應(yīng)商交貨時(shí)憑證； 第二聯(lián)：回執(zhí)聯(lián)，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回 企業(yè)； 第三聯(lián)：物料聯(lián)，作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收 的參考； 第四聯(lián)：請(qǐng)款聯(lián)，作為結(jié)算貨款的依據(jù)； 第五聯(lián)：承辦聯(lián)，由制發(fā)訂購(gòu)單的單位自 存。,2、采購(gòu)訂單的主要內(nèi)容,1）交貨方式：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)。 2）驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格退貨規(guī)定等

5、。 3）罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符扣款。 4）履約保證：按合同的百分之幾。 5）品質(zhì)保證：保修或包換期限。 6）仲裁或訴訟：仲裁地點(diǎn)或法院 7）其他,三、 采購(gòu)訂單的跟蹤,1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤 2、合同執(zhí)行過(guò)程中的訂單跟蹤 3、合同執(zhí)行后的訂單跟蹤,1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤,訂單人員應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確 認(rèn)可以供應(yīng)本次物料的供應(yīng)。 如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，那么可以 在采購(gòu)環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。,2、合同執(zhí)行過(guò)程中的訂單跟蹤,1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)詳細(xì)過(guò)程，保證訂單正常執(zhí) 行。兩種方式：存在加工， 庫(kù)存直銷(xiāo)。 對(duì)于，一些存在加工過(guò)程的產(chǎn)品，可以向 供應(yīng)商派常駐代表。 2）緊密響應(yīng)生長(zhǎng)

6、需求形式 需求緊急或需求出現(xiàn)滯銷(xiāo)，可以與供應(yīng)商 溝通解決。 3）慎重處理庫(kù)存控制 4）控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié),3、合同執(zhí)行后的訂單跟蹤,1）按照合同支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款 2)檢驗(yàn)使用過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題，與供應(yīng)商溝通解決,4.2 采購(gòu)合同管理,一、概述 二、采購(gòu)合同的簽訂 三、 采購(gòu)合同的管理,一、概述,1、采購(gòu)合同的概念 2、采購(gòu)合同性質(zhì) 3、采購(gòu)合同的具體內(nèi)容,1、采購(gòu)合同的概念,物資流通企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)需要，向物資的生 產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購(gòu)買(mǎi)某種物資而 簽訂的協(xié)議。物資采購(gòu)合同的期限一般比較 長(zhǎng)，有時(shí)是分期分批地成交。,2、采購(gòu)合同性質(zhì),采購(gòu)合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同 1）具有法律約束力

7、； 2）雙方當(dāng)事人地位平等； 3）合同當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)的意思表示是 自愿、真實(shí)的。,3、采購(gòu)合同的具體內(nèi)容 首部、正文、尾部,首部：名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、 買(mǎi)賣(mài)雙方的名稱(chēng) 正文：合同的主要內(nèi)容 尾部：合同的份數(shù)、使用語(yǔ)言及效力、附 件、合同的生效日期、雙方簽字蓋章,(1)商品名稱(chēng) (2)品質(zhì)規(guī)格 (3)數(shù)量 (4)單價(jià)總價(jià) (5)包裝,商品本身屬性,(6)交貨時(shí)間 (7)交貨地點(diǎn) (8)交貨方式 (9)交貨單位 (10)交貨物資驗(yàn)收 (11)付款方式 (12)運(yùn)輸方式,交易條款,(13)違約責(zé)任 (14)不可抗力（15）合同附則及其他條款,正文,二、采購(gòu)合同的簽訂,在實(shí)際簽訂過(guò)程中

8、，合同的雙方當(dāng)事人必 須針對(duì)合同的主要內(nèi)容，反復(fù)磋商，直至取 得一致意見(jiàn)，合同才成立。 1、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作 2、簽訂采購(gòu)合同的程序 3、合同的草簽與正式簽訂 4、合同的公證與簽證,1、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作,了解對(duì)方的資信能力，了解對(duì)方是否具有 簽訂合同的資格，或者代理人是否具有代理 資格。,2、簽訂采購(gòu)合同的程序,簽訂合同是當(dāng)事人雙方的法律行為。合同的成立，必須由當(dāng)事人相互做出意思表示并達(dá)成合意。 實(shí)際分為兩個(gè)階段： 要約：提出訂立合同的建議； 承諾：接受訂立合同的建議,1）要約：訂立合同的當(dāng)事人一方向另一方發(fā) 出的締結(jié)合同的提議，發(fā)出提議的人為要約 人，另一方為受約人或相對(duì)人 要約的對(duì)

9、象有3種：指定的對(duì)象；選定的對(duì) 象；任意的對(duì)象； 要約特征： 要約必須是特定人發(fā)出的； 要約必須是特定人的行為； 要約必須含有可以訂立合同的主要條款； 要求受約人做出答復(fù)的期限：要約的方式分為口頭方式和書(shū)面方式,2）承諾：受要約人向要約人做出的對(duì)要約完 全無(wú)異議的、接受的意思表示。作出這種意 思表示的人稱(chēng)為承諾人。 承諾的特征： 承諾必須是就要約做出的同意的答復(fù)； 承諾必須是受要約人向要約人做出的答復(fù)； 承諾必須在要約的有效期限內(nèi)做出。,一般情況下，要約沒(méi)有規(guī)定期限者，屬于 對(duì)話要約，受要約人必須立即承諾；屬于非 對(duì)話要約的，受要約人應(yīng)在一般認(rèn)為應(yīng)做出 答復(fù)的期限內(nèi)承諾。承諾一經(jīng)成立就發(fā)生法

10、律效力，即要約人一接到有效承諾合同就成 立。 在法律上，承諾是允許撤銷(xiāo)的。但是，承 諾的撤銷(xiāo)必須在要約人收到承諾之前。撤銷(xiāo) 的通知，必須在承諾達(dá)到之前送達(dá)，最晚應(yīng) 與承諾同時(shí)達(dá)到。,3、合同的草簽與正式簽訂,合同主要條款協(xié)商確定后，當(dāng)事人雙方可 以先草簽合同。待其他次要條款約定后，再 正式簽訂合同。,4、合同的公證與簽證,1）合同的公證：國(guó)家公證機(jī)關(guān)即公證處， 代表國(guó)家行使公證職能，根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng) 和法律的規(guī)定，依據(jù)法律程序，證明采購(gòu)合 同真實(shí)性和合法性的活動(dòng)。 2）合同的鑒證：合同監(jiān)督管理機(jī)關(guān)根據(jù)雙 方當(dāng)事人的申請(qǐng)依法證明合同的真實(shí)性和合 法性的一項(xiàng)制度。合同鑒證收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為采購(gòu) 合同價(jià)款的0.2%,三、 采購(gòu)合同的管理,1、采購(gòu)合同管理的內(nèi)容 2、采購(gòu)合同執(zhí)行情況的檢查和處理,1、采購(gòu)合同管理的內(nèi)容,1）合同的核對(duì) 2）合同的整理 3）合同的匯總 4）合同的執(zhí)行臺(tái)帳,1、采購(gòu)合同管理的內(nèi)容,1）合同的注銷(xiāo) 2）合同的變更與廢除 3）違反采購(gòu)合同的責(zé)任 4）合同糾紛的處理,4.4 案例學(xué)習(xí),一份完整的合同應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容： 首部：名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、買(mǎi)賣(mài) 雙方的名稱(chēng) 正文：合同的主要內(nèi)容 尾部：合同的份數(shù)、使用語(yǔ)言及效力、附件、合 同的生效日期、雙方簽字蓋章。 該礦產(chǎn)合同主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題： 1