1、第一講 時(shí)間的真諦,時(shí)間的意義 時(shí)間的劃分 時(shí)間的運(yùn)用 時(shí)間的價(jià)值,【本講要點(diǎn)】,1.1 時(shí)間的重要性,故事給我們的啟示 這個(gè)故事讓人聯(lián)想到：人們正處在一個(gè)激烈競(jìng)爭(zhēng)的世界，你必須參與一場(chǎng)人生的競(jìng)賽，而這場(chǎng)競(jìng)賽的對(duì)手可能是你的同事，也可能是你生意場(chǎng)上的對(duì)手。然而，不管怎樣競(jìng)爭(zhēng)，最讓你感到束手無(wú)策的一樣?xùn)|西時(shí)間。時(shí)間就好比故事里的獅子一樣，怎么跑也不能跑得比它快。你不斷地去嘗試走在時(shí)間的前面，例如平時(shí)做事要快一點(diǎn)，把工作時(shí)間延長(zhǎng)一點(diǎn)，但是久而久之，到了極限，你就會(huì)變得心力交瘁，最后還會(huì)感嘆到：什么都做不到，甚至?xí)f沒有時(shí)間。 雖然你經(jīng)常抱怨沒有時(shí)間，但是你確實(shí)從早晨忙到晚上，甚至廢寢忘食，忙到?jīng)]有

2、家庭觀念，沒有休閑活動(dòng)。但回頭來(lái)看，你仍感到非常地沮喪、無(wú)奈甚至焦慮，感到時(shí)間還是不夠用。,【自檢】,請(qǐng)回答下列問題： (1)你的時(shí)間夠用嗎？ _ (2)你如何看待以下問題? 時(shí)間就是金錢嗎？時(shí)間=金錢 金錢對(duì)你的意義重于時(shí)間嗎？時(shí)間金錢 時(shí)間對(duì)你比金錢更有價(jià)值嗎？時(shí)間金錢 你選擇哪一種答案？_ 相信每個(gè)人答案是不盡相同的。 【案例】 曾經(jīng)有一家顧問公司對(duì)100名經(jīng)理人做過一次調(diào)查，結(jié)果表明： 僅有1人認(rèn)為有足夠的時(shí)間； 10人認(rèn)為需要10%的額外時(shí)間； 40人認(rèn)為需要25%的額外時(shí)間； 其余的人認(rèn)為需要多于50%的額外時(shí)間。 從這個(gè)數(shù)據(jù)可以感覺到，很多人需要有更多的額外時(shí)間。 事實(shí)上：,時(shí)間

3、不只是金錢； 時(shí)間比金錢更有價(jià)值； 時(shí)間就是生命,1.2 時(shí)間的運(yùn)用,時(shí)間運(yùn)用分為幾類時(shí)間：大塊時(shí)間、 首要時(shí)間、零碎時(shí)間、固定時(shí)間、安靜時(shí)間、 彈性時(shí)間、交通時(shí)間。 1）大塊時(shí)間 你每天都要用一大部分的時(shí)間來(lái)完成當(dāng)天重要的事情，大塊的時(shí)間至少需要兩個(gè)小時(shí)。其實(shí)也可以分散地安排大塊時(shí)間，這樣安排時(shí)間你便會(huì)覺得身心愉快，且會(huì)產(chǎn)生一種成就感。 2）首要時(shí)間 首要時(shí)間與大塊時(shí)間接近，它指每天早晨的那段時(shí)間。有人把早晨的時(shí)間用來(lái)進(jìn)修，有人把早晨的時(shí)間用來(lái)運(yùn)動(dòng)，有人把早晨的時(shí)間用來(lái)做一些重要的思考，因人而異。 3）零碎時(shí)間 零碎時(shí)間看起來(lái)好像不太重要，但是這種時(shí)間如果能夠把它積少成多，化零為整，把那些小

4、塊時(shí)間充分利用起來(lái)，以很少的時(shí)間來(lái)做一些小事，堅(jiān)持下來(lái)，也是非?？捎^的。零碎時(shí)間稱為時(shí)間的存儲(chǔ)器。 4）固定時(shí)間 如果覺得某項(xiàng)工作在某個(gè)時(shí)段內(nèi)進(jìn)行效果最好，把它固定下來(lái)，就稱為固定時(shí)間。,一日之際在于晨。,1.2 時(shí)間的運(yùn)用,5）安靜時(shí)間 讀書也好，工作也好，是否能夠?qū)Ｐ挠行В?環(huán)境的因素是很大的，不少辦公室都感覺到非常吵鬧， 工作經(jīng)常受到干擾，這時(shí)可以由大家互相來(lái)約定，安排一段安靜的時(shí)間。 6）彈性時(shí)間 每一項(xiàng)工作都需要時(shí)間，最好是留有彈性，即預(yù)估的時(shí)間應(yīng)該稍微寬裕些。可以在兩三項(xiàng)工作之后，安排一個(gè)彈性時(shí)間，來(lái)彌補(bǔ)以前還沒有做完的事情，或者說是留作被干擾以后的調(diào)節(jié)時(shí)間。彈性時(shí)間不能夠太長(zhǎng)，1

5、0分鐘甚至20分鐘是比較適當(dāng)?shù)摹?7）交通時(shí)間 一般人對(duì)交通時(shí)間都是用兩個(gè)字來(lái)形容：抱怨，特別是居住在大城市或者都市里的人。 所以要工作有效率，就要學(xué)習(xí)如何去縮短或利用你的交通時(shí)間，例如早點(diǎn)出門，晚點(diǎn)回家，選擇走哪條路線，坐車的時(shí)候你還可以思考一些問題，可以聽聽音樂，看看書，充實(shí)自己。,1.3 時(shí)間的劃分,時(shí)間可以花費(fèi)在不同的事情上， 因此就有了工作或?qū)W習(xí)時(shí)間、休閑時(shí)間、 家庭時(shí)間、個(gè)人時(shí)間、思考時(shí)間等。 1工作或?qū)W習(xí)時(shí)間 時(shí)間用在工作，或用在學(xué)習(xí)上，稱為工作或者學(xué)習(xí)時(shí)間，它是為了謀生以及充實(shí)生活。學(xué)習(xí)是謀生前的準(zhǔn)備，或者是工作時(shí)的進(jìn)修，也是為了充實(shí)生活。工作并不是你生命的全部，活到老、學(xué)到老

6、的終身學(xué)習(xí)的觀念已經(jīng)來(lái)臨。學(xué)習(xí)的重要性與日俱增，每個(gè)人都必須抽出一部分時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)新知識(shí)或者熟悉新事物。 2休閑時(shí)間 休閑時(shí)間包括休息、睡眠及體育活動(dòng)。人生就像馬拉松比賽一樣，你別一開始就猛沖，浪費(fèi)甚至透支了你的體力，要懂得放松，要養(yǎng)成一種良好的睡眠、休閑以及運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣，才能把每一個(gè)人的身體狀況調(diào)整到最佳狀態(tài)。 3家庭時(shí)間 家庭是你休息最佳的避風(fēng)港，只有家人與你沒有所謂的利害關(guān)系。你要跟家人真心地相處，不要到了需要時(shí)你時(shí)才回家，你才懂得去珍惜親情。 4個(gè)人時(shí)間 個(gè)人時(shí)間是用來(lái)修身養(yǎng)性、充實(shí)自我的，是完全屬于個(gè)人獨(dú)自享受的時(shí)間。個(gè)人時(shí)間就是自己跟自己約會(huì)的那種時(shí)間。每個(gè)人不論是求學(xué)還是工作，甚至在

7、家中，都有一種不允許被侵犯的個(gè)人時(shí)間，利用這些時(shí)間人們可以充實(shí)自己。 5思考時(shí)間 思考時(shí)間就是思考未來(lái)的時(shí)間。思考時(shí)間可著重用在計(jì)劃自己未來(lái)的發(fā)展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正確，是不是值得等。思考如何再改進(jìn)，如何再調(diào)整，如何讓自己變得更好，而不必特別為了什么目的思考，可以天馬行空地去想象，可以胡思亂想，如果發(fā)現(xiàn)了一些好的想法，或者是一些好的理念就應(yīng)該立刻把它記下來(lái)。,1.4 時(shí)間的價(jià)值,時(shí)間的價(jià)值基本上分兩種： 一種叫做無(wú)形的價(jià)值，另一種叫做有形的價(jià)值。 無(wú)形價(jià)值 時(shí)間的無(wú)形價(jià)值是把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時(shí)間，但它帶給

8、你的收獲可能是無(wú)法用金錢來(lái)衡量的，這叫做無(wú)形的價(jià)值。 有形價(jià)值 時(shí)間的有形價(jià)值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系，會(huì)在以后帶來(lái)有形的報(bào)酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達(dá)成交易，你定會(huì)有報(bào)酬。 其實(shí)：, 時(shí)間具有有形和無(wú)形的價(jià)值。 浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于是慢性自殺。 浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于是謀財(cái)害命。, 時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是平等的； 每個(gè)人都有相同的時(shí)間； 但時(shí)間在每個(gè)人手里價(jià)值卻不同。,【自檢】,你的時(shí)間價(jià)值是多少，你計(jì)算過嗎？ 請(qǐng)根據(jù)下表來(lái)計(jì)算一下你的時(shí)間價(jià)值： 你的時(shí)間價(jià)值幾何 你的時(shí)間價(jià)值： 每天_元 每小時(shí)_元 每分鐘_元 那么，人們?cè)撊绾喂芾頃r(shí)間，讓自己的

9、時(shí)間增值，讓自己更有成就？,可以支配的時(shí)間就是財(cái)富本身馬克思 世界上最珍貴的東西就是時(shí)間愛迪生 人類都忽略了時(shí)間的可貴，失去它，才懊惱不已伏爾泰 要充分利用時(shí)間，每一事務(wù)都要安排時(shí)間富蘭克林 時(shí)間是最高貴而有限的資源。彼德杜拉克,【總結(jié)】,本講主要從時(shí)間的意義、特征、 功能、價(jià)值以及時(shí)間運(yùn)用幾個(gè)方面， 闡述了時(shí)間的真諦。時(shí)間不只是金錢， 時(shí)間比金錢更有價(jià)值，時(shí)間就是生命。 時(shí)間具有無(wú)形的價(jià)值和有形的價(jià)值。 時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是平等的，每個(gè)人都有相同的時(shí)間，但時(shí)間在每個(gè)人手里價(jià)值卻不同。 因此珍惜時(shí)間才是你生命中最重要的事情。 學(xué)習(xí)時(shí)間的管理是非常必要的。,第二講 對(duì)時(shí)間管理的認(rèn)識(shí),時(shí)間管理的定義與

10、目的 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn) 時(shí)間管理的誤區(qū),【本講要點(diǎn)】,2.1 時(shí)間管理的定義與目的,2.1.1 時(shí)間管理定義 時(shí)間管理是在日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧， 引導(dǎo)并安排管理自己及個(gè)人的生活，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。 2.1.2 時(shí)間管理的目的 時(shí)間管理的目的就是將時(shí)間投入與你的目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效,即效果、效率、效能。, 時(shí)間就是生命，時(shí)間就是金錢。 人們往往是重視生命，樂于理財(cái)，而忽略了時(shí)間管理。 善用時(shí)間，就是善用自己的生命!,胡適先生 ：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問。,每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書，每年可看3600多頁(yè)書； 30年讀11萬(wàn)頁(yè)書。,效果，是確定的期待結(jié)

11、果； 效率，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)所獲得的結(jié)果； 效能，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)，獲得最佳的期待結(jié)果。,2.2 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn),學(xué)習(xí)時(shí)間管理，首先了解一下 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn)。因?yàn)榭萍及l(fā)展的過程中， 每一個(gè)人追求的就是更好的效率、效能、效果。 在追求的過程中，如何去節(jié)約更多的時(shí)間， 如何把時(shí)間投入到最有效率的結(jié)果上，歷史上曾存在幾種方式，這種方式間發(fā)生的變化就好像一個(gè)歷史的演進(jìn)。 第一代時(shí)間管理理論 基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會(huì)追蹤時(shí)間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來(lái)翻一下。如果今天一天結(jié)束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃

12、掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時(shí)間管理，叫做備忘錄的時(shí)間管理。 這種時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)是：重要的事情變化時(shí)的應(yīng)變力很強(qiáng)，是順應(yīng)事實(shí)的。另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項(xiàng)。 但備忘錄管理沒有嚴(yán)整組織架構(gòu)，比較隨意，所以往往會(huì)漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規(guī)劃，有時(shí)候會(huì)面臨一種好像在應(yīng)付狀況或者在應(yīng)付一些工作上的事情，這是第一代時(shí)間管理的缺點(diǎn)。 第二代時(shí)間管理理論 強(qiáng)調(diào)的是“規(guī)劃與準(zhǔn)備”，特色是記事簿。特點(diǎn)是制定時(shí)間表，記錄應(yīng)該做的事情，表明應(yīng)該完成的期限，注明開會(huì)的日期等等。 這種管理模式優(yōu)點(diǎn)是追蹤約會(huì)以及應(yīng)該做的事情。通過制定的目標(biāo)和規(guī)劃完

13、成的事情達(dá)成率比較高。 缺點(diǎn)是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。,2.2 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn),第三代時(shí)間管理理論 主旨是“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”。 這一代的管理強(qiáng)調(diào)的是價(jià)值，制定中長(zhǎng)短的目標(biāo)以期實(shí)現(xiàn)一種價(jià)值觀。因此它的特色就是將每天活動(dòng)，寫在紙上或者輸入計(jì)算機(jī)，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。 第三代時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)是比較強(qiáng)調(diào)價(jià)值觀，以價(jià)值為依據(jù)，或者以價(jià)值為導(dǎo)向的一種生活工作的方式。它能夠發(fā)揮長(zhǎng)期、中期或者短期目標(biāo)的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，可以提高生產(chǎn)力；它的效率比較高，可以感到井然有序。 第三代時(shí)間管理的疏忽表現(xiàn)

14、在忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見。因?yàn)樗且詢r(jià)值為導(dǎo)向，你要得到這些東西，你認(rèn)為這是你生命中最重要的，所以在安排上往往會(huì)有些疏失，其實(shí)價(jià)值觀未必是自然法則。 第四代時(shí)間管理 強(qiáng)調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩亩嗫焓且换厥拢较驅(qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未?lái)的目標(biāo)接近。 這種管理理論強(qiáng)調(diào)的是每一天的行動(dòng)，每一個(gè)時(shí)段的行動(dòng)，都要與未來(lái)的目標(biāo)很接近，所以它強(qiáng)調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。,2.2 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn),表2-1 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn) 在你的生活過程當(dāng)中，每一個(gè)決

15、定不是離開你人生的目標(biāo)很遠(yuǎn)，就是離你人生的目標(biāo)很近。所以你每一個(gè)時(shí)刻都在做選擇，每一個(gè)時(shí)刻都在做決定。,2.2.1 第四代時(shí)間管理的要素與核心,第四代時(shí)間管理的要素與核心是： 改變的是思想而不是行為，是一種思維方式的變革。 這種時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)的是一種人生的遠(yuǎn)景，而這種人生遠(yuǎn)景的一個(gè)宗旨就是要學(xué)習(xí)怎么去思考未來(lái)，所以它是一種改變，這種改變是一種思想的改變，而不是行為的改變，是一種思維方式的變革。 掌握時(shí)間是邁向成功的秘訣： 怎樣才能掌握時(shí)間呢?,時(shí)間是珍貴的資源； 時(shí)間是珍貴的日用品； 時(shí)間是你生命的基礎(chǔ)； 沒有時(shí)間，你什么事都做不成。,決定哪一件事情必須馬上去做； 暫時(shí)把其他的事情拋開； 把你的

16、全部精力投入到這項(xiàng)活動(dòng)。,2.2.1 第四代時(shí)間管理的要素與核心,圖3-1 時(shí)間的過去、現(xiàn)在和未來(lái) 時(shí)間的基本元素 時(shí)間的基本元素是事件，是過去的事，現(xiàn)在的事和未來(lái)的事。時(shí)間是由每一個(gè)時(shí)間的事件構(gòu)成的。 圖3-2 單個(gè)時(shí)間和時(shí)間的過去、現(xiàn)在和未來(lái),2.2.1 第四代時(shí)間管理的要素與核心,時(shí)間管理的關(guān)鍵 時(shí)間管理的關(guān)鍵就是事件的控制， 即把每一件事情都能夠控制得很好。時(shí)間管理是日常事務(wù)中執(zhí)行的一種有目標(biāo)的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟，關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時(shí)間。 很多人都有一句口頭禪，請(qǐng)他幫一個(gè)忙，或者有什么事情找他，一般他總會(huì)講：我沒有時(shí)

17、間。 那他到底什么時(shí)候有時(shí)間呢？成功與失敗最大的差異性：失敗者總會(huì)說，我沒有時(shí)間。而一個(gè)成功的人，他一定會(huì)說自己能騰出時(shí)間來(lái)。這就是成功與失敗最大的差異性。 贏得時(shí)間，就可以贏得一切。因?yàn)闀r(shí)間管理的關(guān)鍵就是事情的控制，所以能夠把事情控制得很好，就能夠贏得時(shí)間。因?yàn)闀r(shí)間就是生命的本身，連自己生命本身都管理不好，還能管理些什么呢?,【管理名言】 不能管理時(shí)間的人，就不能夠管理一切。彼得杜拉克,2.2.1 第四代時(shí)間管理的要素與核心,學(xué)習(xí)時(shí)間管理的理由 時(shí)間是一種心態(tài)、心境的表現(xiàn)，你如何看待時(shí)間，如何運(yùn)用時(shí)間，就是心態(tài)和心境的表現(xiàn)。良好的時(shí)間管理，是一種習(xí)慣的養(yǎng)成。有的人去鍛煉，重視他的身體健康，他

18、早晨起來(lái)去運(yùn)動(dòng)或者鍛煉，他就是在善用每一天的這個(gè)時(shí)段，這是一種好習(xí)慣。有的人有固定思考的時(shí)間，把這個(gè)時(shí)間運(yùn)用在規(guī)劃未來(lái)上，這也是一種運(yùn)用時(shí)間的好習(xí)慣。,時(shí)間是不能儲(chǔ)存的 時(shí)間不會(huì)停止 時(shí)間也不可能增加 時(shí)間無(wú)法轉(zhuǎn)讓 時(shí)間是租不到，買不到，也借不到,2.3 時(shí)間管理的誤區(qū),所謂時(shí)間管理的誤區(qū)， 是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。 以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題：,誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠 誤區(qū)之四：整理整頓不足 誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),2.3.1 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃,盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，

19、但我們有的同事從來(lái)不做或是不重視做計(jì)劃， 原因不外乎如下幾條： 我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：,1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考 2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 3、不了解做計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心； 5、不知如何做計(jì)劃。,1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立

20、刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。 3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無(wú)計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。,1、目標(biāo)不明確 2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時(shí)間分配的原則,2.3.2 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng),組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 首先，

21、學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托： 其次，學(xué)會(huì)利用資源： 對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性 對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤： 其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。,* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) * “事必躬親，親力而為” * 溝通不良 * 工作時(shí)斷時(shí)續(xù),1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事； 2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制； 4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 5、找不到合適的下屬授權(quán)。,2.3.3 誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠,請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （1）

22、為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B

23、略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意,評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：,每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分， “略表不同意”評(píng)2分，

24、“極不同意”評(píng)1分。 我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井： 不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費(fèi)！,總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,1、習(xí)慣拖延時(shí)間。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無(wú)端電話的打擾。 4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。,2.3.4 誤區(qū)四：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。“雜亂的辦公桌

25、顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。” 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 文件處置測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào)“？”。 1、訂購(gòu)文具

26、后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。 3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問卷。 5、部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來(lái)函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 9、某管理顧問公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。 10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核

27、程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！,2.3.5 誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。 有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那

28、就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話：,*個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢(mèng) *工作中閑聊,昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！,第三講 時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則,目標(biāo)原則 20/80原則 四象限原則 有序原則 對(duì)象原則,【本講要點(diǎn)】,3.1.目標(biāo)原則,有一名18歲的高中學(xué)生，她在高中的時(shí)候去看了 一部電

29、影，那部電影描述的是法國(guó)巴黎鐵塔。 她對(duì)這部電影印象非常深刻，她就給自己許下了 一個(gè)承諾，等她畢業(yè)的時(shí)候她一定要去巴黎參觀 一下巴黎鐵塔。結(jié)果高中畢業(yè)就忙著考大學(xué)。她的夢(mèng)想是在高中就醞釀而成的，大學(xué)四年她就一直對(duì)自己期許，等她大學(xué)畢業(yè)以后她想去一趟。大學(xué)四年很快就過去了，但是她的夢(mèng)想并沒有實(shí)現(xiàn)。當(dāng)大學(xué)畢業(yè)以后，她就急于想找一份安定的工作，當(dāng)她找到工作的時(shí)候，她又說等她工作穩(wěn)定的時(shí)候她一定要去巴黎。而在她工作穩(wěn)定的時(shí)候她又開始戀愛了。談了戀愛她又跟自己做了一個(gè)許諾，等她結(jié)婚她一定要去一趟巴黎。結(jié)果結(jié)婚以后就是家里的柴米油鹽醬醋茶，接著她懷孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后，她

30、目標(biāo)也轉(zhuǎn)移了，開始忙著照顧先生，處理家里的事情，還要去照顧小孩。 當(dāng)時(shí)她又給自己做了一個(gè)許諾，等孩子長(zhǎng)大了，她一定要去巴黎玩。這個(gè)夢(mèng)就從高中到大學(xué)時(shí)代到她工作到她結(jié)婚，到她生了孩子，一直到孩子也長(zhǎng)大了。后來(lái)，她的孩子結(jié)婚了，也生了小孩。有一天這名女人已經(jīng)老態(tài)龍鐘了，說了一句話，嗨，我這一輩子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而這個(gè)時(shí)候她已經(jīng)躺在病床上了。,從這個(gè)故事里可以體會(huì)到一件事情，每個(gè)人在每時(shí)都會(huì)由于外界的一些環(huán)境或者信息的影響而產(chǎn)生很多很多的夢(mèng)想，而就在這過程中，他們都曾經(jīng)想過要去哪里或者曾經(jīng)說過要做些什么事情，就因?yàn)閮H僅想過而沒有去做，最后等到年齡大了后悔已晚。如果上述故事中的她當(dāng)時(shí)馬上去

31、做的話，其結(jié)果會(huì)完全不同。 對(duì)于你的人生來(lái)說，有一個(gè)多年的計(jì)劃，這個(gè)多年的計(jì)劃，如果能夠焦距越來(lái)越集中的話，它就可以成為你人生的目標(biāo)。你的人生目標(biāo)應(yīng)該要細(xì)分到不同的領(lǐng)域，有你健康的目標(biāo)、家庭的目標(biāo)、工作的目標(biāo)、人際關(guān)系發(fā)展的目標(biāo)、理財(cái)?shù)哪繕?biāo)、你成長(zhǎng)的目標(biāo)、甚至有休閑以及心靈成長(zhǎng)的目標(biāo)。你就是因?yàn)橛袎?mèng)想，才能把夢(mèng)想變成多年的計(jì)劃。 把這些計(jì)劃設(shè)定為目標(biāo)，實(shí)際上就是以未來(lái)為取向的思考。要達(dá)成這些目標(biāo)當(dāng)然是有一定條件的，這些條件就是達(dá)成目標(biāo)的十二個(gè)步驟。,3.1.1 目標(biāo)設(shè)定的步驟,一個(gè)目標(biāo)具備以下五個(gè)特征才可以說是完整的： 1、具體的： 有人說：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。

32、目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。 有人曾經(jīng)做過一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過了1米。他對(duì)第一組說：“你們能夠跳過1.2米?！彼麑?duì)第二組說：“你們能夠跳得更高。”經(jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過1.2米，而第二組的人因?yàn)闆]有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 2、可衡量的： 任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心

33、里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。,具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達(dá)到的（attainable） 相關(guān)的（relevant） 基于時(shí)間的（time-based）,3.1.1 目標(biāo)設(shè)定的步驟,3、可達(dá)到的： 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢(mèng)， 太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國(guó) 進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人

34、很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 4、相關(guān)的： 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。 5、基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕?biāo)應(yīng)

35、該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？,3.1.2 達(dá)成目標(biāo)的條件,把這些計(jì)劃設(shè)定為目標(biāo)，實(shí)際上就是以未來(lái)為 取向的思考。要達(dá)成這些目標(biāo)當(dāng)然是有一定條件的， 這些條件就是達(dá)成目標(biāo)的十二個(gè)步驟。 1.強(qiáng)烈的欲望 首先對(duì)這個(gè)目標(biāo)你是不是非常想達(dá)成，這是一個(gè)關(guān)鍵的因素，如果沒有強(qiáng)烈的欲望，這個(gè)目標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的。你多年的欲望，如何讓它美夢(mèng)成真，關(guān)鍵在于你對(duì)這個(gè)目標(biāo)是不是擁有一種強(qiáng)烈的欲望。 2.信念、信仰、信心 第二種情況你對(duì)自己的目標(biāo)是不是有堅(jiān)定的信念，或者有堅(jiān)定的信心，你的信心的程度是怎么樣，如果沒有，對(duì)你目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可能還有一段差距。 3.白紙黑字寫下來(lái) 設(shè)定目標(biāo)是要把多年的計(jì)劃，

36、濃縮再濃縮，白紙黑字明確具體地寫下來(lái)。 4.要問自己怎么做 你每一天的工作，你的生活，甚至你的思想，你的言行是不是都朝著這個(gè)目標(biāo)方向前進(jìn)。因?yàn)槟阕龅拿恳粋€(gè)決定，只能有兩種結(jié)果，一種是離你的目標(biāo)很近，一種是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)。,3.1.2 達(dá)成目標(biāo)的條件,5.分析現(xiàn)在的位置 目標(biāo)比較一下，好好地分析自己， 然后你就必須繼續(xù)地往前努力。 6.你有哪些障礙 包括時(shí)間的障礙、金錢的障礙、技能的障礙等，這些障礙你要怎么樣去克服。 7.所需要的知識(shí) 你的知識(shí)程度怎么樣，要達(dá)到人生目標(biāo)，你必須具備什么樣的知識(shí)程度。 8.誰(shuí)是你的客戶 你要看準(zhǔn)，支持你的是誰(shuí)？當(dāng)然第一就是你自己。同時(shí)你的家人支持你嗎？你的朋友支持

37、你嗎？ 9 堅(jiān)持不懈地努力 . 如果你不堅(jiān)持不懈地努力，一切免談。,3.2 80/20原則,80的產(chǎn)出，來(lái)自于20的投入； 80的結(jié)果，歸結(jié)于20的起因； 80的成績(jī)，歸功于20的努力。,80%的手機(jī)來(lái)電來(lái)自20%朋友 80%的生產(chǎn)力來(lái)自20%上班時(shí)間 80%的假單來(lái)自20%員工 80%的衛(wèi)生紙被20%同事用完 80%的國(guó)家資源被20%人佔(zhàn)用 80%的業(yè)績(jī)來(lái)自20%客戶 20的汽車狂人，引起80的交通事故。 20的已婚者，占離婚人口的80。那些不斷再婚又再離婚的人，扭曲了統(tǒng)計(jì)的數(shù)字，讓人對(duì)婚姻的忠誠(chéng)度大感悲觀。 20的孩子，達(dá)到80的教育水準(zhǔn)。 80的時(shí)間里，你穿的是你所有衣服的20。,80/

38、20原則 顯示：,80/20原則 例子：,3.2 80/20原則,80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是： 避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上， 因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。 所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。,80%的產(chǎn)出來(lái)是自在20%的時(shí)間里所取得的,3.3.四象限原則,重要、不緊急,重要、緊急,不

39、重要、不緊急,不重要、緊急,重要性,緊急性,第一象限是重要又急迫的事。 諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。 但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣?事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。,3.3.四象限原則,第二象限是重要但不緊急的事。 主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、 問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先

40、的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 第三象限是緊急但不重要的事。 表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。 簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休

41、閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。,3.4.有序原則,所謂有序原則，就是有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行 工作，把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過 采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面： 1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進(jìn)行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工 作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些

42、是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。 那么有人會(huì)問：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下： 1、確立目標(biāo)； 2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 3、選定最佳的完成方式； 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行 性。 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記?。?1、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主 意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。 2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。,3.5.對(duì)象原則,對(duì)象原則的含義是與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有

43、其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì)有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小心扔到垃圾桶里去！ 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你

44、拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來(lái)訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！,第四講 浪費(fèi)時(shí)間的外在因素之解決方法,電話干擾的解決方法 不速之客的解決方法 用人不當(dāng)?shù)慕鉀Q方法 社交閑談的原因及解決方法 權(quán)責(zé)混淆的解決方法 溝通不良的解決方法 進(jìn)度失控的解決方法 資料不全的解決方法,【本講要點(diǎn)】,導(dǎo) 言,使用相同的時(shí)間，不同的人有不同的結(jié)果。 在時(shí)間管理中有多項(xiàng)因素干擾時(shí)間的有效利用， 其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后針對(duì)其原

45、因，提出具體的解決辦法。 浪費(fèi)時(shí)間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全、會(huì)議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對(duì)各項(xiàng)因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。 浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計(jì)劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無(wú)力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠(chéng)實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來(lái)面對(duì)自己，你的工作在未來(lái)才會(huì)更

46、有效率。 所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計(jì)劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對(duì)生命的熱愛，對(duì)工作多一份執(zhí)著。 你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個(gè)是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個(gè)是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。,4.1.1 電話干擾-原因,浪費(fèi)時(shí)間的原因 電話干擾會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。 許多經(jīng)理人認(rèn)為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時(shí)間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強(qiáng)烈欲望不是來(lái)自電話，而是來(lái)自于人的心理，電話之所以會(huì)吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來(lái)的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己

47、的工作去接電話，就是不負(fù)責(zé)任的結(jié)論。你總有這種錯(cuò)覺，不管來(lái)電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時(shí)所做的事來(lái)得重要。 1害怕冒犯別人 你之所以在不該接電話的時(shí)候接電話，而且講電話的時(shí)間比應(yīng)講的時(shí)間要久，是因?yàn)楹ε?，如果不接的話?huì)讓來(lái)電者覺得不愉快。 2希望保持消息靈通 不想漏掉任何情形，例如助理接電話時(shí)，許多管理者會(huì)下意識(shí)地停下工作旁聽。 3自我膨脹 別人打電話來(lái)向你索取資料或者信息，你會(huì)有一種好像身價(jià)不凡的感覺，這就叫自我膨脹。 4享受社交的樂趣 有些人無(wú)法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動(dòng)的工具，還有當(dāng)成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔(dān)某項(xiàng)艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時(shí)

48、間的借口。,4.1.2 電話干擾-解決的方法,解決的方法 電話干擾的確會(huì)給你的工作產(chǎn)生干撓， 帶來(lái)很多時(shí)間的浪費(fèi)，會(huì)影響你的時(shí)間管理， 解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。 1阻絕干擾 很多人就是因?yàn)椴涣私膺^濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時(shí)間里往往都浪費(fèi)在接電話上。學(xué)會(huì)過濾電話，阻絕干擾有幾個(gè)步驟。 （1）處理 如果有可能盡量由助理回答來(lái)電者的需求，并記下有關(guān)的信息。 （2）轉(zhuǎn)接 如果助理無(wú)法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團(tuán)隊(duì)里其他能夠協(xié)助的人。 （3）暫緩 如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個(gè)事情。 （4）速辦 如果來(lái)電者合乎

49、你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時(shí)間壓縮更短。 圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說： (處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案。 (轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個(gè)計(jì)劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他? (暫緩)我想他11點(diǎn)左右就可以回你的電話，這樣可以嗎? (速辦)我看我可不可以去打斷他一下。 如果你沒有助理怎么辦？ 那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時(shí)切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時(shí)間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。,4.1.2 電話干擾-解決的方法,2集合所有電話 在某時(shí)間段把電話一起回

50、掉，同時(shí)去做別的事情。 就是說在這個(gè)時(shí)間你同時(shí)在回電話，就不會(huì)受到電話的干擾。 良好的電話交談技巧，有幾個(gè)簡(jiǎn)單的方法：,暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡(jiǎn)短扼要。 提到您有時(shí)間限制時(shí)，就說待會(huì)兒得開一個(gè)會(huì)，開會(huì)之前有一分鐘的時(shí)間，問對(duì)方還需要任何幫助嗎? 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達(dá)他辦公室，明天見。,4.2.1 突然造訪的不速之客,突然有人來(lái)拜訪你，只借用你一分鐘時(shí)間可以嗎？ 或者說你是一個(gè)經(jīng)理人，你把門大開著， 就是歡迎來(lái)打擾。不速之客會(huì)造成你時(shí)間管理不當(dāng)。 對(duì)于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來(lái)的不速之客，有不同的解決方法。一個(gè)高效率的現(xiàn)代人，要學(xué)習(xí)如何去應(yīng)對(duì)不速之

51、客。 突然造訪的不速之客 1.解決的方法 突然有人來(lái)造訪你，“只借用你一分鐘時(shí)間可以嗎？”只占用你一分鐘時(shí)間，這絕不表示你會(huì)只花一分鐘的時(shí)間解決問題。 應(yīng)對(duì)這種情況可以有以下幾個(gè)解決方法。 （1）延后處理 遇到不速之客干擾時(shí)，如果需要可以另外安排談話的時(shí)間，即延后處理。你可以說：“對(duì)不起，我們改天或者什么時(shí)候再來(lái)討論這件事情。 ”你可以當(dāng)場(chǎng)把約定的談話時(shí)間記在記事本上，表示你會(huì)守信用。 （2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人 經(jīng)常是訪客來(lái)找到你，明明不是你的事情，那你可以轉(zhuǎn)交給別人來(lái)處理。如果可能，鼓勵(lì)部屬自己去尋找答案，或?qū)で笳移渌耐聨椭?（3）另外安排時(shí)間 可以另外安排時(shí)間，重新安排與不速之客見面的

52、時(shí)間。要定一個(gè)時(shí)間上限，這樣你可先安排好多次談話的時(shí)間，訪客在你結(jié)束見面之前也才不會(huì)感到意外，如果你對(duì)談話的時(shí)間沒有把握的話，絕對(duì)不要因?yàn)檫t疑而不敢發(fā)問。,4.2.2 突然造訪的不速之客,2.回答問題 對(duì)于有很多人說我可以打擾你一分鐘嗎？ 在你回答有或沒有之前，永遠(yuǎn)要問：什么事？ 對(duì)于不速之客的問題，回答時(shí)應(yīng)注意： （1）簡(jiǎn)明扼要 如果你可以回答而不至于打斷正從事的工作，千萬(wàn)要扼要地回答，然后雙方都可以繼續(xù)做自己的事情。有人到你的辦公室來(lái)，你甚至可以站起來(lái)跟他講話。如果你坐著，就是給那些不速之客機(jī)會(huì)。 （2）長(zhǎng)話短說 一個(gè)你以為可以很快問完的問題，有時(shí)常常會(huì)變成一個(gè)比較復(fù)雜的問題，例如與訪客談

53、了幾分鐘以后，你發(fā)現(xiàn)這個(gè)事要多花點(diǎn)時(shí)間， 你就可以說：,我原以為這是個(gè)簡(jiǎn)單的問題，但現(xiàn)在看起來(lái)問題有點(diǎn)復(fù)雜了，對(duì)不起，我早該問你花多少時(shí)間。 我12點(diǎn)以前要完成老板交給我的任務(wù)，把你的事情延期到明天好嗎？ 坦率直言，你可以開門見山地說，我真的不想讓你掃興，但是我現(xiàn)在真沒空，希望你能夠見諒，或者希望你能夠諒解。,4.3 用人不當(dāng),浪費(fèi)時(shí)間的原因 在競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)環(huán)境里，公司改組， 縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經(jīng)司空見慣， 管理人員必須會(huì)利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因?yàn)樵绞歉?jìng)爭(zhēng)，人手越不足,工作量就會(huì)越大。 員工能力不足或部屬欠缺完成工作的能力是浪費(fèi)時(shí)間的重要原因。這意味著

54、： 解決的方法 1.教導(dǎo)員工善用時(shí)間 教導(dǎo)員工善用時(shí)間，學(xué)習(xí)良好的時(shí)間管理，告訴他們排除干擾包括來(lái)自你的干擾，并示范如何為一天設(shè)立目標(biāo)，以及將這些目標(biāo)排出優(yōu)先次序的技巧。 【案例】 海爾公司的企業(yè)文化中強(qiáng)調(diào)的逐日完成計(jì)劃的一種習(xí)慣，即OEC管理的日清、日結(jié)、日高。海爾教導(dǎo)他們的員工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更進(jìn)步。提高效率就是在節(jié)約時(shí)間。他們運(yùn)用每日計(jì)劃完成他們的工作，如果員工沒有做好，主管就會(huì)要求他站在海爾公司里一種叫做6S大腳印上面，檢討一下為什么今天的工作沒有完成，為什么進(jìn)度沒有完成，要怎么樣做才能做得更好。,公司雇人程序出了錯(cuò)； 該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，因?yàn)椴徽?dāng)

55、的訓(xùn)練造成員工不知道他的工作中，每一天做的最有價(jià)值的事情是什么,4.3 用人不當(dāng),2.提升員工時(shí)間管理的成本意識(shí) 改善現(xiàn)有員工運(yùn)用的情況，如果還是不足， 就必須擬定一套職位管理計(jì)劃，根據(jù)工作日志做一次詳盡的成本利用分析。 現(xiàn)在很多員工比較缺乏成本意識(shí)，有的人是為工作而工作，不知道得他今天的工作價(jià)值，他僅是為了這個(gè)公司而上班。 所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團(tuán)隊(duì)里的每一個(gè)人了解時(shí)間的成本觀念。 你這個(gè)月做多少業(yè)績(jī)是用多少時(shí)間完成的，你每一次的時(shí)間成本是多少，透過這種時(shí)間成本的訓(xùn)練去影響他們，讓他們?nèi)ソ邮苡?xùn)練。讓員工接受良好的訓(xùn)練，同時(shí)你也可以帶領(lǐng)他們完成每天的工作，對(duì)員工發(fā)揮極大的影響力。

56、所謂開發(fā)潛能就是訓(xùn)練并教導(dǎo)你的員工了解時(shí)間的成本意識(shí)。,4.4 社交閑談,浪費(fèi)時(shí)間的原因 純粹的社交動(dòng)機(jī)用一句話來(lái)講叫做不甘寂寞。 需要改變工作的步調(diào)異常和好奇心理，渴望消息靈通，滿足自我，害怕冒犯別人，無(wú)法抗拒、喜歡社交的人，工作時(shí)間在辦公室里閑談，都是造成浪費(fèi)時(shí)間的原因。 解決的方法 (1)過濾訪客與電話 來(lái)訪的客人要讓秘書首先接待，謝絕與工作無(wú)關(guān)的人員和電話。 (2)衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng) 很多大公司設(shè)置A辦公區(qū)，每人一個(gè)空間，不要造成員工與員工之間的對(duì)話，避免無(wú)謂的言談。過去的辦公室是屬于開放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一個(gè)人講話大家聽得到，然后辦公室里面你說我說他說，造成了工作效

57、率的降低。 (3)設(shè)置一些暗示社交時(shí)間的結(jié)束技巧 社交的閑談，如果不是跟工作有關(guān)的，要盡量保持站姿，因?yàn)楸３终咀藭r(shí)，別人的談話就會(huì)很快結(jié)束。如果你保持坐姿，話一講起來(lái)就沒完，浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)不要向那些聊個(gè)不停的人讓步，說話要有重點(diǎn)。,4.5.1 權(quán)責(zé)混淆,浪費(fèi)時(shí)間的原因 權(quán)責(zé)，其中權(quán)是指職權(quán)，是完成你所負(fù)責(zé)工作的權(quán)利； 責(zé)是責(zé)任，是誰(shuí)有義務(wù)做什么工作的問題。 權(quán)責(zé)混淆是浪費(fèi)時(shí)間、降低效率的一種最主要的因素。主要表現(xiàn)在： 【案例】 某公司的總經(jīng)理聘用了一位秘書A，這名秘書上班不到一個(gè)星期，出差的董事長(zhǎng)在外面打電話到總經(jīng)理室，秘書A接了電話。董事長(zhǎng)交代了很多事情叫他去辦，A非常負(fù)責(zé)任，把事情都安排好

58、了。其中有一件事情，就是幫董事長(zhǎng)定機(jī)票。后來(lái)由于行程更改，機(jī)票又只得重新訂了。 你認(rèn)為這個(gè)秘書的問題出現(xiàn)在哪里呢？ 事實(shí)上問題出在這個(gè)秘書身上。她非常負(fù)責(zé)任，但是買機(jī)票的行程她應(yīng)該與董事長(zhǎng)的秘書協(xié)商，或者把這個(gè)事情交給董事長(zhǎng)的秘書或辦公室的成員去處理。她的職責(zé)是總經(jīng)理的秘書，董事長(zhǎng)交代她買機(jī)票，她也應(yīng)該買，但她應(yīng)該去跟別人協(xié)調(diào)。她直接獨(dú)攬完成了，這就出現(xiàn)了權(quán)責(zé)混淆問題。 解決的方法 (1)定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定 (2)權(quán)責(zé)對(duì)等 交出職責(zé)時(shí)一定要授予同等的職權(quán)。 主動(dòng)檢討并提供對(duì)等的職權(quán)。,權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工作項(xiàng)目的說明上，說明含糊不清就會(huì)導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清

59、。 權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，甚至浪費(fèi)精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。,4.5.2 案例,【案例】 某公司銷售部的一名副經(jīng)理A計(jì)劃對(duì)銷售人員做一次培訓(xùn)，他直接跟外面的一些培訓(xùn)師資聯(lián)絡(luò)、討論，甚至談到報(bào)酬問題?？墒枪镜娜肆Y源部主管B，在他的年度計(jì)劃里已經(jīng)安排在某一段時(shí)間對(duì)銷售部的員工進(jìn)行類似的培訓(xùn)。這就造成了權(quán)責(zé)混淆，沒有做好協(xié)調(diào)工作，造成公司無(wú)謂的浪費(fèi)。 公司的人力資源部要跟銷售部協(xié)調(diào)。所有的培訓(xùn)工作應(yīng)該是由人力資源部的培訓(xùn)主管統(tǒng)籌辦理的。銷售部要做培訓(xùn)，應(yīng)該把培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)的地點(diǎn)、師資的要求等統(tǒng)一交給培訓(xùn)部門的主管來(lái)負(fù)責(zé)。 上例中銷售部要辦培訓(xùn)，他的上級(jí)主