1、管好時間 提高效率,有效管理時間，為自己、為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值,ZHANGYL-2011,2,世界上最快而又最慢，最長而又最短，最平凡而又最珍貴，最容易被人忽視，而又最令人后悔的就是時間。 高爾基,ZHANGYL-2011,3,在人生中，人最寶貴的財產(chǎn)就是我們每天所打發(fā)的時間，生命的品質(zhì)就在于我們?nèi)绾纬浞掷脮r間。 任何事情的發(fā)生都會與時間有關(guān)，你的時間用在什么地方，得到的就是什么東西。 （用在工作上、學(xué)習(xí)上、娛樂上，不同的人打發(fā)時間的方式不一樣，所獲得的東西也不同。）,ZHANGYL-2011,4,我們經(jīng)常說的,你有時間嗎？ 這批產(chǎn)品需要多長時間生產(chǎn)完？ 這次會要開多長時間？ 你有時間嗎，下

2、午2點來我這里溝通一下 你什么時間出差，什么時間回來？ .,ZHANGYL-2011,5,時間是什么？,人生中的每一件事情都跟時間有關(guān),ZHANGYL-2011,6,時間是一種獨特的資源,我們在每項工作中，每件產(chǎn)品中，都投入共同的資源時間 時間面前人人平等。時間是一切活動中唯一人人平等的資源 （每人都有365天，每天都是24小時,區(qū)別就是如何利用有限的24小時，時間是平等的，但獲得的結(jié)果卻是不同的.） 有效地利用了時間，就是有效地利用了資源 (很多企業(yè)正是由于對時間不夠重視，行動遲緩，從而與商機(jī)失之交臂，失去發(fā)展機(jī)會）,ZHANGYL-2011,7,課程的主要內(nèi)容,一、初識時間管理 二、避免時

3、間浪費(fèi) 三、提高效率的方法 四、開好會議,ZHANGYL-2011,8,一、初識時間管理,時間的獨特性 供給毫無彈性。我們無法針對時間進(jìn)行“開源”。 無法積蓄。我們無法針對時間“節(jié)流”。 無法取代。是任何活動所不能或缺的基本資源，時間是無法取代的。 無法失而復(fù)得。一旦喪失，則將永遠(yuǎn)喪失。時間不可能失而復(fù)得。,ZHANGYL-2011,9,初識時間管理,時間管理即是自我管理。 時間管理簡單的定義：一個盡可能有效地控制和利用時間的行動計劃。 時間管理要求我們系統(tǒng)地、整體地安排自己的活動。 時間管理實際是你把有效的時間投資于你要成為的人或你要想做成的事上。,ZHANGYL-2011,10,我們是不是

4、越來越覺得時間不夠用呢？ 是不是總覺得該做的沒時間做，可身邊的事又特別的多，總覺得無法從瑣事中擺脫出來呢？ 當(dāng)我們上班的時候，卻總是被這個人、那件事無情打擾，我們根本就沒有一段自己獨立的時間去思考我們該想而始終沒時間想的問題，始終都被陷入到現(xiàn)在的瑣事之中。,ZHANGYL-2011,11,“時間不夠支配”是普遍存在于各層管理者中的一種現(xiàn)象。,調(diào)查表明：各層管理者中，只有1%的管理者感到在正常的上班時間內(nèi)能夠做完職責(zé)內(nèi)的一切工作。（那就是一百位管理者中，就有九十九位需要設(shè)法改進(jìn)時間管理技能。 在日常的工作中，真正的問題不是時間，而是時間的管理。由于對時間管理不佳，致使時間成為一種問題。,ZHAN

5、GYL-2011,12,？,應(yīng)該如何面對時間而進(jìn)行自我管理， 以便克服時間的浪費(fèi)呢？,建立正確的時間觀念,培養(yǎng)跨越時間陷阱的技能,ZHANGYL-2011,13,二、避免時間浪費(fèi),每個人的一生，計量起來，不過是三萬天左右的時間，聽起來很讓人恐慌。但是，另一方面，我們卻在揮霍著這有限的每一天。 浪費(fèi)時間就等于浪費(fèi)企業(yè)的財富。 從今天開始，審視自己的生活和工作，拋開不良的習(xí)慣，拯救自己的時間,ZHANGYL-2011,14,避免時間浪費(fèi),探索時間陷阱（浪費(fèi)時間的各種因素） 分組討論：請按嚴(yán)重性高低的次序盡量地列舉你自己所遭遇的各種時間陷阱，每組總結(jié)出十種，選一發(fā)言人上臺交流）,時間浪費(fèi)在哪里？！,

6、ZHANGYL-2011,15,時間浪費(fèi)在哪里？,會議,會見,授權(quán),計劃,職責(zé),目標(biāo),輕重緩急,ZHANGYL-2011,16,避免時間浪費(fèi),時間的陷阱 外生陷阱：由他人所引起的時間浪費(fèi)因素。 例如：供解決問題的材料不齊全；員工出現(xiàn)問題；會議；來訪者；電話；溝通欠佳；領(lǐng)導(dǎo)問題. 內(nèi)生陷阱：由于自己所引起的時間浪費(fèi)因素。 例如：不切實際的時間估計；拖延；不好意思拒絕他人的請托；事必躬親；在同一時間想做太多的事；只授予下屬責(zé)任，但不授予權(quán)力.,ZHANGYL-2011,17,避免時間浪費(fèi),不輪是外部陷阱還是內(nèi)部陷阱，追索起來自己的因素很大，所以“在有效的時間運(yùn)用上，我們的敵人原來是自己”，因此，時

7、間管理就是自我管理。 管理者要做好時間使用狀況記錄，以客觀的衡量自己運(yùn)用時間的情況（把你每天做得事所用的時間記錄下來.),ZHANGYL-2011,18,時間管理小實驗：,實驗一： 廣口瓶，石塊、小石子、沙子 實驗二：選4個人站起來，按講師的要求蒙上眼睛一分鐘，自己感覺一分鐘到了就坐下。,ZHANGYL-2011,19,分享：,實驗一： 1、要清楚地知道哪些是工作中的“大石塊”； 2、如果不是先放“大石塊，”它再也放不進(jìn)去了； 3、切切記住先去處理這些“大石塊”。 實驗二： 自己對時間的感覺會影響自己對時間的使用效率。,ZHANGYL-2011,20,怎樣避免浪費(fèi)時間呢？,ZHANGYL-20

8、11,21,避免時間浪費(fèi),時間管理的原則之一：80/20原則 所謂80/20原則，是指在一群事務(wù)中屬于“重要的少數(shù)”的只占20%，而屬于“瑣碎的多數(shù)”的則占80。 占20%的“重要的少數(shù)”事務(wù)，則能獲得80%的成效； 占80%的“瑣碎的多數(shù)”事務(wù)的處理，則最多只能產(chǎn)生20%的成效。（抓西瓜還是抓芝麻）,ZHANGYL-2011,22,避免時間浪費(fèi),時間管理的原則之二：第二象限工作法 緊急不緊急,重要.不重要,ZHANGYL-2011,23,避免時間浪費(fèi),合理的將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作 不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑

9、，你沒有你想象的那么重要，有的工作可讓別人去做，你的重要性在于你去處理第二象限的工作 根據(jù)第二象限的工作制訂計劃（排除一些瑣碎事的干擾） 80%的時間做第二象限的工作，20%的時間做其它象限的工作。,ZHANGYL-2011,24,避免時間浪費(fèi),定期進(jìn)行“時間使用審計” 檢查時間使用的情況，不是詳細(xì)分析管理者如何花費(fèi)每一分鐘，而是把重點放在分析自己的工作項目是否有效并按時完成。 管理者需要經(jīng)常問：“根據(jù)上級主管對我的期望，我的工作的總體目標(biāo)是什么？對我來說，最需要優(yōu)先完成的工作是什么？妨礙我們團(tuán)隊工作效率的主要障礙是什么？”。 參加會議會占用管理者很多時間，要問：“這些會議是否值得參加？” 這

10、一系列的提問都是幫助管理者來優(yōu)化自己的時間管理，把浪費(fèi)時間的問題找出來，從而提高自己的效率。 改變拖延陋習(xí)，今日事今日畢。,ZHANGYL-2011,25,三、提高效率的方法,時間管理的構(gòu)成要素： 1、分析工作任務(wù) 2、安排工作順序 3、合理授權(quán) 4、處理文案 5、應(yīng)對會談（會議、交流溝通） 6、控制費(fèi)時活動 7、利用空閑時間 根據(jù)這七要素理出時間管理的計劃，管好自己的時間。,ZHANGYL-2011,26,提高效率的方法,分析工作任務(wù)：了解你的工作目標(biāo)，編制時間表和評估你的時間安排 工作安排順序：確定優(yōu)先任務(wù)，按緊急、重要程度劃分等級；采用日志法（如掛圖法、日記法、即時貼法）；列任務(wù)清單 合

11、理授權(quán)：該下屬干的事，不能代替 處理文案：文件擺放有序(不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。) 、高效閱讀（文件按：立即處理、記錄信息、合理處置分別處理）、接聽電話也需得當(dāng)處理,ZHANGYL-2011,27,提高效率的方法,應(yīng)對會談（會議、溝通）：主要是將面對面的溝通，約定時間、約定時限；事先界定目標(biāo)（事先溝通），說話開門見山；設(shè)立窗口時間(開放的時間，非窗口時間是封閉的） 控制費(fèi)時活動：如：解決別人的問題時，要點明問題、指出辦法、提供答案；再如:正在處理緊急或重要問題時顧不上談話，先說“不”，以后說“是” 利用空閑時間：一天的工作結(jié)束后，需要放下工作，享受生活，消除壓力、放松身心、

12、保持平衡（努力工作，盡情娛樂）,ZHANGYL-2011,28,提高效率的方法,能不能管理好時間，關(guān)鍵在于會不會制定完善的、合理的工作計劃。 工作計劃就是為自己制定一個工作時間表： 某年某月某日要做什么事； 哪些事先做，哪些事后作； 哪段時間內(nèi)以哪些事為重點； 安排哪些時間做什么事等等。,ZHANGYL-2011,29,提高效率的方法,學(xué)會診斷自己的時間浪費(fèi)在什么地方，對癥下藥，合理科學(xué)地利用好每一分鐘。 用以下問題檢測對時間的管理是否科學(xué)合理有效 ： 1、是否做了一件或幾件完全無效的事情？ 2、是否做了一件浪費(fèi)別人時間的事情？ 3、是否出席了完全是浪費(fèi)時間的會議？ 4、是否做了許多無任何意義

13、的工作？ 5、是否將可以授權(quán)委托別人的事獨攬了?,ZHANGYL-2011,30,提高效率的方法,美國的管理學(xué)家唐納德C伯納姆在他的名著提高生產(chǎn)效率中提出了提高效率的三原則 當(dāng)你處理任何工作時必須自問： 能不能取消它？ 能不能與別的工作合并？ 能不能用簡便的東西代替它？ 這三個原則對我們管理時間來說，都是可以借鑒的。,ZHANGYL-2011,31,提高效率的方法,對于主管人員來說：判斷什么是重要的事要比親自處理可能更重要 建議這樣來做，將工作分成三等份： 一是非自己處理不可的要事；（用一天精神最好的時間用來做） 二是非自己處理不可的瑣事；（利用一些空檔時間處理） 三是可以請別人協(xié)助的事(不管

14、是要事或是瑣事)。 （要先區(qū)別哪些人能協(xié)助你去處理這些事，讓合適的人去做，騰出你的時間做自己該做的事） 所以，主管要學(xué)會的第一件事：是判斷什么事必須自己處理。,ZHANGYL-2011,32,案例：美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯.舒瓦普與效率專家艾維.利的一次咨詢會見,總裁舒瓦普說他自己懂得如何管理，但事實上公司不盡如人意。他說：“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計劃，我聽你的，在合理范圍內(nèi)價錢由你定?！?效率專家艾維.利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西可使他的公司的業(yè)績提高至少50%. 艾維.利遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的最重要的

15、六件事?！边^了一會又說：“你要根據(jù)每件事的重要程度排出次序來?！边@花了大約5分鐘。 艾維.利接著說：“現(xiàn)在你把這張紙放進(jìn)口袋。明天早上你把這張紙條拿出來，著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對待第二件事，第三件事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是開始做著最重要的事情了。”艾維.利又說：“每一天你都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個實驗?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少?！闭麄€會見不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維.利寄去一張25萬美元的支票，還有一封信。信上說那是他一生中最有價值的一課。 五年之后，

16、這個當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。,ZHANGYL-2011,33,為什么說是一生中最有價值的一課？ 實際上，針對這個案例，管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更完備的時間管理法則： 6件事法則；要事法則； 15分鐘法則 6件事法則：1天中選擇6件最重要的事情，其它事情先暫時放放。 要事法則：把6件事中最重要最急的事情放在首位做。 15分鐘法則：每天下班前抽出15分鐘做好明天的“6件事”和“要事”。 按照時間管理的法則，長此堅持下去，效率就能成倍提升。 所以，專家給了總裁時間管理的方法 是一生中最有價值的一課。,ZHANGYL-2011,34,送你一張：工作時間表,姓名： 日

17、期 08：00 09：00 10：00 11：00 12：00 13：00 14：00 15：00 16：00 17：00 18：00 19：00 20：00 備注：,今天的活動 必須做的： 應(yīng)該做的： 可做可不做的：,ZHANGYL-2011,35,切記：,時間管理的關(guān)鍵技巧是習(xí)慣，你運(yùn)用時間管理工具變成習(xí)慣了，什么都變得有序了，有效了！ 時間管理最大的難題是習(xí)慣，一個人的習(xí)慣太難改了! 時間管理是系統(tǒng)的、整體的，要從各種時間陷阱中擺脫出來，不要人為的把大塊時間切小、切碎。 全盤的系統(tǒng)思考和安排工作，每天、每周、每月的計劃清晰，進(jìn)度要求可測。 珍惜分分秒秒，效率含在分秒中，不僅要有時間觀念，

18、更要關(guān)注時間的使用效率，成為做事高效的人。 用對時間，做對事。,ZHANGYL-2011,36,四、開好會議,會議是業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)，全世界每天要開千百萬次會議。 你怎樣對會議進(jìn)行改進(jìn)，提高你的會議組織能力，使會議開得高效成功 ，至關(guān)重要。 開會是學(xué)習(xí)的機(jī)會和平臺。,ZHANGYL-2011,37,會：多人聚合在一起,會而有議，議而有效才稱其為會議,議：表明意見的言論,對會議的解釋,ZHANGYL-2011,38,這些問題需要開會嗎？為什么?,問題一：明天生產(chǎn)任務(wù)重，預(yù)計要加班到晚上十點。 問題二：臨近年終，需要各主管討論2012年的工作打算。 問題三：公司準(zhǔn)備組織一個晚會，每個單位出一個節(jié)目，

19、內(nèi)容形式不限。 問題四：最近兩批產(chǎn)品有質(zhì)量問題，需要車間、班組引起重視，并找出存在的問題。 問題五：公司召開了總經(jīng)理大會，布置了今年的工作任務(wù)，并與總經(jīng)理簽訂了目標(biāo)任務(wù)書。各部門、車間的任務(wù)要分解落實。,ZHANGYL-2011,39,開會要花費(fèi)寶貴的時間和金錢， 故而會議要在有必要時才開， 并且要開得簡短有效,ZHANGYL-2011,40,會議的類型,資訊會議 資訊及政策傳達(dá)更新 業(yè)績狀況 決策會議 設(shè)定目標(biāo) 解決問題,ZHANGYL-2011,41,如何讓會議有效率,事先準(zhǔn)備議程 選擇適當(dāng)?shù)呐c會者（與會者要對會議有貢獻(xiàn)） 開場即陳述會議目的 管理好會議的時間 在浪費(fèi)時間和急忙倉促之間找到

20、一個平衡點； 控制會議進(jìn)程 避免偏離主題，鼓勵較被動的與會者發(fā)言，控制一些有意主導(dǎo)會議的人，制止會議中打岔的人； 作出總結(jié) 重復(fù)會議的目標(biāo)，作出的結(jié)論以及同意采取的后續(xù)行動；,ZHANGYL-2011,42,如何讓會議有效率,所謂有效的會議是指目標(biāo)在最短的時間內(nèi)達(dá)成，并讓與會者感到滿意。 達(dá)成會議的目標(biāo) 使用最少的時間 與會者皆大歡喜,ZHANGYL-2011,43,做好會議評量 提升會議成效,會議評量時需思考的問題 這個會議的目標(biāo)達(dá)成程度如何？ 沒有達(dá)成 ；部分達(dá)成；完全達(dá)成 這個會議達(dá)成你個人目標(biāo)的程度如何? 沒有達(dá)成 ；部分達(dá)成；完全達(dá)成 會議中的哪些部分對你最有幫助？ 會議中的哪些部分對你最無幫助？ 會議的結(jié)果會讓你采取哪些行動？ 其他評論？,ZHANGYL-2011,44,有效會議的模型,判斷、確定 是否需要開會 1,確定開會時間、 地點、何人參會 2,制定會議議程 通知與會者 3,主持人提前到場 檢查會議準(zhǔn)備情況 4,時間一到 立即開會 5,會議開始 講清會議目標(biāo)、 議程、會場規(guī)則 6,資訊型會議 要清晰明了 用聲音或提問 吸引聽眾 7,決策型的會議 要注意互動，盡量討論 主題要集中，適時總結(jié)， 巧用分析資料和選擇方案 7,會議結(jié)束前 歸納會議要點， 列出行動方案 8,會后立即行動 落實會議要求