1、現(xiàn)代秘書學(xué)與秘書實(shí)務(wù)演示稿,課程導(dǎo)入 一、先導(dǎo)案例: “秘書所負(fù)責(zé)任愈重，其日常工作愈無定規(guī)。她必須策劃并組織每一件力所能及之事，否則將無以處理突如其來的緊急事項(xiàng)?！泵绹?guó)國(guó)家秘書協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)凱勒女士 蘇珊為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她接受要求，詳述她一天的工作實(shí)況，以供有志從事秘書工作者對(duì)辦公室內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)、所遭遇的問題與突發(fā)事件，以及秘書必須面臨的職責(zé)有一個(gè)較清晰的觀念。她的看法與凱勒女士的前述一席話不約而同。蘇珊說：“當(dāng)我擔(dān)任速記員的工作時(shí)，我的日常工作極易描述，現(xiàn)在我所擔(dān)負(fù)的責(zé)任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我發(fā)覺我的日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過典型的情況是：聽寫口授、謄清文

2、件、安排訪客的會(huì)見事宜、接聽電話、準(zhǔn)備行程表(我的上司經(jīng)常作業(yè)務(wù)旅行)、處理郵件以及各項(xiàng)交辦事者。”,問題討論：,讀了女秘書工作典型的一日，你對(duì)秘書工作有哪些感性認(rèn)識(shí)？ 答案：歸納蘇珊主要工作特點(diǎn)（對(duì)秘書從業(yè)者的啟示）： 1分清輕重緩急，善于處理各類突發(fā)性事件。 2善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)，遵循領(lǐng)導(dǎo)的辦事習(xí)慣，妥善處理領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)的特殊情況。 3養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作習(xí)慣，講究合理的工作程序，切實(shí)提高工作效率。 4時(shí)常調(diào)節(jié)個(gè)體行為，保持穩(wěn)定成熟的心理和情緒。 5發(fā)揮團(tuán)結(jié)合作精神，努力協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系。 6嚴(yán)格遵守保密、守紀(jì)、合作等秘書規(guī)范。 7逐漸形成主動(dòng)自發(fā)的工作精神。 8不斷完善知

3、識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)不同的工作環(huán)境，滿足不同的工作需要。,二、課堂調(diào)查討論,（一）你當(dāng)初為何會(huì)選擇秘書專業(yè)就讀？ （二）你將來想做秘書嗎？如果不想，那想做什么工作？ （三）你認(rèn)為自己適合做秘書嗎？,資料：你適合做秘書嗎？自我分析二十條,1、你是不是認(rèn)為，要當(dāng)元帥的士兵不一定是好士兵。 2、小時(shí)候，媽媽如果讓你去打醬油、買菜，再到郵局幫她寄信，回來的時(shí)候還要幫爸爸取放在朋友處的材料。你是不是習(xí)慣先很好地計(jì)劃一下，再有條不紊地完成呢？ 3、當(dāng)你工作的時(shí)候，你是不是說：“上帝保佑，又到了星期一了”。 4、當(dāng)你考慮一個(gè)問題沒有答案的時(shí)候，能不能換個(gè)角度，甚至從逆向角度加以考慮。 5、小時(shí)候，你能不能看一天的

4、螞蟻搬家。,6、你是不是更喜歡讓別人拿主意，你照著完成即可呢？,7、你無意中知道了別人的一個(gè)秘密，你總是能很好地保密。 8、你從小就很喜歡和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜歡。 9、你是否在做好一件事情之前，就開始很好地考慮后面的事情。 10、上學(xué)時(shí)，是否嘗試過騎自行車長(zhǎng)途旅行？,11、小時(shí)候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你會(huì)幫助他做得更好。,12、當(dāng)你成功地完成一件事情后，功勞卻記在了別人頭上，而你從不會(huì)很在意。 13、你從小就是個(gè)熱心腸的人，喜歡到處張羅。 14、說真的，你覺得自己雖然不是個(gè)作家，但是文筆還真的不錯(cuò)呢。 15、你從小就很細(xì)致，做事情一絲不茍。,16、你

5、喜歡和比你強(qiáng)的人物在一起，并不覺得有壓力。,17、你有一項(xiàng)了不起的本事，那就是很善于彌補(bǔ)別人或者事情的不足。 18、你從小就很能揣摩爸爸媽媽的心思，因此他們也總是夸你是個(gè)很懂事的孩子。 19、你的口才不錯(cuò)。 20、你是不是總在看有什么事情需要做，不等人說，就主動(dòng)完成。 如果你具備其中的10條，恭喜你，你是塊當(dāng)秘書的好材料，可以當(dāng)秘書了。如果情況不是這樣，你又非常想當(dāng)秘書，不要緊，你可以從中獲得啟發(fā)，并在工作中不斷地鍛煉自己。,（四）你對(duì)這門課程有什么認(rèn)識(shí)？你希望在本門課程中學(xué)到哪些知識(shí)？,三、當(dāng)前社會(huì)上對(duì)秘書認(rèn)識(shí)存在的主要誤區(qū) （一）秘書要年輕漂亮 （二）男生不當(dāng)秘書 （三）秘書專業(yè)不熱門，以

6、后工作不好找，又無發(fā)展前途 （四）當(dāng)秘書不過是當(dāng)跟班，不需要專業(yè)學(xué)習(xí),四、秘書應(yīng)樹立的正確觀念相關(guān)資料中的啟示,（一）資料：秘書到底是個(gè)什么“角兒”？如何做一個(gè)成功的秘書？ 1、并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細(xì)心、主動(dòng)、周到、忠誠(chéng)，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。 2、秘書必須要清楚地知道自己的身份。 3、秘書是處理事務(wù)工作的，所以要永遠(yuǎn)“對(duì)事不對(duì)人”。 4、秘書不是決策者，不能隨意“做決定”。 5、主動(dòng)細(xì)心是一個(gè)成功秘書最重要的條件。 6、要做一個(gè)好秘書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語言能力等等。把握好保密原則也是一個(gè)好秘書的基本素質(zhì)之一。,（二）

7、資料：秘書又成職場(chǎng)新寵兒，什么樣的秘書搶手？,綜合各地人才市場(chǎng)的信息，秘書職業(yè)成為人們求職的熱點(diǎn)，其中涉及高科技行業(yè)的文秘人才更是成了市場(chǎng)上的“搶手貨”。 1、高級(jí)文秘?fù)屖?2、高科技企業(yè)最熱門,（三）資料：秘書的職業(yè)發(fā)展方向,秘書職業(yè)發(fā)展方向可從5個(gè)方面來說明： 1、行政類：這類秘書可以直接過渡到行政管理、辦公室主任、綜合管理部主任等職位，常見于政府部門、大型企業(yè)等。 2、助理類：可以進(jìn)一步發(fā)展為總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理助理。 3、人事類：可以發(fā)展為人力資源主管。 4、公關(guān)類：從接待、協(xié)調(diào)工作過渡到公關(guān)經(jīng)理、客戶經(jīng)理，這種在餐飲業(yè)比較常見。 5、業(yè)務(wù)類：他們平時(shí)跟著老板抓業(yè)務(wù)，可以進(jìn)一步發(fā)展為商務(wù)

8、主管，業(yè)務(wù)經(jīng)理等。,（四）資料：論我國(guó)當(dāng)前秘書行業(yè)的特點(diǎn)楊樹森,1、秘書工作職業(yè)化 2、秘書業(yè)務(wù)專門化 現(xiàn)代秘書業(yè)務(wù)不僅要求秘書人員具有良好的寫作能力，而且要求秘書掌握信息處理、調(diào)查研究、會(huì)務(wù)管理、信訪接待、協(xié)調(diào)督查等多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化辦公技能，而這些理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能的獲得，必須經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練。 3、資格認(rèn)定制度化；4、從業(yè)人數(shù)擴(kuò)大化 5、商務(wù)秘書女性化；6、勞動(dòng)成果隱蔽化,（五）資料：國(guó)外秘書工作發(fā)展趨勢(shì),1、秘書工作普遍化、社會(huì)化 2、秘書工作的職業(yè)化、專業(yè)化 3、秘書工作制度化、規(guī)范化 4、秘書工作智能化（高層次的輔助、參謀） 5、秘書工作手段現(xiàn)代化、自動(dòng)化 6、秘書人才選用標(biāo)準(zhǔn)具

9、體、實(shí)在 （1）學(xué)歷要求： （2）年齡和外貌要求： （3）職業(yè)素質(zhì)、技能要求：,（六）秘書大趨勢(shì)石詠琦談天才秘書,1、企業(yè)界的秘書大致占全國(guó)秘書總?cè)藬?shù)的90%，而政府部門約占10%。 2、服務(wù)業(yè)界的秘書會(huì)大量增加，行政秘書則會(huì)逐漸勢(shì)微。 3、大企業(yè)的秘書人數(shù)會(huì)減少。 4、秘書的頭銜會(huì)改變。 5、秘書職務(wù)空缺最多，有很多的工作機(jī)會(huì)。秘書將扮演信息整合的工作者。,6、除了必須具有秘書的工作技能之外，編輯、公關(guān)、財(cái)務(wù)也是勢(shì)在必備之列。,7、人際關(guān)系非常重要，因?yàn)槠髽I(yè)的層級(jí)減少，橫面加大。 8、資深秘書和新進(jìn)秘書待遇上的差距很大，因?yàn)樾∶貢墓ぷ龊苋菀妆蝗〈?9、認(rèn)證制度很重要，希望能成立秘書基金會(huì)

10、推動(dòng)國(guó)內(nèi)秘書之認(rèn)證制度。 10、語言能力仍然非常重要。,11、未來民營(yíng)化的步伐會(huì)加快，因此男性秘書的比例會(huì)相對(duì)增加。,12、單身秘書的人數(shù)增加。 13、老板與秘書將是快樂的合伙人，老板的年齡年輕化。工作上請(qǐng)給老板選擇題，避開是非題，工作將更順利。 14、秘書工作時(shí)間會(huì)有很大的彈性，甚至在家里工作。 15、論件計(jì)酬的兼職秘書很流行且大受歡迎。（例如：小時(shí)工秘書、會(huì)議秘書）,16、企業(yè)組織扁平化，講求團(tuán)隊(duì)合作。,17、對(duì)科技、電腦軟件要隨時(shí)注意學(xué)習(xí)。 18、如何面對(duì)女性主管，并學(xué)習(xí)如何相處，采取柔性管理。 19、學(xué)會(huì)如何面對(duì)各國(guó)文化差異，因?yàn)閲?guó)際化的趨勢(shì)將有增無減。 20、秘書轉(zhuǎn)職依序大約是：（1

11、）人力資源；（2）財(cái)務(wù)管理；（3）公關(guān)；（4）業(yè)務(wù)等。 思考題：請(qǐng)你談?wù)勛钣绊懨貢磥戆l(fā)展的十大趨勢(shì)。,（七）資料：假如我招聘秘書秘書記者專訪譚一平,記者：作為一個(gè)秘書學(xué)方面的專家，您如果要招聘秘書，會(huì)有什么樣的要求？ 譚：我的招聘廣告將是這樣一來的：最好是女性，年齡不小于是28歲；外貌端莊，性格開朗，為人穩(wěn)重；專科以上學(xué)歷，具備基本的英語水平。,（九）資料：回味秘書張榮興,從事秘書工作六年，由部門秘書到縣委秘書，由秘書科員到秘書科長(zhǎng)，經(jīng)歷了多少次酸甜苦辣已記不太清，但每種滋味都有一段刻骨銘心的記憶，令我難以忘卻。 苦 辣 酸 甜,五、本學(xué)期學(xué)習(xí)安排,（一）本學(xué)期講授以教材的內(nèi)容為主，但不一定

12、完全按照教材的內(nèi)容和體例。請(qǐng)同學(xué)作好筆記。 （二）有不少內(nèi)容是案例分析，希望同學(xué)開拓思維，培養(yǎng)積極的思考習(xí)慣，并注意觀察生活現(xiàn)實(shí)。 （三）部分實(shí)訓(xùn)內(nèi)容（辦文、辦會(huì)、辦事等）。需要分組進(jìn)行練習(xí)。 （四）考核：平時(shí)成績(jī)+期末考試=總評(píng)成績(jī)。平時(shí)成績(jī)=考勤、作業(yè)、討論。,六、自學(xué)材料：,（一）全國(guó)性秘書雜志目錄 秘書工作：中共中央辦公廳秘書局編 秘書：上海大學(xué)編 秘書業(yè)務(wù)：中共廣東省委辦公廳 秘書之友：蘭州大學(xué) 秘書界：成都市秘書學(xué)會(huì)編 秘書學(xué)研究：江漢大學(xué)編 文秘：沈陽大學(xué)編 秘書學(xué)刊：鄭州秘書專科學(xué)校編,（二）秘書書籍,譚一平：狐貍信條與穿山甲法則一個(gè)外企女秘書的日記、現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)、秘書工作

13、案例分析與實(shí)訓(xùn)、秘書人際關(guān)系與溝通實(shí)務(wù)、秘書實(shí)務(wù)與案例分析 （韓）全圣姬：沈夫人致后輩書 （三）影視劇 時(shí)尚女魔頭、杜拉拉升職記,作業(yè)： 通過學(xué)習(xí)這些材料，你對(duì)秘書人員的素質(zhì)和秘書工作的特點(diǎn)有什么認(rèn)識(shí)？,第一章 秘書學(xué)概說,一、我國(guó)秘書概念的流變： 二、秘書的定義： 三、秘書學(xué)的研究對(duì)象 ： （一）秘書活動(dòng)源流研究 （二）秘書活動(dòng)主體研究：秘書人員 （三）秘書活動(dòng)環(huán)境研究：秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境；秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的外部環(huán)境。 （四）秘書活動(dòng)職能研究 （五）秘書實(shí)務(wù)研究 （六）秘書教育研究,四、秘書學(xué)的學(xué)科特點(diǎn),（一）知識(shí)的綜合性 （二）理論的應(yīng)用性 1、秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接來源

14、于生動(dòng)的秘書實(shí)踐，以及由此而產(chǎn)生的秘書活動(dòng)經(jīng)驗(yàn) 2、秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接受到秘書實(shí)踐的檢驗(yàn)，或證實(shí)，或修正，或補(bǔ)充； 3、秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接指導(dǎo)秘書實(shí)踐，并具有普遍意義。 （三）時(shí)代的發(fā)展性 不同歷史時(shí)期秘書工作的運(yùn)作方式、工作內(nèi)容、工作要求、工作方法等，均有所不同,第二節(jié) 秘書系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的過程、原則和特征,一、秘書系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的過程及其工作內(nèi)容： 二、秘書系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的基本原則： 三、秘書系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的基本特征：,補(bǔ)充：秘書工作的特征秘書學(xué)方小蓉,領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助性（基本屬性） 1、角色意識(shí)多重性（人） 2、公共事務(wù)操辦性（事） 3、職能活動(dòng)中介性（空間） 4、作息邊界模糊性（時(shí)間） 5、主輔運(yùn)作協(xié)

15、同性（主要關(guān)系） 6、工作績(jī)效隱透性（工作效果）,1、角色意識(shí)多重性,秘書在開展各項(xiàng)具體工作中，往往要扮演多種角色，具有多重角色意識(shí)，這既是秘書工作的需要，也是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書輔助的客觀要求。具體表現(xiàn)為： （1）秘書要扮演領(lǐng)導(dǎo)者近身綜合輔助參謀助手的角色。 （2）秘書在為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助和服務(wù)時(shí)，要兼容領(lǐng)導(dǎo)角色。 （3）秘書處理辦公事務(wù)要與內(nèi)外公眾打交道，必須兼容交往對(duì)象角色。,2、公共事務(wù)操辦性,秘書一切職能活動(dòng)都有公共事務(wù)操辦性特征，辦文、辦會(huì)、辦事、信息、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等活動(dòng)都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)和管理展開的公務(wù)操辦。 3、職能活動(dòng)中介性 秘書工作的一切內(nèi)容都帶有鮮明的中介性，并在中介性位置展開

16、。,4、作息邊界模糊性,（1）上下班的模糊性：上班在領(lǐng)導(dǎo)者之前，下班在領(lǐng)導(dǎo)者之后。這是國(guó)際國(guó)內(nèi)秘書工作通行的要求之一。 （2）工作與休息時(shí)間的模糊性： （3）工作日與節(jié)假日的模糊性：重要節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)者忙于訪問群眾、送溫暖、組織慶典、開展公眾聯(lián)誼會(huì)、茶話會(huì)等，這需要秘書做大量的準(zhǔn)備和輔助服務(wù)工作。,5、主輔運(yùn)作協(xié)同性,秘書工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作主輔協(xié)同，配合默契，才能有效地提高工作效率和效益。 主輔運(yùn)作協(xié)同性體現(xiàn)為： （1）工作重點(diǎn)的主輔協(xié)同： （2）工作順序的主輔協(xié)同： （3）工作時(shí)限的主輔協(xié)同： （4）工作節(jié)奏上的主輔協(xié)同： 除運(yùn)作協(xié)同配合之外，秘書在目標(biāo)取向、價(jià)值觀念、工作責(zé)任感及工作態(tài)度、行為

17、規(guī)范等方面，都要在事業(yè)公利的基礎(chǔ)上，與領(lǐng)導(dǎo)者保持協(xié)同一致。,6、工作績(jī)效隱透性,秘書工作辦文、辦會(huì)、辦事的績(jī)效和價(jià)值是隱透于領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的績(jī)效和價(jià)值之中的。 本節(jié)思考題： 1、為什么說秘書是“幕后英雄”？ 2、通過學(xué)習(xí)這一節(jié)的內(nèi)容，你認(rèn)為秘書應(yīng)具有什么素質(zhì)？,第三節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)的含義、稱謂和類型,一、秘書機(jī)構(gòu)的含義 （一）一個(gè)組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的構(gòu)成 1、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)：即領(lǐng)導(dǎo)決策管理系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)組織負(fù)有指揮、協(xié)調(diào)、控制的職責(zé)，如企業(yè)的董事會(huì)、社團(tuán)的理事會(huì)等等。 2、職能機(jī)構(gòu)：即職能系統(tǒng)，又稱職能部門，負(fù)責(zé)具體執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)特定的業(yè)務(wù)指令，如企業(yè)的人事部門、財(cái)務(wù)部門、銷售部門等。 3、輔助機(jī)構(gòu)：即為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)

18、構(gòu)提供信息和事務(wù)方面綜合性服務(wù)的部門，又稱綜合部門。秘書組織屬于特定的社會(huì)組織的輔助機(jī)構(gòu)，因?yàn)?，又稱為秘書機(jī)構(gòu)或秘書部門。,（二）秘書機(jī)構(gòu)的含義,秘書機(jī)構(gòu)是各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦公機(jī)構(gòu)，也叫辦事機(jī)構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并在機(jī)關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。 各管理機(jī)關(guān)的辦公廳（室）、秘書處、秘書科等，均屬于秘書機(jī)構(gòu)。 有些機(jī)關(guān)設(shè)置的調(diào)研室、研究室、政務(wù)處、政工科、綜合處也屬于秘書機(jī)構(gòu)。,（三）秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì),秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方面： 1、秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān) 2、秘書部門是綜合辦事部門 3、秘書部門是協(xié)調(diào)部門 二、秘書與秘書機(jī)構(gòu)的稱謂： 三、秘書機(jī)構(gòu)

19、的類型：,第四節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置,一、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則： 二、秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)： 三、我國(guó)秘書部門的設(shè)置情況 一般機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)只有兩個(gè)層次，即辦公廳（室）下分各科，最多不超過三個(gè)層次。,各級(jí)各類秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況：,1、中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu) 中央機(jī)關(guān)：包括黨中央、國(guó)務(wù)院、全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)、全國(guó)政協(xié)機(jī)關(guān)。設(shè)有辦公廳為日常辦公機(jī)構(gòu)。 中共中央辦公廳設(shè)有正副主任負(fù)責(zé)人，不設(shè)秘書長(zhǎng)； 國(guó)務(wù)院辦公廳設(shè)有正副秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)，不設(shè)辦公廳主任。 辦公廳局處、室。,資料：國(guó)務(wù)院辦公廳機(jī)構(gòu)劃分及工作職能,根據(jù)職能調(diào)整，國(guó)務(wù)院辦公廳的主要職責(zé)是 （1）負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院會(huì)議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國(guó)務(wù)院志組織會(huì)議決定事項(xiàng)

20、的實(shí)施。 （2）協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試?guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳名義發(fā)布的公文。 （3）研究國(guó)務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請(qǐng)示國(guó)務(wù)院的問題，提出審核意見，把國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 （4）根據(jù)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，對(duì)國(guó)務(wù)院部門間出現(xiàn)的爭(zhēng)議問題提出處理意見，報(bào)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志決定。,（5）督促檢查國(guó)務(wù)院各部門和地方人民政府,對(duì)國(guó)務(wù)院公文、會(huì)議決定事項(xiàng)及國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告有關(guān)指示的執(zhí)行落實(shí)情況關(guān)跟蹤調(diào)研，及時(shí)向國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告。 （6）協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織處理需由國(guó)務(wù)院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。 （7）處理群眾來信，接待群眾來訪，及時(shí)向黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來信來訪中提出的

21、重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。,（8）根據(jù)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，組織專題,調(diào)查研究，及時(shí)反映情況，提出建議。 （9）負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院值班工作，及時(shí)向國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國(guó)務(wù)院反映的重要問題。 （10）做好行政事務(wù)工作，為國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。 （11）辦理國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng)。,根據(jù)職責(zé)，國(guó)務(wù)院辦公廳設(shè)6個(gè)職能司局：,（1）秘書一局 （2）秘書二局 （3）秘書三局 （4）中辦國(guó)辦信訪局 （5）人事司 （6）行政司,2、地方黨、政機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu),例如：某直轄市市委的秘書機(jī)構(gòu)： 秘書一處（文件、會(huì)議工作） 秘書二處（值班、接

22、待工作） 信訪處（人民來信、來訪工作） 綜合處（收集動(dòng)態(tài)、編寫簡(jiǎn)報(bào)） 市委辦公廳 市區(qū)處（市與區(qū)的聯(lián)系工作） （局級(jí)） 機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作） 行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作） 政策研究室（政策研究工作）,其中，政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，是處,級(jí)機(jī)構(gòu)。由于形勢(shì)發(fā)展的需要，1984年獨(dú)立建制，升格為與辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)。組織如下： 秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作） 科教處（研究科技、教育政策） 市委研究室 經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策） （局級(jí)） 農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策） 宣傳處（政策宣傳工作） 黨群處（研究黨群關(guān)系）,例如：某自治區(qū)屬州政府的秘書機(jī)構(gòu),秘書一科（文件、會(huì)議、接待）

23、 秘書二科（綜合、經(jīng)濟(jì)工作） 信訪科（人民來信、來訪工作） 州政府辦公室 行政科（機(jī)關(guān)事務(wù)工作） （處級(jí)） 保衛(wèi)科（機(jī)關(guān)安全保衛(wèi)工作） 老干科 （離退休老干部安排工作） 地方志編纂室 （地方資料收集、編纂工作）,3、企業(yè)的秘書部門,企業(yè)秘書部門，依據(jù)企業(yè)級(jí)別、規(guī)模的高低大小之別，可采用下述兩種形式： （1）大中型企業(yè)采用“三足鼎立式” 即按照黨政群三大縱向系統(tǒng)分別設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)。一般分別稱為廠（公司、商場(chǎng)）黨委辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、廠工會(huì)辦公室，分別是企業(yè)黨委、行政、工會(huì)的辦事機(jī)構(gòu) （2）一般企業(yè)可采用聯(lián)合式“三合一” 企業(yè)只設(shè)一個(gè)秘書機(jī)構(gòu)，全部秘書工作集中、統(tǒng)一由這個(gè)秘書機(jī)構(gòu)辦理（綜合處）,四、

24、秘書機(jī)構(gòu)的工作范疇,（一）文書處理 各類公文和其他文稿的起草、修改、審核、校對(duì)；各類文件、電報(bào)、信函的收發(fā)及其打印、登記、傳遞、板栗和立卷、歸檔工作。 （二）會(huì)議組織 本部門召開的各類會(huì)議的準(zhǔn)備、策劃、組織、記錄、會(huì)務(wù)服務(wù)、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)以及會(huì)議的善后處理工作。 （三）信息調(diào)研 各種信息的收集、篩選、整理、加工、使用、反饋。根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行的社會(huì)調(diào)查、工作調(diào)查、專項(xiàng)事務(wù)的調(diào)查，以及調(diào)查報(bào)告的撰寫、呈報(bào)。,（四）綜合協(xié)調(diào),協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作和突發(fā)性事件。辦理不宜歸口職能部門辦理的各項(xiàng)事務(wù)。受領(lǐng)導(dǎo)委托協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系，或在需要幾個(gè)部門共同辦理的

25、專項(xiàng)工作中進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保工作任務(wù)的完成。 （五）督促檢查 對(duì)中心工作任務(wù)的落實(shí)，決策的實(shí)施，以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)進(jìn)行督促和檢查。 （六）信訪接待 對(duì)基層單位和人民群眾反映問題、報(bào)告工作、提出建議和要求的各類信件進(jìn)行登記、呈批、答復(fù)，或督促有關(guān)部門辦理。接待人民群眾的來信，并就上訪事項(xiàng)報(bào)告主管部門進(jìn)行辦理。,（七）參謀助手,通過調(diào)查研究，對(duì)重大工作的決策提供有價(jià)值的資料和信息。制定可借鑒的工作方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。及時(shí)了解決策執(zhí)行中遇到的新問題，出現(xiàn)的新情況，就決策的進(jìn)一步實(shí)施進(jìn)行情況反映或提出相應(yīng)意見。 （八）事務(wù)管理 單位公章、領(lǐng)導(dǎo)人印章、介紹信、證明信的管理、使用，為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的生活服務(wù)，管

26、理本單位機(jī)關(guān)事務(wù)，諸如車輛、警衛(wèi)、后勤供應(yīng)、文化娛樂等。,第三章 秘書系統(tǒng)的職能,第一節(jié) 輔助決策 一、輔助決策概述 （一）決策和輔助決策的含義 （二）輔助決策的原則,二、秘書輔助決策的主要環(huán)節(jié),1、決策前服務(wù)式輔助：（服務(wù)者） （1）收集有關(guān)的方針、政策、法律條款和規(guī)章制度，做好法規(guī)性準(zhǔn)備，使決策符合法規(guī)要求。 （2）收集組織內(nèi)外各相關(guān)方面的信息、資料，做好信息準(zhǔn)備，使決策適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境條件的變化，符合組織運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際需要。 （3）收集組織內(nèi)外各相關(guān)方面的參謀建議和要求，做好多元的群體智能準(zhǔn)備，使決策建立在多元群體智能綜合的基礎(chǔ)上，符合決策民主化的要求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化。,2、決策形成過程

27、中協(xié)助式輔助：（協(xié)助者）,（1）秘書要起草和收集供領(lǐng)導(dǎo)選擇的多種可行方案 （2）要參與對(duì)各種方案的分析、比較和評(píng)價(jià) （3）領(lǐng)導(dǎo)者初選了決策方案后，秘書要參與對(duì)初定的決策方案的反復(fù)論證，并將論證中發(fā)現(xiàn)的不足和問題，提出修正的意見和建議，使之得到充實(shí)和完善。秘書還要配合有關(guān)專家，進(jìn)行試驗(yàn)，使決策方案更為可靠。 （4）對(duì)于已經(jīng)確立的決策方案，秘書還要用合理的公文形式、準(zhǔn)確流暢的語言，撰寫公文，表述決策方案，使群眾易于理解、準(zhǔn)確地執(zhí)行。,3、決策執(zhí)行中協(xié)調(diào)式輔助：（協(xié)調(diào)者）,（1）在領(lǐng)導(dǎo)和群眾、上級(jí)和秘書之間，秘書如實(shí)反映秘書的情況和要求，全面?zhèn)鬟_(dá)貫徹領(lǐng)導(dǎo)人的指揮意圖，使上下之間保持協(xié)調(diào)統(tǒng)一。 （2）

28、在平行級(jí)之間，不同部門之間，若發(fā)現(xiàn)事權(quán)矛盾和利益沖突的趨向，秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的一致性，化解矛盾，為共同實(shí)施方案，使之團(tuán)結(jié)一致，相互合作。 （3）在環(huán)境條件發(fā)生變化，決策計(jì)劃與環(huán)境條件出現(xiàn)某種失調(diào)現(xiàn)象時(shí)，秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)決策方案做適當(dāng)調(diào)整，使之與環(huán)境保持協(xié)調(diào)，順利實(shí)施。 （4）運(yùn)用信息溝通的手段，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)保持各子系統(tǒng)實(shí)施決策運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的協(xié)同性；運(yùn)用法規(guī)性溝通的手段，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)，保持各組織成員實(shí)施決策行為規(guī)范的協(xié)調(diào)性。,4、決策效果評(píng)估中鑒戒式輔助,（1）秘書配合領(lǐng)導(dǎo)人以及其他組織成員，發(fā)現(xiàn)和總結(jié)決策方案本身以及實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、成績(jī)和缺點(diǎn)。 （2）秘書將這些分析總結(jié)的結(jié)果，寫入總

29、結(jié)材料，記錄在案，引以為鑒戒。作為制定新的決策的重要依據(jù)。 （3）對(duì)于那些遺留的問題和不足之處，秘書可建議領(lǐng)導(dǎo)人，采取必要的措施，進(jìn)行補(bǔ)救，減少損失。,第二節(jié) 處理信息,一、處理信息概述 （一）處理信息的含義和作用： （二）處理信息的原則： 二、處理信息的主要環(huán)節(jié) 秘書處理信息的主要環(huán)節(jié)：搜集加工傳遞貯存利用。,第三節(jié) 督促檢查,自學(xué)教材內(nèi)容： 第四節(jié) 協(xié)調(diào)關(guān)系 自學(xué)教材內(nèi)容 作業(yè)：如果你是秘書，應(yīng)該如何做好這件事？寫出實(shí)際的具體工作步驟。,第五節(jié) 辦理事務(wù),一、辦理事務(wù)概述 （一）秘書事務(wù)的含義和作用 （二）秘書系統(tǒng)的事務(wù)活動(dòng)的特征 （三）辦理事務(wù)的原則,二、辦理事務(wù)的方法,（一）時(shí)間管理的

30、方法 1、制定時(shí)間計(jì)劃： 補(bǔ)充材料一： 對(duì)付“十大時(shí)間竊賊”的妙招 （1）找東西；（2）懶惰；（3）時(shí)斷時(shí)續(xù) （4）一個(gè)人包打天下；（5）偶發(fā)延誤。 （6）惋惜不已或白日作夢(mèng)。 （7）拖拖拉拉。 （8）對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng)。 （9）消極情緒。（10）分不清輕重緩急。,補(bǔ)充材料二：時(shí)間管理理論根據(jù)工作的輕重緩急，確定時(shí)間安排的順序,水煮三國(guó)第十四章“讓時(shí)間快速增值的錦囊妙計(jì)” 補(bǔ)充資料三：日常工作NTL分類法分清工作輕重緩急 不管秘書的工作有多忙多雜，它們基本上可以分為三類：第一類是NNow，即你現(xiàn)在必須馬上處理的工作；第二類是TToday，即你應(yīng)該今天完成的工作；第三類是LLater，即明

31、天完成也可以的工作。這種日常工作分類法又叫NTL分類法。,補(bǔ)充材料四：上司的工作日志內(nèi)容通常包括,一是上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容； 二是當(dāng)上司到單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)時(shí)的來訪，要記錄清楚來訪者的姓名、單位、詳情、所預(yù)約的下次來訪時(shí)間； 三是上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)及確切細(xì)節(jié)、對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等； 四是上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，秘書應(yīng)保證不在這段時(shí)間內(nèi)安排上司其他事務(wù)； 五是上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡或禮物。,補(bǔ)充材料五：秘書的工作日志,秘書的日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外，還需要包括： （

32、1）上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如為上司的某個(gè)會(huì)議準(zhǔn)備發(fā)言稿、訂機(jī)票等； （2）上司交自己辦的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等一系列準(zhǔn)備工作； （3）秘書自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。,補(bǔ)充材料六：秘書面對(duì)瑣碎事務(wù)可以爭(zhēng)取時(shí)效的方法、要點(diǎn),首先是電話處理： 最后是約會(huì)處理： 再次是會(huì)議：,2、合理使用空余時(shí)間,（1）整理文件夾。 （2）整理書架。 （3）清潔和整理辦公室。 （4）整理名片和文件。 （5）收集資料，剪輯保存。 （6）整理和編寫業(yè)務(wù)操作手冊(cè)。,（二）提高效率的方法 1、項(xiàng)目統(tǒng)籌法：教材P71 2、總分結(jié)合法 3、備忘法：教材P72 （三）請(qǐng)示報(bào)告的方法 1、請(qǐng)示的方法

33、,2、匯報(bào)的方法,（1）要向上司匯報(bào)什么，自己要事先想好； （2）匯報(bào)時(shí)要盡量減少不必要的背景介紹，按結(jié)論、經(jīng)過和理由這樣的順序匯報(bào)； （3）要選擇合適的時(shí)機(jī)，最好在完成某項(xiàng)工作之后或者在談完其他工作的時(shí)候順便匯報(bào)；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進(jìn)行專門匯報(bào)； （4）有些事確實(shí)是要在上司工作進(jìn)行中向上司匯報(bào)，在這種況下，上司當(dāng)然希望秘書能盡快把工作匯報(bào)完畢，因此，即使上司不催促，秘書也應(yīng)盡快把工作匯報(bào)完，等待上司的指示。 （5）如果不是很急會(huì)誤事，一般都是事后匯報(bào)。在匯報(bào)時(shí)不要過于詳細(xì)，擔(dān)心上司不明白，只要匯報(bào)按上司的指示把工作完成了就行。 （6）匯報(bào)比較重要的工作時(shí)，要把重點(diǎn)內(nèi)容寫下來

34、交給上司。,第四章 秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系,第一節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系概述 一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的辯證關(guān)系 （一）同一性 1、實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)中的同事關(guān)系 2、智能互補(bǔ)性 3、人格的平等性 4、工作績(jī)效上的一體關(guān)系 （二）差異性 1、法定地位差異；2、工作職能差異 3、個(gè)性差異,二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的類型,三、領(lǐng)導(dǎo)者需要怎樣的秘書 （一）領(lǐng)導(dǎo)需要忠于職守、安于本分的秘書 1、明確職能范圍，在被動(dòng)地位發(fā)揮主觀能動(dòng)性 2、安于本分，不爭(zhēng)名，不圖利 （二）領(lǐng)導(dǎo)需要敏于觀察、勤于思考的秘書 1、敏于觀察，做到拾遺補(bǔ)缺 所謂敏于觀察：就是要密切注視客觀事物的發(fā)展變化狀態(tài)和趨勢(shì)。 所謂拾遺補(bǔ)缺：即秘書發(fā)現(xiàn)某些方面的疏漏

35、或缺陷，及時(shí)提醒，及時(shí)補(bǔ)救，避免造成大的損失等。 2、勤于思考，敢于進(jìn)諫 所謂勤于思考：就是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對(duì)客觀現(xiàn)象中的各種要素進(jìn)行由此及彼、由表及里地深入分析研究。,（三）領(lǐng)導(dǎo)需要提供信息、敢說真話的秘書,1、及時(shí)提供準(zhǔn)確信息，說真話報(bào)實(shí)情 2、善于積累和整理資料，供領(lǐng)導(dǎo)之所需 （四）領(lǐng)導(dǎo)需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書 1、樂于吃苦、忙而不亂，累而無怨 2、辦事可靠，能夠分憂代勞 （五）領(lǐng)導(dǎo)需要能夠聯(lián)系群眾、善于協(xié)調(diào)的秘書 1、聯(lián)系群眾，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的紐帶 2、善于協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)工作緩和矛盾,案例一：毛澤東選秘書,毛澤東一生中用過很多秘書，其中最著名的當(dāng)數(shù)胡喬木、陳伯達(dá)、田

36、家英。 1、毛澤東欣賞有思想、有學(xué)問的人 2、毛澤東希望秘書博覽群書，興趣高雅 3、毛澤東教導(dǎo)秘書注重調(diào)查研究 4、毛澤東看重人品，喜歡老實(shí)人 案例二：季市長(zhǎng)與他的秘書,案例三：領(lǐng)導(dǎo)評(píng)測(cè)秘書二十題,在領(lǐng)導(dǎo)者的心目中秘書怎樣才算合格？美國(guó)著名的管理學(xué)家K亞力克麥肯齊在其所著的時(shí)間管理一書中，提出20道評(píng)測(cè)題目：,四、秘書工作需要怎樣的領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)者既是秘書的服務(wù)和輔助對(duì)象，又是秘書的上級(jí)。這就決定了秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間是雙向作用和雙向影響的。從相互適應(yīng)的角度看，服務(wù)者應(yīng)首先適應(yīng)服務(wù)對(duì)象，秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要；從上下級(jí)關(guān)系看，上級(jí)對(duì)下級(jí)負(fù)有引導(dǎo)、指導(dǎo)、教育和制約的責(zé)任。因此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作科學(xué)地組織

37、和有效地指導(dǎo)，是秘書人員發(fā)揮職能作用的重要前提。,（一）把握任職標(biāo)準(zhǔn)，選任稱職秘書,1、根據(jù)組織特征選任秘書 所謂組織特征：包括組織性質(zhì)特征、行業(yè)特征、規(guī)模特征、體制特征等等。選任秘書時(shí)，不能不考慮這些特征。 （1）按組織的性質(zhì)特征選擇秘書 （2）按組織的行業(yè)特征選擇秘書 （3）按組織規(guī)模特征選擇秘書 （4）按組織體制特征選擇秘書,2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要選任秘書,（1）思想感情的相互理解： （2）知識(shí)能力的相互補(bǔ)充： （3）心理性格相互搭配： 3、根據(jù)辦公室的狀況選任秘書 （1）要有年齡上的合理結(jié)構(gòu)； （2）要有專業(yè)知識(shí)上的多元結(jié)構(gòu)； （3）要有性格能力上的科學(xué)搭配等等。,（二）加強(qiáng)引導(dǎo)，培養(yǎng)不

38、斷進(jìn)取的秘書,1、發(fā)展其所長(zhǎng)： 2、明示組織需要： 3、加重工作責(zé)任： 4、適時(shí)肯定成績(jī)：,（三）加強(qiáng)理解，培養(yǎng)任勞任怨的秘書,1、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書工作辛勞的理解： 2、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書身心及生活的關(guān)心： 3、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書遇到困難時(shí)的指導(dǎo)、支持和幫助： （四）加強(qiáng)溝通，培養(yǎng)配合默契的秘書 1、使秘書明確工作的目標(biāo)與任務(wù)： 2、使秘書知曉領(lǐng)導(dǎo)的想法與意圖： 3、使秘書了解任務(wù)的內(nèi)容與特點(diǎn)：,（五）加強(qiáng)磨煉，培養(yǎng)忠誠(chéng)干練的秘書,1、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)自身思想行為的嚴(yán)格要求，是其成功地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用的重要前提條件之一 2、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書的思想教育和引導(dǎo)至關(guān)重要 3、領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)要求秘書密切聯(lián)系群眾： 4、領(lǐng)導(dǎo)者要培養(yǎng)提高秘書

39、的業(yè)務(wù)水平： 5、領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)秘書的學(xué)習(xí)嚴(yán)格要求，鼓勵(lì)秘書勤奮鉆研； 6、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書工作中出現(xiàn)的失誤和疏漏，要進(jìn)行分析和指導(dǎo)；對(duì)重大失誤或原則性問題，決不輕易放過，給予適當(dāng)處理。 7、領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)要求秘書不斷地自我完善，并提供必要的條件，使秘書的某些弱點(diǎn)或不足得到改變。,第二節(jié) 秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的補(bǔ)償作用,自學(xué)教材 一、精力補(bǔ)償 二、知識(shí)補(bǔ)償 三、能力補(bǔ)償 四、思維補(bǔ)償 五、心理補(bǔ)償,第三節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)者溝通交往的原則,一、正位 即要求秘書在工作中時(shí)時(shí)刻刻擺正自己與領(lǐng)導(dǎo)者的位置，尊重并自覺服從于領(lǐng)導(dǎo)者，凡事不擅作主張，不越位。這是秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系最基本的原則。 1、這里涉及到如何看待領(lǐng)導(dǎo)者的問題，

40、對(duì)他的長(zhǎng)處、短處如何對(duì)待： 2、了解上司最害怕什么： 3、千萬不要使老板感到意外，即使是令人愉快的意外也不行，否則他將不會(huì)相信下屬。,資料：謹(jǐn)言慎行秘書的職業(yè)要求,一、要“慎言”，不該說的不說。 二、要“慎聞”，不該聽的不聽。 三、要“慎行”，不該做的不做。 四、要“慎出”，不該露的臉不露。,（二）適人,每個(gè)具體的領(lǐng)導(dǎo)者在思想觀念、知識(shí)能力、品行風(fēng)格、興趣愛好和氣質(zhì)性格各方面都會(huì)表現(xiàn)出不同的個(gè)性特征，秘書同領(lǐng)導(dǎo)者交往的具體內(nèi)容和方式也應(yīng)因人而異。 1、要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn) 2、要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的不足進(jìn)行彌補(bǔ),（三）合時(shí),（四）擇地 （五）善言 資料：晏子的進(jìn)諫藝術(shù) 1、直言指陳：在對(duì)方咨詢對(duì)策時(shí)，直接提

41、出批評(píng)建議，顯得開誠(chéng)布公。 2、借古諷今：引用歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，增強(qiáng)批評(píng)的震撼力。 3、影射側(cè)擊：看似批評(píng)別人，實(shí)則影身對(duì)方。 4、反話正說：表面上贊成對(duì)方的意見，實(shí)際上彰顯對(duì)方的錯(cuò)誤。 5、以子之矛，攻子之盾：用實(shí)行對(duì)方錯(cuò)誤主張的方法，否定對(duì)方主張。 6、借喻規(guī)勸：運(yùn)用生動(dòng)形象的寓言故事闡明道理，打動(dòng)對(duì)方。,7、借機(jī)建言：利用一些機(jī)會(huì)提出自己的主張，告誡對(duì)方。,8、述而不評(píng)：只講述一些不合理的事實(shí)，而不作評(píng)析，讓對(duì)方領(lǐng)悟問題的嚴(yán)重性。 9、就事論理：對(duì)一些具體問題辯證分析，以無可辯駁的道理說服對(duì)方。 10、因勢(shì)利導(dǎo)：發(fā)現(xiàn)對(duì)方有一些好的舉動(dòng)，極力贊譽(yù)，鼓勵(lì)其向好的方向轉(zhuǎn)化和發(fā)展 （六）漸進(jìn) （七）

42、謙讓 課堂討論：楊修之死對(duì)秘書工作有何啟示？,第五節(jié) 正確處理與領(lǐng)導(dǎo)群體的關(guān)系,一、領(lǐng)導(dǎo)者之間矛盾的類型： 二、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的原則： 三、秘書為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)中的幾種關(guān)系的把握,第六節(jié) 秘書與異性上級(jí)的關(guān)系,一、要維護(hù)自己平等的人格尊嚴(yán)； 二、要從事業(yè)功利出發(fā)，自覺維護(hù)與領(lǐng)導(dǎo)者在工作目標(biāo)上的一致性，而不能著意取悅于上級(jí)以換取晉升、照顧或謀取某種私利； 三、要立足于公務(wù)來關(guān)心、照顧上級(jí)，不要介入上級(jí)的私生活； 四、要正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和照顧，過分的照顧和好感，應(yīng)當(dāng)敬而遠(yuǎn)之； 五、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者違紀(jì)違法的行為進(jìn)行勸諫和抵制，絕不能曲意遷就。,第五章 秘書的職能環(huán)境,秘書職能環(huán)境是秘書開展職能活動(dòng)

43、的客觀基礎(chǔ)和條件，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的舞臺(tái)。 第一節(jié) 秘書職能環(huán)境構(gòu)成 一、秘書職能環(huán)境構(gòu)成的層次 秘書職能環(huán)境與其他環(huán)境系統(tǒng)一樣，具有整體性、層次性、動(dòng)態(tài)性。 （一）秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境 1、秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境構(gòu)成要素： 秘書機(jī)構(gòu)的人員構(gòu)成、管理制度、分工協(xié)作狀況、氣質(zhì)和諧狀況、人際關(guān)系、秘書部門負(fù)責(zé)人的影響力、辦公設(shè)備及辦公條件等。,2、如何形成良好的秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境,（1）要有一位作風(fēng)正派、知識(shí)能力全面、經(jīng)驗(yàn)豐富、具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負(fù)責(zé)人 （2）要有健全的工作制度：工作有規(guī)范的依據(jù)，評(píng)價(jià)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。 （3）要建立科學(xué)合理的分工配合體系，形成高效的工作流程。 （4）要形成靈

44、敏的信息處理及綜合加工機(jī)制。 （5）要形成和保持和諧的人際關(guān)系。 （6）要配備良好的辦公設(shè)備和具有良好的辦公條件 （7）優(yōu)化秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境，還必須同加強(qiáng)外部的聯(lián)系，密切各方面的關(guān)系結(jié)合起來。,（二）秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境,1、組織的結(jié)構(gòu)要素：如組織目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、人員配備、權(quán)力分配、責(zé)權(quán)關(guān)系、工作制度等。 組織的結(jié)構(gòu)要素，決定秘書及秘書部門在組織內(nèi)部的交往關(guān)系、溝通對(duì)象和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，以及業(yè)務(wù)內(nèi)容等。 2、組織動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素：組織是一個(gè)功能活動(dòng)體。組織動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素是指組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率、運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏、整體協(xié)調(diào)狀況等。 這對(duì)秘書工作的運(yùn)轉(zhuǎn)提出了不同的要求，有著不同的公務(wù)服務(wù)需要。,3、組織的生態(tài)要素：,組織是

45、一個(gè)有機(jī)生長(zhǎng)體。組織的生態(tài)要素是指組織適應(yīng)環(huán)境變化的程度、適應(yīng)反應(yīng)的能力、配置各種資源謀求發(fā)展的能力、開拓進(jìn)取創(chuàng)新能力、維持組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性及凝聚力等。 這對(duì)秘書工作的內(nèi)容、業(yè)務(wù)要求、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)及發(fā)展均有緊密的聯(lián)系。 4、組織心態(tài)觀念方面的要素：組織是一個(gè)心理意識(shí)體系。這包括組織成員對(duì)組織目標(biāo)的認(rèn)同程度，對(duì)權(quán)、責(zé)觀念的認(rèn)識(shí)，對(duì)組織整體利益和組織規(guī)范的理解與認(rèn)同，感情交流與思想溝通所形成的團(tuán)體意識(shí)和團(tuán)隊(duì)精神等。 這直接影響秘書的心理和精神，影響組織成員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及秘書工作的態(tài)度。,5、組織的物質(zhì)要素：,物質(zhì)是組織存在的載體。這包括組織的資金、物財(cái)、設(shè)備等。 這對(duì)秘書工作的辦公場(chǎng)所、設(shè)備工具、辦公經(jīng)

46、費(fèi)等有著密切的關(guān)聯(lián)。 6、組織信息要素：現(xiàn)代管理組織是一個(gè)信息輸入、轉(zhuǎn)換、輸出的開放系統(tǒng)。組織信息網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)、功能、開放程度、運(yùn)作速度、抗干擾能力等。這對(duì)作為組織信息樞紐的秘書部門有著極大的影響。,（三）秘書所在組織外部環(huán)境,1、宏觀的國(guó)際國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科技等； 2、行業(yè)系統(tǒng)、地區(qū)、市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)與合作狀況、社區(qū)公眾等。,二、秘書職能環(huán)境關(guān)系,秘書職能環(huán)境關(guān)系，主要是指秘書職能活動(dòng)中與各有關(guān)方面的聯(lián)系與關(guān)系。 （一）秘書與縱向?qū)哟螜C(jī)構(gòu)的關(guān)系 1、秘書與本組織領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系； 2、秘書與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系； 3、秘書與本組織下屬機(jī)構(gòu)的關(guān)系。,（二）秘書與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系,1、秘書與本組織內(nèi)各

47、職能管理部門的關(guān)系 （1）甘當(dāng)小學(xué)生 （2）有求必“應(yīng)” （3）切忌狐假虎威 （4）相互體諒 （5）遠(yuǎn)離是非 2、秘書與上級(jí)機(jī)關(guān)職能部門的關(guān)系； 3、秘書與不相隸屬的有關(guān)部門的關(guān)系。 （三）秘書與社會(huì)公眾的關(guān)系 （四）秘書與同事的關(guān)系,第二節(jié) 秘書的人際關(guān)系,一、人際關(guān)系的含義與特點(diǎn) （一）人際關(guān)系的含義 人際關(guān)系是在社會(huì)實(shí)踐過程中形成的一種微觀社會(huì)關(guān)系，它表現(xiàn)為一個(gè)人對(duì)其他人吸引或排斥的心理傾向，及其相應(yīng)的行為。 人際關(guān)系是群體成員間的一種獨(dú)特聯(lián)系，是社會(huì)關(guān)系、生產(chǎn)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系的具體體現(xiàn)。,（二）人際關(guān)系的特點(diǎn),1、人際關(guān)系以人的情感為聯(lián)系紐帶：不同的人際關(guān)系引起人們不同的情感體驗(yàn)。和諧的

48、人際關(guān)系引起人們愉快的體驗(yàn)；淡漠的或緊張的人際關(guān)系，引起煩惱、甚至憎恨的情感體驗(yàn)。 2、人際關(guān)系對(duì)人們的行為產(chǎn)生積極或消極的作用：人際關(guān)系不僅影響人與人之間的交往效果，而且會(huì)對(duì)社會(huì)群體的實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生重要作用。 3、人際關(guān)系是一種對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系：人與人之間既有相互依存、相互吸引的一面，也有相互排斥、相互分離的一面。,二、影響人際關(guān)系密切程度的因素,（1）空間距離的遠(yuǎn)近（相近吸引） （2）交往的頻率 （3）態(tài)度的相似性（相似吸引） （4）需要的互補(bǔ)性（互補(bǔ)吸引） （5）興趣愛好的一致性： 另外，還有個(gè)性特征、儀表魅力、年齡的相似、職業(yè)、地位、性別等。影響因素非常之多，這也導(dǎo)致了人際關(guān)系的復(fù)雜多變。,

49、三、秘書人際關(guān)系的類型和特點(diǎn),（一）和諧的人際關(guān)系 （二）淡漠的人際關(guān)系 （三）緊張的人際關(guān)系 四、處理人際關(guān)系的基本原則 （一）實(shí)事求是 （二）誠(chéng)實(shí)守信 （三）從我做起 （四）不卑不亢 （五）尊重公司潛規(guī)則,五、處理人際關(guān)系的基本方法,（一）注意形象 （二）注意禮貌 （三）換位思考 （四）與人為善 （五）贊美同事 （六）主動(dòng)交往 （七）保持適當(dāng)距離 （八）說話留有余地 （九）為人不固執(zhí),第三節(jié) 秘書與同事的關(guān)系,一、秘書之間一律平等 二、向老秘書學(xué)習(xí) 三、幫帶新秘書 四、注意關(guān)系網(wǎng)的平衡 五、正確對(duì)待批評(píng),第四節(jié) 秘書與客戶的關(guān)系,一、熱情禮貌 二、禮尚往來 1、在受到宴請(qǐng)的時(shí)候 2、在接受

50、禮物的時(shí)候 3、送禮,第五節(jié) 秘書交流溝通能力維持和諧人際關(guān)系的手段,一、秘書提高溝通能力的意義 （一）溝通是種基本技能 （二）與人際關(guān)系的相互作用 二、秘書溝通的基本原則 （一）為人謙遜 （二）說話委婉 （三）看人說話 （四）觀言察色 （五）第一句話謹(jǐn)慎,三、秘書溝通的方式,（一）“聽”的學(xué)問 在“聽”的時(shí)候一定要注意以下幾點(diǎn)： 1、小聲附和 2、看著對(duì)方的眼睛 3、讓對(duì)方說完 4、不能問得太急 5、重復(fù)要點(diǎn) 6、集中精神,（二）“說”的藝術(shù),秘書說話時(shí)要注意以下幾點(diǎn)： 1、語言通俗易懂 2、看對(duì)方的眼睛 3、掌握節(jié)奏 4、不問“您找我有什么事”,（三）肢體語言,1、肢體語言的含義 2、肢體

51、語言的意義 3、常見的肢體語言 4、不良的肢體語言,四、秘書溝通的途經(jīng),（一）當(dāng)面溝通 選擇當(dāng)面溝通的條件是： 1、對(duì)方對(duì)秘書所提的問題很感興趣。 2、對(duì)方比較忙，可能沒有時(shí)間來看秘書的書面文件。 3、對(duì)方對(duì)秘書的問題可能有不同的意見，甚至?xí)岢雠u(píng)。 4、當(dāng)對(duì)方知道秘書的意見后，可能會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的抵觸情緒，而秘書又必須堅(jiān)持，需要雙方互相討論才能統(tǒng)一意見。 5、雙方關(guān)系密切，使用口語自然而又隨意,（二）書面溝通,書面溝通適用于以下幾種情況： 1、需要溝通的人比較多而且分散，不適合當(dāng)面溝通。 2、對(duì)方需要一定的時(shí)間來考慮秘書所提出的問題。 3、對(duì)方需要將秘書提出的問題當(dāng)作書面的記錄加以保存，以便將

52、來查詢或當(dāng)做憑據(jù) 4、對(duì)方需要按照規(guī)定的程序去完成秘書交待的工作，他們需要有書面的說明，這樣可以按部就班，隨時(shí)查閱。,（三）電子溝通,電話溝通只適用于下列幾種情況： 1、距離遠(yuǎn)，雙方無法當(dāng)面溝通，但秘書又希望盡快知道對(duì)方的反映。 2、雙方交情不錯(cuò)，見不見面都一樣，通過電話溝通方便快捷。 3、一些當(dāng)面溝通時(shí)難以開口的事情可用電話來說明。 4、雖然目前不能見面，但可以先用電話溝通，增進(jìn)感情，為將來的當(dāng)面溝通作準(zhǔn)備。,五、秘書溝通中應(yīng)注意的問題,（一）選擇合適的方式 1、直接溝通 2、迂回溝通 （二）學(xué)會(huì)“鋪墊” （三）就事論事 （四）多建設(shè)性少強(qiáng)制性 （五）溝通中的不良習(xí)慣 1、在角落說話 ；2、

53、關(guān)門說話 3、壓低聲音說話 ；4、玩弄詞藻 5、大聲說話,第六章 秘書修養(yǎng),第一節(jié) 秘書修養(yǎng)概述 一、秘書修養(yǎng)的含義： 秘書修養(yǎng)是指秘書在德、才、膽、學(xué)、識(shí)等方面經(jīng)過學(xué)習(xí)和鍛煉所達(dá)到的水準(zhǔn)。 二、秘書修養(yǎng)的重要性,第二節(jié) 秘書職業(yè)道德修養(yǎng),職業(yè)對(duì)于公眾來說至少具有三層意義：首先，職業(yè)是人們賴以生存的基礎(chǔ)與條件；其次，職業(yè)是我們承擔(dān)一定社會(huì)角色的標(biāo)志；第三，職業(yè)是大家實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的手段與途徑。 案例：無人看見的鞠躬敬業(yè)、全心全意,一、秘書職業(yè)道德的范疇,二、秘書職業(yè)道德的規(guī)范 案例：一切工作都是光榮的愛崗敬業(yè) 案例：既然已付出100%，何不再多付出1%沈夫人致后輩書 案例：沈夫人24小時(shí)待命的職

54、業(yè)玩家,資料：初為秘書要克服三怕,一、不怕麻煩 做事勤奮嚴(yán)謹(jǐn) 1、不要嫌事情小而不為 2、不要嫌事情多而妄為 3、不要嫌事情雜而亂為 二、不怕批評(píng) 擁有正確心態(tài) 1、要勇敢面對(duì)批評(píng) 2、要正確理解批評(píng) 3、要虛心接受批評(píng) 三、不怕吃苦 成功沒有捷徑 1、要廣學(xué)深究；2、要學(xué)會(huì)找樂,案例：沈夫人致后輩書別拿泡咖啡不當(dāng)正事 案例：恒達(dá)商業(yè)集團(tuán)保密規(guī)范企業(yè)保密要求很高 案例：接電話不合格的大學(xué)畢業(yè)生 案例：恒達(dá)商業(yè)集團(tuán)電話撥打規(guī)范 案例：恒達(dá)商業(yè)集團(tuán)電話接聽規(guī)范 案例：恒達(dá)秘書事務(wù)所介紹規(guī)范 案例：恒達(dá)秘書事務(wù)所名片使用規(guī)范 案例： “剛剛散會(huì)”婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù),第四節(jié) 秘書知識(shí)和能力修養(yǎng),英國(guó)哲學(xué)家

55、培根說：史鑒使人明智，詩歌使人巧慧，數(shù)學(xué)使人精細(xì)，博物使人深沉，倫理之學(xué)使人莊重，邏輯和修辭使人善辯。 一般來說，在機(jī)關(guān)工作35年，應(yīng)有1000冊(cè)書在手；工作510年，應(yīng)有2000冊(cè)左右的書；工作10年以上，則應(yīng)有3000冊(cè)以上的個(gè)人藏書。 一、秘書知識(shí)結(jié)構(gòu) （一）基礎(chǔ)知識(shí)；（二）專業(yè)知識(shí) （三）輔助知識(shí),二、秘書能力結(jié)構(gòu),（一）秘書業(yè)務(wù)能力 （二）秘書業(yè)務(wù)技能 1、專業(yè)技能 2、相關(guān)技能,第五節(jié) 秘書心理修養(yǎng),一、秘書心理健康的基本品質(zhì) 二、秘書的心理調(diào)適,第六章 文書寫作,練習(xí)題： 一、文書、公務(wù)文書、公文的定義各是什么？用簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)圖畫出三者之間的關(guān)系。 二、文書的種類有哪些？ 三、國(guó)家

56、行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的行政公文有哪些？ 四、文書的結(jié)構(gòu)元素有哪些？ 五、寫出公文標(biāo)印格式的各個(gè)要素間的位置、距離。,六、根據(jù)下文回答問題：,宏遠(yuǎn)公司文件 宏司2007第5號(hào) 宏遠(yuǎn)公司關(guān)于進(jìn)行“安全檢查”工作的通知 第一分公司經(jīng)理： 根據(jù)公司辦公會(huì)議部署，公司擬于二七年一月二十日起，就有關(guān)“安全檢查”工作落實(shí)情況，進(jìn)行抽查。請(qǐng)你單位做好準(zhǔn)備。 宏遠(yuǎn)公司 2007年1月10日,問題：,1、發(fā)文字號(hào)應(yīng)為（ ）。 A、宏司20075號(hào) B、宏司2007第5號(hào) C、宏司200705號(hào) D、不變 2、標(biāo)題的寫法是（ ）。 A、關(guān)于進(jìn)行“安全檢查”工作的通知 B、宏遠(yuǎn)公司關(guān)于進(jìn)行安全檢查工作的通知 C、

57、關(guān)于進(jìn)行安全檢查工作的通知 D、不變 3、主送機(jī)關(guān)的寫法是（ ）。 A、第一分公司領(lǐng)導(dǎo) B、第一分公司xxx經(jīng)理 C、第一分公司 D、不變,4、正文中“二七年一月二十日”應(yīng)為（ ）。 A、二零零七年一月二十日 B、2007年1月20日 C、二七年1月20日 D、不變 5、成文日期應(yīng)為（ ）。 A、二零零七年一月十日 B、二00七年一月十日 C、二七年一月十日 D、不變,第一節(jié) 文書處理概述 一、文書處理的含義 二、文書處理的原則 第二節(jié) 行文制度 一、行文關(guān)系 二、行文方式 三、行文規(guī)則,第七章 文書處理,一、發(fā)文處理程序,第三節(jié) 發(fā)文與收文處理程序,大西洋酒店是一家名氣很大的合資企業(yè)。一次，

58、酒店經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理代擬了一份以酒店名義發(fā)出的急件，將文稿打印在空白的復(fù)印紙上送到酒店辦公室。辦公室張秘書一看是急件，二話沒說便送給總經(jīng)理簽字?？偨?jīng)理看了覺得很多地方不滿意，于是用紅筆在文稿上直接做了修改，最后在文稿的下白邊簽上了自己的姓名和日期，吩咐秘書立即發(fā)送出去。 問題： 1、酒店文件處理的過程存在什么問題？ 2、正確的公文處理程序是什么？,案例1：大西洋酒店的文書處理工作,（一）簽收 （二）拆封 （三）收文登記 （四）收文審核 （五）分文 （六）擬辦,二、收文處理程序,一、擬辦特點(diǎn)：具有參考性、差異性和概括性的特點(diǎn)。 （一）參考性：這是指擬辦意見有時(shí)相當(dāng)于一份建議或者請(qǐng)示，但并不是最后的決定

59、，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。 （二）差異性：這是指擬辦意見如有兩個(gè)以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇。 （三）概括性：這是指擬辦意見應(yīng)簡(jiǎn)明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。,補(bǔ)充資料：擬辦,（一）上級(jí)發(fā)來的公文，如決定、決議、通知等 此類公文擬辦時(shí)解決的問題有三個(gè)： 1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工情況，提出送哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門閱讀：寫明“請(qǐng)XXX（領(lǐng)導(dǎo)）閱示”，“請(qǐng)XXX閱知”等。如“請(qǐng)廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)閱知”。 2、根據(jù)職能部門的分工情況，提出由哪個(gè)部門閱讀及研究貫徹的辦法；聯(lián)合承辦的，要指明主辦單位。如“由企改辦閱讀并提出是否可進(jìn)行特廠試驗(yàn)的意見”。 3、根據(jù)公文的要求及密級(jí)情況，提出傳達(dá)的時(shí)間和范圍：如“擬在本周內(nèi)向全體職工群眾傳達(dá)”。 例如：某工廠接到XX市人民政府關(guān)于進(jìn)行特廠試驗(yàn)的通知一文后，擬辦的意見是： （1）請(qǐng)廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)閱知 （2）由企改辦閱讀并提出是否可進(jìn)行“特廠”試驗(yàn)的意見 （3）擬在本周內(nèi)向全體職工群眾傳達(dá)。,二、不同公文的不同擬辦方法和要求