1、,公文培訓教程,主講人：楊其斌,涵義與種類 格式與寫作 管理與傳遞 心得與交流,公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位等合法組織，辦理各種公務時，使用的具有特定效力和規(guī)范格式的應用文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施管理，規(guī)范行為，融洽工作，記載和傳遞公務信息等的重要工具。,公文的涵義,公文的特點,權威性,時效性,規(guī)范性,模式性,法定性,法定的作者、法定的職權范圍和規(guī)定程序,強制閱讀、強制辦理或強制復文等執(zhí)行效力,內容符合法律法規(guī)政策；格式/行文程序規(guī)范,公文的體裁必須遵循規(guī)范的模式,時代性、及時性、效用時間的有限性,公文應遵循的原則,符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關規(guī)定

2、。 制定規(guī)章制度要切實可行，具有可操作性。,正確使用法定的計量單位和數字單位。（如長安汽車銷售71萬輛）,界定清楚，不得模棱兩可；前后一致，不得相互沖突。,觀點明確、條理清晰、文字簡煉、用詞用句準確、規(guī)范。,劃定密級或確定密級，由擬稿單位負責。涉及軍品名稱的，用代號表示，不劃密級，以普件行文。劃密和確定密級要準確、適度。,2000年8月24日由國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法 1996年5月3日由中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產黨機關公文處理條例 1999年12月27日由國家技術監(jiān)督局發(fā)布的國家行政機關公文格式,公文寫作的主要依據,：,行政公文（13種） ： 令、議案、決定、意見、公告、通告、

3、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。 黨的公文（14種）： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。 注：黨政機關一般不聯合行文。,公文的種類,公司常用的行政公文種類,通知、決定、報告、請示、批復、意見、 函、會議紀要、通報、公告、通告,其他應用文種,計劃、總結、簡報、講話稿,涵義與種類 格式與寫作 管理與傳遞 心得與交流,涵義： 適用于批轉下級機關、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，或發(fā)布黨內法規(guī)、傳達上級機關的批示，或傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知、執(zhí)行的事項以及任免人員。,一、通 知,通知的種類,批示類,頒轉類,知照類,上級機

4、關對下屬機關、單位就某項工作發(fā)出批示、提出要求、作出安排，而又不能或不宜使用命令、批示轉文時，就用批示通知。,（1）發(fā)布類：用于發(fā)布規(guī)章、法規(guī)； （2）轉發(fā)類：用于轉發(fā)上級和不相隸屬機關的來文； （3）批轉類：用于批轉下級機關的公文。,主要用于告知某些事項、情況或意圖、任免干部、召開會議、變更機關名稱、設置或拆并機構等事項。,標題 ：通常有三種形式 （1）發(fā)文機關名稱+事由+文種 如：長安公司+關于加強防汛工作+的通知 （2）事由+文種 如：關于辦理因病退休（職）鑒定+的通知 （3）文種（通知）,通知的結構與寫法,正文：通知緣由+通知事項+結尾 （1）通知緣由：通常是單獨一個自然段，有的以形勢

5、、背景、情況入題；有的直接說明通知的根據、原因和目的。如：“為了根據經研究現決定特作如下通知：” （2）通知事項：正文的主體部分，或下達批示、布置任務、作出要求，或告知情況，寫法通常采用條例式、分條列項寫出。通知事項的寫作必須內容明確、具體、條理清楚。 （3）結束語：通常提出希望、號召或具體執(zhí)行要求。如主體部分已意盡言止，則不必專門寫結束語。 落款：寫出發(fā)文機關名稱和發(fā)文時間。,1、適用范圍 報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問或提出建議，是一種陳述性的上行公文。,二、報 告,報告的種類,專題報告,調查報告,用于向上級機關匯報、反映某一項工作、某一事件、某個特殊情況或專門事

6、項。內容比較專一、集中，一事一項。,通過對典型的問題、情況、事件的深入調查，經過分析、綜合，從而揭示出其本質或客觀規(guī)律的書面報告。,綜合報告,用于向上級匯報、反映本單位一段時間內全面工作或幾個方面工作情況，包含內容廣泛，具有很強的綜合性。,由首部、正文和落款三個部分組成。 （1）首部：包括標題和主送機關。 標題：常見有兩種形式，一種由事由和文種組成；一種由發(fā)文機關、事由和文種組成。 主送機關：頂格寫上受文單位全稱。 （2）正文：報告緣由+報告事項+報告結語 報告緣由：簡單說明報告原因、目的和意義。 報告事項：這是報告的主干部分，一是工作情況及問題；二是進一步開展工作的意見。 報告結語：通常以呈

7、請語“特此報告”、“以上報告”、“請審閱”作結。 （3）落款：署發(fā)文機關名稱和成文日期。,報告的結構和寫法,適用于向上級機關請求指示、批準。 種類： 請求指示的請示。為請求上級給予明確處理某一問題的政策、辦法而寫出的請示。 請求批準的請示。用于工作中遇到本機關職權范圍以外的事情發(fā)生，不能自行解決辦理。 請求批轉的請示。職能部門對具有全局性或普遍性問題提出解決辦法、意見，但按行文規(guī)則不能直接向某些單位行文要求辦理，只能用此類請示報經上級機關批準后，成為上級機關指揮性批轉文件，下達給有關單位。,三、請示,請示的行文一般包括標題、正文和落款。 標題：通常用完全式公文標題。注意，標題中不得出現祈請類詞

8、語；文種請示之后切忌加寫“報告”二字。 正文：請示理由+請示事項+請示結語 請示理由：說明為什么要請示、提出請求的原因、背景或依據等。 請示事項：是請求上級機關指示或同意、批準的具體內容，要寫的直接、明白、具體。不可含糊其辭、摸棱兩可。 請示結語：一般以實踐中形成的規(guī)范化結語作結。 落款：黨的機關的請示在落款處署發(fā)文機關名稱和日期；行政機關的請示如非聯合行文，則不署發(fā)文機關，只標成文日期。,請示的結構和寫法,（1）所請示的主要問題必須在標題中明確反映出來，文中要寫明請示的問題，并說明理由，提出解決問題的意見或辦法（最好有兩個方案），以供領導決策時參考。字數一般不超過一千字。 （2）主旨單一、集

9、中，一文一事。 （3）應逐級行文，一般不越級請示。 （4）不多頭請示，只主送一個上級機關，需同時報送其他機關的，應當用抄送形式。（否則可能會得到兩個不同的結果，無法執(zhí)行），且不送領導者個人。 （5）請示與報告絕不能混用，不得用“報告”或其他文種的公文請示問題。,請示的注意事項,涵義： 計劃是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位對未來一定時期的工作預先作出安排時，使用的公用事務文書。 作用： 貫徹黨和國家的路線、方針、政策及上級指示。 領導和指導工作，使決策具體化。 建立正常的工作秩序，提高工作效率。 檢查工作、總結經驗。,四、計劃,明確的目的性，這是計劃的靈魂。 科學的預見性。 執(zhí)行的約束性。 實施

10、的可調性。,計劃的特點,一般采取文字表述式、表格式、表述表格結合式三種。 （1）文字表述式（如部門年度計劃）：標題+正文+落款 標題。通常由單位名稱、時限、計劃內容、文種組成。 正文。一般由前言、主體、結語組成。 前言：是全文的導語，寫明任務依據，提出總的要求； 主體：由計劃的目標、措施、步驟“三要素”組成。但不同的計劃對這些要素有不同的側重與取舍。 結語：簡明扼要的發(fā)出號召并提出希望，或描述計劃實施后的前景。 落款。在正文后面寫明制文單位或制文日期。,計劃的寫法,（2）表格式（如季度生產計劃） 項目具體、內容簡單的計劃可采用表格形式。它的特點是主要用表格的形式反映。 （3）表述表格式 綜合計

11、劃或重大的專題計劃，大多涉及面廣、內容豐富，往往采用文字表述與表格結合式寫法。 正文部分的前言、主體、結語主要采用文字表述，而相關的計劃指標、工作進度、完成時限等則用表格列出。,無論何種形式計劃，其計劃事項必須具體，要有量化指標、具體的時間節(jié)點、明確的責任單位。特別是基層單位的計劃，必須細化、具體； 計劃必須體現系統(tǒng)性，下級機關要根據上級計劃來制定。如“集團公司計劃二級部門計劃各處室計劃員工個人計劃”。,長安公司年度工作計劃,各部門年度工作計劃,各處行動計劃,注意事項,涵義： 總結是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位對前一段工作進行回顧、評價和分析研究，找出成績與問題、經驗與教訓，以指導今后工作的

12、公用事務文書。 作用： 明確得失，提高水平； 加強管理，指導工作； 互通情況，彼此借鑒。,五、總 結,客觀性與回顧性相結合； 科學性與理論性相結合； 敘述性與議論性相結合。,總結的特點,由標題、正文、落款三部分組成 標題 公文式。這種標題一般用于工作總結。由單位名稱、事由、時間、文種四要素組成。如長安公司2006年黨委工作總結。 新聞式。這種標題常用于專題總結。可分為單標題和復式標題兩種形式。 單標題，如財務部開展優(yōu)質服務競賽活動回顧 復式標題，如苦練內功 狠抓質量 搶占市場 重振雄風長安公司開展“雙學”活動總結。,總結的寫法,正文 正文包括前言和主體兩部分。 前言，即總結的開頭，要緊扣中心、

13、開宗明義。常用的方式有： 概述式。概括介紹基本情況，工作的背景、時間、地點、條件等； 結論式。先明確提出總結的結論，然后再引出下文； 提示式。對工作的主要內容作提示性、概括性介紹； 提問式。先設問提出問題，點明總結的重點，以引起人們的關注； 對比式。開頭對有關情況進行比較，展示成績，表明優(yōu)勢，引出下文。,主體：是總結的核心部分，主要包括以下內容： 基本情況概述； 成績與經驗；（這是總結的主要內容） 問題與教訓； 今后設想和努力方向。 總結正文部分一般有如下幾種常用的結構形式 分部式。按“情況成績經驗問題意見”或者“主旨做法效果體會”的順序，分成幾個大部分依次來寫； 階段式。分階段進行總結； 條

14、文并列式。把總結的內容按性質進行分類，逐條逐項排列總結； 貫通式。緊緊圍繞主旨，總結事態(tài)發(fā)展的全過程，前后貫通總結； 總分式。先總述工作情況，然后再分若干工作逐項總結。 落款，包括署名和日期。,總結是在工作結束后對計劃完成情況的鑒定。所以任何形式的總結都要依照計劃進行； 總結條理要清楚，盡量用數據說話，如一味的用文字闡述，就缺乏說服力； 要寫出個性，分清主次，切忌膚淺。,注意事項,1、概念和適用范圍 （1）概念：記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行，用“會議紀要”。 （2）適用范圍： 會議紀要適用于記載、傳送會議主要情況、精神和議定事項； 會議紀要是較為重要會議的產物，是會

15、議重要成果的反映，有溝通情況、統(tǒng)一認識、布置工作的記載憑證作用。,六、會議紀要,2、會議紀要的寫法 會議紀要的結構：標題+正文+落款 標題： 一般由會議名稱和文種兩項構成。 正文：包括前言、主體、結尾三項內容 主體是會議紀要的核心內容，寫作時要緊緊圍繞中心議題，把會議形成的決定、決議準確的表述清楚。 落款：包括署名和時間兩項內容。,3、會議紀要寫作具體要求和注意事項 力求精煉，不能記流程帳。不是時間、地點、參加人員、每人所講的內容都一一寫下來，甚至天氣情況等都寫；重點是寫經過討論，最后形成的決定，達成的一致意見。否則等于會議記錄。 要把個人觀點上升公司意志。不能簡單地寫徐總要求什么、張總又要求

16、什么，應該寫成，會議經討論決定了有關事項，現紀要如下。如“會議聽取，會議強調，會議指出，會議要求，會議號召”等。 紀要的時效性強，必須在會后24小時之內形成正式文件。 一般性會議或只涉及5個（含5個）以下部門參加的，由此所形成的會議紀要，用白頭文形式下發(fā)。,1、概念和適用范圍 （1）概念：工作情況的簡要報道。 （2）適用范圍：是機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位用于向上級迅速及時報告工作情況，反映存在的問題，向下級推廣經驗、指導工作，向平行單位互通情況、交流信息和工具。,七、簡 報,2、簡報的分類及特點,（1）分類：根據其反映的內容，可以分為情況簡報和會議簡報。 1）情況簡報：動態(tài)性簡報、經驗性簡報

17、、批示性簡報 2）會議簡報： （2）特點：真實、新穎、簡潔、快速,3、簡報的結構及寫法,結構：報頭+正文+報尾三部分組成 （1）報頭：主要包括簡報名稱、期數、編發(fā)單位和印發(fā)時期等項。舉例 （2）正文： 標題： 一是直述式；二是比擬法、三是提問法；四是雙標題法。 主文：導語、主體、結尾 報尾：簡報的最后一頁下方，用兩條平行橫線相夾，寫清報、送、發(fā)單位名稱。有的還寫明上級機關領導人職務及姓名。橫線下面注明共印份數，圓括號括入。,涵義與種類 格式與寫作 管理與傳遞 心得與交流,是公文權威性和嚴肅性在形式上的體現，是公文效用的重要保證。 （一）公文方面要素： 國家行政機關公文處理辦法中的公文格式一般由

18、：發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等要素。,公文格式,（二）公文的文面格式及制作要求 公文用紙張采用國際標準A4型紙，一般每頁22行、每行28字。標題用2號小標宋，主送單位和正文用3號仿宋。 公文格式：眉首+主體+版記 1、眉首部分 （1）公文份號。版心左上角第1行，7位數字，如0000012； （2）秘密等級和保密期限。版心右上角第1行，如“秘密一年” （3）緊急程度。標注于秘密下方。特急、急件 （4）發(fā)文機關名稱。如長安汽車（集團）有限責任公司 （5）發(fā)文字號。如長集司2007

19、110號 （6）簽發(fā)人。供上行文使用，發(fā)文字號右側空兩個字標注,（二）主體部分 1、公文標題。 2、題注。標題之下，居中書寫，如“XX年X月X日會議通過” 3、主送機關。 4、正文。 5、附件。 6、發(fā)文機關署名。 7、成文日期。大寫，不用阿拉伯數字。 8、印章。 9、附注。,（三）版記部分 1、主題詞。類別詞、類屬詞和文種三部分組成。“主題詞：”三字黑體字，后面的主題詞用宋體，每個主題詞間隔一個字，一般3-5個。 2、抄送。首行空一字加冒號。抄送機關之間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，末尾加句號。 3、印發(fā)機關和印發(fā)日期。 4、頁碼。,（四） 公文格式中的幾個細節(jié) 1、引用公文：

20、引用公文的結構順序是:發(fā)文時間、發(fā)文標題、發(fā)文字號。 注意：發(fā)文時間可以省略；發(fā)文字號用“（）”標注出來；不能只引文號，不引標題。如果原文標題沒有發(fā)文機關，還需加上發(fā)文機關。 常見錯誤 （1）順序顛倒，沒有標注 為進一步加強向公司辦報送重大緊急信息的工作，根據渝委辦2002 82 號中共重慶市委辦公廳重慶市人民政府辦公廳關于進一步加強重大緊急信息報送工作的通知精神，現就有關事項通知如下： （2）有標注，但順序顛倒 為進一步推進公文處理工作的科學化、規(guī)范化，提高公文運轉效率，按照中秘文發(fā)200556號文件(中共中央辦公廳秘書局國務院辦公廳秘書局關于印發(fā)的通知)精神，經集團公司領導同意，現決定啟用公文二維條碼。,2、附件的標識 常見錯誤 附件一：環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系工作計劃 附件二：安全質量標準化工作計劃 正確標注 附件：1.環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系工作計劃 2.安全質量標準化工作計劃 如果附件名稱比較長，一行容納不下，回行應該與本附件名的第一個字對齊。,3、公文中的數字 錯誤：漢字與阿拉伯數字混用 辦法規(guī)定： 除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、節(jié)略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。,4、配文 注意：印發(fā)、轉發(fā)的文件不能作附件，被印發(fā)、轉發(fā)文件應在版記之前，不能放在主題詞之后 關于印發(fā)工作計劃的通知 ： 。 年月日 工作計