XX公司文書管理制度文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。(五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。(六)外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。(七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實。公文管理規(guī)定第一條本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴(yán)守機密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第四條pnb0公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第六條公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。草擬公文應(yīng)注意以下事項：(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。(二)反映情況要客觀，實事求是。(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。第七條各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。第八條各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十一條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：(一)以公司名義對外發(fā)文，一律字(年)號；(二)公司黨總支發(fā)文，用黨字(年)號；(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字(年)號；(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用監(jiān)字(年)號；(五)董事局發(fā)文，用董字(年)號；(六)董事局委員會發(fā)文，用董字(年號；(七)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用董字(年)號；(八)其他管理部門的發(fā)文，用字(年)號。第十三條董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。文書管理規(guī)則總則第一條目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。承辦部門第三條總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條主辦及會辦部門(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。行文第六條行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。(七)其他：1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤?.會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文?？偣芾硖幐鞑俊⑹?、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。6.以部門名義蓋部門章：采購部門對廠商的行文。人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。7.應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門