時(shí) 間 管 理 (講師版 ) 講 義 成 事 在 人 Talent makes the real difference! 計(jì)劃、個(gè)人成效與時(shí)間管理 計(jì)劃、個(gè)人成效與時(shí)間管理 是通過(guò)建立以?xún)r(jià)值為基礎(chǔ)，從結(jié)果出發(fā)的時(shí)間管理體系，使經(jīng)理人學(xué)會(huì)從瑣瑣碎碎的工作干擾及巨大的工作壓力下中解放出來(lái)，更大限度地實(shí)現(xiàn)工作與生活的平衡，從而發(fā)揮個(gè)人成效，以充實(shí)、美好的心態(tài)面對(duì)工作，用科學(xué)、實(shí)用的工具與方法管理工作。 培 訓(xùn) 內(nèi) 容 一、分辨?zhèn)€人的價(jià)值 時(shí)間管理是建立在價(jià)值基礎(chǔ)上的選擇 質(zhì)變與應(yīng)變：找到自己的價(jià)值和目標(biāo) 效率與成效：建立成效觀念 The enemy of the “best” is the good. 3D與傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)下管理人員的習(xí)慣 價(jià)值和目標(biāo)是決定輕重緩急的依據(jù) 二、時(shí)間管理技巧 尋找壓力的來(lái)源：大腦負(fù)擔(dān) 不同類(lèi)型問(wèn)題采取不同方法處理： 4D 抓主要矛盾，系統(tǒng)化解決主要矛盾： 八二規(guī)則 優(yōu)先矩陣：分辨重要與緊迫 阻礙生產(chǎn)力提高的十大障礙及相應(yīng)對(duì)策 安排日程 建立文檔系統(tǒng) , 清理桌面 授權(quán) 工作的分解途徑 吃大象原理 大腦圖的運(yùn)用及實(shí)例 三、確立目標(biāo) 事件構(gòu)成了生命 ， 目標(biāo)決定成敗與命運(yùn) 目標(biāo)的挑戰(zhàn) 目標(biāo)的特征：何為好目標(biāo) ， 如何制定目標(biāo) 四、把知識(shí)化為行動(dòng) 制定個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃 適 用 對(duì) 象 總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門(mén)主管 學(xué) 員 收 益 尋找并克服阻礙個(gè)人成功的障礙 學(xué)會(huì)設(shè)立目標(biāo)掌握生活 分清效率與成效，培育成效觀念 學(xué)會(huì)計(jì)劃與授權(quán)技巧 理解制變，擺脫危機(jī)管理與工作壓力 理解重要與緊迫的區(qū)別，學(xué)會(huì)專(zhuān)注 學(xué)會(huì)自我管理的實(shí)用工具 學(xué)習(xí)基本時(shí)間管理原則和技巧 時(shí) 間 管 理 課程目標(biāo) 明確時(shí)間的概念 了解時(shí)間管理的誤區(qū) 具備時(shí)間管理的能力 課程內(nèi)容 時(shí)間管理的概念 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的工具 時(shí)間管理的建議 課程內(nèi)容 時(shí)間管理的概念 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的工具 時(shí)間管理的建議 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存在的目的，生命誕生的時(shí)刻；生命枯萎的時(shí)刻；播種的時(shí)刻；收成的時(shí)刻 以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話的時(shí)刻。 舊約圣經(jīng)之傳道書(shū) 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸， 我們利用時(shí)間，否則時(shí)間利用我們。 “不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” 杜拉克 “管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間管理”就是“自我”管理； 很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問(wèn)題； 其實(shí)并沒(méi)有所謂時(shí)間太多或時(shí)間不夠的情形所在； 一天就是二十四小時(shí)，不多也不少； 不管你是誰(shuí)，都是一樣的； 所謂時(shí)間太少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已； 時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺(jué)告訴他們值得去做的事； “能夠做”和“本來(lái)可以做”基本上并沒(méi)有多大的差別存在 EDWARDWCARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立 4間店，到 1968年為止共擁有 46家連鎖店，他曾經(jīng)在“ FORTUNE”上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題： “對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)。我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做”。 案例：老王的故事 延 誤 原 因 1、沒(méi)有以第一時(shí)間把報(bào)告做好 拖延，沒(méi)有界定緩急先后 2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾 3、 下班回家 交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束 5、放棄工作 不能自我約束 6、賴(lài)床 不能自我約束 7、沒(méi)有帶一些文件回家 善忘 8、上班 交通堵塞 時(shí)間管理學(xué)的演變 第一代 第二代 第三代 第四代 優(yōu)點(diǎn)： 重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力強(qiáng)，有順應(yīng)時(shí)勢(shì)的變通能力； 人際關(guān)系較佳 時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太復(fù)雜，會(huì)逐步完成待辦事項(xiàng) 缺點(diǎn)： 沒(méi)有嚴(yán)格的組織架構(gòu)； 因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付； 最重要的事就是眼前的事 優(yōu)點(diǎn)： 準(zhǔn)時(shí)赴約做答應(yīng)做的事 通過(guò)制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事 因事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事較能發(fā)揮實(shí)效 缺點(diǎn)： 實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo)，卻未必滿(mǎn)足真正的需求 最重要的事就是時(shí)間表上的事 優(yōu)點(diǎn)： 能將價(jià)值觀化為目標(biāo)與行動(dòng) 能發(fā)揮短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)的效果 效率提高，時(shí)間與自我更具管理技巧 缺點(diǎn)： 價(jià)值觀未必符合自然法則 最重要的事因急迫性與價(jià)值觀而定 優(yōu)點(diǎn)： 集前三代時(shí)間管理學(xué)于大成的時(shí)間管理理論，側(cè)重于先做重要的事，而非急迫的事 講求多方面平衡 改變思想而非改變行為 時(shí)間的特性 供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是 24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。 無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。 無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴(lài)于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。 無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。 四個(gè)影響時(shí)間效率的因素 人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性 人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律 人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道 “ 重要 ” 與 “ 緊要 ” 之區(qū)別 有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng) 請(qǐng)完成 時(shí)間管理練習(xí) 課程內(nèi)容 時(shí)間管理的概念 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的工具 時(shí)間管理的建議 請(qǐng)完成 時(shí)間管理能力自測(cè)題 時(shí)間管理的誤區(qū) 工作缺乏計(jì)劃 組織工作不當(dāng) 時(shí)間控制不夠 整理整頓不夠 進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間大盜有： 打擾 （電話或沒(méi)有預(yù)約） 重要性次序無(wú)所調(diào)整 沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕 個(gè)人缺乏組織能力 缺乏自律 會(huì)議 資料不完整或有所延誤 文書(shū)工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)力 走出誤區(qū) 1 積極 2通 盤(pán) 考慮 3按 順 序 做事 4 提前 準(zhǔn)備 課程內(nèi)容 時(shí)間管理的概念 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的工具 時(shí)間管理的建議 時(shí)間管理的原則 明確目標(biāo) 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時(shí)間 明確你的價(jià)值觀 價(jià)值觀是我們 想 和做的基本原則，它是進(jìn)行 時(shí)間安排的最基本的因 素 。 我們有不同的價(jià)值標(biāo) 準(zhǔn) ，它們 形 成我們個(gè)人特性的基 礎(chǔ) ，也是我們進(jìn) 行 時(shí)間管理的基 礎(chǔ) 。 大多 數(shù) 時(shí) 候 ，我們根據(jù)自己的價(jià)值觀 采 取行動(dòng) ， 雖然往往沒(méi) 有意 識(shí)到這 一點(diǎn)。 練習(xí)中的價(jià)值觀： 健康 看牙醫(yī) ， 洗澡 ， 等等 家庭 給家里 打 電話 ， 等等 友 誼 買(mǎi)禮物 ， 回信 ， 參 加 聚餐 ， 拜訪朋友 ， 等等 愛(ài) 情 準(zhǔn)備燭光晚餐 ， 等等 工作 簡(jiǎn)報(bào) ， 電視節(jié) 目，會(huì) 議 ， 整 理 材料，考 試 ， 等等 金錢(qián) 夜 間 兼職 的 面試 ， 等等 興 趣 看演唱 會(huì)， 等等 明確我們的目標(biāo) 目標(biāo)是我們的 需 求 和 愿望 我們 想得到什么。 它們 應(yīng) 該直接源于 我們的價(jià)值觀。 第一步 請(qǐng)你寫(xiě)下你覺(jué)得重要并想要擁有的東西 （ 你“ 要的 ” 可能是有形的資產(chǎn)（如一棟房子）或無(wú)形資產(chǎn)（如一個(gè)美滿(mǎn)的家庭） ） 確定上面所列項(xiàng)目中最重要的五項(xiàng) 第二步：貢獻(xiàn)與成就 當(dāng)我發(fā)白日夢(mèng)時(shí)，我看見(jiàn)自己做什么？ 如果沒(méi)有時(shí)間及資源的限制，我會(huì)選擇做什么？ 什么是我未來(lái)對(duì)別人最重要的貢獻(xiàn)？ 我有什么已發(fā)展或未發(fā)展的才能？ 有什么事是我應(yīng)該去做，但往往用不同的借口而放棄不干的？ 第三步： 回顧有影響的人士 哪幾位是在你一生中 ， 對(duì)你有正面影響的典范 ？ 為什么他們對(duì)你有這么重大的影響 ？ 這些人士有哪些卓越的品質(zhì)或貢獻(xiàn)是你所仰慕的 ？ 還有哪些性格特征是你平日最佩服的 ？ 第四步：生命中留下的影響 角色 貢獻(xiàn)宣言 家庭角色 工作角色 職業(yè)角色 生活角色 潛意識(shí)訓(xùn)練 有計(jì)劃有組織地進(jìn)行工作 墨菲定律 “ 如何做 ” 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)方案 （ 途徑 、 方法等 ） “ 如何分工 ” 各成員分別做什么 ， 分別承擔(dān)什么樣的責(zé)任 “ 何時(shí)做 ” 準(zhǔn)備時(shí)間 、 起止時(shí)間 、 進(jìn)度安排 “ 涉及范圍 ” 涉及哪些部門(mén) 、 哪些地理范圍 “ 投入多少資源 ” 成本 、 費(fèi)用 、 代價(jià) “ 應(yīng)變措施 ” 考慮應(yīng)付意外的對(duì)策 制定計(jì)劃的一般過(guò)程 1.圍繞最終目標(biāo)，明確當(dāng)前目標(biāo)范圍 要點(diǎn)：計(jì)劃方向與最終目標(biāo)一致；初步鎖定當(dāng)前目標(biāo)區(qū)域 針對(duì)點(diǎn)：明確當(dāng)前做什么；估算當(dāng)前能做到大致什么程度 2.根據(jù) SMART原則，制定初步目標(biāo) 要點(diǎn)：使當(dāng)前目標(biāo)逐步成為好的工作目標(biāo) 針對(duì)點(diǎn)：好的工作目標(biāo)是計(jì)劃的核心； SMART原則 3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實(shí)情況，修訂目標(biāo) 要點(diǎn)：與過(guò)去比較，確定改進(jìn)；收集相關(guān)信息，評(píng)估影響因素；調(diào)整初步目標(biāo) 針對(duì)點(diǎn)：好的工作目標(biāo)是計(jì)劃的核心； SMART原則 4.分為關(guān)鍵目標(biāo)和日常目標(biāo)并明確達(dá)成標(biāo)準(zhǔn) 要點(diǎn)：關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域，維持一般領(lǐng)域；定好標(biāo)尺 針對(duì)點(diǎn)：分清既定目標(biāo)群中的主次；定位要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn) 制定計(jì)劃的一般過(guò)程 5.制定相應(yīng)行動(dòng)方案 要點(diǎn)：分析實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需解決的問(wèn)題 針對(duì)點(diǎn)：考慮怎樣做 、 技術(shù)路線問(wèn)題 6.落實(shí)責(zé)任人 、 獎(jiǎng)懲 要點(diǎn)：落實(shí)每個(gè)目標(biāo)由誰(shuí)負(fù)責(zé) 、 由誰(shuí)執(zhí)行 、 由誰(shuí)協(xié)調(diào) 、 由誰(shuí)檢查 ， 并明確相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施 針對(duì)點(diǎn)：責(zé)任到位；獎(jiǎng)罰分明 7.制訂進(jìn)度表 要點(diǎn)：各項(xiàng)行動(dòng)方案的時(shí)間問(wèn)題 、 資源供給情況 、 成本等 針對(duì)點(diǎn)：約束條件 8.分配資源 要點(diǎn)：分配需要的資源 、 需要投入的時(shí)間和投入的量 針對(duì)點(diǎn)：資源保證 9.審定計(jì)劃 要點(diǎn)：評(píng)價(jià)計(jì)劃的完整性和可行性 針對(duì)點(diǎn)：計(jì)劃與最終目標(biāo)的必然聯(lián)系 分清工作的輕重緩急 優(yōu)先矩陣 二維分法 優(yōu)先級(jí)排序 優(yōu)先矩陣 緊急 任務(wù) 指 ：如果不能 按 期完成，它對(duì)你 或別人的價(jià)值會(huì)減 少甚至消 失。 重要任務(wù) 指 ：如果它成 功 地完成，你 或別 人將取 得 很大的 收 益 。 帶 來(lái)的 收 益越 高， 這 項(xiàng)任務(wù)的重要程度 越 高。 緊急 不緊急 重要 不重要 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng) 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng) 優(yōu)先矩陣 緊急 重要 不重要 不緊急 偏重第一類(lèi)事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 緊急 重要 不重要 不緊急 偏重第二類(lèi)事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī) 緊急 重要 不重要 不緊急 偏重第三類(lèi)事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 緊急 重要 不重要 不緊急 偏重第四類(lèi)事務(wù)，結(jié)果 全無(wú)責(zé)任感 工作不保 依賴(lài)他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生 優(yōu)先級(jí)排序 第二種分