版本： A (編號(hào) :QT-XZ-WJ-2004-002) 行政辦公規(guī)范管理制度 目 錄 （ 1） 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 （ 2） 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 （ 3） 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 （ 4） 第四章 語(yǔ)言規(guī)范 （ 5） 第五章 嚴(yán)禁事項(xiàng)及行政辦公要求 （ 6） 第六章 公文管理制度 （ 7） 第七章 印章管理制度 （ 8） 第八章 辦公物品管理制度 (9) 第九章 會(huì)議管理制度 (10) 第十章 保安及保潔管理制度 (11) 第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 (12) 第十二章 保密管理制度 (13) 第十三章 車輛管理制度 (14) 第十四章 文件管理與控制制度 (15) 第十五章 相關(guān)表格 行政辦公規(guī)范管理制度 概述： 是對(duì)企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語(yǔ)言和行為等基礎(chǔ)性事項(xiàng)進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一； 設(shè)計(jì)依據(jù)： （ 1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)； （ 2）體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律； （ 3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識(shí)； （ 4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 第一條 工牌 （ 1）上班時(shí)間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （ 2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； 第二條 工裝： （ 1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。 （ 2）工裝分春、秋工裝各一套； （ 3）凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （ 4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （ 5）員工工裝由部門負(fù)責(zé)人向行政部申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部領(lǐng)取； （ 6）員工負(fù)責(zé)定時(shí)自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無(wú)損，如有破損或丟失，自行購(gòu)買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政 部組織購(gòu)買； （ 7）不得在工作時(shí)間外穿著工裝（具體情況可另定）； （ 8）工裝費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工在離職時(shí)： 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作三個(gè)月到六個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的 50%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作六個(gè)月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表 端莊、整潔 （ 1）頭發(fā)： 員工頭發(fā)要經(jīng)常清 洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長(zhǎng)； （ 2）指甲： 指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色，不宜戴假甲； （ 3）胡子 不留胡須，應(yīng)經(jīng)常修剪； （ 4）口腔 保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （ 5）面部 女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水），男性職員應(yīng)保持面部清潔； （ 6）服飾 清潔、方便 a 男性職員 在工作場(chǎng)所必須著西裝，打領(lǐng)帶； 襯衫：顏色白、灰、淡藍(lán)為主 襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢； 領(lǐng)帶：注意與西裝、襯衫顏 色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)； 領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b 女性員工 在工作場(chǎng)所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗； （ 7）員工工作時(shí)不得穿大衣或過(guò)分臃腫的服裝； （ 8）鞋子應(yīng)保持清潔（以黑色為主），如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)； 第四條 姿勢(shì)和動(dòng)作 保持優(yōu)雅 （ 1）站姿 兩腳腳跟著地，腳尖離開(kāi)約 45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在會(huì)見(jiàn)客戶或出席儀式時(shí)的站立場(chǎng)合，或在長(zhǎng)輩、上級(jí)面前，不得把手交叉抱在胸前； （ 2）坐姿 坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方； 要移動(dòng)椅子的位置時(shí)，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐； （ 3）走姿 挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動(dòng)；步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不跑步； 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點(diǎn)頭行禮表示致意； 二、 握手時(shí)的禮儀： （ 1）目視對(duì)方眼睛； （ 2）握手時(shí)脊背要挺直，不彎腰低頭； （ 3）要大方熱情，不卑不亢； （ 4）伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的； （ 5）異性間女性應(yīng)先向男性伸手； 三、 出入房間的禮貌： （ 1）進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽(tīng)到應(yīng)答再進(jìn)； （ 2）進(jìn)入后，回手關(guān)門，不能大力，粗暴； （ 3）進(jìn)入房間后，如對(duì)方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （ 4）如有急事要打斷說(shuō)話，也要看住機(jī)會(huì)。而且要說(shuō)： “對(duì)不起，打斷您們的談話 ”； 四、 遞交物件時(shí) （ 1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對(duì)方的方向遞上去； （ 2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著； （ 3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng) 把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步 無(wú)論在自己的公司，還是對(duì)訪問(wèn)的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說(shuō)話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時(shí)遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。 六、 物品和設(shè)備使用 （ 1）公司的物品不能野蠻對(duì)待，挪為私用； （ 2）及時(shí)清理、整理帳簿和文件、對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉； （ 3）借用他人或公司的東西，使用后及時(shí)送還或歸放原處； （ 4）工作臺(tái)上不能擺放與工作無(wú)關(guān)的物品； （ 5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （ 6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等； 七、 電話使用 （ 1）電話來(lái)時(shí)，聽(tīng)到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡(jiǎn)； （ 2）通話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門； （ 3）對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下要點(diǎn)； （ 4）未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方； （ 5）結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話簡(jiǎn)； （ 6）隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆； （ 7）通話簡(jiǎn)明扼要，不得在電話中聊天； （ 8）對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人； （ 9）在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收 人； （ 10）工作時(shí)間內(nèi)，不得打私人電話； 八、會(huì)議 注意 （ 1）提前到會(huì)場(chǎng)做好準(zhǔn)備，并將手機(jī)調(diào)整到帶震狀態(tài)； （ 2）領(lǐng)導(dǎo)入會(huì)時(shí)，應(yīng)起立示意； （ 3）會(huì)議中不準(zhǔn)隨便出入，若有急事請(qǐng)假，要放輕腳步，輕輕離開(kāi)； （ 4）他人發(fā)言時(shí)，要注意凝聽(tīng)，且不得在下面小聲討論，防止語(yǔ)言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)； 九、 接待工作 （ 1）在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi)，不缺席； （ 2）有客戶來(lái)訪，馬上起來(lái)接待，并讓座； （ 3）來(lái)客多時(shí)以序進(jìn)行，不能先接待熟悉客戶； （ 4）對(duì)事前已通知來(lái)的客戶，要表示歡迎； （ 5） 應(yīng)記住常來(lái)的客戶； （ 6）接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù)； 十、 介紹和被介紹 （ 1）無(wú)論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應(yīng)該對(duì)介紹負(fù)責(zé)； （ 2）直接見(jiàn)面介紹的場(chǎng)合下，應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者； 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長(zhǎng)的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，可把本公司的人介紹給別的公司的人； （ 3）把一個(gè)人介紹給很多人時(shí)，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí)，若女性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、 辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無(wú)關(guān)物品。（私人皮包、報(bào)紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈 30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開(kāi)時(shí)椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼； 五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、提包 /手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放置； 第四章 語(yǔ)言規(guī)范 一、 交往語(yǔ)言： （ 1）致敬打招呼 你好！ XX您好！您早！早上好！早！ XX早！ （ 2）請(qǐng)求協(xié)助或詢問(wèn) 請(qǐng)、請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)您、勞駕您； （ 3）表示感謝 謝謝！多謝！ （ 4）打擾別人 對(duì)不起！很抱歉！ 二、 電話語(yǔ)言： （ 1）總機(jī)接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過(guò)三次）：您好！高倫公司； （ 2）分機(jī)轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！ XX部，我是 XX； （ 3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！ XX部，對(duì)不起， XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？ 三 、接待語(yǔ)言： （ 1）您好！ （ 2）能為您做點(diǎn)什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （ 3）請(qǐng)登記！ （ 4）請(qǐng)稍候！ （ 5）請(qǐng)坐！ （ 6）請(qǐng)?jiān)试S我先通報(bào)一聲； （ 7）對(duì)不起； （ 8）我立即去聯(lián)系； （ 9）打擾您一下！ （ 10）好的或行； （ 11）我?guī)湍蚵?tīng)一下，待會(huì)給您回復(fù)； 第五章 行政辦公管理要求 一、 嚴(yán)禁在上班時(shí)間、辦公區(qū)進(jìn)餐； 二、 嚴(yán)禁在整個(gè)工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 嚴(yán)禁上班時(shí)間吃零食； 四、 嚴(yán)禁工作時(shí)間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 嚴(yán)禁工作時(shí)間看報(bào)紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 嚴(yán)禁參加會(huì)議時(shí)無(wú)故早退、交頭接耳等； 七、 嚴(yán)禁工作時(shí)間講臟話、粗話、開(kāi)玩笑、叫小名等； 八、 會(huì)議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，使用會(huì)議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時(shí)清理干凈，關(guān)好電源、鎖門； 九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物； 十、 堅(jiān)持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 上班時(shí)間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的事情，不將個(gè)人情緒帶到工作中去，認(rèn)真履行工作職責(zé)； 十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào) ,禁止女性穿低胸等過(guò)于暴露衣裝及穿拖鞋上班； 十三、 工作時(shí)間不得因私事打公司長(zhǎng)途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名義發(fā)出的郵件須本人上級(jí)主管審核、報(bào)行政部批準(zhǔn)（特殊情況除外）； 十四、 不得隨意使用其他部門的電腦，私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)，不準(zhǔn)使用公司電腦； 十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及時(shí)歸還原處； 十六、 愛(ài)護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦 公室的安靜； 十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、不指點(diǎn)、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人，不故意損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團(tuán)結(jié)的事； 十八、 接待來(lái)訪和業(yè)務(wù)洽談，請(qǐng)?jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 接待客人時(shí)面帶微笑，與賓客談話時(shí)站立端正，講究禮貌，用心聆聽(tīng)，不搶話插話，不爭(zhēng)辯； 二十、 因故外出，必須請(qǐng)示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須通知行政部； 二十一、 無(wú)工作需要，不要擅自進(jìn)入機(jī)要地，研發(fā)技術(shù)室、財(cái)務(wù)室等、檔案室、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十 二、 愛(ài)護(hù)辦公財(cái)產(chǎn)，正確操作辦公設(shè)備設(shè)施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。（如內(nèi)部公文正反打印等） ； 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是對(duì)企業(yè)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專項(xiàng)制度； 設(shè)計(jì)依據(jù)： （ 1）貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)決議和指令； （ 2）記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全部信息； （ 一 ） 公文的范圍 一、 內(nèi)部公文： 是指公司內(nèi)各部門、部 門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來(lái)文書，分為上行文（如：請(qǐng)示、報(bào)告、提案等）、下行文（如：命令、決定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動(dòng)合同）。 二、 外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人等外界進(jìn)行往來(lái)的文書，大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞?lì)?、禮儀類等； （ 二 ） 公文的寫作 一、 寫作要求： 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡(jiǎn)明扼要、一事一議、語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 二、 格式要求： （ 1） 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文 寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁(yè)尾； （ 2） 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)。 （ 三 ） 公文的存檔和編號(hào) 一、 分內(nèi)部公文（ N）和外部公文（ W）； 二、 公文發(fā)文時(shí)編號(hào)： QT-N（ W） -部門 -年代號(hào)（ 04） -次序號(hào) 如：行政部文件編號(hào)（內(nèi)部） QT-N-XZ-年代號(hào) -001 三、 科目代碼號(hào)： （ 1） 公文 G； （ 2） 文件 W； （ 3） 會(huì)議紀(jì)要 H； （ 4） 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位 X； （ 5） 合同 T； （ 6） 資料 z； （ 7） 其它 Q； 四、 公文存檔時(shí)編號(hào)： N（ W）科目代號(hào) -時(shí)間（ 00-00） -部門 -次序 如： 2003年 5月 12日采購(gòu)部?jī)?nèi)部公文存檔編號(hào)： N+G+（ 03-5-12） +cg+01 五、 文件夾目錄： 六、 合同的存檔： （ 1）各類合同正本或原稿保存于財(cái)務(wù)部，其他部門用影印件代替； （ 2） 經(jīng)濟(jì)類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財(cái)務(wù)部存查； （ 四 ） 公文的處理流程 一、 內(nèi)部公文 （ 1） 上行文： 均由行政部秘書負(fù)責(zé)收受、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞 交行政部辦理公文審批手續(xù)（附公文處理 /審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。行政部秘書負(fù)責(zé)提醒總經(jīng)理對(duì)公文進(jìn)行及時(shí)批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人，同時(shí)進(jìn)行收文登記（登記時(shí)間要精確）； （ 2）下行文： 由行政部根據(jù)公司決議或總經(jīng)理意圖起草并以公司名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記； （ 3）平行文： 即協(xié)作聯(lián)絡(luò)單，一式三聯(lián)，由發(fā)文部門將第一聯(lián)、第二聯(lián)分別送至受文部門與行政部，行政部登記并檢查、督促受文部門完成協(xié)作任務(wù)），受文部門需在最短時(shí)間內(nèi)予以回復(fù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)事宜； （流程圖） 二 、 外部公文： （ 1）統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)收受、登記，并視情況轉(zhuǎn)交相關(guān)負(fù)責(zé)人閱后歸檔； （ 2）外部公文的處理：具有專利性、獨(dú)特性、技術(shù)性的資料、特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密或關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益的外來(lái)文書，呈總經(jīng)理核閱后分 送相關(guān)部門處理并歸檔。外界與本公司或本公司各職能部門之間業(yè)務(wù)往來(lái)的一般性文書，或與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系的報(bào)表、宣傳函件等經(jīng)行政部秘書登記后直接交各經(jīng)辦部門處理后歸檔； （ 五 ） 公文的督辦 一、 公文的督辦由行政部文員負(fù)責(zé)，并及時(shí)間向總經(jīng)理反饋信息； 二、 行政部具有向公司各部門索取必要的資料和情況說(shuō)明的權(quán)力，具有催促各部門及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作的權(quán)力； （ 六 ） 公文的借閱 一、 借閱公文或資料須到行政部秘書處辦理借閱登記。秘密級(jí)以上的公文或資料須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱； 二、 秘密級(jí)文件或已解密的機(jī)密、絕密級(jí)文件及資料借出辦公室須經(jīng)行政部批后借閱；未解密級(jí)以上文件及資料不可借了辦公室； 三、 借閱期限最長(zhǎng)為一個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)； 四、 愛(ài)護(hù)借閱文件及資料，不得擅自涂改、勾面、剪載、抽取、拆散或損壞；未經(jīng)同意，不得摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借； 外單位借閱本公司文件或資料，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后方能借閱，未經(jīng)允許，不得擅自帶離辦公室或公司； 第七章 印章管理制度 概念：本制度是對(duì)公司印章的保管、使用等事項(xiàng)進(jìn)行的一項(xiàng)制 度； 目的：體現(xiàn)公司權(quán)威與責(zé)任； 一、 印章的種類： （ 1） 公司印章：簡(jiǎn)稱公章，即公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章和指定業(yè)務(wù)專用的公司印章（合同專用章、財(cái)務(wù)專用章）。 （ 2） 職章：刻有公司董事長(zhǎng) /總經(jīng)理職銜的印章； （ 3） 部門章：刻有公司部門名稱的印章，部門章僅對(duì)內(nèi)使用； 二、 印章的保管： （ 1） 公司印章、合同專用章：由總經(jīng)理核定專人進(jìn)行保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （ 2） 財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （ 3） 董事長(zhǎng) /總經(jīng)理職章：由董事長(zhǎng) /總經(jīng)理或指定的專人保管； （ 4） 部門章：由部門負(fù)責(zé)人或指定的專人保管； （ 5） 印章遺失時(shí)應(yīng)報(bào)失，并公告作廢； 三、 印章的用途 （ 1） 公章：對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問(wèn)題或以公司名義對(duì)政府、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)、對(duì)外界的函件、內(nèi)部文件等以公司名義的行文加蓋公司印章； （ 2） 合同專用章：以公司名義簽訂合同加蓋公司專用章； （ 3） 財(cái)務(wù)專用章： 以公司名義進(jìn)行的財(cái)務(wù)專項(xiàng)手續(xù)加蓋財(cái)務(wù)專用章； （ 4） 董事長(zhǎng) /總經(jīng)理職章：以公司名義對(duì)內(nèi)核發(fā)的指令性文件、決議、決定、規(guī)章制度等董事長(zhǎng) /總經(jīng) 理加蓋職章（簽名也可）； （ 5） 部門章：部門與部門之間進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通、銜接或部門負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)核發(fā)的指令、決定、條例、方法等加蓋部門等。（暫不設(shè)用） 四、 印章的監(jiān)印 （ 1） 公章：須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記； （ 2） 附：印章記本 （ 3） 合同專用章：須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記。 （ 4） 財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)印； （ 5） 董事長(zhǎng) /總經(jīng)理職章：由董事長(zhǎng) /總經(jīng)理或其指定的專人監(jiān)印； （ 6） 部門章：由部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)印； （ 7） 誤用印章由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)； （ 8） 未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用?。?五、印章使用 （ 1）各部門使用公章，先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可使用，并填寫公章審批表； （ 2）使用財(cái)務(wù)專用章、合同章，先經(jīng)公司法律顧問(wèn)初審，交財(cái)務(wù)部復(fù)審，再報(bào)總經(jīng)理審核同意后方可使用； （ 3）董事長(zhǎng)、總經(jīng)理職章，由本人使用或授權(quán)專人保管使用； 第八章 辦公物品管理制度 概念：是對(duì)企業(yè)各種辦公物品、工具、文具的申購(gòu)、使用、保管等各方面進(jìn)行綜合管理的制度； 設(shè)計(jì)依據(jù)： （ 1） 為員工提供良好的條件和服務(wù)讓其愉快的工作； （ 2）控制辦公費(fèi)用； （一） 辦公物用品的分類 一、 低值易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、圖釘、筆記本、軟面抄、復(fù)寫紙、檔案袋、標(biāo)簽、便簽紙、信紙、橡皮擦、圓珠筆、修正液等； 二、 耐用易耗品：計(jì)算機(jī)、訂書機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、筆筒、文件架、文件夾、合同夾、日期章、直尺、算盤等； 三、 辦公設(shè)備耗材：電池、墨盒、色帶、復(fù)印紙等； 四、 辦公印刷品：公司內(nèi)部各種管理表格與單據(jù)； 五、 聲像類：錄音帶、錄像帶、攝像帶、膠卷、光盤、 CD等； 六、 其他類； （二） 辦公用品的申購(gòu) 一、 辦公物用品的申購(gòu)保管統(tǒng)一由財(cái)物部負(fù)責(zé)，并根據(jù)庫(kù)存量于每月 25日填寫申請(qǐng)購(gòu)物單予以組織采購(gòu)補(bǔ)充，標(biāo)明品名、單位、數(shù)量、規(guī)格和型號(hào)，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 二、 特殊辦公物用品的申購(gòu)由使用部門向行政部出具辦公物品申購(gòu)單并經(jīng)其審核后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)（如電腦的購(gòu)買，根據(jù)工作性質(zhì)不同，電腦使用配置也不一樣，須按此程序?qū)徟?gòu)買）； （三） 辦公用品領(lǐng)用 一、 行政部在公司每位員工入職時(shí)為其一次性提供符 合規(guī)定的全月辦公用品，并設(shè)立 “個(gè)人辦公物用品領(lǐng)用臺(tái)帳卡 ”，此臺(tái)卡由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管，供每月登記辦公物用品情況之用； 二、 “個(gè)人辦公物用品領(lǐng)用臺(tái)帳卡 ”有一定的月度領(lǐng)限額（另案討論）； 三、 個(gè)人先向行政部申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部登記發(fā)放； 附：個(gè)人辦公物用品領(lǐng)用臺(tái)帳卡； 四、 各項(xiàng)辦公物用品的發(fā)放數(shù)量有一定的基準(zhǔn)，且因工作性質(zhì)、職別的不同因人而異使用人可根據(jù)個(gè)人自身需求領(lǐng)用，具體如下： 五、 發(fā)放辦公物品時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)如實(shí)填寫 “個(gè)人辦公物用品領(lǐng)用臺(tái)帳卡 ”，經(jīng)用人簽字確認(rèn)后； 六、辦公物用品的領(lǐng) 用分個(gè)人使用和部門使用兩種，凡部門使用的辦公物用品，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專門人領(lǐng)用并保管，其領(lǐng)用明細(xì)記入“個(gè)人辦公物用品領(lǐng)用臺(tái)帳卡 ”； 七、 做