1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上使用 Outlook 日歷時的最佳做法適用于: Outlook 2016 , Outlook 2013 , Outlook 2010 , Outlook 2007重要:  本文是由機器翻譯的，請參閱。請在  中查找本文的英文版本以便參考。Outlook 日歷與電子郵件、聯(lián)系人以及其他功能完全集成。 這樣的集成讓日歷組件成為 Outlook 最受歡迎的功能之一。 本文將指導您了解各種日歷功能的使用。 此外，本文還會介紹專門幫助您加強一致體驗的日歷改進。注意: 許多日歷增強功能已添加到 Out

2、look 2007 service pack。因此，我們的第一次推薦是確保使用 Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) 或更高版本。下面各節(jié)假定您使用的 Outlook 2007 SP3、 Outlook 2010、 Outlook 2013 或 Outlook 2016。1、轉發(fā)會議請求如果您使用的是 Outlook 2007，那么不應轉發(fā)會議請求。 否則可能會導致會議丟失或不匹配。 在這種情況下，應該要求會議組織者將與會者添加到原始會議請求中。如果您使用的 Outlook 2010 或更高版本，并且您是與會者，您可以將會議轉發(fā)給其他人正在使用會議轉發(fā)通知功能使用

3、 Outlook 2010 或更高版本。當您使用 Outlook 2010 或更新版本將會議轉發(fā)給最初不到會議邀請的人時，Outlook 將發(fā)送到會議組織者會議轉發(fā)通知。當組織者收到會議通知時，新的與會者將被添加到會議組織者的。如果現(xiàn)有與會者需要了解更多的與會者已添加到會議，然后必須打開會議組織者和向所有與會者都發(fā)送會議更新。注意: 如果您想要讓其他人了解會議，但不是邀請他們，只需拖動會議請求來自您的日歷到郵件圖標上的 Outlook 的左下角。這將打開一封電子郵件信息的會議，您可以將其發(fā)送出去。請注意，此電子郵件不會將收件人添加到會議，它僅包含會議信息，如日期、 時間、 主題和議程

4、。對于 Microsoft Exchange 用戶Microsoft Exchange Server 2007 還引入了會議轉發(fā)通知作為日歷助理功能的一部分。如果您使用 Outlook 連接到 Exchange Server 組織郵箱，會議轉發(fā)通知行為可能需要支付 Exchange 設置，如果配置 Exchange 管理員。例如，Exchange 管理員可防止會議轉發(fā)通知發(fā)送到遠程域。除非滿足以下全部條件，否則我們一般建議并非與會議組織者處于同一 Exchange 組織的與會者不要轉發(fā)會議：· 與會者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。· 與

5、會者的 Exchange 管理員允許將會議轉發(fā)通知發(fā)送到遠程域。· 組織者使用 Microsoft Outlook 客戶端。如果與會者使用的是非 Exchange 郵件系統(tǒng)的用戶，我們一般建議不要轉發(fā)會議，除非滿足以下條件的全部 · 與會者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。· 組織者使用 Microsoft Outlook 客戶端。如果由于某種原因組織者不會收到會議轉發(fā)通知，與會者不會添加到會議組織者的。如果組織者以后要更改會議并發(fā)送更新，更新將只發(fā)送給原始被邀請者。早期版本收到會議轉發(fā)的復制與會者不會收到更新。如果上述限制防止成

6、功一致地轉發(fā)會議邀請，最好只需讓會議組織者添加所需的與會者。請務必讓會議組織者添加所需的與會者，如果您不是特定的同時您和所需的與會者的環(huán)境滿足上述條件。注意: Outlook 代理人不會收到會議轉發(fā)通知。2、處理所有會議請求和取消通知雖然您可以直接從收件箱中刪除會議請求，您應通過接受或謝絕它正確處理會議請求。始終使用從日歷命令刪除處理從收件箱的會議取消通知。避免直接從日歷模塊處理會議。3、處理定期會議設置結束日期并限制重復次數(shù)Outlook 可以輕松安排會議包含多個常規(guī)匹配項。我們建議您始終設置結束日期并限制為特定數(shù)目的匹配項的定期系列。最有可能、 定期會議需要修改某個時刻。例如，將

7、添加到與會者，或者將其從單個事件，或?qū)h位置或時間將由于休假日期或意外的情況下更改。Outlook 會保存這些唯一更改的每個會議例外。與大量的異常會議導致很難管理會議序列。此外，它會帶來意外的行為。當前結束后，您始終可以創(chuàng)建新的會議序列。當考慮次數(shù)，請考慮頻率。在一年的期間，兩次每周會議將具有比月會議期間相同的關于 90 多個匹配項。在原始結束日期之前結束定期會議盡管您可以取消定期會議，但更好的選擇是更改序列的結束日期。這使您和與會者能夠保留過去發(fā)生的會議記錄。如果直接取消定期會議，歷史記錄將丟失。最佳選擇是設置一個新的結束日期，然后向所有與會者發(fā)送更新。這將提前結束會議序列，同時保留此前會

8、議的記錄。注意: 如果提前結束了會議序列，與重復會議相關的例外情況將丟失。了解有關例外情況的詳細信息，請參閱"設置結束日期并限制重復次數(shù)"上方。有關取消序列中所有將來的會議的詳細信息，請參閱：更改組織者Outlook 并未提供更改會議組織者的方法。若要更改定期會議的會議組織者，請結束定期會議。為此，請設置一個較早的結束日期，并向所有與會者發(fā)送更新。完成此步驟后，新組織者就應該創(chuàng)建新的定期會議。有關設置較早結束日期的詳細信息，請參閱。避免利用定期會議共享附件附件會加大定期會議例外情況的復雜性。每次例外情況都包含自己的一份附件副本。在為定期會議添加例外情況時，將創(chuàng)建新

9、的附件副本。如果您對一組附件做出了更改，這些更改不會傳播到其他例外情況。如果您需要所有與會者都擁有任何給定會議的最新更改副本，則應通過 OneDrive 等共享服務共享文檔。企業(yè)用戶可以利用 SharePoint 或網(wǎng)絡中的其他共享文件服務器。4、避免復制會議設計使然，Outlook 將刪除任何復制的會議和原始會議之間的鏈接。這有助于防止不一致。較新版本的 Outlook 中添加文本字符串"副本:"主題。這使得更易于識別會議副本。與相關操作復制的會議收益意外的結果，所以我們建議避免復制會議。這適用于同時從另一個用戶的日歷中，復制會議以及從復制您擁有的另一個日歷文件夾。有關如

10、何將您組織的會議移動到另一個日歷文件夾的詳細信息，請參閱：5、維護連接到您的日歷的設備請確保連接到您的日歷的任何設備具有所有安裝最新更新。某些設備使用 Exchange ActiveSync 同步日歷和其他文件夾。這些設備包括在 Windows Phone、 Windows RT、 Apple iOS 和 Android 設備。研究中 Motion (RIM) BlackBerry 設備和其他人也可以與日歷同步。有關某些已知問題的詳細信息，請參閱：注意: 在某些情況下，多個 Outlook 客戶端和設備可能會修改項目，同時，可能會導致沖突。若要最小化的可能性，不要相對較短的時間段內(nèi)處

11、理兩個或多個客戶端或設備上的相同項。6、維護與 Outlook 集成的加載項大多數(shù)情況下，如果不是所有，Outlook 加載項訪問 Outlook 數(shù)據(jù)。加載項可能會更改編輯，同時，無論是在 Outlook 或其他設備上的 Outlook 項目。這會帶來沖突。若要最小化的可能性，請確保安裝任何加載項或與 Outlook 集成的程序的最新更新。卸載或禁用這些程序以及不使用或不需要與 Outlook 集成的加載。注意: 在某些情況下，多個 Outlook 客戶端和設備可能會修改項目，同時，可能會導致沖突。若要最小化的可能性，不要相對較短的時間段內(nèi)處理兩個或多個客戶端或設備上的相同項。7、

12、針對 Microsoft Exchange 用戶的其他建議使用管理員/代理人方案工作如果組織允許，請將 Outlook 配置為使用“緩存 Exchange 模式”連接到 Exchange 郵箱。這可提供最佳性能。較新版本的 Microsoft Outlook、Microsoft Entourage 和 Microsoft Outlook for Mac 包含代理功能的多項改進。 有關這些版本的詳細信息，請參閱：限制代理人數(shù)量Outlook 不會限制您可以添加的代理人數(shù)量。 然而，我們建議您僅向一 (1) 名代理人授予“編輯”權限。 這能允許您跟蹤會議的處理時間和方式。 應該考慮這樣一個事實：代

13、理人可以使用多種設備訪問您的數(shù)據(jù)，多名具有“編輯”權限的代理人將導致您很難確定會議丟失或過期的原因。即使您僅編輯器為代理授予權限一個，避免添加大量的代理人具有審閱者或參與者的權限。這是因為添加大量的代理人可能會出現(xiàn)耗盡其他資源。例如，可能會達到規(guī)則數(shù)據(jù)的大小限制。當您添加代理人時，各發(fā)生更改 · Outlook 向相關文件夾應用權限。· PublicDelegates Active Directory 屬性更新，為代理人添加“代表發(fā)送”權限。· Outlook 將代理人添加到管理員郵箱的轉發(fā)規(guī)則中。 這會將會議請求轉發(fā)給代理人。· Outlook 還會在管理員郵箱