1、高 效 會 議 秘 訣 如 何 提 高 會 議 效 能how to improve the efficiency of efficient meetingshow to improve the efficiency improve the efficiency efficient宣講人：某某某 時間：20XX.XXEFFICIENTMEETING目錄目錄01會議主要的概述02會議為什么低效03提高會議的效能CONTENTS會議主要的概述會議主要的概述第一部分how to improve the efficiency of efficient meetingshow to improve the

2、 efficiency improve the efficiency efficientEFFICIENT MEETING會議主要的概述聚會聚會見面見面討論討論會議是一種群體溝通的方式會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論交流的活動。聚會、見面、集會討論、商議會議主要的概述大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。財政問題公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。會議先河會議主要的概述整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字?，F(xiàn)代快報

3、2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年， 北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達到4000家以上。會議主要的概述在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。有開不完的會有開不完的會參加的會議過多參加的會議過多會議為什么低效會議為什么低效第二部分how to improve the efficiency of efficient me

4、etingshow to improve the efficiency improve the efficiency efficientEFFICIENT MEETING會議為什么低效要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費哈佛商業(yè)評論05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。沒有提前準備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）會議討論材料、會議簽到表等。會議為什么低效開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準備好會議議題、議

5、程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等沒有提前準備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。會議為什么低效氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。氣氛緊張會議為什么低效會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力，以期由此帶來利潤。會議會議革命革命提高會議的效能提高會議的效能第三部分how to improve

6、 the efficiency of efficient meetingshow to improve the efficiency improve the efficiency efficientEFFICIENT MEETING提高會議的效能日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強化自身競爭力會議革命以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題帶來利潤只開有實際效果的會議!”、“準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”“重點在實際行動”準時開始提高會議的效能效率也就越低下，成本也就越高一次會議，最好只有一個主題。可以集中時間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要

7、超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。提高會議的效能分配規(guī)則分配規(guī)則有效控制有效控制會議進程會議進程更多創(chuàng)意更多創(chuàng)意要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。提高會議的效能提醒與會人員應(yīng)做好哪些準備不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次

8、通知，并提醒與會人員應(yīng)做好哪些準備。提高會議的效能會議主持人應(yīng)對會議過程進行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；嚴格把控會議時間和進度維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻計獻策。會議主持時間進度獻計獻策提高會議的效能二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。提高會議的效能明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。如是例行會議，可以在下一次會議前，整理出待完成事項表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至月日實際完成情況”）在例會上公開曬進度，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。同時，此份表格中的已完成事項可刪除，未完成事項集中整理后，可作為此次會議的附件再發(fā)送給全體與會人員。高 效 會 議 秘 訣 如 何 提 高 會 議 效 能how to imp