1、郵件禮儀2014年6月13日 目錄2郵件禮儀培訓(xùn)的意義郵件禮儀培訓(xùn)的意義 P31電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求 P42郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng)郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng) P1333 在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，可以把有價(jià)值的信息最快最直接的提供給需要的人。一、郵件禮儀培訓(xùn)的意義 目錄4郵件禮儀培訓(xùn)的意義郵件禮儀培訓(xùn)的意義 P31電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求 P52郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng)郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng) P1335二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求3.正文正文與附與附件件4.收件人、收件人、抄送、

2、密送抄送、密送1.主題主題2.稱呼稱呼與與問(wèn)問(wèn) 候語(yǔ)候語(yǔ)5.結(jié)尾結(jié)尾簽名簽名電子電子郵件郵件6郵件主題：郵件主題：郵件主題簡(jiǎn)明概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕 重緩急。l 標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、假大空的標(biāo)題，例如：“你好”“請(qǐng)查收！”等；l 主題不要空白；l 主題宜簡(jiǎn)短概括出郵件的內(nèi)容和重要性；l 一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便日后整理；l 可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“* !”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼； l 主題不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和語(yǔ)句不通順的情況。注意：注意：針對(duì)回復(fù)的信件，要重新

3、添加或更換郵件主題。1二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求7l 郵件開(kāi)頭和結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ) 如：開(kāi)頭：您好、你好、大家好. 結(jié)尾：祝您工作順利、祝您節(jié)日快樂(lè). l 恰當(dāng)稱呼收件人。如收件人有職位，應(yīng)當(dāng)稱呼其職務(wù)， 如：李經(jīng)理，王總監(jiān)，張?zhí)庨L(zhǎng).；l 某些特定的職業(yè)可以稱呼：姓+職業(yè)/學(xué)位/職稱/頭銜， 如：丁律師，劉博士，張教授.l 如不知道對(duì)方職務(wù)或者對(duì)方?jīng)]有職務(wù)，可稱xx先生，xx小姐，李工，王工，同事也可直呼其名。2稱呼與問(wèn)候語(yǔ)稱呼與問(wèn)候語(yǔ)二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求83郵件正文郵件正文：二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求9l 在正文提示收件人查看附件；l 附件文件命名應(yīng)能夠概括附件的內(nèi)容；l 正文中

4、應(yīng)對(duì)附件做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；l 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；l 如果附件是特殊格式，在正文中應(yīng)說(shuō)明打開(kāi)方式；l 如果附件較大，建議分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。3郵件附件郵件附件：二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求104收件人、抄送、密送：l 收件人：受理郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)；l 抄送：只是需要知道這回事，抄送人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送的人有建議，也可以回郵件；發(fā)送郵件應(yīng)抄送收件人上級(jí)主管和發(fā)件人上級(jí)主管，便于及時(shí)了解事情進(jìn)展 ；l 密送：收信人是不知道你發(fā)給了密送人的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合；l 收件人和抄送中的各收件人的排

5、列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象；l 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源；l 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將回復(fù)了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。注：對(duì)外郵件需抄送部門(mén)主任及收件人直接領(lǐng)導(dǎo)。注：對(duì)外郵件需抄送部門(mén)主任及收件人直接領(lǐng)導(dǎo)。二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求115結(jié)尾簽名結(jié)尾簽名：l 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名l 簽名不宜過(guò)多，可 包括姓名，職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息l 簽名檔字體應(yīng)與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些簽名：二、電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要

6、求 目錄12郵件禮儀培訓(xùn)的意義郵件禮儀培訓(xùn)的意義 P31電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求電子郵件的內(nèi)容及編寫(xiě)要求 P42郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng)郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng) P13313郵郵件回復(fù)技巧：郵件回復(fù)技巧：l 及時(shí)回復(fù)。如果事情復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，可以回復(fù)為：郵件已收到，正在處理，一旦有結(jié)果會(huì)及時(shí)回復(fù)。l 針對(duì)性回復(fù)：回郵件答復(fù)問(wèn)題時(shí)，最好把相關(guān)的問(wèn)題寫(xiě)在回件中，附上答案。l 回復(fù)不得少于10個(gè)字。l 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論。同一問(wèn)題郵件交流超過(guò)3次，應(yīng)采用電話或面談等方式溝通l 區(qū)分回復(fù)和回復(fù)全體三、郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng)14三、郵件回復(fù)技巧及注意事項(xiàng)郵注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：控制回復(fù)控制回復(fù)：為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在 文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。注意：針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句 話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為