1、中國人民大學 檔案(dng n)學院 宮曉東E-mail : zuishig企業(yè)(qy)檔案管理的理念與方法中電建檔案業(yè)務培訓專用共一百零二頁目錄(ml)將一個崗位的職責，改變成為一種管理體系企業(yè)(qy)檔案管理體系的構建文件運行過程的控制與歸檔標準的細化檔案分類與編號方式的改進保管期限到期后的再鑒定檔案庫房管理技能競賽說明共一百零二頁將一個崗位(gng wi)的職責，改變成為一種管理體系一、目前(mqin)在企業(yè)檔案工作存在的問題主要來自四個方面的影響：1.傳統(tǒng)觀念的影響2.體系化建設的影響3.精細化管理的影響4.現(xiàn)代化技術的影響共一百零二頁檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員

2、性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置(chzh)文件材料的職責，企業(yè)應當將這類職責納入其崗位責任制并加以考核。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關鍵性結點上，都應當有明確的管理內容和管理要求，以維護企業(yè)信息處理渠道的通暢與高效，從而保證企業(yè)活動的正常運行。檔案管理的全員參與和全過程控制，是企業(yè)檔案管理體系建設的基礎和前提。共一百零二頁二、檔案管理體系建設(jinsh)的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管理職責和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構、檔案人員隊伍培養(yǎng)、檔案工作機構和工作崗位、檔

3、案工作制度和標準、檔案信息管理系統(tǒng)、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標識、檔案價值鑒定、檔案保管(bogun)、檔案信息資源配置與開發(fā)利用、檔案信息安全、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調、完善和功能最大化。共一百零二頁 在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設，具有十分重要的實踐意義：1 檔案管理體系建設，有助于改變將檔案工作當作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘(xi i)觀念，尊重了檔案信息資源產生、管理、利用過程的運動規(guī)律，為實現(xiàn)檔案管理的全員性、全過程性搭建了工作平臺；共一百零二頁2檔案管理體系建設，有助于將體系內的各種要素統(tǒng)籌(tngchu)配置，

4、為企業(yè)管理體制與檔案管理體制之間的協(xié)調，檔案管理體制與檔案制度標準體系之間的協(xié)調，檔案制度標準與檔案信息管理系統(tǒng)之間的協(xié)調，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案各項業(yè)務工作流程之間的協(xié)調，文件材料形成與檔案管理之間的協(xié)調，各類檔案管理標準和管理細則之間的協(xié)調，以及檔案管理體系自身的改進和完善，提出了明確的目標和具有操作意義的任務。共一百零二頁3檔案管理體系的建設，有助于檔案工作精細化程度的提升，通過將國家有關檔案工作的規(guī)定和標準與企業(yè)的實際情況加以結合，并配以文件材料的清理排查，明確與檔案管理有關的各項職責，制定出具有實際操作功能的檔案工作標準和管理細則，并將其有效地嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而使檔案管理

5、的每一項工作都有明確的要求，都有明確的目標，都有明確的檢驗標準，改變粗放式的管理方式，建成責任明確、標準詳細、指引清晰(qngx)、流程受控、數(shù)據(jù)翔實、管理科學、利用高效、運行流暢的新型檔案工作模式。共一百零二頁4檔案管理體系的建設，有助于檔案人員隊伍(du wu)的培養(yǎng)，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協(xié)調配合，全面掌握有關知識和技能，從傳統(tǒng)的經驗式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”，最終使檔案工作由一個崗位的職責，改變成為一種科學的管理體系。 共一百零二頁檔案管理體系(tx)的構建共一百零二頁一、檔案管理體制(tzh)的改進傳統(tǒng)(chuntng)企業(yè)檔案管理

6、體制共一百零二頁改進之后的企業(yè)(qy)檔案管理體制共一百零二頁二、檔案(dng n)工作制度建設共一百零二頁共一百零二頁三、文件生成業(yè)務流程（系統(tǒng)）、檔案(dng n)管理業(yè)務內容、檔案(dng n)管理業(yè)務流程和檔案(dng n)信息管理系統(tǒng)的建設1文件材料生成業(yè)務流程（系統(tǒng)）。文件材料生成業(yè)務流程（系統(tǒng)），是企業(yè)數(shù)據(jù)產生和運行的基礎，目前已大都納入各自相應的信息管理系統(tǒng)之中。檔案管理體系的建設主要關注這些業(yè)務流程（系統(tǒng)）中的文件材料閉合結點，同時提出(t ch)其與檔案業(yè)務環(huán)節(jié)銜接的要求。 共一百零二頁2.檔案管理業(yè)務內容和業(yè)務流程。檔案(dng n)管理業(yè)務內容和業(yè)務流程的設計，是檔案(

7、dng n)管理體系建設的重點內容，一般均在各項檔案(dng n)管理制度中予以體現(xiàn)，并應嵌入檔案(dng n)信息管理系統(tǒng)之中具體運行。共一百零二頁3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)是企業(yè)開展檔案管理的計算機技術集成平臺，也是目前檔案管理實踐活動的主要手段和工作環(huán)境。在檔案管理體系建設過程中，檔案信息管理系統(tǒng)的建設具有綜合性的特點 。檔案信息管理系統(tǒng)的建設，也要求檔案人員(rnyun)必須解放思想，更新觀念，了解和掌握現(xiàn)代化管理環(huán)境下的檔案工作已由過去注重檔案實體管理轉變?yōu)闄n案實體管理與檔案信息資源管理兼顧的這種時代特點，勇于探索，切忌固步自封和經驗主義，加快實現(xiàn)手工管理向自動化管理的過

8、渡。共一百零二頁4. 檔案人員和檔案管理設備設施。檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該體系正常運行的核心力量。伴隨著檔案意識的提升和檔案作用的不斷發(fā)揮，檔案人員的從業(yè)條件和任職定位也在不斷調整和提升。在檔案管理體系的建設過程中，對檔案人員的隊伍建設是一項不容忽視的內容，主要面臨(minlng)著幾個重點任務：第一，職業(yè)素養(yǎng)培訓。第二，更新和提升檔案意識。第三，強化資源管理的理念。 共一百零二頁初始(ch sh)級Initial事務(shw)型經驗型價值型特征 C成熟度 M一致型持續(xù)型可重復級Repeatable優(yōu)化級Optimizing已管理級Managed已定義級Defined價值 V12

9、3451、一般事務性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經驗式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標準。3、歸檔范圍及歸檔要求精細化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標準。人依附于事4、能動服務1、全過程資源自動配置。2、管理體系可自動創(chuàng)新。3、全方位服務，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。四、企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價共一百零二頁文件運行(ynxng)過程的控制與歸檔標準的細化一、文件登記與積累

10、(jli)管理制度的建立 開展企業(yè)文件運行過程的有效控制，主要是針對企業(yè)各類文件材料在產生和使用過程中兩個關鍵性責任者進行的，一個是文件材料形成的責任部門，另一個是文件材料形成的責任人。在實際工作中，我們設計并試行了文件登記和文件積累兩項管理制度（細則），效果明顯。共一百零二頁1、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進行的規(guī)范化記錄活動。這既是各部門一項日常(rchng)工作內容，也是文件、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作的基礎。 Aab123下行文(xngwn)上行文平行文間接上下行文共一百零二頁序號文件名稱來源(liyun)時間(shjin)簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時

11、間發(fā)送者備注發(fā)文登記表共一百零二頁共一百零二頁2、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展(kizhn)的規(guī)范化留存，此項工作既是各崗位日常工作內容，也是保證文件材料高質量歸檔的基礎。 員工(yungng)文件積累袋檔案文件積累:人人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.共一百零二頁共一百零二頁二、文件材料清理的流程(lichng)與方法（一）文件材料清理的含義、內容和要求企業(yè)文件材料清理，就是將企業(yè)在各項工作中、各個部門(崗位)中產生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體(zit)或數(shù)字格式的記錄等），進行有計劃的排查，并根

12、據(jù)文件材料的有關特征將其系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運行線路清晰，相關責任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準確的數(shù)據(jù)基礎。 共一百零二頁主要工作內容和要求是:1.企業(yè)各部門應建立文件材料登記制度，積累文件材料形成和流轉的數(shù)據(jù)記錄(jl)，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿。2.檔案人員應對企業(yè)各部門的工作內容、工作職能、主要工作流程進行調研和了解。3.企業(yè)各部門的領導及相關業(yè)務人員有義務配合檔案人員的調查工作，幫助其了解有關業(yè)務情況。共一百零二頁4.檔案人員應對收集集中的文件材料登記記錄和調研獲得的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，在相關人員的幫助下，掌握(zhngw)各部門所形成和控制的主

13、要業(yè)務文件類型，理清文件材料的類別和重點，協(xié)調文件材料歸檔的關鍵結點，明確歸檔責任的承擔部門，形成企業(yè)文件材料清理匯總表 共一百零二頁共一百零二頁（二）文件材料(cilio)清理的工作流程共一百零二頁共一百零二頁（三）文件材料清理(qngl)工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作問卷時間： 部門： 答卷人： 項目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理(chl)各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實際狀況進行填寫的。請您根據(jù)實際工作的真實情況認真填寫，填寫時應寫出具體文件名稱。）1、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：

14、（請注明文件來源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）5、您在日常工作中，內部產生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？共一百零二頁數(shù)據(jù)運動(yndng)狀況示意圖共一百零二頁總經辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源 去向總經理/陳總部門報告各部門書刊資料公司外部獎狀、證書工藝配方、圖紙等重要工作通知董事會、總經理辦公會、生

15、產會議紀錄人事任命工作計劃外來文件重要會議通知共一百零二頁三、文件材料(cilio)歸檔范圍表的細化（一）文件材料歸檔范圍表細化的要求1.文件材料歸檔范圍應具體化，盡量以文件名稱或種類(標準化文件)為單元進行著錄，且應以文件材料清理結果為依據(jù)。避免直接套用國家、行業(yè)或其它單位(dnwi)的歸檔范圍表。2.文件材料歸檔范圍表應明確標注歸檔責任部門，大型建設項目因多方參與，可以標注歸檔的責任單位，同時便于各部門參照執(zhí)行的歸檔時間、歸檔份數(shù)和其他相關說明。共一百零二頁3.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別制訂，也可以以歸檔責任者為主體，制訂成部門（或參建單位）用表。分表可以直接

16、嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中各有關部門的工作界面，形成歸檔范圍菜單，供各部門在歸檔時對照使用，同時也便于檔案部門按部門考核(koh)其歸檔任務完成的情況。4.在企業(yè)內部機構發(fā)生大規(guī)模調整或相應的職能性質發(fā)生改變的時候，文件材料歸檔范圍表應及時進行調整，調整的重點為重新確認歸檔責任部門，并將新生文件種類納入歸檔范圍中來，將不再產生的原歸檔文件材料清除掉。共一百零二頁（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式(yngsh)1、綜合式歸檔范圍表共一百零二頁2.專門式歸檔(gudng)范圍表共一百零二頁 總之，文件材料(cilio)歸檔范圍表的細化，就是要將各個項目具體化或量化。這里不僅包括何種文件材料(cilio

17、)（文件名稱、編號等）屬于歸檔的范圍，還應標明這種文件材料(cilio)屬于何類，是何部門（單位）形成的，由何部門（單位）對其負歸檔的責任，何時歸檔，歸多少份，歸檔之后的保管期限是什么，甚至還可以標注該文件材料(cilio)的載體特征、使用或辦理的備注說明等內容。共一百零二頁 企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實際工作(gngzu)中確實產生，則必須歸檔；沒有列入歸檔范圍表的文件材料，則禁止擅自歸檔，如確實屬于重要文件材料，在制定歸檔范圍表時被遺漏，或者屬于新產生的文件類型，則需要由文件材料所屬部門報送檔案部門，經認真研究分析之后，再列入歸檔范圍。 共一百零二頁檔案(dng n)分類與編號方

18、式的改進檔案分類在檔案管理體系建設中具有信息資源整合和檔案實體管理的雙重作用，同時也是檔案傳統(tǒng)手工管理與計算機自動化管理重要的業(yè)務銜接點。檔案管理具有一個(y )非常明確的目的，即企業(yè)所保存的檔案材料，必須能夠真實地反映出企業(yè)各項活動中具有重要意義的信息內容。 共一百零二頁一、檔案分類的方法(fngf)及其原理分類是人們認識事物的一種基本方法。這種方法雖然具有經驗性的特征，即人們會根據(jù)自己的生命閱歷對周圍的環(huán)境與事物進行識別和總結，但個體單一的經驗，不足以構成高效率的和成熟分類的方法體系，于是(ysh)便產生了科學的分類方法。所謂科學的分類方法，就是采用約定俗成的參照標準，按照一定的規(guī)則，將對

19、象進行有效的區(qū)分和類集，從而構成具有特定目的或明確含義的事物關系體系。 共一百零二頁（一）檔案分類的嚴整性1、分類對象的整體性。首先，企業(yè)檔案本身就具有整體性特點。從總體上來說，企業(yè)檔案是有別于機關檔案、軍隊檔案、學校檔案等其他檔案的一個門類，是反應一個企業(yè)各項活動歷史面貌的整體性和關聯(lián)性的重要信息記錄。以往有不少企業(yè)在進行檔案分類時，是將文書檔案、科技(kj)檔案、特殊載體檔案等區(qū)分開來，分別規(guī)定其各自的分類方案和分類表，相互之間沒有關聯(lián)性。 共一百零二頁其次，檔案分類的結果應具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來看，企業(yè)所保存的檔案應當如實反映企業(yè)各項活動的歷史面貌，并能夠將各類歸檔文件材

20、料之間的信息關聯(lián)性充分展示出來，形成一個具有有機聯(lián)系的資源整體。因此，檔案分類的結果，面臨兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別(qbi)的任務，一是維護歷史的真實性，從這個意義上來說，檔案分類應當尊重檔案材料形成的規(guī)律和特點，并在檔案整理和保存過程中用特定的方法加以固化；二是便于對檔案信息資源進行有效地開發(fā)和利用，這就需要提供多個觀察角度去揭示和關聯(lián)檔案材料之間的信息聯(lián)系，并能利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能性特點進行科學地識別和組配。 共一百零二頁過去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對檔案(dng n)形成狀態(tài)完整性的檔案(dng n)實體分類方法與針對檔案(dng n)內容配置和開發(fā)利用的檔案(dng

21、n)信息分類方法，是在“歷史主義”和“邏輯主義” 兩種不同方法論的指導下分別設計和應用的。但是在今天的基層企業(yè)，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的全面運用，要求在系統(tǒng)內有關檔案分類方法的設計中，必須兼顧這兩個任務所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統(tǒng)，既要指導檔案實體的管理，又要指導檔案信息的開發(fā)利用。這對于目前的檔案分類而言，無疑是一項新的挑戰(zhàn)。 共一百零二頁2.檔案分類(fn li)邏輯規(guī)則的嚴肅性。在一個整體化的管理體系中，針對同一門類的檔案對象，檔案分類的規(guī)則也必須是統(tǒng)一的。這種統(tǒng)一性體現(xiàn)在類列和類系的關系要求上。類列是指在不同分類

22、層次上具有平行關系的類與類之間所構成的體系，其規(guī)則是各類之間不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構成的具有包含和被包含關系的類的系統(tǒng)，其分類規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。 共一百零二頁共一百零二頁（二）檔案分類(fn li)方法的客觀性和綜合性 選擇檔案分類方法，其實就是選擇檔案的區(qū)分和類集的參照標準。檔案產生于企業(yè)(qy)的各項活動之中，而企業(yè)(qy)活動本身具有固定的規(guī)律、特征和屬性，從檔案要反映和維護企業(yè)(qy)歷史面貌的角度出發(fā)，這些要素就成為我們進行檔案分類的主要標準來源。 共一百零二頁1.檔案分類(fn li)方法的客觀性。一般來說，檔案分類的標準是客觀存在的，

23、因而檔案分類的方法應體現(xiàn)出這種客觀性。分類方法的客觀性要求我們應了解企業(yè)各項活動組織實施的特點，據(jù)此可以歸納出對象法和特征法兩類分類方法。共一百零二頁2.檔案分類方法(fngf)的綜合性。企業(yè)活動的多樣性和復雜性，使得檔案分類一般不可能僅停留在一個層次上，而是根據(jù)實際情況進行多層次的類別劃分。因此，我們不能選用一種分類方法對某種檔案進行徹底的分類，當分類層次遞進時，應當轉換分類方法，才能達到解析檔案成份，識別檔案內容，形成條理化資源體系的目的。這就要求我們在實際工作中綜合運用各種分類方法。 共一百零二頁就目前檔案分類的國家標準和具體操作情況來看，一般是先采用反映企業(yè)活動屬性的職能性質分類法，將

24、檔案劃分為行政管理檔案、經營管理檔案、生產（或項目）管理檔案、黨群管理檔案、產品生產（或工程項目建設）檔案、技術研發(fā)（科研）檔案、設備儀器檔案、基本建設檔案、會計業(yè)務檔案和人力資源管理（職工管理）檔案等一級類目，然后再根據(jù)每種檔案的實際情況，用不同的分類方法，進行(jnxng)二級類目及其以下屬類目的劃分。 共一百零二頁（三）檔案分類(fn li)體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性，是指企業(yè)(qy)設計規(guī)劃的檔案分類方案，能夠將企業(yè)(qy)范圍內形成的全部檔案包含在內，即每一份歸檔的文件材料均可以在該體系中找到自己的位置，合理歸類；同時，該體系還應該留出一定的寬容度，以接納在企業(yè)(q

25、y)活動中產生的新類文件材料。 共一百零二頁2.檔案分類體系的歷史性，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應當保持其相對的穩(wěn)定，不可(bk)輕易更換；同時，如果必須更新檔案分類方案，也應當規(guī)定新方案僅適用于指定時間之后所產生的歸檔文件材料，之前入庫的檔案仍使用過去的分類方案，用新不棄舊。 共一百零二頁（四）檔案(dng n)分類方案、檔案(dng n)分類表及檔案(dng n)編號的科學性與智能性檔案分類方案是檔案分類的指導性文件；檔案分類表是檔案分類的結果；檔案編號是建立(jinl)在檔案分類標識基礎之上的入庫檔案的身份代碼。共一百零二頁這三者之間具有密切的邏輯關聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與

26、檔案編號的工具，反映了檔案分類的基本認識方法和操作要求，同時也是衡量檔案分類科學性和合理性的重要標準；檔案分類表要將檔案分類的結果通過表格方式固化下來，并需要嵌入檔案信息管理系統(tǒng)強制執(zhí)行，其排列方式和代碼設置表現(xiàn)出各種檔案的分類層次(cngc)和邏輯關系，是檔案管理體系的重要業(yè)務標準；檔案編號具有揭示檔案材料的形成特征、管理特征和排列順序的功能，其號段的設計和相關代碼的填寫，也應嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，伴隨著檔案材料在不同階段的登記整理流程，自動提示或自動給號，最終形成檔案資源識別和檢索的重要線索。共一百零二頁過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在檔案信息管理系統(tǒng)普遍使用

27、(shyng)的今天，我們必須充分發(fā)揮計算機技術的智能性，使其逐步實現(xiàn)半自動化或全自動化。這就需要我們在檔案管理體系的建設中突破手工管理經驗的束縛和局限，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的技術特點，通盤考量，精細設計，從而徹底改變手工管理與計算機管理兩層皮的現(xiàn)狀，使其走向統(tǒng)一和協(xié)調。 共一百零二頁二、檔案(dng n)分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，同時(tngsh)也是分類工作的主要內容。一些企業(yè)制定了檔案分類表，卻沒有分類方案，這種情況說明這些企業(yè)的檔案人員對于檔案分類的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易導致檔案分類的結果出現(xiàn)錯誤，從而使檔案分類工作流于形式。共一百零二頁描述檔案

28、分類方法的規(guī)范語句格式為：按照XX，將XX，劃分為XX。如：“按照企業(yè)活動的職能性質，將企業(yè)的全部檔案，劃分為經營管理類檔案、生產管理類檔案、行政管理類檔案、黨群管理類檔案、生產技術類檔案、基本建設(jbnjinsh)類檔案、設備儀器類檔案、會計業(yè)務類檔案和人力資源類檔案?！?共一百零二頁在具體運用時，檔案分類的標準，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以上的標準，由此確保(qubo)在本層級分類中分類標準的唯一性，從而達到對分類對象清晰地區(qū)分與類集的目的。共一百零二頁三、分類標識(biozh)與檔案編號（一）檔案分類標識檔案分類標識，又稱類號，是反應和固化檔案分類層級與結果的代碼，一般由單純的代字或

29、代碼組成，或由代字結合代碼混合組成，各分類層級標識號之間用實點“”隔開。在檔案分類方案中，檔案類號的設計應參照或借用企業(yè)所在行業(yè)的業(yè)務分類編號方法(fngf)，準確反映檔案中的業(yè)務信息或專業(yè)技術信息。在集團性企業(yè)中，如果企業(yè)集團設立了檔案館，并負責接收下屬企業(yè)單位的檔案進館，則應設置全宗號或機構代碼。 共一百零二頁0102023級類目2級類目1級類目1.純粹(chncu)代碼式共一百零二頁2.代字、代碼(di m)混合式06X2010二級類目一級類目三級類目共一百零二頁（二）檔案號檔案號（檔號）是識別歸檔文件材料保管單元的一組代碼，一般建立在檔案類號的基礎之上，檔案號由多個號段組成(z chn

30、)，各號段之間用短橫杠“-”隔開。 共一百零二頁根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料(cilio)保管單元的形成特征、管理特征和排列順序等功能特點，結合檔案信息管理系統(tǒng)智能化管理技術的需要，我們應該對傳統(tǒng)的檔案號編制方法進行必要的改造。 共一百零二頁在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標識方式是在手工管理經驗的基礎上分別設計和體現(xiàn)的。如企業(yè)文書檔案號一般采用 “全宗號-年號-件號-盒號-保管期限-頁數(shù)” 的號段組合方式標識，這種編號方式是從機關檔案管理經驗中借鑒過來的，且?guī)в忻黠@的檔案館管理檔案的特征，因為機關的組織機構比較穩(wěn)定，且收發(fā)文件只有(zhyu)一個進出口，便于按照機構、年度這種特征管理歸檔

31、文件。但是，企業(yè)的下屬機構或部門變動較為頻繁，文件類型多樣，除了有正式收發(fā)文件出入口之外，企業(yè)還存在著多個文件信息的產生或傳遞的渠道，因此，簡單地照搬上述檔案號的編制方式就不太符合企業(yè)各種管理類歸檔文件編碼標識的特點。 共一百零二頁又比如企業(yè)科技檔案號一般采用“分類號保管(bogun)單元排列順序號” 的號段組合方式標識，這種編號方法也是將企業(yè)業(yè)務技術類歸檔文件材料作為一個獨立的管理對象設計編碼規(guī)則的，里面缺少對歸檔文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。 共一百零二頁再比如企業(yè)照片檔案號一般采用“保管期限(qxin)-年度（或專題）-專題（或年度）-所在冊號-張?zhí)?參見號” 的號段組合方

32、式標識，將照片類歸檔材料作為一個獨立的管理對象進行編碼規(guī)則設計，雖然考慮到照片材料與相關的其他歸檔文件材料的關聯(lián)性標識，即設置了參見號（參見號是指與照片檔案相關的文書檔案號或科技檔案號），但在實際工作中，誰來填寫這個參見號存在著問題。 共一百零二頁上述各種檔案號的編寫方法，在手工管理模式下，特別是將各種檔案作為單獨的管理對象時，是具有一定的有效性的。但是，在檔案管理體系整體建設(jinsh)和自動化管理環(huán)境中，因其零亂和“自說自話”的特點，則不能滿足資源整合和標準化管理的需要。共一百零二頁我們建議將檔案編號的號段進行規(guī)范化處理，將各號段的功能歸納為“形成特征”、“管理特征”和“排序特征”三個方

33、面，形成特征可以設計為全宗號（機構代碼）號段，反映歸檔文件材料的形成主體；年度號段，反映歸檔文件材料形成或歸檔的時間；載體(zit)材料號段，編制各種主要載體(zit)材料類型代碼表，用這類代碼標識歸檔文件材料的載體(zit)物理性質。管理特征可以設計為分類號段，反映檔案分類的結果；保管期限特征，反映歸檔文件材料的保存價值或保管時間。排列特征設計為盒號（冊、箱等裝具號）段，反映文件材料所在裝具的排列順序；件號（張、件號）段，反映歸檔文件材料的流水號或所在裝具的排列順序），由此形成以下檔案號段模式：共一百零二頁全宗號（機構代碼、項目代碼）-年度號-分類號-盒號-件號-保管期限代碼-載體(zit)

34、類型代碼共一百零二頁該檔案號編制方式有以下特點和要求：1.該檔案號是由檔案信息管理系統(tǒng)自動采集結合人工介入生成的，大部分號段內容在歸檔文件材料登記時是作為必要項目，由歸檔責任人應填寫或從系統(tǒng)菜單中選擇的，其結果應該在系統(tǒng)中通用(tngyng)并隨著工作程序的深入一直被沿用下了，是用于自動化管理環(huán)境之中的，不是由人工編制的，因此，雖然感覺上復雜，但在實際使用時應該是比較簡化的。共一百零二頁2.該檔案號全面揭示了歸檔文件材料的形成特征、管理特征和排列順序，并可根據(jù)實際需要調整前后順序或選擇空號。需要說明的是，凡是設置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之前的號段，因其能夠影響檔案實體在庫房中的存放位置

35、(wi zhi)，故稱其為控制性號段；凡是設置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之后的號段，因其不影響檔案實體在庫房中的存放位置(wi zhi)，故稱之為注釋性號段。 共一百零二頁3.該檔案號的使用修正了很多企業(yè)將特殊載體檔案作為獨立大類而造成檔案一級類目劃分標準不符合分類邏輯規(guī)則的錯誤，同時又不影響將特殊載體材料按特定保存要求單獨入庫保管的技術需要，即對于這些特殊載體檔案（包括聲像材料、實物材料、電子數(shù)據(jù)材料等）不因其載體物理性質的不同而分為獨立的類別，而是仍舊按照檔案信息內容屬性分類，同時又可以按照載體材料的特殊性進行單獨的歸檔(gudng)整理和保存，僅僅是在檔案號中標注其載體類型而已，從

36、而實現(xiàn)特殊載體檔案與一般紙質檔案在信息內容上的關聯(lián)和整合。共一百零二頁4.使用該檔案號，需要編制三個代碼表，作為檔案信息管理系統(tǒng)(xtng)必須使用的業(yè)務標準，嵌入該系統(tǒng)(xtng)中運行，其一是檔案類號表，其二是檔案保管期限代碼表，其三是檔案材料類型代碼表。 共一百零二頁共一百零二頁共一百零二頁檔案載體類型(lixng)代碼對照表文件屬性代碼載體類型文字材料(W)W01紙質W02電子W03電子/紙質聲像材料（Y）Y10數(shù)碼照片Y11底片Y13紙質照片Y20錄音Y30錄像實物材料（S）S10榮譽類S20資質證照類S30紀念品、禮品類S40印章類S50其它類 共一百零二頁檔案保管(bogun)期

37、限代碼對照表代碼保管期限00永久3030年1010年033年（會計檔案）055年（會計檔案）1515年（會計檔案）2525年（會計檔案） 共一百零二頁保管期限到期(do q)后的再鑒定檔案保管期限，是根據(jù)(gnj)歸檔文件材料的價值劃定的留存年限，分為永久和定期兩種類型。保管期限一般應在制定文件材料歸檔范圍表的時候確定完畢，列入表中，嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，作為每份文件材料歸檔整理過程中的一個必選登記項目。 共一百零二頁在檔案信息管理系統(tǒng)中，某份屬于歸檔范圍的企業(yè)(qy)文件材料，都對應著相應的保管期限，同時，一份歸檔文件材料的定期保管期限如果臨近，檔案信息管理系統(tǒng)應具備自動提醒功能，告知檔案人

38、員屆時啟動再鑒定工作程序。 共一百零二頁一、檔案保管期限的確定（一）企業(yè)核心數(shù)據(jù)的判斷標準1.是否為法律憑證性文件。所謂法律依據(jù)性文件，是指企業(yè)在其活動中形成的相關法律法規(guī)明文規(guī)定了的文件材料，如企業(yè)各種合法經營執(zhí)照，董事會、股東大會、監(jiān)事會文件和章程，專利文件，股權憑證，資產證明(zhngmng)，業(yè)務資質憑證，企業(yè)各類標準，各類合同協(xié)議類文件，各類財務會計文件等，這些文件大都具有法律上的憑證作用，凡屬于這類性質的文件，一般均可列入歸檔范圍，然后再結合具體評判標準，如合同額度，憑證有效期等等具體規(guī)定，進行保管期限的具體劃定。共一百零二頁2.是否為企業(yè)大事文件材料。所謂企業(yè)大事，是指反映企業(yè)各

39、個時期重要事件或重要結點的活動，在該類型活動中形成的主體文件，一般可以判斷為企業(yè)大事文件材料。企業(yè)大事標準應由企業(yè)領導會議或檔案(dng n)工作委員會（領導小組）集團討論確定。以往常常將企業(yè)重要的股權變動、資產組合、機構調整、重要領導崗位變動、重大發(fā)明或業(yè)務成果、重大獎項或重要專利的獲取、重要項目的招投標或重要合同的簽署、重大事故、重要領導或人士的參觀訪問、重要會議等列入企業(yè)大事范疇。凡是屬于企業(yè)大事所產生的主體文件材料，均可列入歸檔范圍，并可根據(jù)其是否為核心文件的調研結果，確定其保管期限。共一百零二頁3.是否為企業(yè)的典型性文件(wnjin)材料。所謂企業(yè)典型性文件材料，是指在企業(yè)發(fā)展歷程中

40、具有特殊意義或里程碑性質的事件中產生的記錄，這是與企業(yè)大事類文件材料在時間上的不同說法。歷史上的大事，在今天一般均具有典型性；而今天的大事，也很可能在未來時間里具有典型性。比如一個機械產品生產企業(yè)，某種30年前生產的產品現(xiàn)在已經停產，從歷史的角度觀察，這種產品的技術文件并不因其停產而失去了檔案的作用，它可以反映該企業(yè)在歷史上的某一個時期產品技術的狀態(tài)，因此具有了典型意義。凡是具有這種典型性的文件材料，均可列入歸檔范圍，并可根據(jù)其重要程度或時間長短，確定其保管期限。共一百零二頁4.是否為具有長期使用價值的文件材料。所謂具有長期使用價值的文件材料，是指這種文件材料在企業(yè)的活動中長時間具有現(xiàn)實使用性

41、，一般泛指企業(yè)的各項規(guī)章制度、管理(gunl)或業(yè)務標準、建筑物或構筑物的竣工圖、大型設備或生產作業(yè)流水線的技術文件、各類信息管理(gunl)系統(tǒng)和專用的計算機程序等文件材料。這部分文件材料現(xiàn)實作用期較長，利用率頻繁，因此可以列入歸檔范圍，其保管期限一般可以根據(jù)其具體作用期的長短確定為定期。共一百零二頁（二）檔案(dng n)保管期限的改革按照目前國家有關標準規(guī)定，一般將檔案保管期限劃分為永久和定期兩類，而定期又根據(jù)檔案價值(jizh)的大小以標時制的方式表示，主要有30年期、25年期（用于會計業(yè)務檔案）、15年期（用于會計業(yè)務檔案）、10年期、5年期（用于會計業(yè)務檔案）、3年期（用于會計業(yè)務

42、檔案）等幾種，除去用于會計業(yè)務檔案的保管期限外，其他檔案的常用保管期限為30年期和10年期。 共一百零二頁在國家檔案局有關標準中，常常采用“重要的”、“比較重要的”和“一般的”等價值程度描述來對應永久期、30期和10年期。這種判斷(pndun)方式在實際運用時容易產生較大的隨意性。定期保存的檔案，在保管期滿后，還面臨著再鑒定處理的問題。因此，我們建議進一步簡化檔案的保管期限. 共一百零二頁一種方法是將所有歸檔(gudng)文件材料均設定為永久，前提是必須進行全面精準的文件材料清理工作，并能夠根據(jù)企業(yè)事務的具體變化，定期對歸檔(gudng)范圍表進行調整，使歸檔(gudng)的入口得到有效的把關

43、；另一種方法是將檔案保管期限劃分為永久和30年兩種，減少一個定期的層次，從而減少到期再鑒定的次數(shù)和工作量。不屬于歸檔范圍的文件材料，可以按照資料的方式進行保管，且建議盡量以電子文件的形式留存。聲像檔案和實物檔案，包括以數(shù)字方式留存的電子檔案，建議一律永久保存。會計業(yè)務檔案和人力資源檔案則按照國家有關規(guī)定執(zhí)行保管期限管理方式。共一百零二頁二、檔案保管期限到期(do q)后再鑒定共一百零二頁檔案(dng n)庫房管理一、檔案庫位規(guī)劃與管理（一）庫位規(guī)劃1.大流水方式。2.分類方案(fng n)方式。3.分類流水結合方式。共一百零二頁（二）庫位管理(gunl)檔案庫位一旦規(guī)劃完畢，檔案人員應按照規(guī)劃方案在庫房內進行實際的區(qū)域劃分，并采用(ciyng)明顯的標志進行標示，標示符號要求細化到每一排、每一組、每一格段，同時，檔案材料在柜架排列上的順序也應事先明確規(guī)定。針對一些在生產或建設中常常出現(xiàn)的大量零散的過程記錄單據(jù)，或一些招投標未中標的材料，考慮其利用率較低且數(shù)量較大，建議可以采用一些標準的檔案箱進行批量保存，而沒有必要均整理成標準的案卷格式，采用檔案箱方式存放的材料，