1、第四章 文件的整理和歸檔第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則第一節(jié) 文件的歸檔范圍第二節(jié) 立卷工作第一節(jié) 文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍 （一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍1上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍2本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍3同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍4下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍第一節(jié) 文件的歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍 （二）不歸檔文件材料的范圍1不歸檔的上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料的范圍2不歸檔的本機(jī)關(guān)文件材料的范圍3不歸檔的同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料的范圍4不歸檔的下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料的范圍 第一節(jié) 文件的歸檔范圍二、企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍 （一）確定企事業(yè)單位

2、歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn) 確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是文件材料本身是否具有保存價(jià)值。 （二）確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的基本方法 1研究和分析本單位各項(xiàng)工作和活動(dòng)的具體辦理內(nèi)容和程序，從而掌握各項(xiàng)工作和活動(dòng)中應(yīng)產(chǎn)生和形成的各種文件材料的具體條目。 2針對(duì)本單位各種文件材料的內(nèi)容特點(diǎn)和利用價(jià)值，考慮到具體工作利用的實(shí)際需要，逐一確定每個(gè)具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料及其保管期限。 3要從本單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要出發(fā)，確定文件材料的歸檔范圍。一、立卷 （一）立卷的概念和含義 1立卷的概念 文書(shū)處理部門(mén)或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)其固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過(guò)程稱(chēng)為立卷

3、。 2立卷的含義 （1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。 （2）必須是具有保存價(jià)值的文件材料才能歸檔保存。 （3）必須按照文件在形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 第二節(jié) 立卷工作一、立卷 （二）立卷特征及其運(yùn)用 1立卷特征（1）按文件的問(wèn)題特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名稱(chēng)特征立卷。（4）按文件的時(shí)間特征立卷。（5）按文件的地區(qū)特征立卷。（6）按文件的通訊者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二節(jié) 立卷工作一、立卷 （二）立卷特征及其運(yùn)用 1立卷特征 2立卷特征的靈活和結(jié)合運(yùn)用（1）立卷特征在文件分類(lèi)中的結(jié)合運(yùn)用形式。 “年度組織機(jī)構(gòu)”分類(lèi)法。 “年度問(wèn)題”

4、分類(lèi)法。 “組織機(jī)構(gòu)年度”分類(lèi)法。 “問(wèn)題年度”分類(lèi)法。（2）立卷特征在組卷中的具體運(yùn)用。 一般應(yīng)以按問(wèn)題特征組卷為主。 按文件的主要共同特征組卷。 根據(jù)文件的類(lèi)型，靈活運(yùn)用相應(yīng)的文件特征組卷。 第二節(jié) 立卷工作按文件的名稱(chēng)特征立卷第二節(jié) 立卷工作待立卷的文書(shū)第二節(jié) 立卷工作二、立卷的組織工作（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇 1文書(shū)處理部門(mén)立卷 （1）集中式。（2）部門(mén)式。 （3）“誰(shuí)辦誰(shuí)立卷”。 2文件處理部門(mén)與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷 （1）組織型。 （2）分工型。（3）兼職型。 第二節(jié) 立卷工作二、立卷的組織工作（二）立卷的準(zhǔn)備工作1立卷工作會(huì)議2立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)3文件材料的收集和清理4機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中

5、的作用第二節(jié) 立卷工作二、立卷的組織工作（三）平時(shí)歸卷 1平時(shí)歸卷的概念 2平時(shí)歸卷的目的 3平時(shí)歸卷的主要措施（1）建立和健全平時(shí)歸卷制度。 （2）要有平時(shí)歸卷的物質(zhì)條件。（3）注意平時(shí)的清查和歸卷。第二節(jié) 立卷工作立卷工作第二節(jié) 立卷工作三、具體立卷程序（一）擬訂（或修訂）立卷類(lèi)目（二）文件的歸類(lèi)和組卷（三）確定案卷的保管期限（四）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題（五）案卷的編目與編號(hào)（六）填寫(xiě)與裝訂（七）歸檔第二節(jié) 立卷工作第二節(jié) 立卷工作立卷程序第二節(jié) 立卷工作第二節(jié) 立卷工作案卷標(biāo)題第二節(jié) 立卷工作卷內(nèi)文件的編號(hào)第二節(jié) 立卷工作第二節(jié) 立卷工作第二節(jié) 立卷工作四、案卷質(zhì)量 （一）案卷質(zhì)量要求的總原則 案

6、卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。 （二）案卷質(zhì)量的一般要求 1要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化 2歸檔的案卷應(yīng)齊全完整 第二節(jié) 立卷工作第二節(jié) 立卷工作四、案卷質(zhì)量 （三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容（1）組卷合理。 （2）保管期限劃分準(zhǔn)確。（3）卷內(nèi)文件的排列合理。 （4）卷內(nèi)目錄清晰。（5）備考表填寫(xiě)完整。 （6）案卷封面填寫(xiě)清楚。（7）案卷題名擬寫(xiě)準(zhǔn)確。 （8）檔號(hào)編制正確。（9）裝訂結(jié)實(shí)整齊。 （10）字跡材料符合耐久性的要求。 第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則一、立卷改革 （一）立卷改革卷工作的目的與方向 1立改革的目的

7、 （1）簡(jiǎn)化立卷方法。 （2）立卷技術(shù)的普及。 （3）立卷工作現(xiàn)代化。 2立卷工作改革的方向 （1）改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和 手段相適應(yīng)。 （2）以電子計(jì)算機(jī)輔助立卷方式代替手工方式。 （3）立卷工作與檔案工作一體化。第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則一、立卷改革 （二）幾種簡(jiǎn)易立卷方式的簡(jiǎn)介1“一事一卷”2“立純卷”3“立薄卷”4“以件代卷” 第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則二、歸檔文件整理規(guī)則 （一）歸檔文件整理規(guī)則編制目的與原則 1編制目的 由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)歸檔文件整理工作加以引導(dǎo)和規(guī)范。 2編制原則 （1）簡(jiǎn)化原則。 （2）兼容原則。 （3）靈活性原則。 （4）前瞻性原則。第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則二、歸檔文件整理規(guī)則 （二）歸檔文件整理概述 1歸檔文件整理 歸檔文件的整理以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝盒，使之有序化。 2名詞術(shù)語(yǔ) （1）歸檔文件。 （2）歸檔文件整理。 （3）件。 3歸檔文件整理的原則和要求 第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則二、歸檔文件整理規(guī)則 （三）歸檔文件整理方法和步驟 1裝訂 2分類(lèi) 3排列 4編號(hào) 5編目 6裝盒第三節(jié) 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)則二、歸檔文件整理規(guī)則 （