1、河北省高速公路管理處公文、綜合材料起草及印章管理辦法（QY/WJ-BGS-1）1 總則1.1 為進(jìn)一步規(guī)范辦公室日常工作，提高工作效率，保證公文的正確性、準(zhǔn)確性、合理性，確保工作總結(jié)、匯報(bào)材料、述職報(bào)告、情況報(bào)告等材料統(tǒng)一規(guī)范，保證印章管理的制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。1.2 本辦法適用于全處的文件收發(fā)和處理、公文網(wǎng)上發(fā)布與接收、綜合性材料起草、處印章管理等工作的控制。1.3 工作依據(jù)1.3.1 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例1.3.2 黨政機(jī)關(guān)公文格式2 職責(zé)2.1 處辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和處理、公文網(wǎng)上發(fā)布與接收、印章的保管和登記、綜合材料起草等工作。2.2 承辦科室負(fù)責(zé)文件的辦理，辦理過程中產(chǎn)

2、生的所有相關(guān)資料一并移交給處辦公室。3 收文程序及辦理要求3.1 對(duì)收到的公文，由辦公室文件管理員按不同發(fā)文單位和文件種類分別登記，填寫收文登記表，注明名稱、編號(hào)、收文日期，加貼來文閱辦箋后交辦公室主任擬辦。3.2 辦公室主任填寫“擬辦意見”后由文件管理員報(bào)送處長(zhǎng)審批。3.3 處長(zhǎng)審批后，由文件管理員按審批意見報(bào)送分管處長(zhǎng)或相關(guān)科室批示、辦理，并對(duì)文件去向在來文流轉(zhuǎn)督辦冊(cè)上做出跟蹤記錄。3.4 承辦科室要指定1名文件專管員，負(fù)責(zé)本科室文件接收、傳送、管理和移交工作。3.5 承辦科室收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。對(duì)辦理有困難的應(yīng)當(dāng)及時(shí)說明，對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者存在其他問題的

3、應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說明理由。對(duì)涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，如有分歧，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)裁定。3.6 辦公室文件管理員應(yīng)根據(jù)文件的緩急程度適時(shí)進(jìn)行催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。3.7 承辦科室在辦理完畢時(shí)，要在“來文閱辦箋”的“擬辦結(jié)果”一欄內(nèi)注明辦理結(jié)果、辦理人姓名及辦結(jié)日期，如辦理過程中有轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的相關(guān)文件，要在本欄標(biāo)明發(fā)文文號(hào)。3.8 辦理完畢后承辦科室文件專管員要及時(shí)將此收文及辦理過程中產(chǎn)生的所有相應(yīng)資料一并移交給辦公室文件管理員，文件管理員檢查無誤后妥善保管。對(duì)辦理完結(jié)未及時(shí)移交辦理資料的科室，文件管理員將對(duì)該科室催交一次，催

4、交后三個(gè)工作日無正當(dāng)理由仍未移交的，出現(xiàn)一次將在季度考核中減去一分。4 發(fā)文程序及辦理要求4.1 各科室均可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和所分管項(xiàng)目工作的實(shí)際需要起草通知、批復(fù)、決定等文件。4.2 承辦人起草文件要使用發(fā)文箋，應(yīng)由撰稿人按項(xiàng)填寫清楚并簽字后經(jīng)科處室負(fù)責(zé)人審核并簽字，然后由承辦人送辦公室主任簽字，并請(qǐng)主管處長(zhǎng)和處長(zhǎng)（書記）簽發(fā)。4.3 需要其它科室會(huì)簽的由主辦科室送達(dá)有關(guān)科室。4.4 所有正式文件必須有主管副處長(zhǎng)的批示，經(jīng)處長(zhǎng)簽字后方可發(fā)文。4.5 文稿經(jīng)處長(zhǎng)簽發(fā)后，承辦人把文稿電子版按統(tǒng)一格式排版后，傳給辦公室文印人員，文印人員填寫發(fā)文登記表，統(tǒng)一編號(hào)并打印出文件清樣，交撰稿人校對(duì)后，按份數(shù)打

5、印、蓋章，填寫文件發(fā)放登記表。4.6 上行文由處辦公室文印人員上傳至河北省高速公路管理局電子公文交換系統(tǒng)，局辦公室負(fù)責(zé)接收；對(duì)各科室和外單位的發(fā)文由文件起草部門送達(dá)，接收人在文件發(fā)放登記表上簽字；向處屬各單位的發(fā)文須掃描成圖片，由辦公室文印人員負(fù)責(zé)在青銀網(wǎng)站“文件收發(fā)”板塊中發(fā)布，處屬各單位自行下載保存。4.7 發(fā)文號(hào)一律統(tǒng)一為“冀高青銀XY號(hào)”，方括號(hào)為年號(hào)，X為各發(fā)文科室的簡(jiǎn)稱，Y為文件的統(tǒng)一流水號(hào)，以管理處名義發(fā)的公函另行排序，黨工團(tuán)婦字文另行編號(hào)。4.8 文件發(fā)出后，承辦人必須把文件原稿與留存的附件整理在一起，連同正式用印文件一并及時(shí)送至辦公室保存，未及時(shí)送達(dá)的，由辦公室催辦。凡是經(jīng)催

6、辦兩次的科室在季度考核中酌情扣分。文件發(fā)放登記表中注明文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)放時(shí)間及收件人簽字，由各科室自存，以備內(nèi)外審檢查。4.9 保密文件，要指定專人分管和打印，不允許其他人查看。4.10 起草文件要做到符合國(guó)家法律法規(guī)及政策規(guī)定，情況確定，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，適用正確的文種，明確主送、抄送部門。4.11 行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。4.12 處屬各單位和機(jī)關(guān)各科室需請(qǐng)示問題和請(qǐng)?zhí)庮I(lǐng)導(dǎo)批示的內(nèi)部文件采用情況報(bào)告的形式。4.13 文件編號(hào)要連續(xù)準(zhǔn)確，避免重編、漏編、錯(cuò)編，基本格式為：機(jī)關(guān)代字年份流水號(hào)。5 公文格式說明

7、本說明中的內(nèi)容在黨政機(jī)關(guān)公文格式中都已有詳細(xì)闡述，現(xiàn)只對(duì)要點(diǎn)進(jìn)行說明：5.1 公文格式制作5.1.1 公文用紙、印刷及裝訂要求1） 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm）紙；2） 公文印刷采用雙面印刷，左側(cè)裝訂，不掉頁，騎馬訂或平訂，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm，允許誤差4mm，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。5.1.2 公文頁面要求公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm,段落設(shè)置行距一般為固定值28-30磅（可以根據(jù)文件的內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整）。版心尺寸為：156 mm 225 mm（不含頁碼）。一般每面排22行，每行排28

8、個(gè)字。5.1.3 公文要素公文由版頭、主體、版記三要素組成。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。5.1.4 公文行文規(guī)則公文根據(jù)行文的對(duì)象不同主要分為上行文、平行文和下行文三種。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。與上級(jí)單位和部門行文用上行文，與平級(jí)單位和部門行文用平行文，與下級(jí)單位和部門行文用下行文。5.2 版頭5.2.1 份號(hào)、秘密等級(jí)、保密期限和緊急程度如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行；如需標(biāo)注密級(jí)

9、和保管期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用也阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。5.2.2 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，字號(hào)不能大于上級(jí)機(jī)關(guān)文件頭的字號(hào)。5.2.3 發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號(hào)組成。用3號(hào)仿宋體字，年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年

10、份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；發(fā)文順序號(hào)不編虛位（即1不編為01），不加“第”字，以阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文需同時(shí)標(biāo)注發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人。發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，簽發(fā)人居右空一字編排（由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成）?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。5.2.4 版頭中的分隔線發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。 5.3 主體5.3.1 標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三個(gè)要素組成。標(biāo)題編排于紅色分隔線下空2行位置，字號(hào)為2號(hào)方正小標(biāo)宋體字，不加粗，分一行或多行居中排布?；匦袝r(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排

11、列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。5.3.2 主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。字號(hào)為3號(hào)仿宋體字，不加粗；如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。上行文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫1個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。特別注意“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5.3.3 正文公文首頁必須顯示正文，一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。特別注意數(shù)字、百分號(hào)“%”、年份的數(shù)字不能斷開回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為：第一層“一、”，3號(hào)黑體字。第二層“（一）”，3號(hào)楷

12、體字。第三層“1”，3號(hào)仿宋體字。第四層“（1）”，3號(hào)仿宋體字。5.3.4 附件說明若有附件，在正文下空一行，左空二字，標(biāo)注“附件”二字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，字號(hào)為3號(hào)仿宋體字。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.3.5 發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章1） 發(fā)文機(jī)關(guān)署名一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。2） 成文日期一般右空四字編排，成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3） 印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使

13、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距下文（或附件說明）一行之內(nèi)。印章為紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。5.3.6 附注上行文或是需要對(duì)方回復(fù)的文件，需標(biāo)注附注（聯(lián)系人和聯(lián)系電話），便于收文方答復(fù)和咨詢了解有關(guān)情況。居左空二字加圓括號(hào)“（）”編排在成文時(shí)間下一行如“（聯(lián)系人：科室 ，聯(lián)系方式：）”。5.3.7 附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致

14、。附件格式要求同正文。5.4 版記版記包括抄報(bào)機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間等要素。5.4.1 版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25 mm），首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。若最后一頁無正文不標(biāo)注“此頁無正文”字樣。5.4.2 各要素之間順序和格式1）抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句

15、號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。2） 印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）,后加“印發(fā)”二字。5.5 頁碼一般用4號(hào)半角宋體阿位伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm，如“-1-”；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一

16、起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。6 處屬各單位文件編號(hào)格式6.1 行政文件編號(hào)清河主線收費(fèi)站：冀青銀清河主線20 號(hào)清河收費(fèi)站：冀青銀清河20號(hào)趙村收費(fèi)站：冀青銀趙村20號(hào)南宮收費(fèi)站：冀青銀南宮20號(hào)新河收費(fèi)站：冀青銀新河20號(hào)寧晉收費(fèi)站：冀青銀寧晉20號(hào)趙縣收費(fèi)站：冀青銀趙縣20號(hào)欒城收費(fèi)站：冀青銀欒城20號(hào)竇嫗收費(fèi)站：冀青銀竇嫗20號(hào)銅冶收費(fèi)站：冀青銀銅冶20號(hào)南宮養(yǎng)護(hù)工區(qū)：冀青銀南宮養(yǎng)護(hù)20號(hào)石家莊養(yǎng)護(hù)工區(qū)：冀青銀石家莊養(yǎng)護(hù)20號(hào)石家莊監(jiān)控調(diào)度中心：冀青銀石家莊監(jiān)調(diào)20號(hào)清河監(jiān)控調(diào)度中心：冀青銀清河監(jiān)調(diào)20號(hào)6.2 黨支部文件編號(hào)例：冀青銀清河監(jiān)調(diào)黨20號(hào)，其他以此類推。6.3 團(tuán)支部文件編

17、號(hào)例：冀青銀清河監(jiān)調(diào)團(tuán)20號(hào)，其他以此類推。6.4 工會(huì)文件編號(hào)例：冀青銀清河監(jiān)調(diào)工會(huì)20號(hào)，其他以此類推。6.5 婦委會(huì)文件編號(hào)例：冀青銀清河監(jiān)調(diào)婦20號(hào)，其他以此類推。7 公文網(wǎng)上發(fā)布與接收7.1 發(fā)布范圍以管理處、處黨委、團(tuán)委、工會(huì)、婦委會(huì)名義印發(fā)的，有時(shí)限要求且主送單位面較廣的文件、通知等。7.2 發(fā)布與接收7.2.1 公文網(wǎng)上發(fā)布要遵循及時(shí)、必要的原則，非緊急、主送單位較少的公文，由發(fā)文承辦科室自行處理，確需通過“文件收發(fā)”板塊發(fā)布的，發(fā)文承辦科室須及時(shí)將已用印的公文原件及電子文檔交處辦公室統(tǒng)一上傳。7.2.2 處屬各單位、機(jī)關(guān)各科室使用辦公室提供的用戶名、密碼，于每日83017：0

18、0隨時(shí)登陸青銀網(wǎng)站“文件收發(fā)”板塊，查看、下載公文，并打印、辦理。有重要文件、通知，辦公室將及時(shí)通知相關(guān)單位。7.3 各單位、各部門要高度重視此項(xiàng)工作，按時(shí)登陸青銀網(wǎng)站，認(rèn)真查看，確保不漏、不遲下載公文，原則上經(jīng)“文件收發(fā)”板塊發(fā)布的公文不再以傳真形式發(fā)送，因下載不及時(shí)貽誤工作的，責(zé)任自負(fù)。8 印章管理管理處行政印章由處辦公室專人負(fù)責(zé)保管，如需使用印章，由用印科室提出申請(qǐng)，辦公室主任同意后，由管理員加蓋印章，在蓋章登記表上做好登記。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自蓋章或?qū)⒂≌聨С鲛k公室。9 綜合性材料起草工作程序要求9.1 適用范圍適用于各單位、各科室年度、季度總結(jié)、匯報(bào)、述職報(bào)告、大事記等綜合性文字材料起草工作的控制。9.2 工作標(biāo)準(zhǔn)9.2.1 層次清楚，語意清晰，用詞準(zhǔn)確，格式正確，無病句和錯(cuò)別字。9.2.2 內(nèi)容不發(fā)生與國(guó)家方針、政策、相關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定相悖的情況。9.3 工作程序9.3.1 收集素材。由相關(guān)科室按領(lǐng)導(dǎo)要求時(shí)限提供基礎(chǔ)性資料，科室負(fù)責(zé)人把關(guān)后報(bào)主管處領(lǐng)導(dǎo)同意，交處辦公室。9.3.2 起草文稿。處辦公室匯總相關(guān)科室提供的文字材料，按照領(lǐng)導(dǎo)要求、格式、體裁形成綜合性文字材料草稿。9.3.3 征求意見。草稿形成后需征求相關(guān)科室的意見，處辦公室修改完善。9.3.4 審核把關(guān)。處辦公室主任要對(duì)文字材料審核把關(guān)，確保語言嚴(yán)謹(jǐn)，格式規(guī)范。9.3.5 報(bào)處