慶典策劃管理總則為確保股份公司開工、開業(yè)等各類慶典活動隆重熱烈而又規(guī)范有序的進行，促進企業(yè)品牌形象的提升，特制定本制度。本制度規(guī)定了慶典策劃部和慶典相關部門、公司的工作職責，并規(guī)范了各種慶典活動策劃和組織實施流程，是各類慶典活動的基本流程和行為準則，并通過定期的評價和反饋，不斷改進和完善。所有慶典活動的策劃，籌備和組織實施，必須遵循本制度規(guī)定和當?shù)卣囊?。《開工奠基典禮操作手冊》和《開業(yè)慶典操作手冊》作為具體執(zhí)行的指導性文件，另行發(fā)布，各相關部門和公司須參照執(zhí)行。慶典活動分類股份公司指定的重大商業(yè)合同簽訂儀式及相關的慶祝儀式活動。開工奠基典禮：項目前期，由項目公司發(fā)起、并由當?shù)卣I導和股份公司領導聯(lián)合參加的開工奠基儀式。開業(yè)慶典儀式：項目竣工，由商管公司組織發(fā)起、并由當?shù)卣I導和股份公司領導聯(lián)合參加的開業(yè)慶典儀式。廣場年度招商大會：由慶典策劃部配合股份公司商管公司完成主力店、步行街、萬千百貨舉辦的廣場年度招商大會（戰(zhàn)略合作伙伴簽約儀式）。股份公司年會文藝演出：由慶典策劃部配合股份公司人力資源部完成股份公司年度總結表彰大會的文藝晚會的籌備和實施工作。其他股份公司領導交辦的重要策劃活動。慶典活動職責劃分股份公司項目管理中心慶典策劃部職責籌備期（活動前30天）與相關部門、公司協(xié)調、確定各項慶典活動舉辦的時間、地點、出席人員、動規(guī)模及主要流程；選定方案及策劃公司、確定預算，按流程報股份公司分管副總裁審批；召集相關部門、公司參加的專題會議，通報信息，協(xié)調籌備工作；特別對慶典實施日及前后的天氣預報查詢了解，提前做好應對預案。執(zhí)行期（活動前一周）：推進當?shù)毓净I備工作的落實，特別是出席活動的嘉賓和日程表的確定；對活動策劃公司的準備工作進行監(jiān)督及協(xié)調?；顒悠冢ɑ顒忧耙惶旒爱斎眨└黜椊M織接待工作的實施；活動彩排（演藝、禮儀、視頻、音效、儀式流程彩排）；演職人員到位和相關資料的準備（串詞、伴奏、視頻文件）；嘉賓和致辭領導名單的最后確定、座位排序、明星接送和現(xiàn)場總控。股份公司項目管理中心營銷部負責開工慶典職責慶典現(xiàn)場外、內場圍擋畫面及文字內容的審核確認；外場氛圍裝飾，特別是畫面及文字內容的審核確認。股份公司商管公司負責開業(yè)慶典職責參與股份公司領導日程安排方案的審定，并督導執(zhí)行；開業(yè)慶典場地、安保、禮品等保障方案的審核；股份公司領導視察動線及貴賓參觀路線的制定，并負責現(xiàn)場引領和介紹；在場地、人員、電力、空調、照明和設備設施方面負責給予充分配合。股份公司企業(yè)文化部職責審批各地項目公司的媒體專訪方案，并現(xiàn)場主持專訪。提供新聞通稿和股份公司領導致辭；審核、修訂貴賓出席秩序、致辭和主持人串稿；負責各項事前事后新聞發(fā)布的安排。股份公司酒店建設公司職責邀請、確認出席酒店開工、開業(yè)慶典的酒店管理公司貴賓和致辭人；在酒店舉行的慶典活動，當?shù)鼐频晷枧浜蠎c典策劃部及活動公司，在場地、人員、電力（活動公司的用電方案和接線圖，需報酒店公司項目部審核）、空調、照明和設備設施等方面負責給予充分配合。各地項目公司職責開工慶典負責股份公司領導接待方案的實施；負責政府領導和其他嘉賓的邀請工作，以及出席宴會、慶典貴賓席就座、致辭及受捐人名單的確定；制定媒體專訪方案報股份公司企業(yè)文化部審批，并具體執(zhí)行；受捐單位為當?shù)卮壬瓶倳?，由會長接受捐贈，用途為助學幫困基金；與慶典活動公司配合完成場地硬化平整、LED基礎臺的施工、LED視頻、支撐鋼架的搭建、電力保障、奠基石購買和奠基池施工等工作；在場地、人員、電力、空調、照明和設備設施方面負責給予充分配合；與施工方協(xié)調工人方陣，機械方陣及LED屏幕吊裝機械等事宜；演藝人員的食宿、接送等接待事宜；指導當?shù)貜V告公司，配合完成外場的氛圍布置；制定天氣預案及負責慶典現(xiàn)場安保和寶潔工作。2.6.2開業(yè)慶典1）負責股份公司領導接待方案的實施；2）負責政府領導和其他嘉賓的邀請工作，以及出席宴會、慶典貴賓席就座、致辭及受捐人名單的確定；3）制定媒體專訪方案報股份公司企業(yè)文化部審批，并具體執(zhí)行；4）受捐單位為當?shù)卮壬瓶倳?，由會長接受捐贈，用途為助學幫困基金；5）開業(yè)慶典電力保障及會場障礙物的清理，與政府部門、當?shù)厣坦芄竟餐瑓f(xié)調完成會場警力和安保的布置工作；6）演藝人員的食宿、接送等接待事宜。3.7各地商管公司職責：3.7.1協(xié)調當?shù)卦壕€公司，做好員工見面會場地布置及組織的工作；3.7.2開業(yè)慶典有關場地、安保、寶潔和禮品等保障方案的實施；3.7.3貴賓室區(qū)域的確認及裝飾布置；3.7.4配合慶典策劃公司完成場地協(xié)調、搭建、舞臺區(qū)域的安保護欄布置及現(xiàn)場活動人流控制疏散?；顒硬邉澒镜倪x擇建立合格供方品牌庫嚴格按照股份公司成本管理制度，由慶典策劃部組織股份公司成本控制部、企業(yè)文化部、項目管理中心營銷部和股份公司商管公司等成立評選組；挑選國內知名度高、專業(yè)性強、現(xiàn)場執(zhí)行力高、配合好的活動策劃公司作為評選對象，重點實地考察其策劃、設計、執(zhí)行實力和成品活動的影像資料檔案，及其合作的舞美、視頻、音響系統(tǒng)等硬件設備供應商的品牌實力；對通過實地考察的活動策劃公司召開專題評審會議，挑選出不少于5家活動策劃公司進入股份公司招投標品牌庫；項慶典活動策劃公司的選擇和確定對進入股份公司品牌庫的活動策劃公司合理調配，每年平均承擔一定數(shù)量的慶典活動策劃任務；根據(jù)活動時間順序，單項活動挑選不少于2家策劃公司進行策劃方案比稿和費用比價，經(jīng)慶典策劃部評審，報股份公司領導確定。審批流程一般慶典活動審批流程：經(jīng)辦公司（須附項目公司營銷部、成本部和財務部會簽意見）——股份公司相關部門（股份公司成本控制部—慶典策劃部）——分管副總裁。審批內容包括方案、預算及合同要點（見慶表1）。大型慶典活動審批流程：單個活動超過300萬元（不含場地工程費用，圍擋等營銷費用）的額度較大的慶典活動，須經(jīng)項目公司招標領導小組審批（見慶表2）。合同簽訂和履行按照股份公司法律事務部相關制度要求，由當?shù)仨椖抗九c該活動策劃公司簽訂合同，并制定嚴格的制約處罰條款，原則上失誤一次按合同總額的10%予以處罰，重大失誤按合同總額的10%～50%予以處罰并永久取消合作資格。策劃方案的制定及評審慶典活動的主題要求結合當?shù)匚幕攸c，符合當?shù)卣跋嚓P組織部門的要求，突出喜慶、恢宏、大氣的主題，并滿足宣傳推廣、增長銷售和持續(xù)穩(wěn)場旺場的需求，有助于股份公司企業(yè)形象的整體提升。慶典活動策劃方案的主要內容：主視覺設計運用當?shù)氐膫鹘y(tǒng)的中國文化元素符號及地域特色，設計符合股份公司企業(yè)的深厚的文化內涵和底蘊，恢宏大氣，色調以紅、金色等亮色系為主整體構圖合理有氣勢，主題字要求書法體或者其他藝術字體。舞美設計舞臺及舞美設計要對主視覺設計擴大延展，舞臺大氣有深度，同時兼?zhèn)浜侠淼氖褂霉δ?，有?chuàng)意，舞臺形式以LED為主要載體，配合與之相配的舞美景片，整體性要突出喜慶、大氣的風格。場地規(guī)劃按活動分類，合理規(guī)劃各功能區(qū)域的設置，要有平面布置尺寸及效果圖?；顒恿鞒讨攸c環(huán)節(jié)的設計包括演藝節(jié)目、慈善捐款儀式、奠基或剪彩啟動儀式道具及特效設計、視頻配合制作（開場、舞蹈、登場、致辭、歌曲、捐贈及奠基或剪彩儀式視頻）、音樂、室內外燈光配合、禮儀服裝及配合等?；顒臃桨傅念A算策劃方案的評審由慶典策劃部組織企業(yè)文化部、項目管理中心營銷部、股份公司商管公司等對慶典活動方案及預算進行評審。方案評審要素：符合活動要求的及時性和主題的緊扣性；符合企業(yè)文化、形象、品牌定位，可提升廣場的知名度、美譽度；符合當?shù)孛袼住⑽幕?、禮儀、消費等習慣和政府要求，不易引起歧義、糾紛或存在安全隱患；具有創(chuàng)意前瞻性和持續(xù)性，實操性強，符合現(xiàn)有掌握資源的支持；有一定的參與性、氣派性和時尚性，具有新聞性和媒介關注價值；策劃方案通過評審后，按流程報分管副總裁批準，并轉相關部門執(zhí)行。慶典活動方案執(zhí)行方案匯報在策劃方案通過、相關接待方案及名單確認后，由慶典策劃部制定執(zhí)行方案，向分管副總裁匯報（重大活動須向總裁匯報），按照領導提出的意見進行調整修改，及時跟策劃執(zhí)行公司對接，并確定各項細節(jié)的逐一落實。需要匯報的內容：股份公司領導日程安排和交通、食宿等接待安排；出席嘉賓及各項名單的初步確定；媒體專訪和員工見面會的組織；慶典活動方案。策劃方案實施由慶典策劃部進行總體部署，指導當?shù)仨椖抗揪幹茟c典執(zhí)行細則，對具體任務進行分解、落實、跟進、協(xié)調及實施。慶典執(zhí)行細則需包括：股份公司領導、各級嘉賓、媒體和演員的接待流程；活動現(xiàn)場布置方案和慶典活動流程；外場及步行街布置、視察參觀方案；禮儀服務人員工作安排，用品準備及后勤保障；安保及交通組織，環(huán)境與工程保障，天氣預案。各項目公司、商管公司要走活動實施前做好充分預熱宣傳，制造活動氣氛。慶典活動的實施控制要點外場活動需協(xié)調公安、城管、消防等政府部門，完成必要的報批手續(xù)；做好媒體發(fā)布、現(xiàn)場報道和參觀活動的相關單位的工作協(xié)調等事宜；活動前一天細致檢查，音視頻設備的彩排測試，確保全部準備工作到位；做好活動的安全管理及制定天氣等應急預案?；顒釉u估總結及歸檔活動實施后，由慶典策劃部在2周內，對活動效果進行評估，形成活動評估報告，總結活動中不足及改進辦法。股份公司項目管理中心慶典策劃部做好慶典活動的影像、圖片、文本資料的整理，統(tǒng)一歸檔保存。費用預算和付款審批按照審批方案確定的預算，由當?shù)仨椖抗九c活動公司簽訂合同，并按照合同約定的付款方式執(zhí)行。演員及主持人費用，由當?shù)仨椖抗九c活動公司單獨簽署合同，并按合同約定付款。由當?shù)仨椖抗景凑展煞莨局贫纫?guī)定流程提交付款審批申請。慶表1慶典活動審批會簽表日期：年月日項目公司：經(jīng)辦人/職務：審批事項名稱：審批事項內容：附件清單：1活動方案；2、活動預算表；3、合同要點項目公司審核項目公司營銷部：簽字：日期：年月日項目公司成本部：簽字：日期：年月日項目公司財務部：簽字：日期：年月日項目公司總經(jīng)理：簽字：日期：年月日股份公司審核成本控制部：簽字：日期：年月日慶典策劃部：簽字：日期：年月日主管副總裁：簽字：日期：年月日填寫說明：此表用于不超過300萬元（不含場地工程費用、圍擋等營銷費用）慶典活動策劃審批；各部門/公司根據(jù)具體業(yè)務將“審批事項”和“部門/公司”等填寫完整。慶表2大型慶典活動審批會簽表日期：年月日項目公司：經(jīng)辦人/職務：審批事項名稱：審批事項內容：****慶典策劃審批附件清單：1活動方案；2、活動預算表；3、合同要點項目公司營銷部、成本部、財務部和總經(jīng)理審批：日期：年月日股份公司成本控制部、慶典策劃部審批：日期：年月日股份公司招標領導小組審批股份公司審計部總經(jīng)理簽字：日期：年月日項目管理中心主管工程副總經(jīng)理簽字：日期：年月日股份公司成本控制部總經(jīng)理簽字：