檔案工作管理制度江蘇省蘇州質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1．立卷歸檔制度2．檔案保管制度3．檔案保密制度4．檔案利用制度5．檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度6．檔案管理體制7．機(jī)關(guān)檔案人員工作職8．崗位職.電子文件歸檔管理制度.公文處理、印鑒管理制度蘇州質(zhì)監(jiān)局檔案工作管理制度為加強(qiáng)本單位檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為單位工作服務(wù)和為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》省、市檔案管理等有關(guān)規(guī)定精神特制定本制度。一、立卷歸檔制度（一）單位文書部門和業(yè)務(wù)部門，將處理完畢的文件經(jīng)過整理立卷，由檔案部門集中保存。（二）歸檔范圍：．本單位的文件材料⑴文書檔案①本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)以及上行文、平行文的文件和簽發(fā)稿等。②本單位召開的各種重要會(huì)議、專題會(huì)議和參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議及本單位領(lǐng)導(dǎo)在各種重要會(huì)議上與本單位主要業(yè)務(wù)有關(guān)的通知、議程、紀(jì)要、決議、發(fā)言稿、名冊(cè)等各載體資料。③本單位支部會(huì)議、民主生活會(huì)議、辦公會(huì)議記錄。④本單位各項(xiàng)人事材料等。⑤本單位種類年度先進(jìn)、工作總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員名冊(cè)等。⑥本單位在業(yè)務(wù)工作中形成的、制度、辦法、調(diào)查報(bào)告合同、參考利用價(jià)值的文件資料、圖紙、照片及光盤等材料。⑦永久性保存的信訪案件、違紀(jì)案件的檔案材料。⑧本單位接待重要來賓中形成的文件、聲、像等材料。⑵權(quán)證檔案屬于本局管轄房屋的產(chǎn)權(quán)證、土地證以及土地使用權(quán)分割轉(zhuǎn)讓許可證。⑶本單位在日常行政、黨務(wù)、業(yè)務(wù)、會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、社團(tuán)等工作中形成的與本單位主要職能有密切聯(lián)系、有參考利用價(jià)值的照片等聲像資料。⑷本單位在工作中獲得的由各級(jí)部門頒發(fā)的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗以及由本單位制發(fā)的各類紀(jì)念品。⑸財(cái)務(wù)檔案按上級(jí)檔案機(jī)關(guān)和財(cái)務(wù)部門有關(guān)財(cái)務(wù)檔案收集整理等的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集歸檔。2．上級(jí)單位的文件材料上級(jí)黨、政機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的重要指示、批示、批復(fù)、通報(bào)、通知以及下發(fā)的與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的命令、規(guī)定、規(guī)（細(xì)）則、條例、決定、意見等的文件資料。3、上級(jí)機(jī)關(guān)或橫向單位形成的與本單位主管業(yè)務(wù)有密切關(guān)系的文件材料。（三）歸檔時(shí)間：1．各處室應(yīng)在次年第一個(gè)月按要求向辦公室做好文件清退工作。然后由辦公室負(fù)責(zé)檔案的人員，按照文件的內(nèi)容和性質(zhì)，分永久、長期、30年和短期、10年進(jìn)行整理，分門別類，編寫目錄，裝訂后由檔案室統(tǒng)一保管。2．單位文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前整理立卷結(jié)束，然后歸檔。（四）歸檔要求單位領(lǐng)導(dǎo)和各處室文件辦理完畢，應(yīng)將具有保存價(jià)值的來文、復(fù)文，包括領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的底稿、批示等材料，收集齊全（本單位發(fā)文與聯(lián)合發(fā)文各一式二份），及時(shí)送辦公室歸檔，外出參加會(huì)議帶回的重要文件整理一份送檔案室歸檔，個(gè)人不得保存，更不能占為已有。二、檔案保管制度單位應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必要的檔案專用庫房和柜櫥。并設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。同時(shí)還需配備復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、抽濕機(jī)、溫濕度機(jī)、空調(diào)機(jī)以及白熾燈具等設(shè)備設(shè)施檔案庫房管理要有專人負(fù)責(zé)，庫房?jī)?nèi)不得堆放雜物。定時(shí)做好庫房?jī)?nèi)溫度記錄。三、檔案保密制度．建立、健全檔案保密組織，做到“三落實(shí)”，即領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、組織落實(shí)、人員落實(shí)；“四及時(shí)”，即對(duì)機(jī)關(guān)文件材料做到及時(shí)登記，及時(shí)傳閱，及時(shí)催（承）辦、及時(shí)歸卷；“四不”，即文件材料不積壓、不錯(cuò)漏、不遺失、不泄密。．檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，做到不該說的絕對(duì)不說，不該問的絕對(duì)不問，不該看的絕對(duì)不看。3．定期進(jìn)行保密制度的學(xué)習(xí)和檢查，加強(qiáng)對(duì)保密檔案的管理和利用。密級(jí)的變更和解密，必須按國家有關(guān)規(guī)定辦理。凡是違反保密規(guī)定，造成損失的要根據(jù)情節(jié)輕重依法追究法律責(zé)任。四、檔案利用制度1．檔案人員應(yīng)熟悉所藏檔案情況和主動(dòng)了解單位各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好利用工作。2．單位檔案部門必須編制《案卷目錄》、《全引目錄》、《歸檔文件目錄》、《專題資料目錄》以及與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的各種《專題索引》等。3．檔案部門應(yīng)當(dāng)利用檔案資源，開展檔案的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。4．凡本單位工作人員因工作需要，查閱本職工作范圍內(nèi)的檔案，需說明情況，辦理登記手續(xù)后，直接到檔案室查閱；查閱非本處室或其它重要檔案，需經(jīng)有關(guān)處室處長或辦公室主任批準(zhǔn)。5．外單位人員來我單位查閱檔案，需持單位介紹信，查閱重要檔案需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，本單位檔案一律不外借。．調(diào)閱檔案必須辦理登記手續(xù)，凡本處室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案可借回本處室閱，調(diào)閱檔案時(shí)間不得超過一周；非本處室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案一律不外借。．借閱檔案資料，不得失密、泄密，不得轉(zhuǎn)借移閱，如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。8．調(diào)閱檔案應(yīng)注意愛護(hù)，不得在文件上劃線、打圈和涂改，如發(fā)現(xiàn)拆毀、涂改、缺頁、遺失、損壞等情況，要視情節(jié)輕重追究其責(zé)任。9．做好檔案利用反饋工作，利用者查檔結(jié)束時(shí)需如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存查。五、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度．檔案的統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作是準(zhǔn)確提示本單位檔案情況的一項(xiàng)工作。檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，要及時(shí)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用效果、存毀和檔案人員等情況進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。．檔案的鑒定。檔案部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際，制定本單位保管期限表（詳見附件）定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。本單位的檔案的鑒定工作，應(yīng)在分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同組成的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。銷毀失去保存價(jià)值的檔案必須由鑒定小組提出意見。登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，并在銷毀清冊(cè)上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。鑒定工作結(jié)束后應(yīng)寫工作報(bào)告。3．檔案的移交。本單位檔案應(yīng)按國家、省、市關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限的規(guī)定，將永久、長期、30年保存的檔案有計(jì)劃、有步驟地連同案卷目錄和有關(guān)資料，一并向市檔案館移交。凡屬進(jìn)館的檔案均應(yīng)按照要求進(jìn)行收集、整理、鑒定。進(jìn)館檔案一律移交原件，對(duì)于不同門類、載體的檔案，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。進(jìn)館檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名蓋章。移交清冊(cè)應(yīng)歸入單位全宗卷內(nèi)保存。六、檔案管理體制．單位檔案應(yīng)由一名領(lǐng)導(dǎo)直接分管，并列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。．建立與單位規(guī)模相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，并形成科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。3．配備具有大?；蚋咧校ㄖ袑＃┪募健⒕哂袑I(yè)技術(shù)職務(wù)、經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)、能勝任工作的專兼職檔案干部，兼職檔案人員以檔案工作為主。七、單位檔案人員工作職責(zé)．認(rèn)真宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》以及和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)。．集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，維護(hù)檔案完整安全，積極提供利用，為本單位各項(xiàng)工作或生產(chǎn)服務(wù)，并為黨和國家積累史料。．制定本單位檔案工作計(jì)劃、管理辦法。．對(duì)本單位各部門形成的各種文件材料和收集、整理立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。．負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)檔案（專、兼職）人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。．做好檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)管理工作，并按規(guī)定做好接收移交工作。．積極主動(dòng)做好檔案提供利用工作。8．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。八、崗位職責(zé)（一）文書檔案人員崗位責(zé)任制．認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作、努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。．按規(guī)定做好文書檔案的立卷歸檔工作和平時(shí)歸檔工作。3．做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。．積極開展檔案的利用工作，熱情接待查閱人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。．認(rèn)真做好庫房管理，維護(hù)檔案的完整、安全。6．單位檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。．單位檔案人員的工作納入本單位崗位責(zé)任制考核范圍。．根據(jù)檔案工作發(fā)展需要和本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對(duì)檔案工作各項(xiàng)制度及庫房、設(shè)備的添置、修改提出建議、辦法。9．努力完成領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)．辦公室主任崗位責(zé)任制在單位分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和日常工作，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。并負(fù)責(zé)檢查、督促檔案人員的工作、制度落實(shí)情況，添置必要的專用設(shè)備，配備人員，確保檔案工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行黨和國家對(duì)檔案工作的方針、政策及本機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)文書檔案人員的保密教育。接受上級(jí)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，完成業(yè)務(wù)部門要求必須完成的任務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定、銷毀的組織工作。關(guān)心檔案人員并及時(shí)了解文書檔案人員的業(yè)務(wù)工作，調(diào)動(dòng)文檔人員的工作積極性。．分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是負(fù)責(zé)單位檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保單位檔案微觀管理和宏觀建設(shè)的需要，全面提高檔案工作科學(xué)管理水平，使檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。根據(jù)國家檔案法的精神，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，保證單位檔案工作由辦公室檔案部門集中統(tǒng)一管理單位的所有檔案資料。根據(jù)單位檔案管理的需要，每年撥出一定的檔案管理所必須開支的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)常性的了解，檢查單位的文書檔案工作情況，為檔案工作解決庫房設(shè)備等問題，使檔案管理工作上等升級(jí)。九．電子文件歸檔管理制度一、電子文件是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶，磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。二、本單位檔案部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作的管理。指導(dǎo)與監(jiān)督文書部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、收集、歸檔工作，網(wǎng)絡(luò)管理部門主要負(fù)責(zé)電子文件在運(yùn)行過程中的安全技術(shù)保障，并提供技術(shù)上的協(xié)助和支持。電子文件各形成部門要配合做好該項(xiàng)工作。三、電子文件歸檔管理1、收集①收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家有關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。②收集要求。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留；紙質(zhì)文件與內(nèi)容相同的電子文件要同時(shí)收集；在OA系統(tǒng)中辦理的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常修改。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。③收集時(shí)間。隨時(shí)收集。2、整理一般由歸檔管理軟件來完成。按年度—保管期--機(jī)構(gòu)或問題整理。整理完成后，制成機(jī)讀目錄，填寫電子文件登記表。3、歸檔①歸檔時(shí)間。邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，隨辦隨歸。物理歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次。②歸檔檢測(cè)。在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢測(cè)。內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。③歸檔鑒定。有效性和完整性鑒定、文件是否損壞。江蘇省蘇州質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局二00五年一月十二日江蘇省蘇州質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局公文處理、印鑒管理制度一、收文處理1、收文。送達(dá)本單位的公文，統(tǒng)一由辦公室簽收、登記并處理。本單位人員外出參加會(huì)議帶回的會(huì)議材料，其中有文號(hào)的和秘級(jí)以上的文件，應(yīng)主動(dòng)交辦公室登記辦理或存檔。辦公室收文后，由辦公室主任提出擬辦意見。2、分辦。屬于閱件，分送本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員閱讀、傳閱或開會(huì)傳達(dá)。屬于辦件由領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)交有關(guān)科室處理。屬于急辦的，可直接交有關(guān)科室處理，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。3、承辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦后，各科室根據(jù)批辦意見認(rèn)真進(jìn)行承辦，辦理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦理情況，并將文件退還辦公室。4、催辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦或交辦于關(guān)科室處理的公文，辦公室要檢查催辦，防止漏辦和延誤。辦公室要建立催辦登記制度，記錄辦理結(jié)果，提高辦結(jié)率。二、發(fā)文處理（含電子公文）1、擬稿。本單位綜合性文稿由辦公室負(fù)責(zé)，其他文稿由有關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)。草擬公文必須符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合公文格式，嚴(yán)格行文規(guī)則。做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精練、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。并按規(guī)定標(biāo)明公文種類，填寫公文主題詞。2、審稿。凡以本單位名義行文，擬搞后須交辦公室負(fù)責(zé)人審稿。審稿人重點(diǎn)審核是否需要行文，以什么形式行文，文稿是否符合擬稿要求，把好政策、文字和文體格式關(guān)。3、簽發(fā)。審核后交本單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。4、會(huì)簽。需要同有關(guān)部門會(huì)簽的文稿，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主辦科室送有關(guān)部門會(huì)簽。外單位主辦送我單位會(huì)簽的文稿，由有關(guān)業(yè)務(wù)科室提出意見后報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。5、核稿。本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室進(jìn)行復(fù)核，主要查核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。6、印發(fā)。辦公室核稿后統(tǒng)一登記編號(hào)、打印，擬稿人負(fù)責(zé)檢查校對(duì)、裝訂和分封送辦公室。辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送信件。凡需打印的文件材料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，凡需復(fù)印的文件、材料須經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，一律不予辦理。三、公文摘抄、復(fù)制1、摘抄。需要經(jīng)常使用的重要政策規(guī)定，各科室可以在文件存檔前進(jìn)行摘抄。摘抄本應(yīng)進(jìn)行登記，由各科室妥善保存。2、復(fù)制。各科室復(fù)制文件，應(yīng)按規(guī)定，交辦公室統(tǒng)一辦理，超出規(guī)定范圍的應(yīng)采取摘抄辦法。四、公文整理