演出項(xiàng)目的籌備藝術(shù)管理理論與實(shí)務(wù)5你有沒有搞過裝修？

其實(shí)，做一個(gè)項(xiàng)目就相當(dāng)于把一套毛坯房裝修成可以使用(住人)的過程。首先你要確定裝修的整體風(fēng)格，是歐式還是中式(這是目的與任務(wù))，第二步是找裝修公司或裝修游擊隊(duì)(這相當(dāng)于主辦方尋找運(yùn)營機(jī)構(gòu))，運(yùn)營機(jī)構(gòu)確定以后得先出圖紙(這是策劃)，然后就是做裝修進(jìn)場的準(zhǔn)備，包括購買各種裝修材料和支付預(yù)付款，這也就是我們要說的籌備。在施工過程有監(jiān)理、有局部的修改，整個(gè)裝修任務(wù)完成以后有驗(yàn)收和財(cái)務(wù)結(jié)算，可能還有其他的后續(xù)服務(wù)，這是我們以后要探討的問題?；I備工作為什么重要？演出項(xiàng)目跟拍電影不同，拍電影一個(gè)鏡頭不順暢可以反復(fù)的NG。演出卻不行，一旦開始就是不可逆轉(zhuǎn)的，嘉賓、觀眾、媒體都在現(xiàn)場，所出的任何一點(diǎn)小差錯(cuò)都將可能讓演出效果大打折扣。要避免任何的低級(jí)錯(cuò)誤，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須做足前期籌備工作。只有有了這些籌備環(huán)節(jié)的精心準(zhǔn)備，才能盡可能地避免執(zhí)行過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和突發(fā)事件，才能盡可能的確保演出現(xiàn)場的萬無一失，因?yàn)榛I備階段各個(gè)環(huán)節(jié)都可以反復(fù)的修改、校正，而演出的過程是一次性的，除了彩排還有校正的機(jī)會(huì)外，演出是不可能在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后再重新來過的。籌備

籌備階段就是演出活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)策劃方案進(jìn)行資源的調(diào)度和內(nèi)容的準(zhǔn)備。這一階段的特點(diǎn)是：·對(duì)各項(xiàng)策劃或計(jì)劃的應(yīng)用與落實(shí)

·監(jiān)督和控制

·在比較計(jì)劃和現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上，做出決定·向利益相關(guān)者們報(bào)告工作的進(jìn)度·進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的管理演出項(xiàng)目的籌備一、項(xiàng)目管理二、團(tuán)隊(duì)的組建三、合同管理四、預(yù)算的制定和控制一、運(yùn)用項(xiàng)目管理的方式對(duì)演出項(xiàng)目進(jìn)行管理項(xiàng)目的定義：就是一系列具有特定目標(biāo)，有明確開始和終止日期，

投入一定額度的資金并消耗一定資源的任務(wù)，是一個(gè)復(fù)雜的“非日常性的”，一次性的工作努力。使之受到限制的因素有時(shí)間、預(yù)算、資源，以及為達(dá)到客戶需要所特別設(shè)計(jì)的效果。例如：三峽大壩的修建是一個(gè)項(xiàng)目，京廣鐵路客運(yùn)專線是一個(gè)項(xiàng)目，北京奧運(yùn)會(huì)是一個(gè)項(xiàng)目，甚至國慶60周年都是一個(gè)項(xiàng)目?！敦?cái)富雜志》和《華爾街日?qǐng)?bào)》甚至稱這種趨勢為“未來的浪潮”。運(yùn)用項(xiàng)目管理的優(yōu)點(diǎn)：1、項(xiàng)目管理可以避免一項(xiàng)演出活動(dòng)因?yàn)檫^分依賴一個(gè)人所冒的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)你擁有由文件、檔案、手冊(cè)以及清晰的溝通和團(tuán)隊(duì)所構(gòu)成的管理系統(tǒng)時(shí)，這個(gè)項(xiàng)目就已經(jīng)為所有的團(tuán)隊(duì)成員所理解。這時(shí)即使出現(xiàn)某個(gè)崗位的人員缺位，也能及時(shí)予以補(bǔ)充。2、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提供項(xiàng)目實(shí)施的成功率。項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險(xiǎn)管理，通過風(fēng)險(xiǎn)管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對(duì)項(xiàng)目的影響。3、項(xiàng)目管理可以用來幫助訓(xùn)練員工。項(xiàng)目管理同時(shí)提供按步驟培訓(xùn)員工的基本框架。4、項(xiàng)目管理可以確保對(duì)利益相關(guān)者的可靠性。對(duì)利益相關(guān)者的管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識(shí)范圍。5、適用于任何領(lǐng)域的管理工作。演出活動(dòng)所用的管理術(shù)語也適用于其它任何領(lǐng)域，所以當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，其工作人員的經(jīng)驗(yàn)和能力也可用于其它行業(yè)或領(lǐng)域。6、項(xiàng)目管理與其它行業(yè)通用一套管理體系，也有助于與利益相關(guān)者們溝通的需要，減少溝通成本和因溝通不暢所帶來的損耗。演出活動(dòng)項(xiàng)目管理所涉及的范疇：1、工作的內(nèi)容和范圍――包括所有的工作計(jì)劃，以及把許許多多的計(jì)劃整合在一起。2、預(yù)算――在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，又被稱為成本。但在演出活動(dòng)管理中，這是基本的工作責(zé)任。3、時(shí)間管理――項(xiàng)目管理開發(fā)了很多的技術(shù)工具來幫助提高工作效率，其主要的方式是時(shí)間安排表和節(jié)點(diǎn)。時(shí)間管理是非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)檠莩鲞M(jìn)行的時(shí)間是不可更改的，時(shí)間管理必須根據(jù)演出進(jìn)行的時(shí)間來倒推。

4、策劃――演出活動(dòng)的策劃可能會(huì)一直在調(diào)整和改變之中，直到演出的開始。5、風(fēng)險(xiǎn)管理――風(fēng)險(xiǎn)管理覆蓋了藝術(shù)管理的所有領(lǐng)域，被認(rèn)為是提高項(xiàng)目品質(zhì)的重要手段。比如演出活動(dòng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，我們就必須在前期設(shè)計(jì)中加以防范和規(guī)避。6、供應(yīng)――主要是指對(duì)演出活動(dòng)的服務(wù)、設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的管理。其中包括對(duì)外包服務(wù)的管理。比如在執(zhí)行過程中會(huì)涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺(tái)、服裝、道具、特技、錄制等，這些對(duì)專業(yè)運(yùn)營公司大都采取外包的模式，那就需要對(duì)外包的供應(yīng)商進(jìn)行有效管理。7、人力資資源―――人人力資資源也也是項(xiàng)目管理的的重要要一環(huán)環(huán)，首首先是是項(xiàng)目目經(jīng)理理人(有時(shí)是是總導(dǎo)導(dǎo)演)，然后后是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的的人才才配置置和管管理，，甚至至包括括志愿愿者的的管理理。因因?yàn)槿稳魏我灰粋€(gè)大大型活動(dòng)都離離不不開開志志愿愿者者，，對(duì)對(duì)志志愿愿者者的的培培訓(xùn)訓(xùn)、、管管理理直直接接決決定定他他們們?cè)谠陧?xiàng)目目執(zhí)行行過過程程中中所所發(fā)發(fā)揮揮的的作作用用。。2008年北北京京奧奧運(yùn)運(yùn)會(huì)會(huì)志志愿愿者者便便發(fā)發(fā)揮揮了了重重要要作作用用，，北北京京奧奧組組委委在在籌籌備備期期間間對(duì)對(duì)志志愿愿者者的的挑挑選選和和培培訓(xùn)訓(xùn)也也是是花花了了很很大大的的心心思思和和功功夫夫。。8、對(duì)利益相相關(guān)者的的管理―――一些些大規(guī)模模的公共共活動(dòng)可能會(huì)擁擁有超過過數(shù)十個(gè)個(gè)的利益益相關(guān)者者。其中中最主要要的是對(duì)對(duì)贊助者者的服務(wù)務(wù)和管理理工作。。因?yàn)樗麄兪浅龀鲑Y方，需要滿足他們的需需求。奧運(yùn)會(huì)會(huì)對(duì)贊助方有有嚴(yán)格的一套套服務(wù)和管理理體系，確保保贊助上的滿滿意度。9、溝通――包括括與利益相關(guān)關(guān)者之間的““外部溝通””，以及在團(tuán)團(tuán)隊(duì)之間的““內(nèi)部溝通””。項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的的問題或差錯(cuò)錯(cuò)通常都是因因?yàn)闇贤ㄔ斐沙傻模环矫婷嬉驗(yàn)樾畔⒌牡牟粚?duì)稱，也也可能是因?yàn)闉闇贤ǚ绞降牡牟划?dāng)造成理理解偏差及信信息傳遞有誤誤。演出活動(dòng)項(xiàng)目目管理流程項(xiàng)目定義工作范圍工作分解結(jié)構(gòu)任務(wù)分析工作日程和安排甘特表及關(guān)鍵路徑責(zé)任工時(shí)報(bào)表工作內(nèi)容具體流程1、對(duì)項(xiàng)目和工作作范圍的定義義：工作范圍意指指整個(gè)項(xiàng)目的工作量，它它包括所有的的工作內(nèi)容。。2、建立一個(gè)工作作的分解結(jié)構(gòu)構(gòu)：工作分解結(jié)構(gòu)構(gòu)是一個(gè)以項(xiàng)項(xiàng)目產(chǎn)品或服服務(wù)為中心的的子項(xiàng)目組成成的項(xiàng)目“家家族樹”，它它規(guī)定了項(xiàng)目目的全部范圍圍。工作分解解結(jié)構(gòu)是為方方便管理和控控制而將項(xiàng)目目按等級(jí)分解解成易于識(shí)別別和管理的子子項(xiàng)目，再將將子項(xiàng)目分解解成更小的工工作單元，直直至最后分解解成具體的工工作(或工作包)的系統(tǒng)方法，，是項(xiàng)目范圍圍規(guī)劃的重要要工具和技術(shù)之一。建立一個(gè)工作作分解結(jié)構(gòu)的的注意事項(xiàng)(1)分解的結(jié)果應(yīng)應(yīng)包含項(xiàng)目所所有的工作要要素，不能有有漏項(xiàng)。(2)分解的每一一個(gè)工作要要素都應(yīng)有有明確的范范圍和內(nèi)容容。(3)分解的粗細(xì)細(xì)程度應(yīng)根根據(jù)項(xiàng)目管管理的需要要加以確定定。(4)分解應(yīng)運(yùn)用用系統(tǒng)分析析思想，充充分考慮項(xiàng)項(xiàng)目各層次次、各要素素之間的相相關(guān)性，即即母子關(guān)系系。(5)分解過程中中，不考慮慮工作要素素之間的順順序關(guān)系。。(6)對(duì)分解結(jié)構(gòu)構(gòu)中的各層層次、各工工作要素都都需要編碼碼。課堂練習(xí)請(qǐng)建立一個(gè)個(gè)同學(xué)聚會(huì)會(huì)活動(dòng)的分分解3、對(duì)資源進(jìn)行行分析：資源分析是是決定從哪哪里獲得服服務(wù)和物品品的依據(jù)?！ぐ逊?wù)務(wù)或物品外外包給供應(yīng)應(yīng)商·從客戶戶或贊助商商那里獲得得服務(wù)或產(chǎn)產(chǎn)品·為本活動(dòng)特別設(shè)置或或建造的那那些物品·資源分析最最重要的成成果是人力力資源計(jì)劃劃。這一計(jì)計(jì)劃的制定定將與活動(dòng)動(dòng)的任任務(wù)務(wù)和和責(zé)責(zé)任任描描述述直直接接聯(lián)聯(lián)系系。。4、明確確任任務(wù)務(wù)和和責(zé)責(zé)任任：在項(xiàng)項(xiàng)目目管管理理中中，，通通常常我我們們把把任任務(wù)務(wù)和和責(zé)責(zé)任任分分解解結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)以以圖圖示示的的形形式式置置于于組組織織結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)中中，，那那樣樣將將責(zé)責(zé)權(quán)權(quán)明明晰晰且且一一目目了了然然。。5、時(shí)間間安安排排：項(xiàng)目目管管理理可可以以定定義義為為對(duì)對(duì)人人物物、、任任務(wù)務(wù)、、地地點(diǎn)點(diǎn)和和時(shí)時(shí)間間的的計(jì)計(jì)劃劃。。甘甘特特表表是一種種有有效效地地時(shí)時(shí)間間管管理理的的方方法法。。甘甘特特表表的的命命名名是是為為了了紀(jì)紀(jì)念念美美國國的的企企業(yè)業(yè)管管理理科科學(xué)學(xué)理理論論家家HenryGantt.它是以圖示的的方式通過列列表和時(shí)間刻刻度形象地表表示出任何特特定項(xiàng)目的順順序與持續(xù)時(shí)時(shí)間。甘特表甘特圖內(nèi)容包包括：（1）任務(wù)――把把各個(gè)區(qū)域的的工作分解成成為一個(gè)個(gè)易易于管理的任任務(wù)。（2）時(shí)間段段―――對(duì)對(duì)每一一個(gè)任任務(wù)設(shè)設(shè)置一一個(gè)時(shí)時(shí)間段段(需要考考慮的的因素素是開開始和和結(jié)束束的時(shí)時(shí)間)。（3）優(yōu)先順順序―――設(shè)設(shè)定定任務(wù)務(wù)的優(yōu)優(yōu)先順順序。。（4）圖表―――畫畫一一個(gè)圖圖表。。橫著著的第第一欄欄顯示示日期期，而而在圖圖表的的左手手邊列列出一一個(gè)個(gè)個(gè)任務(wù)務(wù)。用用橫著著的粗粗線來來顯示示各個(gè)個(gè)任務(wù)務(wù)的時(shí)時(shí)間跨跨度。。（5）節(jié)點(diǎn)――因因?yàn)榇吮肀硎怯脕肀O(jiān)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展情況的的，所以對(duì)對(duì)于特別重重要的任務(wù)務(wù)要指定為為節(jié)點(diǎn)，并并在圖表中中標(biāo)記出來來。示例甘特表的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)：·它視覺覺化地概括括了項(xiàng)目的的時(shí)間安排排·它是一一個(gè)有效的的溝通和控控制工具(特別是對(duì)外外包供應(yīng)商商和志愿者者)·它會(huì)指指明時(shí)間安安排上的沖沖突之處和和問題所在在·它適用用于所有的的領(lǐng)域·它會(huì)提提供活動(dòng)的簡明歷史史繪制甘特圖圖的步驟：（1）明確項(xiàng)目牽牽涉到的各各項(xiàng)任務(wù)及內(nèi)容容。內(nèi)容包括括項(xiàng)目名稱稱(包括順序)、開始時(shí)間間、工期，，任務(wù)類型型(依賴/決定性)和依賴于哪哪一項(xiàng)任務(wù)務(wù)。（2）創(chuàng)建甘特圖圖草圖。將將所有的項(xiàng)項(xiàng)目按照開開始時(shí)間、、工期標(biāo)注注到甘特圖圖上。（3）確定項(xiàng)目任務(wù)的依賴關(guān)系及及時(shí)間進(jìn)度度。使用草草圖，并且且按照項(xiàng)目目的類型將將項(xiàng)目聯(lián)系系起來，并并且安排。。（4）計(jì)算單項(xiàng)任任務(wù)的工時(shí)時(shí)量。（5）確定任務(wù)的的執(zhí)行人員員及適時(shí)按按需調(diào)整工工時(shí)。（6）計(jì)算整個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目時(shí)間。。6、責(zé)任――從從文件到分分發(fā)手冊(cè)。。這個(gè)分發(fā)發(fā)的手冊(cè)冊(cè)包括：工作分解解結(jié)構(gòu)，任務(wù)責(zé)任任表，要點(diǎn)備忘忘，時(shí)間安排排，資源分析析――列列出所有有需要的的資源和和合同，財(cái)務(wù)計(jì)劃劃和預(yù)算算，利益相關(guān)關(guān)者的管管理計(jì)劃劃――包包括贊贊助計(jì)劃劃、推廣廣計(jì)劃、、工作匯匯報(bào)計(jì)劃劃等以及風(fēng)險(xiǎn)管理理計(jì)劃。7、給付階段段和投資資回報(bào)。。投資回報(bào)給主主要的利利益相關(guān)關(guān)者的效效果的財(cái)財(cái)務(wù)量化化的指標(biāo)標(biāo)。給付階段段是指支支付所有有費(fèi)用的的時(shí)間長長度。投資回報(bào)報(bào)中許多收益益是