SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹1SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹1行政(自我工作管理)能力１．時間管理與排定２．目標與標準設定３．計劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調)能力

４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息督導(建立工作團隊)能力

７．訓練教導與授權８．評估部屬與績效９．行為規(guī)范認知(思考清晰縝密)能力

１０．問題確認與解決１１．決斷與風險衡量１２．清晰思考與分析“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人12項能力2督導(建立工作團隊)能力

“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人121、何謂工作效率工作效率？簡單是說，就是在一小時內(nèi)可以做多少事情。效率=總量÷時間

總量=效率×時間

時間=總量÷效率以上這些都可以表示產(chǎn)出的工作效率比喻5000個字，要在2小時內(nèi)打完，工作效率就是2500個/小時。31、何謂工作效率工作效率？32、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。圍繞大目標給自己和下屬分解小目標，而且通過可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。管理者分解任務要計劃性的安排，要排計劃，關注產(chǎn)能。時刻了解你的直接下屬正在做什么每天開早會布置工作，開晚會確認進展。做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺。----林偉賢42、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。做事靠系統(tǒng)，用時間進行管理，盡量標準化工作例行工作效率提高也是增加創(chuàng)造性工作的時間。辦公室工作可標準化比例較高可達60%。對關鍵的重復性較高工作建立標準時間管理，進而提高效率盡量標準化流程和事務作業(yè)，讓事務有規(guī)律。不要會走捷徑的“聰明”人2、怎樣提高效率5用時間進行管理，盡量標準化工作2、怎樣提高效率5辦公室時間哪些工作認定為必須工作？這些工作標準完成時間是多少6辦公室時間哪些工作認定為必須工作？這些工作標準完成時間是多少最多2小時法則□從事知識性工作的人能夠最大限度集中精力的時間一般是2個小時?！踅o大家休息的時間和借口（茶點等）。泰勒—科學管理—員工休息的必要性3、辦公基本法則7最多2小時法則3、辦公基本法則7明確目標法則每件任務包含質量、成本和交付期限三個方面。5P法則業(yè)務安排的優(yōu)先原則。

1.了解需求的優(yōu)先2.節(jié)約時間的優(yōu)先3.滿足交期的優(yōu)先4.見縫插針的優(yōu)先5.價值較高的優(yōu)先3、辦公基本法則8明確目標法則5P法則3、辦公基本法則8雜事優(yōu)先法則雜事是工作的致命病毒日?，嵤码s物（電話、郵件、會議、準備等）占工作時間比例40%以上。雜物是擾亂順序的泥潭。所以，優(yōu)先處理各種雜事，即“三十分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”。在每個工作單元（2小時）的時間間隙里，利索地處理可預見的雜事，每天上下午各拿出半小時集中處理雜事。在工作中不能被動地等待雜事上門，而要對雜事有充分的預見性。雜事的來源一般有六個源頭，上級、下級、客戶、總部、其他部門。3、辦公基本法則9雜事優(yōu)先法則3、辦公基本法則9“流”原則□分工要仔細思考，按照相似性原則，按照每個人特點，流水化生產(chǎn)。□不要隨意安排工作，盡量集中統(tǒng)一，打斷工作就是中斷流程?！鯗p少繁文縟節(jié)，讓大家集中注意力工作3、辦公基本法則10“流”原則3、辦公基本法則10現(xiàn)場活性化原則□布置溫馨的辦公室，輕松的心態(tài)，快樂環(huán)境—員工少生病，有士氣。

□鼓勵的話，加油的話，積極的態(tài)度，杜絕發(fā)泄的批評?！跖c員工們一同快樂的班后活動。3、辦公基本法則11現(xiàn)場活性化原則3、辦公基本法則11●改善工作接受/安排方法1、此項工作是什么？真實目的是什么？

此項工作發(fā)生的背景是什么？

任務的限定條件和可供資源有哪些？2、此項任務期望的結果或者目標是什么？

關于結果標準的優(yōu)秀線和及格線是多少？不能只見樹木不見深林宏觀著眼，微觀著手4、工作技巧和方法工具12●改善工作接受/安排方法不能只見樹木不見深林4、工作技巧和方●改善工作接受/安排方法3、爭取到工作完成最佳期限

過于匆忙，常常誤事；過于拖沓，難以成事。

留有工作的寬放，以備不測；

隨身攜帶工作日程計劃4、馬上業(yè)務分解，寫入日程表

工作日程表中是否超出負荷或日程沖突?！霸俅_認”的習慣4、工作技巧和方法工具13●改善工作接受/安排方法“再確認”的習慣4、工作技巧和方法工●改善工作接受/安排方法安排工作，要做好日程管理□每人必須有周、日工作計劃；把以小時為單位分配時間?！趺咳穗S身攜帶日程表□用日程表作為計劃，來帶動白領的工作，日程表才是大腦！□養(yǎng)成習慣，檢查日程表4、工作技巧和方法工具14●改善工作接受/安排方法4、工作技巧和方法工具14●注重工作分解和分工□安排的工作要監(jiān)督下屬列入自己日程表。□確認下屬不超負荷，超負荷要表示感謝。□自己的工作和安排的工作要隨時檢查，刨根問底?！蹩紤]所有人的負荷，不能鞭打快牛，快牛會變慢的?！踅o新員工擔當，培養(yǎng)下屬，常會出人意料?！跻乱床环纸?；要么把自己設計進流程中。4、工作技巧和方法工具15●注重工作分解和分工4、工作技巧和方法工具155、事務管理的工具PAC業(yè)務發(fā)生業(yè)務改善表要素別本月任務本周矩陣任務分解表本周日程人生計劃165、事務管理的工具PAC業(yè)務發(fā)生業(yè)務要素別本月任務本周矩陣任本月任務表可以將“本月任務表”作為“工作接收表”來使用。原則上是在接收工作的時候就立刻填寫，也可以每月一次（通常在月初）進行整理，安排好本月和下個月的任務。5、事務管理的工具17本月任務表可以將“本月任務表”作為“工作接收表”來使用。原則30分鐘練習---本月任務表１、此表安排任務的具體時間段，可填寫如：08年4月21日~08年4月27日2、本月應處理的業(yè)務、應安排的工作請按序列出；任務和項目要標識出來5、事務管理的工具1830分鐘練習---本月任務表１、此表安排任務的具體時間段，可練習：6月份的工作任務與項目的列舉（現(xiàn)在一直到畢業(yè)）19練習：6月份的工作任務與項目的列舉（現(xiàn)在一直到畢業(yè)）19任務的分配20任務的分配20任務的分配21任務的分配2130分鐘練習---本月任務表將接收到的復雜的工作，進行Taskbreakdown，盡量的將工作做到預先構想，這樣會使工作開展非常順利。＜準備用品＞?筆記用具?原稿用紙項目分解表5、事務管理的工具2230分鐘練習---本月任務表將接收到的復雜的工作，進行Tas項目分解方法：HENIRO對一件業(yè)務進行分解有六個視角，即“HENIRO”。從以下六個角度進行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表●?H：聽取(hear)，是否需要聽取別人的意見●?E：調查(examine)，是否需要做調查、研究工作●?N：交涉(negotiate)，是否有需要事先與他人交涉的事項●?I：告知(inform)，是否有需要事先對他人告知的事項●?R：拜托(request)，是否有需要事先請求他人做的事項●?O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事項5、事務管理的工具23項目分解方法：HENIRO對一件業(yè)務進行分解有六個視角，即“目標的明確化各個任務的羅列[HENIRO]視點的深一步考慮任務中需要的協(xié)助／包含依賴業(yè)務30分鐘練習---任務分解表24目標的明確化各個任務的羅列[HENIRO]視點的深一步考慮任練習：選取考試作為項目進行分解5、事務管理的工具25練習：選取考試作為項目進行分解5、事務管理的工具25每日回顧

每天處理收集箱，這樣永遠不會有一大堆事等你；每天回顧日程安排，修改來不及完成的安排。

每天回顧周月計劃，調整安排。每周回顧

周月計劃回顧，不足與修改調整方法

項目回顧，更好的分解及執(zhí)行方法。

日程及行動安排調整5、事務管理的工具定期回顧26每日回顧5、事務管理的工具定期回顧26任務改善方法：極端Drastic法D：終止（discontinue），將無意義的工作任務終止。R：順序顛倒（reverse），將工作順序進行調整，提高效率。A：工作分擔（assaign），將工作任務進行分配，共同分擔。S：替代（substitute），用一種簡單任務替代原有工作。T：改變方向（turn），采用其他思路完成工作，提高效率。I：拆分（Intopiece），將復雜任務，拆分成簡單小任務。C：集中（concentrate），將工作任務歸類集中完成。5、事務管理的工具27任務改善方法：極端Drastic法D：終止（disconti5、事務管理的工具285、事務管理的工具28謝謝！謝謝！29SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹30SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹1行政(自我工作管理)能力１．時間管理與排定２．目標與標準設定３．計劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調)能力

４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息督導(建立工作團隊)能力

７．訓練教導與授權８．評估部屬與績效９．行為規(guī)范認知(思考清晰縝密)能力

１０．問題確認與解決１１．決斷與風險衡量１２．清晰思考與分析“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人12項能力31督導(建立工作團隊)能力

“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人121、何謂工作效率工作效率？簡單是說，就是在一小時內(nèi)可以做多少事情。效率=總量÷時間

總量=效率×時間

時間=總量÷效率以上這些都可以表示產(chǎn)出的工作效率比喻5000個字，要在2小時內(nèi)打完，工作效率就是2500個/小時。321、何謂工作效率工作效率？32、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。圍繞大目標給自己和下屬分解小目標，而且通過可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。管理者分解任務要計劃性的安排，要排計劃，關注產(chǎn)能。時刻了解你的直接下屬正在做什么每天開早會布置工作，開晚會確認進展。做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺。----林偉賢332、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。做事靠系統(tǒng)，用時間進行管理，盡量標準化工作例行工作效率提高也是增加創(chuàng)造性工作的時間。辦公室工作可標準化比例較高可達60%。對關鍵的重復性較高工作建立標準時間管理，進而提高效率盡量標準化流程和事務作業(yè)，讓事務有規(guī)律。不要會走捷徑的“聰明”人2、怎樣提高效率34用時間進行管理，盡量標準化工作2、怎樣提高效率5辦公室時間哪些工作認定為必須工作？這些工作標準完成時間是多少35辦公室時間哪些工作認定為必須工作？這些工作標準完成時間是多少最多2小時法則□從事知識性工作的人能夠最大限度集中精力的時間一般是2個小時?！踅o大家休息的時間和借口（茶點等）。泰勒—科學管理—員工休息的必要性3、辦公基本法則36最多2小時法則3、辦公基本法則7明確目標法則每件任務包含質量、成本和交付期限三個方面。5P法則業(yè)務安排的優(yōu)先原則。

1.了解需求的優(yōu)先2.節(jié)約時間的優(yōu)先3.滿足交期的優(yōu)先4.見縫插針的優(yōu)先5.價值較高的優(yōu)先3、辦公基本法則37明確目標法則5P法則3、辦公基本法則8雜事優(yōu)先法則雜事是工作的致命病毒日?，嵤码s物（電話、郵件、會議、準備等）占工作時間比例40%以上。雜物是擾亂順序的泥潭。所以，優(yōu)先處理各種雜事，即“三十分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”。在每個工作單元（2小時）的時間間隙里，利索地處理可預見的雜事，每天上下午各拿出半小時集中處理雜事。在工作中不能被動地等待雜事上門，而要對雜事有充分的預見性。雜事的來源一般有六個源頭，上級、下級、客戶、總部、其他部門。3、辦公基本法則38雜事優(yōu)先法則3、辦公基本法則9“流”原則□分工要仔細思考，按照相似性原則，按照每個人特點，流水化生產(chǎn)?！醪灰S意安排工作，盡量集中統(tǒng)一，打斷工作就是中斷流程。□減少繁文縟節(jié)，讓大家集中注意力工作3、辦公基本法則39“流”原則3、辦公基本法則10現(xiàn)場活性化原則□布置溫馨的辦公室，輕松的心態(tài)，快樂環(huán)境—員工少生病，有士氣。

□鼓勵的話，加油的話，積極的態(tài)度，杜絕發(fā)泄的批評?！跖c員工們一同快樂的班后活動。3、辦公基本法則40現(xiàn)場活性化原則3、辦公基本法則11●改善工作接受/安排方法1、此項工作是什么？真實目的是什么？

此項工作發(fā)生的背景是什么？

任務的限定條件和可供資源有哪些？2、此項任務期望的結果或者目標是什么？

關于結果標準的優(yōu)秀線和及格線是多少？不能只見樹木不見深林宏觀著眼，微觀著手4、工作技巧和方法工具41●改善工作接受/安排方法不能只見樹木不見深林4、工作技巧和方●改善工作接受/安排方法3、爭取到工作完成最佳期限

過于匆忙，常常誤事；過于拖沓，難以成事。

留有工作的寬放，以備不測；

隨身攜帶工作日程計劃4、馬上業(yè)務分解，寫入日程表

工作日程表中是否超出負荷或日程沖突?！霸俅_認”的習慣4、工作技巧和方法工具42●改善工作接受/安排方法“再確認”的習慣4、工作技巧和方法工●改善工作接受/安排方法安排工作，要做好日程管理□每人必須有周、日工作計劃；把以小時為單位分配時間?！趺咳穗S身攜帶日程表□用日程表作為計劃，來帶動白領的工作，日程表才是大腦！□養(yǎng)成習慣，檢查日程表4、工作技巧和方法工具43●改善工作接受/安排方法4、工作技巧和方法工具14●注重工作分解和分工□安排的工作要監(jiān)督下屬列入自己日程表?！醮_認下屬不超負荷，超負荷要表示感謝?！踝约旱墓ぷ骱桶才诺墓ぷ饕S時檢查，刨根問底?！蹩紤]所有人的負荷，不能鞭打快牛，快牛會變慢的?！踅o新員工擔當，培養(yǎng)下屬，常會出人意料?！跻乱床环纸?；要么把自己設計進流程中。4、工作技巧和方法工具44●注重工作分解和分工4、工作技巧和方法工具155、事務管理的工具PAC業(yè)務發(fā)生業(yè)務改善表要素別本月任務本周矩陣任務分解表本周日程人生計劃455、事務管理的工具PAC業(yè)務發(fā)生業(yè)務要素別本月任務本周矩陣任本月任務表可以將“本月任務表”作為“工作接收表”來使用。原則上是在接收工作的時候就立刻填寫，也可以每月一次（通常在月初）進行整理，安排好本月和下個月的任務。5、事務管理的工具46本月任務表可以將“本月任務表”作為“工作接收表”來使用。原則30分鐘練習---本月任務表１、此表安排任務的具體時間段，可填寫如：08年4月21日~08年4月27日2、本月應處理的業(yè)務、應安排的工作請按序列出；任務和項目要標識出來5、事務管理的工具4730分鐘練習---本月任務表１、此表安排任務的具體時間段，可練習：6月份的工作任務與項目的列舉（現(xiàn)在一直到畢業(yè)）48練習：6月份的工作任務與項目的列舉（現(xiàn)在一直到畢業(yè)）19任務的分配49任務的分配20任務的分配50任務的分配2130分鐘練習---本月任務表將接收到的復雜的工作，進行Taskbreakdown，盡量的將工作做到預先構想，這樣會使工作開展非常順利。＜準備用品＞?筆記用具?原稿用紙項目分解表5、事務管理的工具5130分鐘練習---本月任務表將接收到的復雜的工作，進行Tas項目分解方法：HENIRO對一件業(yè)務進行分解有六個視角，即“HENIRO”。從以下六個角度進行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表●?H：聽取(hear)，是否需要聽取別人的意見●?E：調查(examine)，是否需要做調查、研究工作●?N：交涉(negotiate)，是否有需要事先與他人交涉的事項●?I：告知(inform)，是否有需要事先對他人告