Word郵件合并入門教程一、主要功能在日常工作中，我們經(jīng)常會遇見這種情況：處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。在填寫大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其他文檔內(nèi)容不變時，我們可以靈活運用Word郵件合并功能，不僅操作簡單，而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果又好，可以滿足許多不同客戶不同的需求。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，在我們實際工作主要應(yīng)用范圍為：批量生成報告，以及批量生成企業(yè)函證，以及在固定模版情況下的意見書等有廣泛的應(yīng)用。二、軟件要求已安裝Word、Excel2002以上的版本三、步驟1、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源（如何取得數(shù)據(jù)源？）數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。2、建立主文檔（一個對于是否使用以及在使用中如何組織數(shù)據(jù)的一個思考過程）“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。3、把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中（文檔與數(shù)據(jù)源的連接問題）前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。這是郵件合并的最基本步驟，理解郵件合并主要還是一個對于問題的思考過程，而郵件合并這個功能的設(shè)置主要解決的是計算機(jī)處理問題，其中如何組織數(shù)據(jù)需要你進(jìn)行思考思考：我們要取得什么樣子的結(jié)果？――――目的我們目前擁有什么樣子的數(shù)據(jù)？材料如何使用郵件合并功能？―――工具一句話：我們使用什么樣子的工具能夠把材料加工為我們需要的目的文檔？四、實例1、背景資料：XXX花苑物業(yè)管理公司需要通過對每家業(yè)主分別發(fā)放書面通知單，來收取7月份物業(yè)管理費，及代繳的水電費。2、準(zhǔn)備資料一：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源我們首先需要對給需向每家業(yè)務(wù)收取的各項費用明細(xì)在Excel中做一個匯總表，如下圖：ABCDEFG1必t花花T月收費明細(xì)去2姓名費用期間住戶單元號物業(yè)管理費水費電費最后徽費截止日S張三2017年7月A-101103.5058.5435.782017-7-264趙四2017年7月A-102102.6023.6569.582017-7-265王五2017年7月B-101114.4045.6848.322017-T-26G馬六2017年？月B-102132.5057.3559.672017-7-263、準(zhǔn)備資料二：在Word中編制通知單模板，如下圖:XXX花苑費川通知冷.先生/女士，您好：￥以下是費用清單：V請務(wù)必在之前，將上述款項交到物業(yè)管理公司.請務(wù)必在之前，將上述款項交到物業(yè)管理公司.￥單元號〃物業(yè)管理費:水費n電第甲最后點4、在Word主文檔中，編輯數(shù)據(jù)引入對應(yīng)關(guān)系最后點步驟一：在Word主文檔中點擊“郵件選項卡”一一再選擇開始郵件合并擊郵件合并分部向?qū)?，如下圖所示：文件開始插入設(shè)計頁面布局引用I炯牛I市閱包￡3嚼心器叵中文信封信封睜踴:件人▼文件開始插入設(shè)計頁面布局引用I炯牛I市閱包￡3嚼心器叵中文信封信封睜踴:件人▼收件入列表aaa?突出顯示地址統(tǒng)問候語1合并域創(chuàng)建導(dǎo)航結(jié)果B宜口和曜信函回電子蜩牛陽信封回…目錄西人.日：編目和插入創(chuàng)建文檔的交互式大綱.國由解合并分步向?qū)У摹龓傻牡哪咳?d。壽力陽1；耗￡_前內(nèi)藥的餌后步驟二：在右側(cè)郵件合并選項框中的中部選擇郵件類型，這里我們選擇“信函”如下圖：正在便用的文檔是什么類型？宣信國<■電子郵I牛信封。癱目錄4E然后在右側(cè)郵件合并選項框中的底部點擊“開始文檔”如下圖莞1步,共6步-4下f：開蛤文檔步驟三：在底部點擊“選擇收件人”第目步r開口步.下T：南收件人千上T;謝文程型步驟四：在這級選項卡中選擇“瀏覽”：郵件,酒收件人i隹用現(xiàn)有列表，「從Outlook殿莖人中曲髭\新列表康用現(xiàn)有包表使用來自莫交啊數(shù)據(jù)庫的姓名知地址.因瀏盤“p輜收件人列表…

在彈出對話框中找到數(shù)據(jù)源的Excel文件，如下圖:修改日期2017-07-1911:32修改日期2017-07-1911:322017-07-1911:102017-07-1910:18jfc時解降井案例-|靠word則將并案例|循即巾喇將并入口翱1接著再點擊底部的“撰寫信函”按鈕步一芷五步■?下T；撰寫信函<-上f步驟五：首先將光標(biāo)移至需要添加信息的地方然后點擊右側(cè)的“其他項目按鈕”首先將光標(biāo)移至需要添加信息的地方然后點擊右側(cè)的“其他項目按鈕”北主產(chǎn)工土，何好1-忻;泡電1=北主產(chǎn)工土，何好1-忻;泡電1=迦.聶艇開也近■得壯:坤Alt星求王磁串.毒■擊工把中,科3*擊下您13—生0尸弓子招雙|一燈耳力瓦U.鼻酷士-Ff=,s■z如亦愚縣,用除人的mm.耳可三在彈出對話框中，選擇需要添加的信息類型，此處我們需要添加的是業(yè)務(wù)姓名：插入合并域先生/女士,您好:先生/女士,您好:捶人o數(shù)捱庫域西域舊：費己清單：心物業(yè)管若用期間住戶單元號物業(yè)苣理若槌域舊：費己清單：心物業(yè)管若用期間住戶單元號物業(yè)苣理若槌生莖最后激賽顯止日匹配域（M…SA(D全部添加完成后，就會得到如下：XXX花菰費用逋知單4?小姓名A先生/女士,您好:產(chǎn)以下是久費用期間，費用清單:一單元號行物業(yè)管理費行水費爐電費行北住戶單元號如日物業(yè)管理費如出水費?電費?請務(wù)必在《最后繳費截止七》之前，將上述款頊交到物業(yè)管理公司山接著再點擊“預(yù)覽信函”譽(yù)4法，共后步■下T：預(yù)覽信國?-上T：說鈍件人此時，我們就能預(yù)覽到第一條記錄中業(yè)務(wù)的繳費通知單了IXXX花苑費用通知單，+-1張三先生/女士,您好14以下是一2017年7月費用清單:〃單元號中物業(yè)管理費，水費卡電費產(chǎn)A-IOIp103.5卡58.539999999999999.35.780000000000001.請務(wù)必在2017-7-26之前，將上述款項交到物業(yè)管理公司：1V此時我們發(fā)現(xiàn)金額部分均出現(xiàn)了小數(shù)位過多現(xiàn)象。

我們可以通過方法一，將數(shù)據(jù)源中的數(shù)字部分全部轉(zhuǎn)化為文本格式?！币?共6歲->"FT：完成合并&上T;撰寫聲或者方法二，點擊右鍵點擊需要修改的選項，選擇“切換域代碼”以下是蟲費用期間，，養(yǎng)用運以下是蟲費用期間，，養(yǎng)用運.苗宋體（中方▼四號單兀號，物bIu呀▼三北住戶單元號加■物產(chǎn)強(qiáng)加第--二4費丁羽切rn請務(wù)必在竊最后繳費灌電復(fù)制?EB粘貼選項；"IfiD!更新越回編輯城田…切換域代碼中A字體團(tuán)…三段落固,，推人密號⑻然后在該項目的域代碼中，添加需要的格式代碼，這里我們需要的是保留兩位小數(shù):以下懸式費用期間州費用清單:4中單元號中物業(yè)管理費戶水費產(chǎn)電費產(chǎn)?住戶單元號加{MERGEFIELD小物業(yè)管理費”{MERGEFIELD“水費”\#"0.00*8扣{MERGEFIELD小電費.\#"0.00*8扣\#n0.00u￥扣P.S如果是要得到不僅保留小數(shù)點后兩位，同時需要添加千分位，就要添加代碼:\#"#,##0.00步驟六，點擊右下角“完成合并”n