（優(yōu)選）郵件書寫規(guī)范及注意事項現在是1頁\一共有32頁\編輯于星期日穿著儀態(tài)語氣舉止……熱情自信語氣語調……？電話溝通上門拜訪寄送郵件郵件商業(yè)往來郵件現在是2頁\一共有32頁\編輯于星期日寄送電子郵件的禮貌，與電話交談或親自拜訪客戶的禮節(jié)可能不同，卻有著一樣的目的。所以，書寫的規(guī)范和禮節(jié)非常重要，在日常工作中相當重要。不同的是，對方在讀信時你并不會在場，所以無法像在講電話或面談時判斷對方的反應。按下[發(fā)送]按鈕寄出郵件后，就無法再改變你做出的意見了。萬一發(fā)現存在錯誤，雖然可以盡快糾正，但也已經給對方留下一定印象。因此，請務必注意一些電子郵件規(guī)范！現在是3頁\一共有32頁\編輯于星期日收件人標題正文附件格式商業(yè)郵件現在是4頁\一共有32頁\編輯于星期日標題明確的主題+（中國制造網**部***）使用簡單易懂的主題以準確傳達電子郵件的要點：主題要簡明扼要，重點突出，字數最好控制在30個漢字以內。嚴禁出現無主題或主題說明不清楚的情況；很有可能被反垃圾郵件程序過濾掉，即使正常收到，日后檢索或是導入其他郵件管理工具也將造成很多不必要的麻煩，這點非常重要！避免出現類似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重標簽字樣。由于我們的電腦裝有殺毒軟件，在收到客戶的郵件時，郵件標題可能有殺毒軟件的提醒，“此郵件可能為垃圾郵件”的字樣，回復時切記要去掉，否則容易引起客戶的誤會！現在是5頁\一共有32頁\編輯于星期日收件人標題正文附件格式商業(yè)郵件現在是6頁\一共有32頁\編輯于星期日1禮貌稱謂2自我介紹，問候客戶3正文的內容、結尾4簽名正文現在是7頁\一共有32頁\編輯于星期日寫郵件就像寫信一樣。以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多使用謙詞或敬語。郵件具備有幫助性的內容和友善的語氣，通常是非常容易獲得客戶的重視和認可的。請在郵件中注明公司名稱，使用恰當的稱呼語和較正式的語氣。例如：致：××公司To：××Co.,Ltd.尊敬的×先生/女士：DearMr./Ms.禮貌稱謂現在是8頁\一共有32頁\編輯于星期日禮貌稱謂客戶后，進行必要性的自我介紹，表明身份，以引起客戶的重視。慣用表達方式：您好，我是貴司專屬客服***，首先預祝您節(jié)日快樂，感謝您以及貴司長期以來對中國制造網的關注與支持?。ê芨吲d與您郵件聯系…………）自我介紹，問候客戶現在是9頁\一共有32頁\編輯于星期日郵件內容要求語言簡潔，重點突出。讓客戶能在最短的時間內了解到郵件的主旨，以便客戶節(jié)省時間，提高工作效率。如果郵件過于冗長，且語句羅嗦，客戶一般不太愿意仔細閱讀，更不容易引起重視。如果是在郵件中拒絕客戶的某些要求，建議盡量避免用一些簡短生硬的語句，一定要語氣委婉并講明原因，最好能站在客戶立場上去考慮且說明。給客戶建議要盡量簡明扼要，并說明此建議的優(yōu)點及建議原因。避免出現錯別字。郵件內容正文現在是10頁\一共有32頁\編輯于星期日給客戶的郵件中，盡量避免使用MIC內部的專用詞匯及過于專業(yè)的網絡用語，如我們內部簡稱Toprank為TR，數據不同步等。要盡量通俗易懂，但不能顯得很外行。郵件中不要評論競爭對手，不要涉及一些不便公開的事情或者一些不確定的事情，保守商業(yè)秘密。太復雜的問題還是用電話溝通（如排名等），郵件不易表達清楚。信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等，以避免引起誤會。畢竟是和客戶之間商業(yè)來往的信函。郵件內容正文現在是11頁\一共有32頁\編輯于星期日郵件內容正文——截圖

截圖要突出重點：只需要截出需要展示給客戶的部分，去除不相關的界面最好進行適當標注，指引客戶可以即時關注到我們需要表達的內容，同時必要時在圖中表達出需要關注的次序。截圖最好直接插入在郵件正文中，直觀及時的表達我們的主題。在郵件中插入截圖時，可以考慮圖片格式上做個邊框?，F在是12頁\一共有32頁\編輯于星期日郵件內容正文

后臺界面不要直接拷貝給客戶，尤其包含后臺網址鏈接會更暴露我們的網址，帶來可能的不安全?，F在是13頁\一共有32頁\編輯于星期日最好鼓勵客戶進一步和自己取得聯系。這是一個和對方建立良好關系的重要提醒。慣用結尾方式：如有任何問題或需要幫助，歡迎隨時與我聯系。愿中國制造網帶給貴司無限商機!郵件內容結尾現在是14頁\一共有32頁\編輯于星期日各部門均采取基本統一的簽名格式：點擊Outlook工具箱>選項>郵件格式>簽名選取器>新建客服部基本簽名格式：XXX中國制造網---客戶服務部公司地址：南京高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)星火路軟件大廈A座8-11F（210061）電話真/p>

/簽名現在是15頁\一共有32頁\編輯于星期日現在是16頁\一共有32頁\編輯于星期日收件人標題正文附件格式商業(yè)郵件現在是17頁\一共有32頁\編輯于星期日

如果郵件帶附件，附件體積最好限制在2M以內，大體積的附件盡管公司的郵件服務器支持，對方卻不一定支持。郵件正文一定要對附件做一個適當的說明，告知客戶附件是什么內容，一方面避免客戶沒有留意到有附件，另一方面，讓客戶心里有數。附件過多，或者附一些特殊格式的附件時（如：exe，js，scr等等格式）最好都打一下包，避免被郵件收發(fā)程序或防火墻、病毒監(jiān)控軟件過濾掉附件內容。最穩(wěn)妥的方式是，發(fā)送了帶附件的重要郵件后，過段時間再電話和客戶確認一下，確認是否收到。附件現在是18頁\一共有32頁\編輯于星期日收件人標題正文附件格式排版商業(yè)郵件現在是19頁\一共有32頁\編輯于星期日1字體2標點3標注顏色4信紙格式、排版現在是20頁\一共有32頁\編輯于星期日使用方便閱讀的字體某些研究顯示大小為10號的Arial或Verdana字型都是最適于在線閱讀的字型。在商業(yè)書信中最好避免使用復雜且具裝飾效果的風格。注意郵件整體字體和風格的統一，有時我們從模板信中、某一文檔中或者網絡上拷貝一段文字，可能字體、字號、段落格式都不一致，這時需要統一修改一下，以保持風格的一致和版面的美觀（可將拷貝的內容拷貝在文本中可消除所有格式）。字體現在是21頁\一共有32頁\編輯于星期日中文郵件用中文全角標點，英文郵件則使用英文半角標點。標點符號是一種無聲的語言。不僅能夠擺正詞和詞之間、句和句之間的正確關系，而且，它還能夠表示語氣和聲調。同樣一句話，由于標點符號不同，語氣和聲調是不一樣的，所表達的意思也會有很大的差別。所以在發(fā)送郵件之前，需要再閱讀和體會一下。一定要正確運用標點，慎重使用問號、感嘆號等表達強烈感情的標點，不能讓人產生歧義和誤解。正確應用標點現在是22頁\一共有32頁\編輯于星期日如果有重要字段需要提醒客戶注意，可以通過加粗、下劃線、字體顏色等方式實現使用顏色時，請盡量選擇醒目且平和的顏色，比如藍色、草綠色或者深灰色等等。注意不要選擇用鮮紅色標注，用鮮紅色標注會給人以不禮貌的感覺。為什么？記憶中鮮紅色的墨水大部分都是老師給學生批改作業(yè)或者試卷打分所用的。合適的標注顏色現在是23頁\一共有32頁\編輯于星期日如果使用信紙給客戶發(fā)送郵件，請盡量使用簡潔、莊重的信紙風格——MIC的工作信紙，給客戶樹立專業(yè)、權威的企業(yè)形象。信紙現在是24頁\一共有32頁\編輯于星期日現在是25頁\一共有32頁\編輯于星期日郵件完成，發(fā)送前將郵件發(fā)送之前，務必仔細閱讀檢查一遍，或者使用拼字檢查，以檢查是否有文法錯誤或其它問題。郵件完成，發(fā)送前現在是26頁\一共有32頁\編輯于星期日標題正文附件格式商業(yè)郵件收件人現在是27頁\一共有32頁\編輯于星期日會員1

內部同事2收件人：客戶現在是28頁\一共有32頁\編輯于星期日收件人：客戶收件密抄抄送現在是29頁\一共有32頁\編輯于星期日1響應需及時當收到客戶的來信，即使無法就信件內容馬上做出處理，也請立刻做出回復，以表示對其相關事宜的關注和重視。請在24小時內告知對方已經收到信件，告知：已經處理、正在處理、由于某原因稍后盡快處理或者與其取得聯系，稍后會幫他處理或者和他取得聯系。如果對重要的復信耽擱了，應寫清原因，以致歉意。注意事項現在是30頁\一共有32頁\編輯于星期日2原始郵件回復郵件時，一般應將客戶上一次的來信附在后面，以便幫助客戶會議自己上次的需求，并讓其據此看到我們針對性的答復。若未附上客戶原始來信內容，客戶自己可能會忘記上次的要求和想法，引起溝通不暢。一般只需附帶客戶最后一次來信內容，而不宜附帶所有往來回復，否則郵件大小、頁