(質(zhì)量環(huán)境二合一)文件與記錄管理程序

1.0目的

對質(zhì)量/環(huán)境治理體系文件進展掌握，確保在使用場所均能得到適用文件的有效版本。加強對記錄的掌握，以供應(yīng)符合要求和質(zhì)量環(huán)境治理體系有效運行的證據(jù)。

2.0適用的范圍

適用于本公司對質(zhì)量/環(huán)境治理體系所使用的文件和記錄的掌握。

3.0定義：

無

4.0職責

4.1人事行政部是本程序的編制、修改并實施歸口治理的部門；品管部負責技術(shù)文件的治理。

4.2各部門均是本程序的協(xié)作并實施的單位。

4.3最高治理者（總經(jīng)理）負責治理（質(zhì)量環(huán)境治理）手冊批準。

4.4治理者代表負責審核治理手冊和批準程序文件。

5.0工作程序

5.1文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、標準樣品或其他電子媒體及其組合等。質(zhì)量與環(huán)境治理體系文件是質(zhì)量與環(huán)境治理體系運行的依據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。

本公司的質(zhì)量與環(huán)境治理體系文件的范圍包括：

----形成文件的質(zhì)量與環(huán)境方針和目標；----治理手冊；----為了貫徹ISO9001：2023/14001：2023標準所規(guī)定的流程性文件和記錄；----確保對過程的有效籌劃、運行和掌握所需要的文件和記錄，例如質(zhì)量規(guī)劃、程序文件和相關(guān)的標準、標準以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文件；----記錄，說明所取得的結(jié)果或供應(yīng)完成活動的證據(jù)的文件；----其他文件。例如流程卡、作業(yè)指引等，標準中雖未規(guī)定，但在實際活動中需要。

5.2治理手冊5.2.1治理手冊是規(guī)定本公司質(zhì)量/環(huán)境治理體系的綱領(lǐng)性文件。

5.2.2治理手冊的主要內(nèi)容有：

----質(zhì)量/環(huán)境治理體系掩蓋的范圍，包括任何不適用的細節(jié)與不應(yīng)用的合理性；----為質(zhì)量/環(huán)境治理體系編制的形成文件程序的引用；----質(zhì)量/環(huán)境方針和目標；----質(zhì)量/環(huán)境治理體系過程之間相互作用的表述。

5.2.3手冊的構(gòu)造、詳略程度和格式編排，應(yīng)結(jié)合本公司的類型、規(guī)模及產(chǎn)品或過程的簡單程度、文化和風(fēng)格進展編制，標準并未作統(tǒng)一規(guī)定。

5.2.4公司的治理手冊由治理者代表編制與審核，報總經(jīng)理批準后公布實施。

5.3文件掌握5.3.1文件掌握，指對質(zhì)量/環(huán)境治理體系文件的編寫、評審、批準、發(fā)放、使用、檢索、訪問、更改、再批準和標識、回收、作廢等全過程活動的治理。

5.3.2本公司治理體系文件掌握的主要內(nèi)容如下：

5.3.2.1文件公布前，應(yīng)得到其相宜性和充分性的批準,批準權(quán)限見下表區(qū)

分制

定審

核核

準治理手冊治理者代表-----

總經(jīng)理流程性文件ISO小組各部門會簽治理者代表指導(dǎo)性文件責任人員文件編寫人員直接上司5.3.2.2在文件實施中，由于各種緣由發(fā)生變化時（例如公司的組織構(gòu)造、產(chǎn)品范圍、工作流程和適用法律法規(guī)發(fā)生變化時），應(yīng)對文件原文進展評審，確定是否需要更改。本公司的治理體系文件在每年最少評審一次（在治理評審會議中進展），由治理者代表牽頭，各職能部門對所治理的文件進展評審。假如需要更改，應(yīng)報公司相關(guān)的責任人對更改后的文件進展再批準。

5.3.2.3識別全部文件的修訂狀態(tài)。文件修訂的方法分為劃線式修改（在文件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內(nèi)容）換頁和換版三種。修訂由公司文控中心統(tǒng)一組織，修改申請人填寫《文件申請單》，經(jīng)相關(guān)責任人審核，治理者代表批準后，由文控中心對受控文件統(tǒng)一修改，修改后的文件需要再次根據(jù)5.3.2.1的規(guī)定批準。

5.3.2.4文件的版本用大寫英文字母“A、B、C，”表示；若文件只作小局部修改時，可填寫《修訂記錄》作劃線式修改或者換頁修改（假如劃線式修改超過三分之一需要換版公布），發(fā)行時為0次（即：A/0版），第一次修改為1次（即：A/1版），依此類推，當修改超過8次時，無論修改多少，均要換版公布。

5.3.2.5各部門所持有的文件要編制的《受控文件一覽表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外來文件，法律法規(guī)等）寫入清單中5.3.2.6要確保在各使用場所都能得到適用文件的有效版本并標識，填寫分發(fā)號（包括外來文件）。撤出過期、作廢的文件，填寫《文件/記錄銷毀記錄表》經(jīng)治理者代表批準后銷毀，如需保存，需經(jīng)治理者代表批準，并蓋“作廢文件”印章和“保存文件”字樣的標識。

5.3.2.7受控文件均進展編號，并填寫在《受控文件一覽表》中。受控文件在發(fā)放時，收文部門應(yīng)在《文件分發(fā)表》中簽名確認收到。

5.3.2.8文件應(yīng)保持清楚、可辨，易于識別。質(zhì)量治理體系文件應(yīng)單獨存放，以保持受控狀態(tài)。

5.3.2.9受控文件為內(nèi)部使用的有效版本文件，也是向認證機構(gòu)報送的文件。受控文件再修改時應(yīng)統(tǒng)一跟蹤更改，不行遺漏。持有受控文件的員工在工作調(diào)動或調(diào)離本公司時，應(yīng)將文件交回本單位（部門）。非受控文件可用于投標和向詢問單位報送,非受控文件不再跟蹤修改。

5.3.2.10收集與產(chǎn)品和效勞有關(guān)的外來文件。凡不是本公司編制的使用文件，均屬外來文件，包括從書店購置的、上級發(fā)文、國家或地方政府、協(xié)會發(fā)文等。應(yīng)使用外來文件的最新有效版本文件，列入受控文件清單中。要掌握外來文件的發(fā)放（發(fā)放范圍經(jīng)治理者代表審批）。

5.3.3文件編號規(guī)章5.3.3.1表格與三級文件編號規(guī)章如下：

XX

-

XX

-

XX

公司代碼-類別代碼流水號注：當同一種表格有多種格式或描述時，分別在其原編號后加流水號A、B、C以示區(qū)分。如XX-QR-HC-001A、XX-QR-HC-001B

注：當三級文件有多種文件描述時，分別在原編號流水號后面再增加一個流水號以示區(qū)分。（原流水號代表文件區(qū)分代碼）

如：XX-WI-ENG-001-001、XX-WI-ENG-002-0015.3.3.2文件編號規(guī)章如下（除表格與三級文件）：

XX

-

XX

-

XX公司代碼-類別代碼流水號5.3.3.3文件類別代碼為:一級文件/治理手冊:

代碼為QEM二級文件/流程性文件:

代碼為QEP三級文件/標準文件:

代碼為WI

四級文件/表單文件:

代碼為QR外來文件：

代碼為WL其他類別文件：

代碼為QT5.3.3.4部門代碼如下：

總經(jīng)辦GM

文控中心DCC

品管部

QC

人事行政部HR

銷售部MA

采購CG

貨

倉HC

PMC部PMC

生

產(chǎn)SC

5.3.3.5若屬外來文件應(yīng)優(yōu)先使用其原編號，無原編號的外來文件，按以上編號原則再編文件編號。

5.3.4文控中心保存受控文件的正本,各部門使用受控文件的副本,為了區(qū)分，文控中心應(yīng)在正本文件的反面加蓋“文件發(fā)行專用章”,在副本文件的正面加蓋“受控文件專用章”,非受控文件加改“僅供參考”印章，全部的受控文件不行以隨便復(fù)制與外發(fā)。

5.3.5文控中心負責定期(每年一次)向市相關(guān)部門查詢有關(guān)外來標準的變更狀況，以確保使用最新版本的外來標準。

5.4記錄掌握5.4.1記錄概念----記錄指說明所取得的結(jié)果或供應(yīng)所完成活動的證據(jù)的文件。記錄是一種特別的文件。

----記錄的作用，可供應(yīng)產(chǎn)品、過程符合要求的證據(jù)和質(zhì)量環(huán)境職業(yè)安康安全治理體系有效運行的證據(jù)，還可為實行訂正和預(yù)防措施以及為保持和改良質(zhì)量環(huán)境職業(yè)安康安全治理體系供應(yīng)信息。

5.4.2記錄的掌握內(nèi)容本公司對記錄規(guī)定要掌握標識、儲存、愛護、檢索、保存期限和處置等主要內(nèi)容。

----標識：單個記錄可用編號作標識，記錄的儲存袋（盒、夾）可用標準章節(jié)號、程序文件挨次號或表格的編號作標識，以便于檢索、快速查找。

----儲存：記錄的儲存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲存期間不喪失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋（盒、夾）標識。

----愛護：當年的記錄由本部門保管，跨年度的記錄由公司人事行政部建檔保管，專業(yè)性記錄平?？捎上嚓P(guān)人員分散保管，審核時或歸檔時交由文件員統(tǒng)一保管。記錄應(yīng)與其他質(zhì)量環(huán)境職業(yè)安康安全治理體系文件一起存放在特地部位，保持受控狀態(tài)。

----檢索：為便于檢索和快速查找，各單位應(yīng)建立相關(guān)記錄表格清單，人事行政部建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒、夾）內(nèi)建立記錄名目，隨時把已填寫過的記錄名稱填入記錄名目中，以便于隨時查找。在合同條件下，顧客假如需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)治理者代表批準，并履行借閱手續(xù)，閱后準時收回。

----保存期：一般的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)安康安全治理體系運行記錄保存3年，產(chǎn)品特點、法規(guī)要求及合同要求另定保存期，施工工程質(zhì)量及驗收記錄應(yīng)長期保存。

----處置：對過期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準、實施監(jiān)視銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔。

----填寫記錄應(yīng)完整，保持清楚可辨，不準用鉛筆填寫記錄。記錄不準擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時，應(yīng)經(jīng)治理者代表批準。

5.5文件保密公司文件資料按保密程度分為絕密文件、機密文件、一般文件、公開性文件、宣傳資料。公司各部門根據(jù)不同的保密等級對文件實施管控防止泄密。

5.5.1絕密文件：指最重要的公司隱秘，一旦泄露會使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料。通常狀況下包括以下幾類：

---財務(wù)分析報告；---對高層治理者的考核報告；---對工資安排方案及所屬文件；

---涉及工程本錢、利潤的報告或論證材料；---公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司工程技術(shù)的核心資料；---公司其它認為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料。

5.5.2機密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權(quán)益受到損害的文件資料。通常狀況下包括以下幾類：

---公司注冊及相關(guān)文件；---技術(shù)資料、工程設(shè)計的重要圖紙；---立項報告、業(yè)務(wù)進度分析報告；---涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，以及合同、協(xié)議文本；

---公司其它認為應(yīng)列入機密范疇內(nèi)的文件材料。

5.5.3一般文件：指一般性的，可以供應(yīng)給全部的員工查考利用的文件資料。通常狀況下包括以下幾類：

---平常各種工作流程、指引、標準、規(guī)章