合同歸檔管理六篇

合同歸檔管理范文1

一、合同訂立

(一)合同分類。依據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項(xiàng)目合同主要分為以下三類：1.建設(shè)項(xiàng)目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項(xiàng)目中的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、中介、技術(shù)詢問和服務(wù)合同等。3.物項(xiàng)選購合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等選購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項(xiàng)目中，最為重要的檔案就是竣工圖。竣工圖是項(xiàng)目實(shí)體最終真實(shí)狀況的詳細(xì)反映，是今后項(xiàng)目改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式商定竣工圖編制和提交的責(zé)任。詳細(xì)狀況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設(shè)計(jì)合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責(zé)任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。4.物項(xiàng)選購合同中，應(yīng)設(shè)立特地條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對非標(biāo)設(shè)備選購加工，還應(yīng)商定提交質(zhì)量方案、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗(yàn)檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)商定為原件，的確無法供應(yīng)原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標(biāo)識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風(fēng)險，依據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行肯定的審批手續(xù)，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家看法，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)準(zhǔn)時登記編號，并在建設(shè)單位方案合同或法務(wù)部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應(yīng)避開斷號。

二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、往來重要文件和會議紀(jì)要等，特殊是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)準(zhǔn)時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認(rèn)。對于設(shè)備選購合同，重要設(shè)備的源地驗(yàn)收或到貨開箱時，必需要有檔案管理人員參與，依據(jù)合同條款，檢查驗(yàn)收設(shè)備隨機(jī)文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設(shè)備監(jiān)造過程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量方案、不符合項(xiàng)等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門應(yīng)會同檔案管理人員一起檢查乙方供應(yīng)的技術(shù)報告、檢驗(yàn)和測試記錄等是否符合相關(guān)要求，并準(zhǔn)時完成驗(yàn)收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點(diǎn)檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、精確?????性、系統(tǒng)性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機(jī)關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)托付書以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評估報告、項(xiàng)目任務(wù)書和方案書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計(jì)和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不行。假如確因數(shù)量浩大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以具體說明或標(biāo)注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度（時間挨次），編制文件歸檔名目，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般依據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的物和項(xiàng)目緣由等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標(biāo)識詳細(xì)年限。建設(shè)項(xiàng)目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環(huán)節(jié)

談判記錄、招投標(biāo)文件和評標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項(xiàng)目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調(diào)解書、裁定書、裁決書等法律文書則按特地檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。五、常見問題在以往建設(shè)項(xiàng)目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，常常發(fā)覺合同文本的規(guī)范性方面還有待進(jìn)一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是托付人，卻沒有收集授權(quán)托付書。其次，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當(dāng)，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)資料未同時收集歸檔，鏈接標(biāo)注不清楚。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時沒有依據(jù)，局面被動。

綜上所述，作為建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置特地崗位，建立科學(xué)合理的工作流程，轉(zhuǎn)變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，樂觀關(guān)注合同的動態(tài)管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅(jiān)持“通過合同掌握加強(qiáng)工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時，