事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)和改革分析摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國的各項(xiàng)制度也在不斷的變革，事業(yè)單位的用人制度也發(fā)生了較大的變化，隨之而來的是事業(yè)單位的人事檔案管理制度與以往相比有較大的不同。在信息技術(shù)的影響下，更加凸顯了它的信息化建設(shè)。本文在此基礎(chǔ)上，首先探討了當(dāng)下的事業(yè)單位在人事檔案管理上存在的問題，針對(duì)這些問題，提出了事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)行人事檔案管理的信息化建設(shè)，檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化、檔案管理技術(shù)信息化、檔案管理體制高效化等手段，來解決檔案管理中存在的問題，從而推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理向更科學(xué)、更有效的方向發(fā)展。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化1引言我國人事檔案可謂歷史悠久、源遠(yuǎn)流長。從西周有人事檔案雛形，到隋唐已形成較完備的專門人事檔案。人事檔案管理工作是新中國建立之后才真正開展起來的。檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。以前，檔案著錄、標(biāo)引、檢索等工作是手工完成的，既費(fèi)人力又費(fèi)時(shí)間，容易造成漏檢、誤檢。現(xiàn)在可以由計(jì)算機(jī)輔助手工來完成了，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，減少了重復(fù)勞動(dòng)。通過采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源的存儲(chǔ)、檢索、傳遞、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，都可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。事業(yè)單位在這一形式的推動(dòng)下，人事檔案管理面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的重要作用，事業(yè)單位積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，促進(jìn)檔案的信息化管理。2當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存的問題2.1人員不足，專業(yè)化程度低目前，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化隊(duì)伍中復(fù)合型人才少，信息化管理專業(yè)化程度較低。大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，如不會(huì)把干部檔案捆綁成卷，這將可能破壞原始檔案的完好度，造成紙張的磨損，導(dǎo)致重要信息模糊，導(dǎo)致人事檔案的案卷達(dá)不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。2.2管理效率不高，檔案利用率低不少事業(yè)單位的人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，等待領(lǐng)導(dǎo)、公證處等人員來查閱，缺乏主動(dòng)精神；人事檔案利用時(shí)，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、退工等方面，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不真實(shí)的成分，如有的人沒有上過大學(xué)，卻把原有的低學(xué)歷拔高。雖然此類檔案占了少數(shù)，但卻影響了人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用和歷史價(jià)值。人事檔案是歷史地、全面地了解一個(gè)人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具；是確定和澄清個(gè)人有關(guān)問題及正常的政治審查的憑證；是研究和撰寫各類歷史傳記的珍貴資料。然而許多檔案除了在職稱評(píng)定、工資晉升、工齡證明、黨員函調(diào)時(shí)利用以外，長期沉睡在檔案室里。雖然檔案不被利用，但是作為檔案管理者還是要進(jìn)行整理、存儲(chǔ)、保管等工作，不被利用的檔案不僅占用空間，還浪費(fèi)了人力。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)的輔助下手工操作的人事檔案在處理信息的能力上錯(cuò)誤率還是較高的，查詢和提供信息的速度較慢，不能卓有成效地開發(fā)檔案信息，無法高質(zhì)量高效能地提供服務(wù)。2.3檔案管理體制不完善《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》第九條明確規(guī)定：“流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。對(duì)流動(dòng)人員本人自帶的人事檔案，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收?！钡谌粘９ぷ髦校€是有許多事業(yè)單位不按規(guī)定，沒有將檔案移交人才交流機(jī)構(gòu)保管，而是讓本人自帶，有些高等院校將未找到工作單位的學(xué)生檔案讓學(xué)生自己保管，所以在人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)常常會(huì)收到自帶的檔案，然而人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)只要看檔案沒有打開過也還是會(huì)收下的。這會(huì)使自帶檔案的人員認(rèn)為只要不拆封自帶也是沒有問題的，一傳十，十傳百，這個(gè)條例也就形同虛設(shè)了。隨著市場體制發(fā)展需要，國家在人事制度、戶籍制度、居住證制度等方面作了相應(yīng)的措施，使人口流動(dòng)性越來越大。這些流動(dòng)人員形成了大量人事檔案流動(dòng)量，增大了檔案管理的工作量和難度。由于我國實(shí)行“檔隨人走”的原則，檔案流動(dòng)性的增加，增大了人事檔案信息的錄入量，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)榱鲃?dòng)性過大而導(dǎo)致了信息錄入的不及時(shí)。往往該人的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到了某管理檔案的機(jī)構(gòu)，但由于輸入不及時(shí)，導(dǎo)致個(gè)人查不到自己檔案會(huì)十分著急，擔(dān)心自己檔案的下落，還會(huì)影響其辦理其他手續(xù)，如落戶手續(xù)等等。3事業(yè)單位人事檔案的信息化管理建議3.1檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化目前，由于很多事業(yè)單位之間的人員變動(dòng)大，流動(dòng)頻繁，因此對(duì)人事檔案的查閱利用也更加頻繁，而且對(duì)快、精、準(zhǔn)要求更多，利用者大多希望在較短的時(shí)間內(nèi)，快速查閱到自己所需的檔案。檔案增多而不增加人手是不夠的，畢竟一個(gè)人只有一雙手，同一時(shí)間只能服務(wù)于一件事、一個(gè)人。人事檔案管理人員大多具有良好的政治素質(zhì)，雖然思想道德好，工作責(zé)任感強(qiáng)是做好人事檔案工作的必要素質(zhì)，但僅此是不夠的，還必須掌握專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有創(chuàng)新意識(shí)和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前檔案管理者的年齡都普遍較大，都不熟悉計(jì)算機(jī)，這就需要通過培訓(xùn)讓他們善于運(yùn)用開發(fā)的檔案管理軟件及更好、更快地操作它們?？梢约訌?qiáng)檔案管理者的交流，定期舉辦檔案管理者研討會(huì)，由于檔案管理者日常工作就都很繁瑣，個(gè)人很少還會(huì)有閑暇去考慮、研究檔案管理的方法，但通過研討會(huì)大家可以暢所欲言自己在檔案管理中碰到的麻煩、想法、管理經(jīng)驗(yàn)及建議等等。爭取通過交流，強(qiáng)化檔案工作者的創(chuàng)新意識(shí)，專業(yè)素質(zhì)，討論出更好的管理檔案的方法。要正確認(rèn)識(shí)檔案工作在當(dāng)今社會(huì)以至未來社會(huì)中的地位和作用，明確其社會(huì)服務(wù)方向。要提高檔案管理者現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，要拋去過去純手工管理的方法、手段，認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作、編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。3.2檔案管理技術(shù)信息化所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個(gè)長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。傳遞的僅僅是檔案信息而不是檔案，檔案信息絕不等同于檔案。檔案里存放的內(nèi)容還是要必須嚴(yán)格按規(guī)范要求制發(fā)的文件形式來保存，才具有法定效力和歸檔保存的必要，要維護(hù)文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。同時(shí)也要注意檔案的真實(shí)性，通過計(jì)算機(jī)作假會(huì)比紙張來得更容易，在計(jì)算機(jī)上模仿印章、簽字一般來說并不困難，在紙張上涂改容但易發(fā)現(xiàn)修改的痕跡。另外現(xiàn)在計(jì)算機(jī)還沒有完善到任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)都可以輕松讀取文件，也很難做到永久保存。“無紙化檔案”將來某一天或許可能實(shí)現(xiàn)，但目前而言太艱巨，當(dāng)前的主要任務(wù)就是開發(fā)、研究信息化管理的軟件及研究制定較具體的檔案信息化管理的條例，早日全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞。3.3檔案管理體制高效化雖然政府也出臺(tái)了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有，對(duì)于施行這些條例的力度不夠。流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度不健全、移交不及時(shí)。這些原因都導(dǎo)致了流動(dòng)人員檔案管理中難以按時(shí)歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實(shí)等情況出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺(tái)更加嚴(yán)密、更加具體、更切合實(shí)際、更具法律效力的條款。綜上所述，人事檔案管理的信息化建設(shè)和改革對(duì)事業(yè)單位有著非常突出的現(xiàn)實(shí)意義，其發(fā)展前景廣闊，困難也很多。事業(yè)單位人事檔案管理人員要依據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需要，結(jié)合單位實(shí)際情況，不斷探索、創(chuàng)新適合本單位人事檔案管理工作的新方法，努力做到與時(shí)俱進(jìn)，做好新時(shí)期本單位的人事檔案管理工作。相信事業(yè)單位人事管理信息化會(huì)越來越正規(guī)。參考文獻(xiàn)[1]吳寶康、馮子直，《檔案學(xué)詞典》，上海辭書出版社，2006年7月，P157[2]于明明.淺論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新[J].城建檔案.2013(01)[3]周祥