修改狀態(tài):0頁碼:PAGE2編號:WI/KC-GL-007中海康城管理處作業(yè)指導書文件資料管理工作規(guī)程修改狀態(tài):0頁碼:PAGE2編號:WI/KC-GL-007中?？党枪芾硖幾鳂I(yè)指導書文件資料管理工作規(guī)程主管簽名確認：日期：管理處第一負責人（換頁時簽名）崗位執(zhí)行人：中海康城管理處作業(yè)指導書修改狀態(tài)：0第1頁共1頁WI/KC-GL-007文件資料管理工作規(guī)程頁碼：編號：1工作目標確保文件、資料得到妥善保管，及時傳遞各類信息，滿足信息溝通的需要；確保管理處日常事務性工作的正常開展。適用于中海康城管理處文件資料的管理，包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。2工作職責管理處經理是管理處文件資料管理的全面負責人，負責實施文件資料管理工作規(guī)程。管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實施人。管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。3工作指引管理處發(fā)文按公司統(tǒng)一格式打印文件，填寫《發(fā)文擬稿紙》，經管理處經理簽發(fā)后蓋章。填寫《文件發(fā)放登記表》，按文件發(fā)放范圍發(fā)放，并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。將文件復印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔，《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。管理處收文外來文件收到后，首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》，交經理批閱。《收文登記表》保存期限10年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。根據經理閱辦意見，將文件送相關人員傳閱、處理并簽名。將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔，《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。檔案管理檔案分系統(tǒng)進行管理，用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存，每個檔案盒應清楚標明所存檔案的名稱。每個檔案盒內應有一份卷內目錄，并隨時根據存檔情況變化予以調整。查閱檔案應詳細填寫《檔案借閱登記表》，文件資料管業(yè)助理應認真檢查所歸還的檔案，在確認無任何損壞后方可接收，對有損壞現(xiàn)象的，需進行修補。如無法補救的文件，上報管理處經理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。質量手冊、程序文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》，寫明復印原因、復印份數、發(fā)放范圍，經管理處經理批準后，由文件資料管業(yè)助理負責復印，必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》，并將《文件復印申請表》存檔。《質量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。作業(yè)指導書由文件資料管業(yè)助理根據使用范圍復印下發(fā)，并加蓋受控文件章，同時填寫《質量文件發(fā)放范圍清單》和《質量記錄表格發(fā)放范圍清單》。往來受控文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》，寫明復印原因、復印份數、發(fā)放范圍，經管理處經理批準后，由文件資料管業(yè)助理負責復印和下發(fā)，并將《文件復印申請表》存檔。《文件復印申請表》保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。文件在實施中，管理處根據需要修改或更新的文件，應有有效的《文件更改申請單》，文件資料管業(yè)助理應統(tǒng)一標號，妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放，在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄，按《文件更改通知單》的要求實施更改?！段募耐ㄖ獑巍繁４嫫谙?0年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。按照各類文件的保存期限，對超過保存期的文件應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀，并根據銷毀情況登記《文件銷毀申請單》，銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場?！段募N毀申請單》保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。作廢版本的文件應予以銷毀，同時根據銷毀情況登記《文件銷毀申請單》，銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的，應填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標識，防止作廢文件的非預期使用?！段募粲蒙暾垎巍繁４嫫谙?0年，按年度進行統(tǒng)一編目