會議會務(wù)籌備與場地布置制度第一章總則第一條為確保會議會務(wù)籌備與場地布置工作的順利進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的籌備與場地布置工作。第三條會議會務(wù)籌備與場地布置工作應(yīng)遵循以下原則：1.認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，確保會議效果；2.合理安排，提高工作效率；3.節(jié)約成本，確保會議預(yù)算合理；4.安全保障，確保參會人員人身安全。第二章會議籌備第四條會議籌備工作由會務(wù)部負(fù)責(zé)，主要包括以下內(nèi)容：1.收集會議資料，了解會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息；2.編制會議議程，確保會議內(nèi)容完整、有序；3.安排會議日程，包括參會人員簽到、會議開始、結(jié)束時間等；4.確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，合理分配資金；5.制作會議通知，提前告知參會人員會議相關(guān)信息；6.聯(lián)系相關(guān)供應(yīng)商，包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)等；7.落實(shí)參會人員住宿、交通、醫(yī)療等相關(guān)事宜；8.確保會議資料、設(shè)備、物品準(zhǔn)備齊全。第五條會議籌備工作流程：1.會務(wù)部收到會議申請后，立即開展籌備工作；2.會務(wù)部根據(jù)會議需求，制定籌備計劃，明確工作職責(zé)；3.會務(wù)部與相關(guān)部門溝通，協(xié)調(diào)場地、設(shè)備、人員等資源；4.會務(wù)部與供應(yīng)商簽訂合同，確保會議順利進(jìn)行；5.會務(wù)部對籌備工作進(jìn)行階段性總結(jié)，及時調(diào)整方案；6.會議前一周，會務(wù)部進(jìn)行全面檢查，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位；7.會議當(dāng)天，會務(wù)部負(fù)責(zé)現(xiàn)場協(xié)調(diào)、保障工作。第三章場地布置第六條會議場地布置由會務(wù)部負(fù)責(zé)，主要包括以下內(nèi)容：1.根據(jù)會議主題，設(shè)計場地布置方案；2.選擇合適的場地，包括會議室、宴會廳等；3.安排場地租賃、布置、撤場等事宜；4.負(fù)責(zé)會議桌椅、音響、投影儀等設(shè)備擺放；5.確保場地清潔、衛(wèi)生、安全；6.指導(dǎo)參會人員遵守場地使用規(guī)定。第七條場地布置工作流程：1.會務(wù)部根據(jù)會議需求，制定場地布置方案；2.會務(wù)部與供應(yīng)商聯(lián)系，簽訂場地租賃合同；3.會務(wù)部安排人員對場地進(jìn)行布置；4.會務(wù)部對布置情況進(jìn)行檢查，確保符合要求；5.會議結(jié)束后，會務(wù)部負(fù)責(zé)場地的清潔、撤場工作；6.對場地布置效果進(jìn)行總結(jié)，為下次會議提供參考。第四章會議保障第八條會議保障工作由會務(wù)部負(fù)責(zé)，主要包括以下內(nèi)容：1.負(fù)責(zé)會議期間的安全保衛(wèi)、消防、醫(yī)療等工作；2.指導(dǎo)參會人員遵守會議紀(jì)律，維護(hù)會場秩序；3.確保會議資料、設(shè)備、物品安全；4.及時處理會議期間出現(xiàn)的突發(fā)事件；5.對會議保障工作進(jìn)行總結(jié)，為下次會議提供經(jīng)驗(yàn)。第五章附則第九條本制度由公司會務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。第六章會議資料歸檔第十一條會議結(jié)束后，會務(wù)部應(yīng)及時整理會議資料，包括會議議程、參會人員名單、會議記錄、照片等，并存檔備查。