檔案員職責(zé)及檔案管理制度?一、引言檔案作為組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，對于維護(hù)歷史真實(shí)面貌、提供憑證依據(jù)、促進(jìn)信息資源共享以及保障組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)等方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案員作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，肩負(fù)著收集、整理、保管、利用檔案等重要職責(zé)。為了確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，特制定本檔案員職責(zé)及檔案管理制度。

二、檔案員職責(zé)

（一）檔案收集職責(zé)1.明確收集范圍深入了解本單位各類業(yè)務(wù)活動及工作流程，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作需要，確定檔案收集的范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。例如，文書檔案應(yīng)涵蓋各類公文、函件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等；科技檔案應(yīng)收集項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.主動收集定期主動向各部門、各崗位工作人員宣傳檔案收集的重要性和要求，提醒他們及時(shí)整理并移交應(yīng)歸檔的文件材料。在重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目開展過程中，提前介入，跟蹤收集相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。例如，在新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目中，從項(xiàng)目啟動階段開始，就與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持密切溝通，收集項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)變更記錄等資料。3.收集渠道拓展除了常規(guī)的內(nèi)部收集渠道外，還應(yīng)關(guān)注外部信息來源，如政府部門發(fā)布的政策法規(guī)文件、行業(yè)協(xié)會交流的資料、合作伙伴提供的相關(guān)文件等，并及時(shí)收集歸檔，為單位的決策和業(yè)務(wù)開展提供全面的參考依據(jù)。

（二）檔案整理職責(zé)1.分類與編號按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，編制統(tǒng)一的分類方案和編號體系。例如，文書檔案可按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類編號；科技檔案可根據(jù)項(xiàng)目類別、專業(yè)領(lǐng)域等進(jìn)行分類。確保每份檔案都有唯一的編號，便于查找和管理。2.裝訂與編目對收集到的檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，去除金屬物、破損頁等，確保檔案整齊、牢固。同時(shí)，按照編目要求，準(zhǔn)確填寫檔案的題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等著錄項(xiàng)目，編制目錄索引，方便快速檢索。對于電子檔案，也要進(jìn)行相應(yīng)的元數(shù)據(jù)著錄和目錄編制。3.整理質(zhì)量把控在檔案整理過程中，嚴(yán)格按照整理規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，對檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行全面檢查。對于不符合要求的檔案，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善或修正錯(cuò)誤信息，確保整理后的檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

（三）檔案保管職責(zé)1.庫房環(huán)境管理負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好、溫濕度適宜。定期檢查庫房的溫濕度、消防設(shè)施、防盜設(shè)備等，確保庫房環(huán)境安全可靠。例如，安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%。2.檔案存儲方式根據(jù)檔案的載體形式和保管要求，選擇合適的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對重要檔案應(yīng)采取加密存儲等安全措施。3.檔案安全保護(hù)建立健全檔案安全保護(hù)制度，采取有效的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等措施。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。例如，配備防火保險(xiǎn)柜存放重要檔案，在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，對檔案進(jìn)行定期的除塵、消毒等維護(hù)工作。

（四）檔案利用職責(zé)1.提供利用服務(wù)根據(jù)單位內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位、個(gè)人的合理需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案查閱、借閱服務(wù)。建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄利用者的姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、利用時(shí)間等信息。例如，對于因工作需要查閱檔案的內(nèi)部人員，要求填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案員處查閱檔案，并在檔案利用登記簿上進(jìn)行登記。2.利用效果跟蹤對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解利用者對檔案的使用反饋，收集利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和改進(jìn)建議。通過對檔案利用效果的分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為優(yōu)化檔案管理工作提供參考依據(jù)。例如，定期向利用者發(fā)放檔案利用滿意度調(diào)查問卷，根據(jù)反饋意見及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)方式和內(nèi)容。3.檔案信息開發(fā)積極開展檔案信息開發(fā)工作，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究，提煉有價(jià)值的信息，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為單位的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供深層次的信息支持。例如，根據(jù)單位歷年的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案，編寫年度業(yè)務(wù)發(fā)展報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)參考。

（五）檔案信息化管理職責(zé)1.系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)參與檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與規(guī)劃，根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需求，提出系統(tǒng)功能需求和技術(shù)要求。負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括數(shù)據(jù)錄入、更新、備份，系統(tǒng)故障排除等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。例如，及時(shí)處理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，對系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)。2.電子檔案管理負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、存儲、利用等全流程管理工作。按照電子檔案管理規(guī)范，對電子文件進(jìn)行分類、編號、著錄，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時(shí)，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并異地存儲。例如，采用電子檔案管理軟件對電子文件進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線檢索和利用。3.數(shù)字化轉(zhuǎn)換根據(jù)檔案管理工作需要，組織開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。制定數(shù)字化工作計(jì)劃和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收和存儲，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。例如，通過掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，并與對應(yīng)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲。

（六）檔案鑒定與銷毀職責(zé)1.鑒定工作組織按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位制定的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，定期組織開展檔案鑒定工作。成立檔案鑒定小組，由檔案員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專家等組成，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。例如，每五年對檔案進(jìn)行一次集中鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行依據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，嚴(yán)格按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。對于仍有保存價(jià)值的檔案，重新劃定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。例如，對于一些一般性的事務(wù)性文件，經(jīng)過鑒定確無長期保存必要的，可以予以銷毀。3.銷毀監(jiān)督實(shí)施在檔案銷毀過程中，檔案員要進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。例如，采用粉碎、焚燒等方式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀，并拍照記錄銷毀過程。

三、檔案管理制度

（一）檔案收集制度1.歸檔范圍明確詳細(xì)規(guī)定各類檔案的歸檔范圍，包括但不限于以下方面：文書檔案：上級來文、本單位發(fā)文、內(nèi)部請示與批復(fù)、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等?？萍紮n案：科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。人事檔案：員工履歷表、工資檔案、考核材料、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等。財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)檔案：市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案等。2.歸檔時(shí)間規(guī)定明確各類檔案的歸檔時(shí)間要求：文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。科技項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度歸檔，在次年上半年由財(cái)務(wù)部門整理移交檔案部門。3.歸檔流程各部門形成的文件材料由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，定期移交檔案部門。檔案部門收到移交的檔案后，按照分類方案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，對不符合要求的檔案及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。

（二）檔案整理制度1.分類標(biāo)準(zhǔn)采用科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，如前文所述的年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法等，確保檔案分類清晰、便于管理和查找。2.編號規(guī)則制定統(tǒng)一的編號規(guī)則，檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，文書檔案編號格式為：年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+順序號。其中，保管期限代碼可根據(jù)國家規(guī)定分為"永久""長期""短期"分別用不同數(shù)字表示；機(jī)構(gòu)（問題）代碼按照單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)分類進(jìn)行編碼。3.編目要求檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括以下內(nèi)容：題名：填寫檔案的具體標(biāo)題，應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。責(zé)任者：填寫檔案的形成單位或個(gè)人。日期：填寫檔案的形成日期。頁數(shù)：填寫檔案的總頁數(shù)。保管期限：注明檔案的保管期限。檔號：填寫檔案的編號。

（三）檔案保管制度1.庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，每周至少進(jìn)行一次清掃。安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，每天定時(shí)記錄庫房溫濕度，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)調(diào)整。配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全，監(jiān)控錄像保存時(shí)間不少于30天。2.檔案存儲紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲、異地備份等。3.檔案清點(diǎn)與檢查每月對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。每年對檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

（四）檔案利用制度1.利用申請內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理查閱手續(xù)。外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱與借閱規(guī)定檔案查閱應(yīng)在檔案部門指定的查閱室進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.利用登記建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄利用者的姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、利用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。

（五）檔案信息化管理制度1.系統(tǒng)操作規(guī)范檔案信息化管理系統(tǒng)操作人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改等操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。2.電子檔案管理電子文件形成部門應(yīng)按照電子檔案管理要求，對電子文件進(jìn)行規(guī)范整理和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。檔案部門負(fù)責(zé)接收電子文件，并進(jìn)行審核、存儲和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，對電子檔案進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)字化工作管理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求。數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后進(jìn)行存儲和備份，并建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

（六）檔案鑒定與銷毀制度1.鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)成立檔案鑒定小組，定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位制定的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。2.鑒定程序檔案部門提出需鑒定的檔案清單，送交檔案鑒定小組。鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。對擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，經(jīng)單