受控文件管理制度`?一、目的為了加強(qiáng)公司受控文件的管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，保證公司各項(xiàng)工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，特制定本制度。

二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)、使用、保管、變更、作廢及銷(xiāo)毀等全過(guò)程的管理。

三、職責(zé)1.文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善受控文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)受控文件的統(tǒng)一編號(hào)、分類、歸檔和保管。負(fù)責(zé)受控文件的分發(fā)、回收、借閱和銷(xiāo)毀等工作的管理。負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)受控文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。2.文件編制部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)受控文件的起草、修訂和審核工作。確保文件內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況。配合文件管理部門(mén)做好文件的分發(fā)、回收等相關(guān)工作。3.文件審批部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)提交的受控文件進(jìn)行審批，確保文件的合法性、合規(guī)性和有效性。對(duì)文件內(nèi)容提出修改意見(jiàn)和建議，督促文件編制部門(mén)進(jìn)行修改完善。4.文件使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)受控文件的領(lǐng)取、使用、保管和歸還工作。嚴(yán)格按照文件規(guī)定的程序和要求開(kāi)展工作，確保文件的有效執(zhí)行。及時(shí)反饋文件在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并配合文件管理部門(mén)進(jìn)行處理。

四、受控文件的分類與編號(hào)1.分類原則根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和管理要求，將受控文件分為管理文件、技術(shù)文件、作業(yè)文件等類別。管理文件包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、程序文件、管理標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)文件包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。作業(yè)文件包括操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等。2.編號(hào)規(guī)則受控文件編號(hào)由公司代號(hào)、文件類別代碼、年份、順序號(hào)等部分組成。公司代號(hào)：采用公司名稱英文縮寫(xiě)的首字母組合。文件類別代碼：管理文件用"M"表示，技術(shù)文件用"T"表示，作業(yè)文件用"O"表示。年份：用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示。順序號(hào)：按照文件發(fā)布的先后順序依次編排，用三位數(shù)字表示。例如：公司代號(hào)為ABC，2023年發(fā)布的第12號(hào)管理文件，編號(hào)為ABCM23012。

五、受控文件的編制與審核1.編制要求文件編制應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司的管理要求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、易懂。明確文件的目的、范圍、職責(zé)、工作程序和要求等內(nèi)容，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號(hào)、排版等，便于閱讀和理解。2.審核流程文件初稿完成后，編制部門(mén)應(yīng)進(jìn)行自審，確保文件內(nèi)容符合編制要求。自審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審部門(mén)應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)文件進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議。文件編制部門(mén)根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改完善后，提交給文件審批部門(mén)進(jìn)行審批。

六、受控文件的批準(zhǔn)與發(fā)布1.批準(zhǔn)權(quán)限管理文件由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。技術(shù)文件由公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。作業(yè)文件由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。2.發(fā)布方式受控文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由文件管理部門(mén)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件發(fā)布和電子文件發(fā)布。紙質(zhì)文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)加蓋"受控文件"印章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息。電子文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和可讀性，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記和管理。

七、受控文件的分發(fā)1.分發(fā)原則根據(jù)文件的使用范圍和工作需要，將受控文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員。確保每個(gè)需要使用文件的部門(mén)和人員都能及時(shí)獲得最新版本的受控文件。2.分發(fā)流程文件管理部門(mén)根據(jù)文件批準(zhǔn)發(fā)布的通知，填寫(xiě)《受控文件分發(fā)登記表》，明確文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、分發(fā)部門(mén)、分發(fā)份數(shù)等信息。將受控文件的紙質(zhì)版或電子版按照《受控文件分發(fā)登記表》進(jìn)行分發(fā)，并要求接收部門(mén)和人員在登記表上簽字確認(rèn)。對(duì)于需要保密的受控文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行分發(fā)，并采取相應(yīng)的保密措施。

八、受控文件的使用與保管1.使用要求文件使用部門(mén)和人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的程序和要求開(kāi)展工作，確保文件的有效執(zhí)行。不得擅自修改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借受控文件，如需引用文件內(nèi)容，應(yīng)注明文件編號(hào)和版本號(hào)。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或與實(shí)際工作不符，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門(mén)反饋，不得自行處理。2.保管責(zé)任文件使用部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)受控文件的保管，確保文件的安全、完整。保管人員應(yīng)建立受控文件臺(tái)賬，記錄文件的名稱、編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、回收時(shí)間等信息。受控文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的地方，避免文件受損或丟失。

九、受控文件的變更1.變更原因法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化。公司內(nèi)部管理要求、業(yè)務(wù)流程發(fā)生調(diào)整。文件在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或缺陷。其他需要變更文件的情況。2.變更流程文件編制部門(mén)提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。填寫(xiě)《受控文件變更申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意后，提交給文件審批部門(mén)進(jìn)行審批。文件審批部門(mén)批準(zhǔn)變更申請(qǐng)后，文件編制部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行修訂，并重新進(jìn)行審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。文件管理部門(mén)按照新的文件版本進(jìn)行分發(fā)，并收回舊版本的受控文件。變更后的受控文件應(yīng)在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新，確保文件信息的一致性。

十、受控文件的作廢與銷(xiāo)毀1.作廢條件文件已被新的文件版本替代。文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已廢止。文件不再適用于公司實(shí)際工作需要。2.作廢標(biāo)識(shí)對(duì)于作廢的受控文件，文件管理部門(mén)應(yīng)在文件上加蓋"作廢"印章，并注明作廢日期。在文件管理系統(tǒng)中對(duì)作廢文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止誤使用。3.銷(xiāo)毀流程文件管理部門(mén)定期對(duì)作廢文件進(jìn)行清理，填寫(xiě)《受控文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、作廢原因等信息。經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意后，按照公司規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可包括粉碎、焚燒等。對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。

十一、受控文件的借閱與歸還1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱受控文件的部門(mén)或人員，應(yīng)填寫(xiě)《受控文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、版本號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給文件管理部門(mén)進(jìn)行審批。2.借閱審批文件管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合借閱規(guī)定，批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)，并在《受控文件借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于涉及公司機(jī)密的受控文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行嚴(yán)格審批。3.借閱期限文件借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。4.歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還受控文件，歸還時(shí)應(yīng)確保文件的完整性和可讀性。文件管理部門(mén)對(duì)歸還的受控文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。

十二、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查文件管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)受控文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的編制、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、使用、保管、變更、作廢等環(huán)節(jié)。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改情況。2.考核機(jī)制建立受控文件管理考核機(jī)制，將各部門(mén)受控文件管理工作納入績(jī)效考核體系。對(duì)于在受控文件管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于違反受控文件管理制度的