衛(wèi)生檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)本單位衛(wèi)生檔案管理，確保衛(wèi)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為單位的衛(wèi)生管理、決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位及下屬各部門、科室在衛(wèi)生管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。3.管理職責(zé)（1）單位辦公室負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督，制定檔案管理制度，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。（2）各部門、科室負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生檔案資料的收集、整理、立卷和移交，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。（3）檔案管理人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

二、檔案收集1.收集范圍（1）衛(wèi)生行政部門下發(fā)的各類文件、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、通知等。（2）單位制定的衛(wèi)生管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。（3）衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告，包括環(huán)境監(jiān)測(cè)、食品衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)等報(bào)告。（4）醫(yī)療廢棄物處理記錄、消毒記錄、傳染病報(bào)告卡等醫(yī)療相關(guān)記錄。（5）員工健康檔案，包括入職體檢、定期體檢、職業(yè)健康體檢等資料。（6）健康教育資料，如宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、培訓(xùn)教材等。（7）突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)處置記錄。（8）其他與衛(wèi)生管理有關(guān)的文件、資料、圖片、影像等。2.收集要求（1）各部門、科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。（2）收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。（3）對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料，并按類別進(jìn)行分類。（4）收集的檔案資料應(yīng)注明形成日期、來源、責(zé)任人等信息。

三、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法（1）分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為衛(wèi)生行政文件、管理制度、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告、醫(yī)療記錄、員工健康檔案、健康教育資料、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案等類別。（2）編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。（3）裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。（4）編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。（5）裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。

四、檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。3.保管要求（1）檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（2）按照檔案的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（3）建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號(hào)等信息。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（4）對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。

五、檔案鑒定1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由單位辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。3.鑒定方法（1）直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。（2）參考檔案保管期限表：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定檔案保管期限表。在鑒定檔案時(shí)，可參考檔案保管期限表確定檔案的保管期限。4.鑒定結(jié)果處理（1）對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，并由檔案管理人員、鑒定小組成員及監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（2）對(duì)保管期限已滿但仍有一定保存價(jià)值的檔案，可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。（3）對(duì)保管期限未滿但已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可提前銷毀。

六、檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案實(shí)際情況相符。3.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為檔案管理決策提供依據(jù)。

七、檔案利用1.利用范圍本單位內(nèi)部各部門、科室因工作需要可查閱、借閱檔案資料。外部單位因工作需要查閱、借閱檔案資料的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式（1）查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。（2）借閱：因工作需要確需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱日期、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱理由、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。4.利用反饋檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果。同時(shí)，應(yīng)收集查閱人或借閱人的反饋意見，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

八、檔案保密1.保密范圍涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料屬于保密范圍。2.保密措施（1）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和單位的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（2）對(duì)保密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，設(shè)置專門的保密標(biāo)識(shí)，并采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。（3）查閱、借閱保密檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人或借閱人應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。